Detalhe do Case

Prêmio Caio 25ª Edição

Case: Convenção Comercial BRF 2024

Candidato: Costa Brava Viagens e Eventos
Cliente: BRF
Segmento: Serviços
Categoria: Operação e Produção de Eventos

Costa Brava 

Há mais de três décadas atuando em gestão de viagens e eventos corporativos, a Costa Brava Travel & Events promove experiências únicas e surpreendentes, buscando sempre a evolução, inovação e satisfação dos seus clientes, além da capacitação de todos os colaboradores.  

A agência está estruturada para atender os clientes de forma completa, seja em logística, produção, criação e vertentes do Live Marketing, por meio de um trabalho extremamente transparente, buscando sempre a melhor alternativa para cada um, de acordo com suas particularidades e necessidades. 

Ao simplificar processos e inovar em gestão, a Costa Brava Travel & Events promove qualidade de atendimento ímpar e personalizada.  

Tornar consciente o consumo de viagens, eventos e ações de marketing das empresas, simplificar e otimizar processos e, principalmente, satisfazer completamente nossos clientes e todos os envolvidos é o que nos move. 

O evento 

A Convenção Comercial BRF 2024 – “Direto ao Ponto” é um dos eventos mais aguardados e estratégicos no calendário da BRF, com foco em apresentar as mais recentes inovações em produtos, estratégias de mercado e resultados alcançados pela companhia. O evento desempenha papel crucial na preparação e atualização dos colaboradores para os desafios que o novo ano traz, fortalecendo o alinhamento entre as equipes e definindo as diretrizes para o futuro. 

Vídeo

A Convenção Comercial BRF 2024 – “Direto ao Ponto” não apenas se destacou como um evento de enorme relevância estratégica, mas também se configurou como um desafio logístico altamente complexo para a Costa Brava. A missão dada pela BRF exigia organizar uma convenção para mais de 1.100 participantes em menos de 40 dias, o que exigiria planejamento rigoroso e execução impecável, o que foi cumprido pela agência e cruciais para assegurar que todos os detalhes fossem minuciosamente coordenados. 



Além da logística de transporte e hospedagem, a programação do evento representava um desafio considerável. Organizar atividades, dinâmicas e treinamentos para um público tão vasto, incluindo a gestão de 12 salas de treinamento simultâneas, exigiria uma atenção especial aos detalhes e uma cuidadosa adequação dos conteúdos às necessidades dos colaboradores. 



Um dos destaques, e também um desafio da programação, foi a dinâmica com o tema "Olimpíadas", que utilizou diversas áreas internas e externas do hotel. A atividade deveria ser meticulosamente planejada para engajar os participantes, reforçando o espírito de equipe e a competitividade saudável entre os colaboradores. 



As metas e os objetivos eram claros: proporcionar uma experiência transformadora que preparasse os colaboradores para os desafios do ano, ao mesmo tempo em que fortalecesse os laços de união e o alinhamento estratégico dentro da BRF. Para alcançar esses objetivos em um prazo tão curto, a colaboração integrada de diversas áreas da BRF junto à Costa Brava foi essencial, permitindo superar cada obstáculo e garantir o sucesso da convenção. 



 

Realizado no Bourbon Atibaia Resort, de 07 a 09 de março de 2024, o evento reuniu mais de 1.100 participantes vindos de todas as regiões do Brasil, refletindo a amplitude e a diversidade da empresa. Para garantir a participação de todos, a logística do evento foi meticulosamente planejada, com mais de 700 colaboradores chegando de diversas cidades do país por meio de voos especialmente organizados. 



Durante os três dias intensos, os colaboradores tiveram a oportunidade de participar de workshops, palestras e sessões de networking, onde foram discutidos temas relevantes para o crescimento da BRF, como as tendências de consumo, avanços tecnológicos e estratégias para aumentar a competitividade no mercado. Entre os palestrantes, destacaram-se figuras de renome como Giba, ícone do vôlei brasileiro, e Cesar Cielo, campeão olímpico de natação, que compartilharam suas experiências e insights sobre superação, trabalho em equipe e foco em resultados. 



Além das palestras inspiradoras, a convenção também contou com uma dinâmica especial com o tema "Olimpíadas", utilizando tanto as áreas internas quanto externas do hotel. Os participantes puderam se envolver em atividades como futebol, basquete, truco, dominó, promovendo o espírito de equipe e a competição saudável. Simultaneamente, 12 salas de treinamento estavam em funcionamento, oferecendo capacitação em diversas áreas para os colaboradores. 



As noites foram marcadas por atrações de alto nível, como o show emocionante do grupo Os Prettos em uma roda de samba e para a festa de encerramento a apresentação da dupla sertaneja Marcos e Belutti, que trouxeram ainda mais energia e diversão para o evento. Além de celebrarem os resultados obtidos no ano anterior, essas atrações ajudaram a reforçar o sentimento de união e camaradagem entre os participantes. 



O conceito “Direto ao Ponto” guiou todo o evento, enfatizando a necessidade de ser objetivo e eficiente na execução das estratégias, garantindo que todos os colaboradores estivessem prontos para enfrentar os desafios do mercado com foco e determinação. 



Solução



A logística envolveu a organização de hospedagem, passagens aéreas e transfers para colaboradores de todas as regiões do Brasil, com mais de 700 participantes viajando por meio de voos especialmente programados. Garantir que todos chegassem ao Bourbon Atibaia Resort de maneira tranquila e a tempo foi uma tarefa desafiadora, que demandou uma comunicação eficiente e coordenação entre diversas equipes. A Costa Brava adotou um Planejamento Centralizado, coordenado pelo head do projeto, o que permitiu uma comunicação sólida entre todos os envolvidos e assegurou que cada detalhe fosse cuidadosamente monitorado, minimizando o risco de falhas. Buscamos parcerias com fornecedores que facilitassem nossa logística e dedicamos parte do nosso departamento aéreo para que, em conjunto com o RSVP, pudesse oferecer os melhores voos visando o conforto do participante e otimizando custos. 



Com menos de 40 dias para planejar e executar todas as etapas, a equipe de organização teve que trabalhar de forma ágil e precisa. Isso incluiu a seleção e reserva de voos, a coordenação dos transfers do aeroporto ao resort, e a alocação de quartos para todos os participantes, garantindo o máximo conforto e conveniência. Foram criados planos de contingência para lidar com possíveis imprevistos, como atrasos nos voos ou questões de saúde dos participantes. Equipes de apoio foram mobilizadas para resolver qualquer situação emergencial rapidamente, garantindo que o evento transcorresse sem contratempos. 



A programação do evento foi outro desafio considerável. Com uma agenda extensa, que incluía palestras, dinâmicas temáticas, confraternizações, 12 salas de treinamento funcionando simultaneamente, e uma dinâmica especial com o tema "Olimpíadas", cada atividade foi planejada para oferecer uma experiência transformadora aos participantes. A dinâmica das "Olimpíadas", que utilizou tanto as áreas internas quanto externas do hotel, foi cuidadosamente elaborada para engajar os participantes em atividades que reforçassem o espírito de equipe e a competitividade saudável. 



Durante os três dias intensos, os colaboradores participaram de workshops, palestras e sessões de networking, onde foram discutidos temas relevantes para o crescimento da BRF, como as tendências de consumo, avanços tecnológicos e estratégias para aumentar a competitividade no mercado. Entre os palestrantes, conseguimos elencar figuras de renome como Giba, ícone do vôlei brasileiro, e Cesar Cielo, campeão olímpico de natação, que compartilharam suas experiências e insights sobre superação, trabalho em equipe e foco em resultados. A organização do cronograma foi essencial para garantir que todos os participantes pudessem desfrutar ao máximo do tempo do evento. 



As noites foram marcadas por atrações de alto nível, como o show emocionante do grupo Os Prettos, em uma roda de samba, e para a festa de encerramento, a apresentação da dupla sertaneja Marcos e Belutti, que trouxeram ainda mais energia e diversão para o evento. Essas atrações ajudaram a celebrar os resultados obtidos no ano anterior, reforçando o sentimento de união e camaradagem entre os participantes. 

A Convenção Comercial BRF 2024 não apenas atingiu, mas superou todos os objetivos propostos no briefing, estabelecendo um padrão elevado de excelência para eventos futuros da empresa. O encontro proporcionou um ambiente propício para a transmissão clara e eficaz das metas e expectativas da BRF para o ano, promovendo um alinhamento estratégico entre os mais de 1.100 participantes. 



A escolha do Bourbon Atibaia Resort se mostrou acertada, oferecendo uma estrutura robusta que atendeu plenamente às necessidades do evento. As diversas atividades, desde as palestras até as dinâmicas, foram executadas com perfeição, garantindo não apenas a participação ativa, mas também o engajamento profundo dos colaboradores. A logística, apesar dos desafios impostos pelo curto prazo de organização, foi impecavelmente coordenada, com todos os participantes sendo transportados e acomodados com eficiência e conforto. 



Os feedbacks pós-evento foram extremamente positivos, destacando a organização eficiente a qualidade das apresentações, a relevância dos conteúdos abordados e a oportunidade valiosa de networking proporcionada. Os colaboradores saíram do evento não apenas com um entendimento claro das metas da BRF, mas também com uma inspiração renovada para alcançar a excelência em suas respectivas funções. O evento reforçou o comprometimento da BRF com seus valores e sua visão de futuro, solidificando o engajamento dos participantes em relação aos objetivos corporativos. 



A Costa Brava, responsável pela organização do evento, demonstrou sua capacidade de enfrentar desafios complexos com soluções criativas e um planejamento meticuloso. Mesmo com o prazo reduzido, a equipe conseguiu entregar um evento grandioso, sem erros, em que cada detalhe foi cuidadosamente pensado para maximizar a experiência dos participantes, que tiveram uma experiência memorável. 



A Convenção Comercial BRF 2024 não apenas cumpriu o que foi proposto no briefing, mas elevou as expectativas, tornando-se um marco de organização e excelência dentro da BRF e uma inspiração para que os colaboradores busquem a excelência em suas funções, solidificando o compromisso com os valores e a visão da empresa. 



Todas as soluções e estratégias apresentadas pela Costa Brava foram fundamentais para o sucesso do evento, garantindo que cada participante focasse o conteúdo e as atividades propostas, sem nenhuma preocupação.