Detalhe do Case

Fundada em 2 de abril de 2002, a KMF tem como mote “Keep Moving Forward”. Somos especializados em eventos corporativos e entregamos soluções completas e personalizadas para empresas de diversos setores. Com expertise em planejamento estratégico, experiências imersivas e execução impecável, consolidamos parcerias de confiança com grandes marcas no Brasil e no exterior. Nosso portfólio abrange eventos presenciais, híbridos e online, sempre com foco em retorno financeiro, engajamento, inovação e fortalecimento de marca.
Ao longo do tempo, construímos relações de confiança e liberdade criativa graças a entregas pautadas em excelência operacional e visão de longo prazo. Operamos com equipe enxuta e sênior, envolvendo menos pessoas, porém especialistas, o que garante qualidade, responsabilidade e respeito ao cliente, sempre com personalização e diferenciação em cada projeto. No Engage Experience 2024, realizado para a Ingram Micro — cliente da KMF desde 2015, com mais de 500 projetos executados no período — atuamos como agência 360: concepção criativa, planejamento estratégico, gestão de fornecedores e terceiros, controle de acesso e fluxos de pessoas, ativações e experiências, projeto executivo e definição/organização de cotas de patrocínio para maximizar resultados ao cliente final.

Portfólio do Cliente Final – Ingram Micro 

A Ingram Micro é líder global na distribuição de tecnologia, atua como elo estratégico entre fabricantes, revendedores e provedores de soluções. No Brasil, desempenha papel fundamental no abastecimento de produtos e serviços para milhares de empresas, oferecendo portfólio diversificado que inclui hardware, software, cloud, segurança digital e serviços financeiros. 

Portfólio do Evento – Engage Experience 2024 

O Engage Experience chegou em 2024 à sua quarta edição nesse formato, consolidando-se como um dos principais encontros corporativos de tecnologia no Brasil.  A KMF assumiu a missão de desenvolver e executar toda a experiência, garantindo integração visual, fluidez logística e valorização de cada parceiro presente. 

Público-alvo: revendas parceiras, clientes estratégicos, executivos de marcas distribuídas pela Ingram e profissionais-chave do setor de tecnologia. 

Comprovação de evento corporativo: participação restrita a convidados, programação orientada a negócios e relacionamento, presença de executivos e decisores, áreas de exposição de marcas, palestras e ativações de networking.

Briefing 

A Ingram Micro, além de realizar um evento institucional e de relacionamento, estabelece que cada edição funcione também como ferramenta de negócios e de geração de receita. Sem prejuízo da construção de marca, o evento precisa ser monetizado, com retorno por meio da arrecadação de patrocínios das marcas participantes e da criação e qualificação de oportunidades comerciais durante o encontro.  

 

O briefing solicitou a criação de uma experiência completa que integrasse relacionamento, conteúdo relevante e exposição de marcas, com metas claras de geração de negócios e que assegurasse, ao mesmo tempo, uma operação financeiramente sustentável e rentável.  

 

Além dos objetivos de negócio, a Ingram determina que cada edição tenha um tema central forte e inconfundível, que marque a memória do público e direcione todas as decisões criativas. Em 2024, o tema eleito foi estátuas da Antiguidade, com referências à “deuses Parthenon”. Esse conceito deveria permear cenografia, identidade visual, ativações, conteúdo e patrocínios, ampliando oportunidades de engajamento, relacionamento comercial e monetização, o que mais tarde foi alterado para que representasse uma galeria de arte, ampliando ainda mais o tema.  

 

Para o Engage Experience 2024, a Ingram buscou um evento institucional e de relacionamento voltado a revendas parceiras e clientes, com o objetivo adicional de aproximar essas revendas das marcas que distribui e estimular a geração de oportunidades de venda. O desafio foi desenhar um ambiente que maximizasse networking, favorecesse a agenda de negócios e gerasse oportunidades comerciais, reforçando a posição da Ingram como referência no setor, agora sob a narrativa curatorial do tema Arte.  

 

Desafios do Projeto:  

 

• Criar um ambiente que engajasse plenamente o tema definido pela Ingram Micro, envolvendo todos os participantes, com fluxo natural de networking e agenda funcional de reuniões entre marcas e revendas.  

 

• Multiplicidade de clientes. Embora a Ingram fosse o cliente principal, havia 46 marcas patrocinadoras e expositoras, totalizando 47 clientes simultâneos, cada um com demandas específicas de exposição, visibilidade, relacionamento e parte elétrica. A personalização deveria ocorrer sem perder o padrão da feira, com critérios de visibilidade e tráfego equilibrados para todos os estandes.  

 

• Correções em relação à edição de 2023, realizada na Arca. Tempo curto de montagem, dificuldades estruturais no painel de LED e reclamações de marcas menores sobre o posicionamento dos estandes. Para 2024, foi necessário: ajustar o período de montagem; desenvolver um projeto estrutural robusto para suportar o painel principal; redistribuir estrategicamente os estandes, garantindo visibilidade a todas as marcas; criar uma mecânica de visitação que levasse os participantes a percorrer todos os estandes, elevando a satisfação dos patrocinadores e aumentando o tráfego qualificado por estande.  

 

• Complexidade de programação. Montar uma agenda que equilibrasse conteúdo, palestras, painéis, keynotes e ativações exigiu roteirização minuciosa e controle rigoroso da timeline, considerando dois momentos distintos da feira em espaços separados: plenária, palco secundário e espaço interativo com estandes e áreas de descontração.  

 

• Conceito criativo. Transformar o KV fornecido pela Ingram, inicialmente focado em estátuas da Antiguidade, em um mote conceitual que traduzisse o encontro. A solução foi elevar a proposta, unindo Arte e Tecnologia e posicionando o Engage Experience 2024 como uma grande exposição artística.  

 

• Evento de grande porte com custo controlado. Entregar impacto visual e estrutural sem comprometer a sustentabilidade financeira. Conciliar cenografia marcante, tecnologia de ponta e experiência diferenciada com um modelo econômico equilibrado, assegurando retorno por meio da venda de cotas de patrocínio, com avanço de oportunidades no local.  

 

• Operação de dois formatos no mesmo espaço. Dividir e gerenciar plenária e área de exposição, garantindo fluxo de pessoas, transições e tempos de montagem e desmontagem sem interrupções, com rotas claras para áreas de reuniões e relacionamento.  

 

• Escopo elétrico ampliado. Assumir, junto a especialistas, o projeto elétrico completo, incluindo distribuição, acabamento e implantação, sob coordenação e atuação direta da equipe interna da KMF Eventos. 

Soluções Desenvolvidas 



Gestão e governança de produção 

A KMF estruturou uma operação 360 com cadeia de comando clara, ritos diários de alinhamento e matriz RACI para todas as frentes. Foram definidos times para o pré, a montagem, operação e desmontagem, que foram supervisionados pelos 02 (dois) produtores sêniores da KMF. Também foi feita para uso interno uma sala de controle dedicada para monitoramento de cronograma, fornecedores, segurança, energia, audiovisual e credenciamento em tempo real, intitulada como Central de Atendimento, que também deu suporte ao cliente durante a feira, como distribuição de leitores de QR Codes, dúvidas e/ou qualquer outra necessidade dos expositores e participantes. 



Projeto executivo e documentação operacional 

Foi desenvolvido um manual técnico, reunindo layouts, plantas baixas divididas por áreas, fluxos de pessoas, mapas de carga e descarga, POPs de montagem, checklists de segurança, plano de limpeza e descarte, briefing de backstage, roteiro de palco minuto a minuto e procedimentos de contingência. Em paralelo, um manual de artes padronizou aplicações visuais, dimensões, acabamentos e prazos de aprovação, garantindo consistência de identidade e agilidade nos trâmites com a Ingram e os fornecedores. 



Planejamento logístico e janela de montagem 

Dada a janela reduzida, a KMF adotou cronograma de trabalho simultâneo por zona do pavilhão, devido a organização logística foi possível realizar ao mesmo tempo a montagem pesada, elétrica, audiovisual, cenografia e comunicação visual sem haver atrasos ou prejuízos aos processos. Mesmo tudo acontecendo simultaneamente, tomamos o cuidado para deixar os caminhos livres para trânsito de diferentes equipes, sempre cuidando da proteção do espaço e inspeções de liberação por etapa. 



Cenografia e artes com acabamento in loco 

Como o galpão da KMF, não comportava pré-montagem completa e finalização de pintura, o acabamento foi realizado no pavilhão. Piso, paredes e estruturas foram encapsulados com lonas; a pintura final ocorreu no momento da montagem. As peças saíram do galpão cortadas e muito bem identificadas, reduzindo retrabalhos e acelerando encaixes no local. 



Adaptação cenográfica da instalação “Ar” 

No içamento ocorreu um imprevisto que inviabilizou a instalação suspensa. Em conjunto com o artista, a KMF redesenhou rapidamente o suporte para implantação no piso sem perder o conceito do elemento “Ar”. Foi criada uma base com parte da obra e uma amarração técnica, preservando leitura, segurança e integridade da obra, sem conflitos e nem com o conjunto cenográfico da contratante, que não sentiu diferença pois a obra manteve o movimento como se estivesse no “ar”. 



Cotas, estandes e equidade de visibilidade 

Para reduzir assimetrias entre expositores, todos os estandes foram concebidos em branco com linguagem de galeria, onde a arte e a marca aparecem como “quadros”. O que variou foi a metragem e não o padrão de acabamento. Essa diretriz operacional trouxe a real sensação das pessoas de estarem em um museu e garantiu percepção de justiça. A distribuição dos estandes seguiu uma matriz de tráfego aberto alternando marcas de diferentes portes e abrindo respiros visuais para evitar gargalos. 



Infraestrutura, elétrica e segurança 

A KMF planejou, coordenou e executou o projeto elétrico completo, incluindo distribuição, balanceamento de cargas, e quadros de força dedicados. Brigada de incêndio, rotas de evacuação, kit de primeiros socorros e inspeções NR aplicáveis foram checados durante a montagem e antes da abertura. Procedimentos de travamento de equipamentos suspensos e checklists de risco foram devidamente aplicados. 



Audiovisual e iluminação 

Foi montado um painel de Led principal de 20 metros por 5 metros e duas laterais de 6 metros por 4 metros, totalizando 148 metros quadrados de LED. O desenho de luz contemplou plenária, laterais de apoio e área de circulação, evitando ofuscamento em estandes. 



Wayfinding, sinalização e apoio ao visitante 

A operação instalou sinalização sobre totens espalhados no espaço, além de “flâmulas” que sinalizavam alguns estandes e pontos estratégicos. Pontos de apoio para alimentação foram distribuídos de forma estratégica para garantir ao participante conforto nos momentos em que foram servidos a parte de A&B. Além de carrinhos móveis fazendo o serviço volante. O guarda-volumes, como sempre, atendeu muito bem a todos os participantes. Por ser uma feira de grande repercussão, além das bagagens normais desse público, tivemos convidados de diferentes lugares, que chegaram com malas maiores e outros pertences. Dando a eles um conforto melhor durante o período que estiveram na feira. 



Credenciamento e controle de acesso 

O credenciamento foi rápido e com fluidez, com totens instalados na entrada da expo, e apoio de recepcionistas. Havia também um balcão de credenciamento para auxiliar participantes que não se lembravam de e-mails cadastrados ou algum tipo de equívoco que a pessoa possa ter tido na hora de seu cadastro on-line, como correções de nome, cargo e empresa sem interromper o fluxo de entrada. 



Operação de palco e programação 

O roteiro de palco detalhou entradas e saídas, testes de microfone, troca de PPT e vídeos. Uma equipe de stage management coordenou palestrantes, mestres de cerimônia e painéis, garantindo pontualidade e fluidez, além da Mestre de Cerimônias que auxilio no tempo dos palestrantes. Blocos de networking foram espaçados para favorecer deslocamentos e visitação aos estandes. 



Gamificação e distribuição de tráfego 

Para corrigir o menor fluxo em marcas de porte reduzido na edição anterior, a KMF operou uma mecânica de selos físicos no kit do participante, com sorteio ao final. A operação envolveu sistema de selos e cartela para sorteio com base no engajamento com o evento, e comunicação ativa nos estandes de menor visibilidade, aumentando a visitação e conversas qualificadas em toda a área expositiva. 



Experiências e ativações 

04 óculos de realidade aumentada conectaram Arte e Tecnologia, servindo como atração e ponto de conversa. Essa realidade “virtual”, foi produzida exclusivamente para a feira, com ideias do produtor geral da KMF em conjunto com o criador e operador dos óculos. Lounges temáticos dos quatro elementos criaram marcos de encontro e relaxamento. A entrada contou com obra autoral impactante que funcionou como conversa inicial entre marcas e visitantes. 



Sustentabilidade e limpeza 

Houve planejamento de resíduos por frente de trabalho, com segregação de recicláveis, destinação correta de tintas e panos de limpeza, uso racional de impressões e reuso de parte de estruturas modulares. 



Qualidade, checagem e liberação 

A KMF aplicou gates de qualidade por fase: estrutural, elétrica, audiovisual, visual e limpeza. Cada gate exigiu checklist assinado antes do avanço. No dia da abertura e na véspera, a equipe detalhou cada momento do dia para que não houvesse nenhuma falha durante o dia do evento. 



Pós-evento e handover 

A desmontagem rápida e limpa, cada fornecedor ficou responsável por seus detritos para uma boa devolução da área. Houve reconciliação de materiais, relatório fotográfico, lições aprendidas e consolidação de um playbook atualizado para as próximas edições, com recomendações sobre tráfego, reposicionamento de estandes e ajustes de timeline. 

Resultados e Conclusão  

 

Execução e prazos 

A operação cumpriu o plano acordado, com montagem e desmontagem realizadas dentro da janela prevista e integração fluida entre cenografia, audiovisual e fornecedores. Os acabamentos e pinturas executados no próprio pavilhão ocorreram com proteção e sincronização de frentes, conforme planejado, sem interferir nas demais montagens. 



Adaptação técnica da escultura “Ar” 

Após a falha no plano de içamento, a equipe entregou a obra adaptada para implantação no piso, utilizando elementos visíveis da própria peça e preservando o conceito do elemento ar, sem comprometer o contexto do estande da contratante. 



Fluxo e experiência do participante 

A roteirização de circulação, a sinalização e a distribuição de pontos de apoio favoreceram deslocamentos, reduziram picos e mantiveram a atenção alta nas transições entre plenária e ativações. O serviço de guarda-volumes, muito bem-posicionado, facilitou a movimentação pelo pavilhão para quem chegou ou saiu. 



Equidade no piso de exposição 

A solução cenográfica em “galeria branca” equalizou a leitura de marca entre patrocinadores, diferenciando apenas pelo tamanho de área. O resultado foi uma percepção de visibilidade equilibrada, inclusive entre expositores de menor porte. 



Engajamento e distribuição de tráfego 

A gamificação com cartela de selos e sorteio final de R$ 5.000, feito pelo artista contratado para o fechamento do evento, distribuiu o público por toda a feira, elevou a visitação a estandes menores, estimulou conversas qualificadas e ampliou oportunidades de vendas e networking. 



Entrega de conteúdo e palco 

A operação de palco sustentou a sequência de painéis e keynotes, incluindo Women IMPowered, painéis de tecnologia e as participações de Tiago Matos, Rafael Cardoso e Pedro Calabres, além do show de encerramento com Tiago Abravanel, mantendo a audiência ao longo do dia. 



Desempenho de público e marcas 

Foram 1.600 participantes presenciais, com alto índice de decisores e gestores. Atendemos 46 patrocinadores, além da Ingram Micro, totalizando 47 clientes simultâneos. O tempo médio de permanência superou o padrão de feiras tradicionais e o público relatou experiência positiva. 



Financeiro e operação 

As cotas foram integralmente comercializadas. O modelo equilibrou impacto cenográfico, tecnologia aplicada e sustentabilidade orçamentária, preservando eficiência operacional e qualidade de entrega. 



Marca e posicionamento 

O mote Arte + Tecnologia permeou a jornada, reforçando atributos de identidade e fortalecendo a associação do evento com relacionamento orientado a negócios, sem perder a funcionalidade de feira. 



Conclusão 

A produção e a operação do Engage Experience 2024 consolidaram um formato robusto para uma feira B2B orientada a negócios, com alta complexidade logística e múltiplos patrocinadores trabalhando sob a mesma linguagem cenográfica. A execução no pavilhão, incluindo acabamentos e pintura em campo, demonstrou controle de processo e capacidade de coordenação entre frentes técnicas e operacionais. A adaptação bem-sucedida da escultura “Ar”, realizada em tempo hábil e com preservação do conceito, evidenciou agilidade decisória e maturidade operacional. 



O modelo de “galeria branca” provou ser um mecanismo eficaz de equidade entre marcas, ao mesmo tempo em que manteve a leitura de identidade do evento. A combinação de roteirização, sinalização, pontos de apoio, guarda-volumes e gestão de transições garantiu fluidez e conforto, favorecendo atenção às plenárias e circulação pela área expositiva. A gamificação distribuiu tráfego e valorizou expositores de diferentes portes, respondendo diretamente aos aprendizados da edição anterior. 



Com 1.600 participantes e 47 clientes atendidos simultaneamente, o evento entregou consistência operacional, aderência a prazos e uma jornada sem rupturas entre plenária, estandes e ativações. As cotas integralmente comercializadas confirmaram a viabilidade financeira do formato e a confiança das marcas. Do ponto de vista institucional, a operação sustentou a narrativa curatorial Arte + Tecnologia e reforçou o posicionamento da Ingram como referência capaz de articular fabricantes, revendas e clientes em um mesmo território de negócios. 



O legado é um playbook replicável que integra planejamento executivo, cenografia calibrada para equidade, mecanismos de distribuição de tráfego e rotinas de coordenação em campo. Em síntese, a produção e a operação foram determinantes para transformar um pavilhão vazio em uma experiência coerente, escalável e orientada a resultados, elevando o padrão do Engage e criando base sólida para evoluções nas próximas edições.