Detalhe do Case

Portfólio do Concorrente: KMF Eventos
Fundada em 2 de abril de 2002, a KMF Eventos atua há mais de duas décadas na produção de eventos corporativos, entregando soluções 360° que combinam planejamento estratégico, concepção criativa, cenografia, logística, gestão de fornecedores e controle de fluxos de pessoas. Ao longo dessa trajetória, consolidou parcerias de confiança com grandes marcas no Brasil e no exterior, com foco em retorno para o negócio, fortalecimento de marca e experiências que aproximam executivos, parceiros e clientes.

No IDX 2025, a KMF assumiu novamente a responsabilidade integral do projeto, da estratégia à operação, reforçando seu papel como agência parceira da Ingram Micro em entregas de alta complexidade.

Portfólio do Cliente Final: Ingram Micro
A Ingram Micro é a maior distribuidora de tecnologia do mundo, conectando fabricantes, revendedores e provedores de soluções. No Brasil, exerce papel estratégico na oferta de produtos, soluções digitais, segurança cibernética e serviços financeiros, articulando o ecossistema e ampliando a competitividade de seus parceiros. O IDX foi concebido como encontro exclusivo para os 100 principais parceiros da companhia, operando como plataforma de negócios, relacionamento e geração de oportunidades.

Portfólio do Evento: IDX 2025
Realizado no Clara Resorts, em Ibiúna, São Paulo, de 2 a 4 de abril de 2025, o IDX 2025 combinou plenária de conteúdo, painéis com fabricantes, rodadas de negócios, experiências esportivas e de lazer, além de momentos sociais de integração. A programação incluiu futebol com os ex-jogadores Viola e Formiga, clínica de tênis com o ex-tenista Fernando Meligeni, arco e flecha, beach tênis e boliche, degustação de vinhos, happy hour, cassino e ações dirigidas de networking. O encerramento contou com palestra de Marcelo Tas sobre comunicação e inovação. A condução ficou a cargo de Carla Bigatto, da Band, garantindo fluidez e ritmo às transições.

Briefing e Conceito

O briefing da Ingram determinou um encontro exclusivo, estratégico e rentável, que unisse relacionamento, conteúdo aplicável ao negócio, oportunidades concretas de geração de demanda e experiências de integração. A meta era consolidar o IDX como marco do calendário corporativo, evoluindo em relação à primeira edição e fortalecendo o vínculo com os 100 maiores clientes. Entre os objetivos centrais estavam oferecer conteúdo de alto valor conduzido por fabricantes, monetizar por meio de patrocínios, viabilizar um ambiente propício a conversas qualificadas e reforçar o posicionamento premium da marca. O conceito se estruturou em três pilares complementares: negócios organizados em agendas objetivas, relacionamento próximo em ambiente de hospitalidade e experiências memoráveis que elevassem a lembrança de marca.



Desafios do Projeto

• Segunda edição sem histórico consolidado: necessidade de validar o conceito e elevar padrões com base nos aprendizados de 2024.

• Exclusividade e integração: garantir um ambiente intimista que evitasse dispersão e aumentasse a proximidade entre patrocinadores e revendas, com logística simples.

• Rodadas de negócio: superar gargalos do ano anterior quanto a tempo por reunião, cadência de trocas e equidade entre fabricantes.

• Variáveis climáticas: risco de chuva comprometendo atividades externas e exigindo planos alternativos com valor percebido equivalente.

• Curadoria premium: restrições de agenda e disponibilidade de parceiros de alto padrão, demandando opções substitutas alinhadas ao posicionamento.

• Gestão à distância: liderança remota de nosso diretor, responsável pela idealização, por motivo médico, o que requereu governança, ritos de alinhamento e tomada de decisão contínua.

• Amplificação em tempo real: demanda por repercussão imediata nas redes sociais, exigindo pipeline de captação, aprovação e publicação sem fricção.

• Controle de capacidade: balancear lotação de atividades concorrentes para preservar experiência e segurança.

• Coerência de marca: manter identidade e narrativa consistentes em múltiplos pontos e formatos de ativação.

• Controle, organização e montagem de equipamentos levados por uma fabricante para divulgar seus produtos.

Soluções Desenvolvidas



Operação 360°

A KMF conduziu concepção, planejamento, credenciamento, roteirização, logística, gestão de fornecedores e acompanhamento em tempo real da operação. A liderança remota, por motivo médico, foi sustentada por ritos de alinhamento diários, canais de comunicação 24 horas e registro de ocorrências para tomada de decisão ágil.



Curadoria e conteúdo de negócios

A programação priorizou interlocução direta entre executivos de fabricantes e clientes, com trilha aderente às prioridades das revendas. A condução de palco ficou com Carla Bigatto, garantindo ritmo e fluidez. O encerramento com Marcelo Tas consolidou mensagens sobre inovação e futuro. Na curadoria de ativações premium, utilizou-se matriz de opções A e B; diante da indisponibilidade de relógios de alto padrão, foram viabilizados test-drives de carros elétricos em curto prazo, preservando o alinhamento ao posicionamento do evento.



Rodadas de negócio

O formato foi redesenhado para produtividade: rotação dos fabricantes a cada 15 minutos em mesas com 8 a 9 revendas, cronometria dedicada, sinalização de início e término e instruções breves para padronizar a cadência. Houve ganho de ritmo, equidade entre marcas e melhor aproveitamento do tempo.



Integração no resort e fluxo de pessoas

A escolha do Clara Resorts favoreceu proximidade. Plenária, lounges de networking, áreas de alimentação e ativações foram zonificadas em um raio curto, com mapas simples de circulação e staff de orientação nas transições, reduzindo dispersão e perdas de audiência.



Atividades esportivas e de engajamento

Foram oferecidas opções complementares de integração e relacionamento, como futebol com Viola e Formiga, clínica de tênis com Fernando Meligeni, beach tênis, arco e flecha e boliche, além de momentos sociais como degustação de vinhos, happy hour e cassino.



Gestão de variáveis climáticas

Planos indoor foram ativados diante da chuva. A clínica de tênis foi realocada imediatamente para o hall de entrada das salas de plenária, então em preparação para o dia seguinte, e convertida em formato de resenha interativa. Como a movimentação inicial fragmentou os grupos em conversas paralelas, um produtor da KMF conduziu um bate-papo em estilo talk show com o ex-tenista, recentralizando a atenção. A atividade, planejada para pouco mais de uma hora, evoluiu para uma interação de mais de duas horas, preservando engajamento, valor percebido e conforto do público.



Amplificação em tempo real

Um videomaker dedicado atuou com pauta de captações pré-definida. O fluxo de aprovação foi simplificado e as janelas de publicação foram distribuídas ao longo do dia, garantindo presença digital consistente e repercussão imediata nas redes.



Governança e operação remota

A senioridade da equipe foi essencial para a execução do IDX 2025 ser bem-sucedida. O time tomou decisões claras e objetivas mesmo com a liderança à distância. A confiança conferida à equipe possibilitou resolver situações em campo e, em seguida, reportar soluções à diretoria, preservando qualidade e agilidade na execução.



Controle de capacidade e conforto

Atividades concorrentes tiveram limites de lotação previstos e sinalização no local. A programação considerou tempos de deslocamento e janelas de transição, equilibrando participação, segurança e experiência.



Coerência de marca e identidade

A aplicação consistente da identidade visual em sinalização, front de palco, suportes de conteúdo e pontos de experiência garantiu leitura única do evento e reforçou a Ingram como orquestradora do ecossistema.



Montagem e organização do equipamento de fabricante

Apesar de atrasos na chegada de equipamentos, da falta de espaço para acomodação de bags e de ajustes de última hora por parte do fabricante, a equipe KMF organizou logística, montagem e tempos de operação em conjunto com o hotel, evitando impactos na experiência do convidado. Em um momento específico, foi necessário ajustar a programação geral do hotel, que também recebia hóspedes externos, para assegurar fluidez às entregas.

Resultados



Público e alcance

O encontro reuniu os 100 principais parceiros da Ingram em nível nacional e totalizou cerca de 190 pessoas no Clara Resorts. O perfil da audiência, composto por decisores e executivos de contas estratégicas, favoreceu conversas profundas, alinhamentos comerciais e a construção de proximidade entre fabricantes e revendas ao longo dos três dias.



Conteúdo e palco

A trilha de conteúdo, com executivos de Microsoft, AWS, Cisco, Fortinet, IBM, Sophos, Google e HPE, manteve alta atenção do público e diálogo direto com as prioridades do canal. O encerramento com Marcelo Tas consolidou as mensagens de inovação e futuro e reforçou a percepção de qualidade editorial do IDX 2025. A condução de Carla Bigatto garantiu ritmo, clareza de transições e coerência narrativa.



Rodadas de negócio

O novo desenho das rodadas, com rotação dos fabricantes a cada 15 minutos em mesas com 8 a 9 revendas, proporcionou maior fluidez e percepção de equidade entre marcas. Patrocinadores e convidados relataram ganho de objetividade, melhor distribuição de tempo e encontros mais produtivos, com encaminhamentos mais claros para o pós-evento.



Engajamento e experiências

As atividades de integração tiveram alta adesão. O futebol com Viola e Formiga e a clínica com Fernando Meligeni, convertida em resenha interativa por conta da chuva, funcionaram como pontos de encontro para networking informal. Arco e flecha, beach tênis, boliche, degustação, happy hour e cassino complementaram a jornada, criando memórias positivas associadas à marca e ampliando a densidade de relações entre os participantes.



Operação e logística

A zonificação do resort, com plenária, alimentação e ativações em raio curto, reduziu dispersões e simplificou deslocamentos. A gestão remota manteve previsibilidade por meio de ritos de alinhamento e canais de comunicação ativos, garantindo resposta rápida às demandas surgidas durante o evento, em conjunto com o cliente.



Identidade e marca

A aplicação consistente da identidade visual ao longo do percurso, somada à curadoria de conteúdo e às experiências premium, reforçou a Ingram como orquestradora do ecossistema e anfitriã confiável de um encontro de alto nível. A combinação de proximidade executiva, agenda objetiva e ambiente intimista elevou a percepção de valor e o posicionamento do IDX como plataforma proprietária da marca.



Presença digital

A estratégia de captação e publicação em tempo quase real gerou forte repercussão nas redes da Ingram. Reels e vídeos curtos ampliaram o alcance das mensagens-chave e estenderam o ciclo de vida do evento para além dos dias de programação, apoiando a continuidade de conversas e follow-ups comerciais.



Financeiro e patrocínios

Embora a lógica do IDX privilegie relacionamento e negócios futuros, o evento manteve eficiência operacional e preservou a qualidade de entrega para patrocinadores e convidados. A percepção de retorno esteve ligada à produtividade das rodadas e à proximidade gerada ao longo da experiência, com encaminhamentos em acompanhamento no pós-evento.



Montagem e organização do equipamento de fabricante

Mesmo com a necessidade de deslocar o produtor master da KMF da plenária para atender ao fabricante, a equipe ajustou processos de montagem e a operação simultânea sem comprometer o andamento geral do evento.



Conclusão

O IDX 2025 consolidou o formato como uma convenção nacional de relacionamento e negócios da Ingram Micro, com identidade própria e propósito claro. A edição evoluiu aprendizados do primeiro ano, qualificou a curadoria de conteúdo, aprimorou o desenho das rodadas de negócio e elevou a integração entre executivos, fabricantes e revendas em um ambiente controlado, acolhedor e funcional.



A escolha de um resort intimista, a zonificação bem planejada e a operação em tempo real conferiram fluidez à jornada do participante. As experiências esportivas e sociais, ajustadas quando necessário por variáveis climáticas, atuaram como catalisadoras de networking, gerando conexão genuína entre pares e fortalecendo vínculos que sustentam o calendário comercial do ano.



Do ponto de vista de marca, o IDX 2025 reforçou a Ingram como orquestradora do ecossistema, curadora confiável de conteúdo e promotora de experiências premium, associando a marca a atributos de qualidade, neutralidade e visão de futuro. Do ponto de vista de negócio, o novo formato das rodadas, os encontros informais e a presença executiva qualificada criaram terreno fértil para oportunidades concretas no pós-evento.



O projeto demonstrou resiliência, governança e capacidade de adaptação. O resultado é um ativo estratégico maduro, com narrativa consistente, alto valor percebido e caminho aberto para expansões e melhorias na próxima edição, preservando o equilíbrio entre conteúdo, convivência e geração de negócios.