Detalhe do Case

Portfólio do Concorrente
A Idée Eventos é uma agência relativamente jovem de atuação, mas formada por profissionais com mais de 20 anos de experiência em eventos corporativos, viagens de incentivo e brand experience. Essa combinação de juventude criativa com expertise consolidada permite à agência entregar projetos de alta complexidade com inovação, ousadia e excelência operacional. Em seu portfólio, a Idée já soma cases relevantes para grandes marcas globais como Ambev, Diageo, L?Occitane e PepsiCo, desenvolvendo ações que vão desde viagens de incentivo internacionais até convenções, ativações de marca e experiências imersivas. No case apresentado, a Idée foi responsável por toda a concepção criativa, planejamento, logística e execução da viagem de incentivo internacional ?May the Toast Never End?, unindo storytelling, hospitalidade e experiências exclusivas na Escócia para colaboradores e parceiros estratégicos.

Portfólio do Cliente Final – Ambev / Bees / Diageo
A Ambev é uma das maiores companhias de bebidas do mundo e líder no mercado brasileiro, com um portfólio que reúne marcas famosas de cerveja, refrigerantes e bebidas não alcoólicas.
A Bees, plataforma B2B digital da Ambev, conecta distribuidores e pontos de venda em todo o país, oferecendo soluções que transformam a maneira como bares e mercados gerem seus negócios. Sua força de vendas, responsável por sustentar e expandir esse ecossistema, foi o público premiado nesta viagem de incentivo.
A Diageo é líder global em bebidas alcoólicas premium, presente em mais de 180 países com marcas renomadas como Johnnie Walker, Tanqueray, Guinness, Baileys e muitas outras. 
No contexto dessa viagem de incentivo, o cliente final tinha como objetivos reconhecer e premiar a força de vendas da Bees, fortalecer vínculos com a Diageo como parceira estratégica e estreitar a relação entre as empresas, por meio de uma ação que unisse reconhecimento, desenvolvimento de relacionamento e experiências inesquecíveis, alinhadas ao prestígio e sofisticação de suas marcas globais.

Portfólio da Viagem – May the Toast Never End
A viagem de incentivo “May the Toast Never End” foi criada para premiar colaboradores da Ambev e parceiros estratégicos da Diageo, reunindo um público altamente qualificado, acostumado a viagens sofisticadas e experiências exclusivas.
O projeto teve como origem a necessidade de integrar a cultura das duas empresas em uma mesma jornada, reforçando a parceria estratégica

Temos o privilégio de ser parceiros da Ambev em projetos que nos desafiam a inovar constantemente. Entre as muitas realizações para esse cliente, escolhemos este case para competir pelo Prêmio Caio pela sua complexidade e impacto.



O desafio consistia em criar uma viagem de incentivo para colaboradores da Ambev, com a participação dos parceiros estratégicos da Diageo, reunindo um público extremamente bem-sucedido, acostumado a experiências sofisticadas de viagem. A missão era clara: estruturar um programa que refletisse, de forma equilibrada, a cultura de ambas as empresas, garantindo a percepção de integração total, uma parceria sólida e, acima de tudo, estreitando as relações entre as organizações.



Mais do que um roteiro de viagem, era necessário desenhar uma jornada exclusiva, que elevasse o patamar da experiência e evidenciasse a relevância dos premiados para as duas companhias. A sofisticação deveria estar presente em cada detalhe, reforçando que apenas os melhores e mais comprometidos conquistam o direito de vivenciar algo tão singular.

Diante dessa complexidade, as equipes criaram um programa com experiências verdadeiramente exclusivas, mantendo a austeridade nos investimentos. Iniciamos um profundo processo de pesquisa para eleger o destino que proporcionasse um roteiro impactante e alinhado às culturas das duas empresas e aos seus produtos. O resultado foi a escolha da Escócia, com Highlands e Edimburgo como palcos centrais da viagem.



Também era imperativo desenvolver um storytelling coerente com os produtos das marcas. Assim nasceu o tema “May the Toast Never End” — uma celebração das conquistas eternizadas com os produtos Ambev e Diageo e que, acima de tudo, brinda a parceria sólida entre as duas empresas.



Outro ponto de grande atenção foi o curto prazo para liberação dos nomes dos premiados, já que a emissão de passagens e a confecção de brindes personalizados dependiam da finalização do RSVP para obter a grade de tamanhos. Isso nos levou a uma verdadeira operação de guerra: negociar prazos com a companhia aérea para a nomeação do grupo, além da produção e logística de entrega — tudo com menos de 15 dias de antecedência do embarque.



O cuidado com os detalhes esteve presente desde o início. Já no kit de pré-viagem, os convidados foram presenteados com um convite escrito em caligrafia e selado com cera, transmitindo desde o primeiro momento a imponência da experiência que iriam viver.



Durante a viagem, houve ainda o desafio de coordenar duas hospedagens — uma nas Highlands e outra em Edimburgo — apoiadas por uma logística precisa envolvendo quatro ônibus. O roteiro incluiu almoços e jantares exclusivos, com destaque para:

• Ballroom do Gleneagles – jantar com harmonização de whisky, ao som de um trio de músicos e DJ.


• Hopetoun House – jantar em um castelo histórico, com cerimônia do haggis, ceilidh band, dançarinos, apresentação da banda Real e show de fogos.


• Royal Yacht Britannia – jantar surpresa no icônico iate da Família Real, cujo convite foi entregue aos convidados apenas na véspera, reforçando o fator surpresa e exclusividade.

Além dos jantares, organizamos atividades que exigiram logística cuidadosa e divisão dos grupos, como o tour na destilaria Glenkinchie e a imersão no Johnnie Walker Experience. Entre os pontos altos, estiveram os Highland Games, em que os convidados foram divididos em clãs identificados por cores e faixas xadrez, cada uma representando uma das regiões da Escócia famosas pela produção de whisky.



Para reforçar ainda mais o conceito da viagem, desenvolvemos brindes especiais: um set de quatro whiskies, cada um representando uma região escocesa — Cardhu (Speyside), Glenkinchie (Lowlands), Singleton (Highlands) e Talisker (Islands/Skye). Esses gifts foram entregues progressivamente ao longo da experiência, sempre acompanhados de mimos típicos da Escócia. Para que os convidados pudessem levar esse presente para casa com segurança, criamos ainda um case exclusivo capaz de acomodar as quatro garrafas.



Por fim, para marcar o lado simbólico do brinde social, adquirimos mel de lavanda da School of Bees, incentivando a preservação das abelhas na região e reforçando a mensagem de cuidado e propósito que esteve presente em toda a jornada.

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Execução do Projeto – May the Toast Never End



Estratégias Adotadas



Para atender ao briefing da Ambev, Bees e Diageo, estruturamos uma operação de grande complexidade em tempo recorde, unindo criatividade, inovação e excelência operacional. O projeto foi construído a partir de três pilares estratégicos:

1. Exclusividade e sofisticação – experiências únicas que transmitissem a relevância dos premiados.


2. Storytelling integrado – narrativa criativa alinhada ao conceito “May the Toast Never End”, presente em todos os momentos da jornada.


3. Segurança e eficiência logística – atenção total à proteção, conforto e fluidez de deslocamentos de um grupo de alto perfil, com utilização de tecnologia.

Logística e Transporte

• Voos internacionais organizados em dois grupos (executiva e econômica), com negociação direta para flexibilização de prazos de nomeação.


• Traslados dedicados com frota de quatro ônibus executivos para atender ao grupo durante toda a viagem.


• Deslocamentos internos coordenados com precisão para cumprir cronogramas de visitas, jantares e experiências.


• Parcerias locais (DMC) foram fundamentais para a integração de fornecedores, guias, segurança e apoio bilíngue.

Tecnologia Aplicada



Para garantir organização impecável e segurança nos deslocamentos, incorporamos soluções digitais à gestão do evento:

• Check-in em tempo real: tablets integrados à plataforma Monday registravam as entradas nos ônibus, controlando automaticamente a presença dos convidados em cada saída.


• Gestão de grupos nos tours: a mesma ferramenta foi utilizada para monitorar e organizar a divisão dos participantes em atividades como o tour na destilaria Glenkinchie e no Johnnie Walker Experience, evitando atrasos e garantindo fluidez entre os grupos.

Essa digitalização do controle logístico trouxe eficiência operacional, segurança e uma visão centralizada em tempo real da movimentação de todos os participantes.



Infraestrutura e Segurança

• Hospedagem em dois hotéis de prestígio na Escócia: Gleneagles Hotel (Highlands) e Kimpton Charlotte Square (Edimburgo).


• Planos de segurança e saúde conduzidos diretamente pelo DMC, responsável por toda a interface com autoridades locais, protocolos de evacuação, apoio médico de prontidão e atenção a restrições alimentares.


• Relacionamento institucional também garantido via DMC, que realizou a articulação com o corpo de bombeiros, a polícia, a vigilância sanitária e as autoridades portuárias (Royal Yacht Britannia).

Produção e Cenografia



Montagens exclusivas em jantares e experiências:

• Ballroom do Gleneagles: jantar com harmonização de whiskies, cenografia elegante, sonorização ao vivo (trio musical + DJ) e iluminação cênica.


• Hopetoun House: castelo histórico transformado em palco de celebração com cerimônia do haggis, ceilidh band, dançarinos, banda Real, show de fogos e iluminação arquitetônica.


• Royal Yacht Britannia: jantar surpresa a bordo do iate da Família Real, ativando o ambiente com iluminação intimista e protocolo real.


• Experiência personalizada: durante o almoço no restaurante do Gleneagles Hotel, foi realizada uma surpresa especial — a entrega de um bolo no estilo “Is this a cake?”, em homenagem ao aniversário de um ano do filho de um dos participantes. Essa ação reforçou o cuidado individualizado com os convidados e o compromisso em transformar a experiência em algo inesquecível também no campo emocional.


• Efeitos visuais e sonoros: gaitas de fole, harpistas, fogos de artificio.


• Registro: cobertura completa em foto, com captação em alta resolução dos principais momentos da viagem..


• Materiais produzidos: menus em hotstamping, tags personalizadas, banners, placas de sinalização, tend cards, door hangers e carta de boas-vindas com caligrafia e selo de cera.

Serviços e Operações

• Receptivo com staff bilíngue, placa de boas-vindas e ambientação musical escocesa desde o aeroporto.

Gifts:

• Kit pré-viagem com mochila, blusa personalizada, necessaire, convite em caligrafia selado com cera e tags de mala.


• Gifts diários com whiskies representando as quatro regiões da Escócia: Cardhu (Speyside), Glenkinchie (Lowlands), Singleton (Highlands) e Talisker (Islands/Skye).


• Case exclusivo para transporte seguro das quatro garrafas.


• Mimos adicionais como shortbreads, creme de mão L’Occitane, protetor labial e echarpe escocesa em cashmere como brinde de encerramento.

Atividades personalizadas: Highland Games com clãs representando regiões do whisky, tours em destilarias, experiências de mixologia e degustações guiadas.



Experiências exclusivas que só aconteceram pelo grupo: jantar fechado no Ballroom do Gleneagles com músicos dedicados; o acesso reservado ao Hopetoun House com show de fogos e cerimônia do haggis; o jantar surpresa a bordo do Royal Yacht Britannia — locais e formatos indisponíveis para turistas comuns, acessíveis apenas graças às negociações e à força institucional da parceria Ambev & Diageo.



Equipe in loco: 3 funcionários fixos da Idée, 2 freelancers e 2 parceiros locais do DMC. O DMC, além de dar suporte operacional, foi responsável por toda a articulação com autoridades e pela implementação de protocolos de segurança.

 

O resultado foi uma viagem de incentivo efetivamente inovadora e marcante, com NPS acima de 98%. Estruturamos um projeto em que a cultura das duas empresas esteve presente de forma equilibrada, proporcionando aos premiados a percepção de total integração e de forte parceria entre as organizações, além de um roteiro verdadeiramente exclusivo. A sofisticação foi constante no projeto, evidenciando, pelo contexto do programa, a importância do público premiado para as empresas e ratificando que apenas os melhores e mais comprometidos vivenciaram a experiência proposta.

Mesmo com a divulgação tardia da relação de premiados, o plano de ação foi eficiente para garantir RSVP em menos de 24 horas úteis, com emissão de passagens por meio de negociação de tarifas de grupo, evitando aumento de custo. A confecção de brindes personalizados ocorreu em tempo recorde, permitindo que todos os premiados recebessem os kits pré-viagem com 48 horas de antecedência. Todos os demais aspectos foram executados com maestria pelo time Idée.

O resultado intangível foi o feedback do cliente: a Idée elevou a experiência de viagem de incentivo a um novo patamar, deixando-os muito felizes, pois, mesmo com um budget menor que o usual, realizaram algo muito superior ao habitual, nos concedendo carinhosamente o título de agência com atitude hypercare!