Detalhe do Case

O evento marcou a terceira edição do Ademicon Summit, denominado Ademicon Unlimited 2024, que reuniu mais de 3.000 participantes nos dias 4 e 5 de setembro, no Viasoft Experience, em Curitiba. A programação foi cuidadosamente elaborada, incluindo plenárias, ativações imersivas, oportunidades de networking e um show de encerramento, proporcionando dois dias intensos de conexão, aprendizado e desenvolvimento profissional.

Este foi também o terceiro ano consecutivo em que a Momento cuidou de toda a hospedagem e logística do evento. Desde a primeira edição, somos responsáveis por essas entregas, garantindo organização, suporte completo e experiências de qualidade para todos os participantes.
Para que todas as demandas fossem atendidas com excelência, foi necessário superar importantes desafios logísticos e operacionais, entre eles:

• Bloqueio e negociação de hotéis com tarifas especiais para os participantes;
• Negociação com companhias aéreas para garantir melhores condições de passagens;
• Estruturação de um sistema de transporte eficiente (shuttle) entre o aeroporto, a sede da Ademicon e o Viasoft Experience;
• Atendimento VIP diferenciado, com hospedagem exclusiva, veículos executivos/blindados e suporte personalizado;
• Criação e entrega de brindes exclusivos e personalizados para participantes, lideranças e parceiros estratégicos;
• Seleção criteriosa de fornecedores e parceiros, incluindo visitas técnicas e contratos alinhados;
• Desenvolvimento de uma landing page para centralizar reservas e inscrições de transporte;
• Distribuição organizada de vouchers e e-tickets a todos os participantes;
• Comunicação clara e eficiente com o público por meio de WhatsApp, e-mail e ligações;
• Acompanhamento presencial integral da equipe de logística antes, durante e após o evento;
• Suporte emergencial ativo 24 horas em todos os dias do encontro.

A maior parte do público era de Curitiba, enquanto um número menor de participantes veio de outras localidades do Brasil. Mesmo os curitibanos, por uma questão de praticidade e comodidade, optaram por utilizar o transporte oferecido pela organização.
 

Gestão Logística de Transporte: realizamos estudo detalhado de rotas e fluxo de trânsito, otimizando a frota para garantir pontualidade no credenciamento (08h-08h30) e dispersão organizada após o show. Embarques foram distribuídos em pontos estratégicos, com veículos suficientes, parte da frota reaproveitada em diferentes trajetos e equipe dedicada no apoio, assegurando fluidez, conforto e segurança.



Hotéis: bloqueio antecipado de acomodações estratégicas em Curitiba, com tarifas especiais e proximidade da sede e do local do evento.



Companhias Aéreas: negociação de condições diferenciadas, reduzindo custos e facilitando a chegada de participantes de diferentes regiões.



Shuttle: operação integrada entre aeroporto, hotéis e sede, planejada com foco absoluto em agilidade, conforto, segurança e pontualidade.



Atendimento VIP: hospedagem premium, transporte exclusivo, acompanhamento integral e suporte personalizado para palestrantes, executivos e convidados especiais.



Brindes: kits com símbolos de Curitiba, carta da CEO e presentes exclusivos criados em parceria com marcas locais, como Bothanical Gin e doces de confeitaria renomada, reforçando sofisticação, reconhecimento e valorização cultural.

Visitas Técnicas: avaliamos hotéis em Curitiba quanto à infraestrutura, segurança e proximidade da Ademicon e do Viasoft Experience, selecionando parceiros estratégicos.



Landing Page: criada para reservas de hospedagem, passagens e transportes (aeroporto, sede e Viasoft), centralizando informações e inscrições.



Recepção: painel de boas-vindas no desembarque e equipe presente em cada voo, garantindo acolhimento imediato.



Transfers: águas personalizadas com identidade do evento reforçaram a experiência desde o primeiro deslocamento.



Vouchers e E-tickets: enviados diretamente aos participantes, assegurando agilidade e segurança nas confirmações.



Comunicação: uso de WhatsApp, e-mail e celular para informações rápidas e alinhamento da equipe.



Acompanhamento Presencial: suporte em todos os deslocamentos, com atenção especial a VIPs e palestrantes, rastreamento de veículos e coordenação precisa.



Atendimento Emergencial: plantão 24h para suporte imediato.



Controle Logístico: sistema de rastreamento de veículos e passageiros, garantindo eficiência, segurança e comunicação em tempo real.

Ademicon Summit 2024: realizado em 4 e 5/09 em Curitiba, foi um marco para a companhia, reunindo mais de 3.000 participantes de todo o Brasil em uma experiência imersiva, dinâmica e conectada aos pilares da marca. O evento contou com palestras, plenárias de alto impacto, ativações interativas, espaços de conexão e um show de encerramento exclusivo com Thiaguinho, reforçando o caráter inovador e inspirador da programação.



Destaques: 2 dias de pré-evento + 2 dias de evento, fortalecendo o relacionamento entre participantes e garantindo engajamento da rede nacional de autorizadas e licenciadas.



Relatório Final: consolidou resultados e evidenciou a dimensão da operação logística.



Total de passageiros transportados: 1.304, em transfers integrados entre aeroporto, sede Ademicon e Viasoft.



Medidas: reservas antecipadas, sinalização eficiente, unifilas, checagem de passageiros, veículos identificados, águas personalizadas e coordenadores uniformizados.



Resultados Momento Viagens: mais de 400 diárias de hospedagem comercializadas, bloqueio estratégico de 6 hotéis, emissão de 53 passagens aéreas para quem não residia em Curitiba e operação de shuttle com 20 profissionais.



Reconhecimento: a excelência em logística e hospitalidade garantiu a confirmação da 4ª edição em 2025, já em planejamento com soluções inovadoras e diferenciais ainda mais especiais.