Detalhe do Case

A doTERRA promoveu uma experiência exclusiva de reconhecimento aos seus principais líderes e consultores de bem-estar com uma inesquecível viagem de incentivo a bordo do Navio MSC SEAVIEW, com destino à Angra dos Reis. A ação teve como objetivo valorizar os destaques em performance e fortalecer os vínculos da comunidade doTERRA em um ambiente de celebração, conexão e propósito.

Realizada entre os dias 16 a 20 de Março de 2025, a viagem reuniu 782 pessoas, entre premiados, acompanhantes e equipe de apoio, em uma operação logística de grande escala, cuidadosamente planejada para oferecer excelência em cada detalhe.

Para garantir fluidez e conforto, a operação mobilizou diversos recursos:

Espaço exclusivo de credenciamento no Porto de Santos, garantindo organização, agilidade e uma recepção personalizada para todos os participantes;

Hospedagem de todos os participantes em cabines com varanda, proporcionando conforto, vista privilegiada e uma experiência premium a bordo; 

Equipe multidisciplinar de coordenação, atuando em frentes como hotelaria, transporte, alimentos & bebidas, atividades, produção e logística geral, garantindo excelência em cada etapa da operação. 

Limitação na Exclusividade do Espaço



Nos dias de embarque, o Porto de Santos recebe em média 7.000 pessoas para realizar o check-in nos navios atracados. Nesse contexto, enfrentamos o desafio de montar, em meio ao fluxo regular de passageiros, uma estrutura exclusiva para a entrega de brindes e um credenciamento diferenciado para o nosso grupo.



Devido à limitação orçamentária do projeto, todo o processo de credenciamento e distribuição dos brindes precisou ser realizado em terra, evitando assim os custos adicionais de embarque de materiais a bordo. Nosso desafio foi montar uma operação exclusiva para a doTERRA, coordenando-a em paralelo ao fluxo de check-in dos navios que estavam atracados, alinhando-se ao processo regular de embarque dos demais passageiros.

Como o navio atende outros passageiros além do grupo do evento, há restrições no uso exclusivo de áreas comuns e espaços para atividades, exigindo uma negociação cuidadosa e flexível para garantir momentos dedicados ao grupo.



Coordenação Logística Complexa

A integração entre o cronograma do navio e o evento precisa ser minuciosa para evitar conflitos com a programação da embarcação e atender aos horários de embarque, desembarque e atividades.



Controle de Público e Segurança

Garantir a segurança e o controle dos participantes pode ser mais desafiador, já que o grupo divide o espaço com outros passageiros, dificultando o monitoramento e a organização.



O controle de acesso a materiais no navio é extremamente rigoroso, o que exigiu atenção especial para o embarque de rádios e equipamentos de comunicação. Algumas malas de produção, contendo materiais essenciais para a continuidade da operação a bordo, foram retidas no controle de segurança do navio, demandando uma gestão cuidadosa para garantir que tudo chegasse a tempo e sem contratempos. 



Customização Limitada

A personalização do ambiente, decoração e ativações sofre limitações devido às regras e políticas da companhia marítima, o que pode impactar a identidade visual e a experiência do evento.



Dependência da Infraestrutura do Navio

Toda a operação está condicionada à infraestrutura e às regras do navio, como serviços de alimentação, limpeza e atendimento, o que pode limitar a flexibilidade do evento.



O navio possui regras extremamente rigorosas quanto aos horários das programações, especialmente na utilização do teatro e dos restaurantes. As refeições, principalmente os jantares, eram realizadas nos restaurantes onde os convidados eram alocados em turnos definidos pela própria embarcação. Era fundamental garantir que todos os participantes chegassem pontualmente para o jantar, assegurando que todos tivessem a mesma experiência. Havia um limite máximo de 15 minutos de tolerância; após esse período, o navio fechava as portas dos restaurantes, impedindo o acesso de qualquer pessoa.

O teatro disponibilizado para a plenária também tinha horário rigorosamente definido para utilização. Por isso, o cronograma de ensaios precisou ser cuidadosamente elaborado, garantindo que não houvesse atrasos e que o roteiro das apresentações fosse cumprido com precisão.



Desafios de Comunicação



Nem todos os convidados tinham acesso à compra de pacote de internet a bordo, e não utilizamos nenhum material impresso durante o evento. Para facilitar a comunicação, foi criado um grupo via aplicativo de mensagens, além de um ponto de Help Desk disponível a bordo.



Manter uma comunicação eficiente em um ambiente compartilhado exige soluções digitais ágeis e uma equipe dedicada, garantindo que todos os participantes estejam sempre alinhados e bem informados.



Tecnologia e Integração



A elaboração do site foi um desafio, pois exigia que a lógica de acesso fosse adaptada aos diferentes rankings dos participantes, permitindo ainda a adesão de até quatro acompanhantes extras por pessoa. Um ponto crítico foi o controle de disponibilidade: havia um número limitado de cabines que poderiam acomodar o 3º e 4º hóspede, e o site precisava gerenciar isso em tempo real, evitando qualquer risco de overbooking na operação. Além disso, o processo de pagamento foi totalmente integrado à plataforma, exigindo uma solução robusta, segura e fluida para garantir uma boa experiência do usuário.

Credenciamento no Porto de Santos: O Porto de Santos, em uma operação normal, já apresenta restrições de espaço. No entanto, conseguimos negociar a descarga de mais de 1.000 unidades de brindes antes da abertura do porto para os passageiros regulares, e utilizamos o mobiliário disponível para montar um espaço exclusivo para credenciamento, que também funcionou como depósito.



Plenária a bordo: Para a plenária, negociamos com o navio o uso exclusivo do teatro para ensaios e apresentação. Todo o material audiovisual estava incluído, porém tivemos que nos adaptar à equipe técnica do navio, alguns dos quais falavam italiano. Como os conteúdos já haviam sido redimensionados previamente para atender aos equipamentos do navio, não enfrentamos problemas relacionados à formatação dos materiais.



O alinhamento prévio dessas informações durante o planejamento foi fundamental para evitar conflitos, pois, estando a bordo com acesso limitado à internet, não poderíamos contar com suporte imediato da equipe em terra caso surgisse algum problema técnico.

Jantares de Boas-Vindas e Despedida

Foi negociado com o navio para que os convidados fossem alocados no mesmo turno de jantar na primeira e na última noite da viagem. Devido ao número de participantes, foi possível reservar o restaurante exclusivamente para o grupo.



Apesar das limitações quanto ao uso de materiais de comunicação a bordo, conseguimos disponibilizar nas mesas prismas recicláveis para reforçar a comunicação do KV da viagem. Além disso, o navio disponibilizou o sistema de áudio do restaurante, permitindo que o diretor da empresa realizasse um discurso exclusivo de boas-vindas e despedida aos convidados.



Comunicação 



Apesar dos desafios de comunicação decorrentes do fato de que nem todos os convidados tinham acesso à internet a bordo, foi elaborado um cronograma de comunicação integrado entre a equipe de RSVP em terra e uma equipe dedicada a bordo. Esta última utilizava um grupo em aplicativo de mensagens para enviar alertas e informações importantes sobre os pontos de atenção na agenda.



Além disso, foi previamente acordado com o navio um ponto de Help Desk, cujo local foi informado a todos os convidados antes do embarque. Assim, caso estivessem sem acesso ao celular, os participantes poderiam se dirigir ao Help Desk para falar diretamente com um responsável da equipe Agaxtur.













Tecnologia e Integração



A elaboração do sistema de RSVP foi um processo altamente personalizado, desenvolvido de acordo com as regras e rankings estabelecidos pela doTERRA. Cada titular tinha direito a até quatro acompanhantes extras, e os valores de adesão variavam conforme a faixa etária, o que exigiu uma programação cuidadosa para garantir que todas essas regras fossem corretamente aplicadas.



O site contava com um dashboard completo, atualizado em tempo real, que permitia o acompanhamento de cadastros, pagamentos e adesões de acompanhantes, oferecendo controle e transparência ao processo.



Um dos maiores desafios enfrentados foi a montagem do rooming list do navio, que precisou seguir rigorosamente o padrão exigido pela companhia marítima. Qualquer pequeno erro de preenchimento nesse documento fazia com que ele fosse devolvido, impossibilitando a efetivação da reserva do grupo no sistema da operadora. Diante disso, trabalhamos em conjunto com o programador para configurar o site de forma que o rooming list fosse gerado automaticamente, já formatado corretamente, por meio de um relatório exportável.



Considerando o tamanho do grupo, a geração manual do rooming list seria praticamente inviável. Essa automação foi uma solução crucial para garantir a eficiência da operação e a conformidade com as exigências da companhia marítima.

A viagem de incentivo realizada em navio para os consultores doTERRA marcou a primeira vez que a empresa promoveu um evento desse porte em um navio, consolidando uma experiência inédita para a equipe. O sucesso foi tão grande que foi necessário organizar uma segunda viagem em sequência, de 20 a 24 de março, para acomodar todos os convidados. Juntas, as duas datas totalizaram quase 2 mil consultores, tornando-se a maior viagem de incentivo da história da doTERRA em termos de número de participantes.



Premiar os melhores consultores com essa experiência única proporcionou um forte sentimento de valorização e pertencimento, incentivando o engajamento e o orgulho de fazer parte da equipe doTERRA. Além disso, o convívio a bordo possibilitou a troca de experiências e o fortalecimento dos laços entre consultores e líderes, promovendo um ambiente propício para o desenvolvimento pessoal e profissional. A plenária de conteúdo e as demais atividades educacionais contribuíram diretamente para o aprimoramento das habilidades dos participantes, alinhando conhecimento e prática.



Os resultados obtidos após as viagens foram muito positivos, com aumento na produtividade, melhoria no clima organizacional e maior retenção dos consultores, comprovando o impacto eficaz do programa de incentivo. Apesar dos desafios operacionais de realizar um evento em navio, como limitações de espaço, horários e comunicação, a logística foi gerida de forma eficiente, garantindo uma experiência fluida e memorável para todos os envolvidos.



O uso de tecnologia para credenciamento digital e comunicação facilitou a organização do evento, mantendo o grupo alinhado e informado durante toda a viagem. Em resumo, o retorno dessas viagens de incentivo reforça a importância de investir em experiências que valorizam e desenvolvem a equipe, essenciais para o crescimento sustentável e contínuo da doTERRA.