Detalhe do Case

Costa Brava 

Há mais de três décadas atuando em gestão de viagens e eventos corporativos, a Costa Brava Travel & Events promove experiências únicas e surpreendentes, buscando sempre a evolução, inovação e satisfação dos seus clientes, além da capacitação de todos os colaboradores.  

A agência está estruturada para atender os clientes de forma completa, seja em logística, produção, criação e vertentes do Live Marketing, por meio de um trabalho extremamente transparente, buscando sempre a melhor alternativa para cada um, de acordo com suas particularidades e necessidades. 

Ao simplificar processos e inovar em gestão, a Costa Brava Travel & Events promove qualidade de atendimento ímpar e personalizada.  

Tornar consciente o consumo de viagens, eventos e ações de marketing das empresas, simplificar e otimizar processos e, principalmente, satisfazer completamente nossos clientes e todos os envolvidos é o que nos move. 

 

O evento 

A 3M/SOLVENTUM, por meio de sua Divisão de Soluções Médicas, promoveu dois eventos de grande impacto educacional em 2024: o Sterile U Summit (23 a 24/5) e o Vascular Summit (20 a 21/6). Ambos os eventos ocorreram em formato híbrido no Centro de Convenções/Espaço para Eventos Radsson Paulista, São Paulo – SP, com 150 participantes presenciais, palestrantes renomados (nacionais e internacionais), além de transmissão online para todo o Brasil, atingindo um público ainda mais amplo. 

Os eventos trouxeram à tona temas essenciais para as respectivas áreas, oferecendo conteúdo científico robusto e relevante, com foco na segurança, inovação e aprimoramento dos processos e práticas clínicas. 

Sterile U Summit | 23 a 24/05 



Destinado a profissionais de Centrais de Materiais de Esterilização (CME), o Sterile U Summit destacou-se por abordar práticas avançadas e soluções inovadoras na esterilização hospitalar, fundamentado em evidências científicas. O evento focou na melhoria contínua dos processos, garantindo altos padrões de segurança tanto para os pacientes quanto para os profissionais de saúde. 



Vascular Summit | 20 a 21/06 



O Vascular Summit foi voltado para os profissionais envolvidos no manejo e acesso vascular, destacando as melhores práticas e protocolos para garantir a segurança e eficiência nos procedimentos de acesso vascular. O evento proporcionou uma plataforma de atualização científica sobre os avanços clínicos, além de trazer novas abordagens para a prática diária. 



Características dos Eventos: 



Palestrantes Nacionais e Internacionais: Ambos os eventos, contaram com a participação de palestrantes renomados, tanto do Brasil quanto do exterior, que compartilharam suas experiências e conhecimentos especializados. Esses profissionais trouxeram perspectivas diversificadas e inovadoras, enriquecendo a troca de conhecimento e a qualidade das discussões. 



Sterile U Summit (23-24/05): O conteúdo científico foi variado, abrangendo desde os aspectos científicos do processo de esterilização a vapor até os desafios normativos e práticos do uso de VH2O2. As discussões aprofundaram-se em tópicos como o papel do CME no ambiente multidisciplinar e os riscos inerentes aos processos de esterilização, sempre com foco na melhoria contínua e segurança dos procedimentos. 



 



Vascular Summit (20-21/06): O evento trouxe à tona os últimos avanços em segurança e eficácia nos procedimentos vasculares, com protocolos clínicos inovadores e baseados em evidências científicas. Os temas exploraram desde as melhores práticas em terapia infusional até a gestão de infecções e avanços no acesso vascular, proporcionando aos participantes uma visão completa das soluções mais modernas na área de saúde vascular. 



O contratante, 3M, inicialmente solicitou a organização de dois eventos educacionais de grande porte, com duração de dois dias cada, voltados para 150 participantes em um hotel em São Paulo. Os eventos, programados para maio e junho, tinham como objetivo principal proporcionar um ambiente de aprendizado intensivo, voltado para profissionais de setores críticos da saúde, focando a atualização científica e a melhoria contínua das práticas clínicas. 



Detalhes específicos de cada evento constantes em briefing:



Serviços essenciais a serem atendidos pela Costa Brava

1. Projeção e sonorização de alta qualidade para garantir uma experiência imersiva; 


2. Tradução simultânea, assegurando acessibilidade linguística para todos os participantes, tanto nacionais quanto internacionais; 


3. Serviços de coffee break contínuos para manter a energia dos participantes durante as atividades; 


4. Almoços organizados para todos os participantes, garantindo momentos de networking e descanso. 

Sterile U Summit | 23 a 24/5: Focado em profissionais de Centrais de Materiais de Esterilização (CME). O evento deveria destacar práticas avançadas e soluções inovadoras na esterilização hospitalar baseadas em evidências científicas. O objetivo seria melhorar os processos de esterilização, garantindo elevados padrões de segurança para pacientes e profissionais de saúde. 



Vascular Summit | 20 a 21/6: Voltado para profissionais do manejo e acesso vascular, o evento deveria abordar as melhores práticas e protocolos para garantir segurança e eficiência nos procedimentos de acesso vascular, além de oferecer uma plataforma para atualização científica, destacando os avanços clínicos e novas abordagens para a prática diária. 



Outros pontos a serem atendidos:



Ambos os eventos deveriam contar com a presença de palestrantes renomados, tanto nacionais quanto internacionais, que compartilhassem suas experiências e conhecimentos especializados, trazendo perspectivas diversificadas e inovadoras para enriquecer o debate e a troca de conhecimento entre os participantes.  



O desafio principal era garantir que esses eventos cumprissem o objetivo de 3M: ser uma referência em educação continuada, trazendo impacto positivo e direto nas práticas clínicas dos profissionais presentes. 

Em nossa estratégia, inicialmente, planejamos utilizar uma projeção fixa nas salas onde ocorreriam os eventos Sterile U Summit e Vascular Summit. No entanto, durante o processo de elaboração da proposta, houve um aumento inesperado na proporção de ambos os eventos. O cliente, então, informou sobre a inclusão de palestras online de palestrantes estrangeiros, além da possibilidade de mudar a apresentação de alguns palestrantes locais do Rio Grande do Sul de presencial para online, devido a dificuldades de acesso ao aeroporto. 



Além disso, o cliente havia solicitado um backdrop com o logo da empresa entre as telas das salas. Porém, durante a visita técnica, identificamos que essa configuração não teria o impacto estético desejado. Considerando a inclusão das palestras online após o primeiro briefing, sugerimos a alteração do projeto de projeção para painéis de LED. Essa mudança trouxe não apenas uma harmonia estética melhor, acompanhando a cenografia desejada, como também garantiu uma visualização mais eficiente dos conteúdos e palestrantes compartilhados online para os participantes presenciais em ambos os eventos. 



Para complementar, propusemos a implementação de iluminação cênica, que criou a atmosfera visual ideal e destacou o spin-off entre Solventum e 3M. Também sugerimos incluir comunicações no foyer, como uma letra caixa luminosa com o nome da Solventum, projetada para ser um ponto atrativo de fotos para os participantes, fortalecendo a divulgação da nova marca nas redes sociais. 



Todas as sugestões foram dadas com base no que a equipe de Meded podia realizar dentro dos eventos, respeitando as regras de compliance que restringem ações muito atrativas, focando sempre o principal objetivo: proporcionar conhecimento de qualidade aos participantes. 



Essas soluções não apenas atenderam às necessidades específicas dos dois eventos, mas também garantiram uma experiência visualmente impactante e memorável para todos os participantes, tanto presenciais quanto online. 

O momento mais impactante de ambos os eventos foi, sem dúvida, a mesa redonda que realizamos, unindo palestrantes estrangeiros e brasileiros com a participação ativa da plateia. A combinação da tradução via Zoom com tradutores presenciais criou uma dinâmica em que todos pareciam estar falando a mesma língua, resultando em um bate-papo envolvente e interativo. Essa interação fluida entre os participantes presenciais e remotos destacou-se como o ponto alto dos eventos, criando uma experiência significativa e memorável para todos os envolvidos. 



Avaliação dos clientes finais – Sterile U Summit 



Os clientes finais expressaram grande satisfação com o evento, destacando a atuação da equipe organizadora, especialmente Rafa e Gabi, como fundamentais para o sucesso alcançado. Com um NPS Score de 99, o feedback dos participantes foi extremamente positivo: “Rafa e Gabi foram essenciais e fundamentais para o sucesso desse evento. Todas as necessidades foram atendidas, os clientes saíram supersatisfeitos, o cenário estava lindo, a alimentação foi superorganizada e on-time, e a equipe do hotel foi superatenciosa. De verdade, esse evento foi um dos melhores que tivemos nos últimos tempos.” 



Avaliação dos clientes finais – Vascular Summit 



O Vascular Summit também recebeu elogios extraordinários, com um NPS Score de 100 e uma satisfação geral de 9.9, mesmo diante dos desafios enfrentados. Após um evento desafiador no Faculty Day, Rafa e Gabi mantiveram o foco e garantiram que o Vascular Summit ocorresse sem problemas. Um cliente comentou: “Seguido de um evento gigante que foi o Faculty Day, as meninas Rafa e Gabi não perderam o pique. Estávamos realmente extenuados no fim do Faculty Day, e elas ainda voltaram para São Paulo para já no dia seguinte deixar o Vascular Summit redondinho. Diante dos problemas de energia e internet no primeiro dia, elas conseguiram um gerador de um dia para o outro para garantir que o segundo dia de evento não tivesse problemas, além de negociar com o hotel para cobrir os custos. Esse evento foi surpreendentemente bem-sucedido, mesmo com todos os problemas locais.”