Detalhe do Case

Abrangência: Brasil
Entidade promotora: Club Med. Fundado em 1950 por Gérard Blitz, ao qual se juntou mais tarde Gilbert Trigano, o Club Med inventou os conceitos de clube de férias all inclusive e de cuidados infantis, com a criação do Mini Club em 1967. Com operações em 40 países ao redor do mundo e cerca de 70 resorts Premium e Exclusive Collection espalhados por todos os continentes, o Club Med oferece uma experiência de férias tranquila em destinos e locais excepcionais. No Brasil, a rede possui três villages em operação - o Club Med Lake Paradise (Mogi das Cruzes, SP), o Club Med Rio das Pedras (Mangaratiba, RJ) e o Club Med Trancoso (Bahia) - e futuramente, o Club Med Gramado (Rio Grande do Sul).
 
Conceito do evento: A Convenção Expert é um evento de relacionamento presencial, organizado pelo Club Med para aproximar os profissionais (agentes de viagens e organizadores de eventos), com a proposta de intensificar vínculos, promover conteúdo da empresa e premiar aqueles que mais venderam produtos Club Med no período de um ano.

A Convenção Expert foi um momento de celebração e reconhecimento para agentes de viagens e organizadores de eventos que se destacaram nas vendas do Club Med nos anos de 2022 e 2023. Com o tema “Reconexão”, o evento reuniu 600 pessoas e premiou 273 agências, destacando a parceria e o trabalho em equipe entre as agências e o Club Med, rede que possui no Brasil três villages em operação no Brasil.

Realizada anualmente, a Convenção Expert é um evento de grande importância no calendário do Club Med, sendo uma oportunidade de estreitar laços e homenagear os parceiros que contribuem para o sucesso da empresa. Em seus 24 anos de história, o evento tem sido exclusivamente voltado para agentes de viagens e organizadores de eventos.

A Convenção faz parte do “Programa Expert”, que oferece benefícios exclusivos aos agentes de viagens.
 
Projeto:
 Desenvolvimento: O evento necessitou de 10 meses para sua organização, entre aprovação de budget, fechamento de data, contratação de entretenimento, brindes e outros itens essenciais. 

Em 2000 foi realizado o evento Universidade Club Med, onde foi ensinado ao mercado as particularidades do produto Med e a consequencia foi realizar um programa de fidelidade chamado Programa Expert , e a Convenção Expert Club Med é um dos beneficios do Programa, pois neste evento as Agências recebem seus prêmios e se relacionam com o mercado.

Agências concorrentes e parceiras juntas!
 

Briefing, metas e objetivos propostos pelo contratante:



Realizada anualmente, a Convenção Expert é um evento de grande importância no calendário do Club Med, sendo uma oportunidade de estreitar laços e homenagear os parceiros que contribuem para o sucesso da empresa. Em seus 24 anos de história, o evento tem sido exclusivamente voltado para agentes de viagens e organizadores de eventos.

A Convenção faz parte do “Programa Expert”, que oferece benefícios exclusivos aos agentes de viagens, como um desconto de 50% para funcionários durante a baixa temporada, comissões acima da média do mercado, entre outros. Atualmente, o programa conta com duas categorias: Expert, com uma comissão de 12%, e Incomparável, com 13%. Para alcançar a categoria Expert, é necessário que a agência venda mais de R$ 715 mil em produtos Club Med em um ano, e para se tornar Incomparável, o valor sobe para R$ 2,5 milhões.

A seleção das agências vencedoras se baseia no total de vendas realizadas entre 1º de janeiro e 31 de dezembro, somando tanto vendas individuais quanto de grupos. Aqueles que atingem ou superam essas metas são incluídos no Programa Expert, nas categorias correspondentes.

Sob a liderança de Marco Oliva, VP Individual Sales Brazil do Club Med, o evento enfrentou desafios significativos, especialmente no que diz respeito à aprovação do aumento de comissionamento pela sede na França. O projeto, que começou de forma modesta, tem se expandido e ganhado relevância a cada edição. Participaram do planejamento, além de Oliva, Patrícia Bonetti de Souza, Diretora Comercial Meetings & Events, Gerentes Comerciais (Fernanda Dominicis e Elian Zanelato e todo time comercial Club Med).



A organização do evento, que levou dez meses, envolveu a criação de toda a comunicação, escolha de atrações e a melhor infraestrutura. O local escolhido foi  um cenário cheio de natureza, no alto das falésias de uma praia paradisíaca: o Club Med Trancoso, um Resort All Inclusive no Estado da Bahia. Com um investimento no evento de R$ 500 mil, excluindo a estrutura hoteleira, foram cobertos custos como brindes, transfers, cachês de artistas e outras atividades de entretenimento. As despesas com passagens aéreas ficaram a cargo de cada agência.

A programação foi cuidadosamente planejada para oferecer uma experiência memorável, incluindo presentes especiais para os participantes. Já na comunicação com os convidados, o save the date informava até o dress code para as festas, como branco total, preto e branco e preto total.



O grande objetivo é HOMENAGEAR e nos RELACIONAR , tanto Club Med com os clientes como entre os clientes. A grande sacada do evento é saber que eles se conheceram e ainda são parceiros, muitos deles fazem negócios juntos e se ajudam. Esta Reconexão é incrível! 

Certamente um grande evento de RELACIONAMENTO



Agenda do Evento



Chegada na Segunda 13.05.24

Temos fotos das chegadas na apresentação

Cocktail de Abertura na Piscina

Jantar de Boas Vindas

Festa - Night Club com a Banda Fica Comigo



Terça - 14.05.24

Manhã de conteúdo - Palestra Muda (2 palestras simultâneas e os convidados escolhiam o canal que gostaria de assitir/ canal 1 - Assuntos ligados ao Individual e canal 2 - Assuntos ligados a Grupos e Eventos)

Após a abertura, palestra muda, tivemos uma palestra incrível com a Palestrante renomada : Vânia Ferrari que falou sobre Reconexões 



Tarde com Sunset na Piscina



Cocktail e Jantar a noite com DJ e muita diversão



Quarta - 15.05.2024

Dia da Grande Premiação

Dia Livre com churrasco e samba na Praia

No final da tarde a premiação , Jantar de Encerramento e um Grande Show do Abravanel para Encerrar este momento especial



Quinta - 16.05.2024 - Saída / Check ut.











No vídeo aparece toda a agenda e acontecimentos do evento.

Desenvolvimento, estratégias, desafios e soluções



A estratégia para a chegada dos agentes era animá-los e fazê-los entrarem no clima alegre que tomaria conta dos três dias de evento. Cada grupo que saía dos transfers no Club Med Trancoso, no dia 13 de maio, foi recebido com sorrisos e palmas pelos G.O.'s, gentis organizadores como são chamados, e outros membros da equipe do resort. O check-in da Convenção Expert começou com energia, festa, abraço, encontro, reencontros e muita reconexão.



Para que logo no início, os convidados se sentissem abraçados pelo Club Med de maneira descontraída, a abertura oficial da Convenção foi realizada na piscina, com a presença de Janyck Daudet, CEO do Club Med na América do Sul, Marco Oliva, e Patrícia Bonetti, Diretora Comercial de Meetings & Events Brasil. Em seus discursos eles pontuaram, rapidamente, os resultados de vendas e aproveitaram para anunciar as novidades para o próximo ano, como o lançamento de um novo resort em Gramado.



Além de momentos de descontração, a Convenção também ofereceu oportunidades de aprendizado com palestras exclusivas apresentadas no dia 14 de maio. Intitulado Momento Conteúdo, as palestras abordaram temas como tendências de mercado, novos produtos do Club Med e o sistema CMTA (Club Med Travel Agent), uma plataforma de vendas lançada em 2021. Os participantes puderam escolher entre diferentes conteúdos por meio de palestras simultâneas, com foco em vendas individuais, grupos e eventos. Empresas como Air France, South African Airlines, Singapure Airlines, Visit USA e Universal Assistance marcaram presença na ação. Cada agente ficou livre para sintonizar o canal desejado em seu fone e escutar o tema escolhido.

Para fechar o Momento Conteúdo com chave de ouro, a renomada palestrante Vânia Ferrari foi convidada a compartilhar suas experiências e insights, proporcionando um momento de inspiração e reflexão para todos os presentes. Depois disso ocorreu uma animada pool party organizada pela FLA Eventos, com DJ Mike. À noite, o encontro continuou com um coquetel no Bar Premium do Club Med Trancoso, seguido de jantar no Restaurante Lua, encerrando com show Chrome com DJ Mantega.

O 15 de maio começou na praia ao som da banda Xangó de Caraíva para os agentes começarem o dia com uma vibe especial. A festa de premiação da Convenção Expert ocorreu no Teatro do Club Med. Para viverem a experiência Club Med, para as Agências TOP TEN , sempre oferecemos uma viagem de incentivo e para este ano o prêmio entregue foi uma viagem exclusiva para as Ilhas Maurício a ser realizada entre 21 e 28 de setembro de 2024. Os agentes ficarão hospedados nas unidades Club Med La Pointe aux Canonniers e Club Med Le Plantation d'Albion.

Após a entrega dos prêmios, os convidados degustaram um jantar especial no Restaurante Principal,  seguido de uma festa que continuou até as 6 da manhã no espaço Chez Bisutti Trancoso com Baile do Abrava, uma festa comandada por Tiago Abravanel e, depois, a animação do DJ Dre Guazzelli.

Resultados em relação ao briefing e objetivos propostos pelo contratante:



A Convenção Expert foi um momento de celebração e reconhecimento para agentes de viagens e organizadores de eventos que se destacaram nas vendas do Club Med nos anos de 2022 e 2023. Com o tema “Reconexão”, o evento reuniu 600 pessoas e premiou 273 agências, destacando a parceria e o trabalho em equipe entre as agências e o Club Med, rede que possui no Brasil três villages em operação - o Club Med Lake Paradise (Mogi das Cruzes, SP), o Club Med Rio das Pedras (Mangaratiba, RJ) e o Club Med Trancoso (Bahia) - e futuramente, o Club Med Gramado (Rio Grande do Sul).

A gestão do orçamento, que no briefing inicial era de R$ 300 mil, precisou ser aumentada para R$ 500 mil devido aos altos custos com entretenimento e logística. Com uma defesa bem fundamentada para a diretoria financeira e CEO, a equipe conseguiu garantir os recursos necessários para manter o alto padrão do evento.

Cada conversa gerou uma solução e podem ser destacados alguns pontos, como a escolha de Vânia Ferrari para a palestra. Com um estilo único, Vânia apresentou um stand-up motivacional que divertiu e engajou o público, usando situações do dia-a-dia para provocar reflexões sobre melhorias no trabalho e na vida pessoal. Sua performance foi tão impactante que o público aplaudiu de pé, reconhecendo o valor de sua mensagem.

Outro desafio importante foi inserir na programação o bate-papo com Janyck Daudet, CEO do Club Med na América do Sul, pois a estratégia do planejamento era gerar momentos de conteúdo e também de descontração. Daudet trouxe novidades empolgantes sobre os resorts de Gramado e comentou sobre sua expectativa de iniciar a construção e as melhorias no Club Med Rio das Pedras, que agora está completamente renovado. A maneira como os assuntos foram abordados não causou aborrecimento, nem interrompeu um momento de lazer, pelo contrário, trouxe leveza ao programa.

Os obstáculos para oferecer entretenimento e uma atmosfera festiva durante três dias foram enfrentados e as escolhas do DJ Mantega e da banda Xangó de Caraíva proporcionaram uma trilha sonora vibrante e adequada para a Convenção Expert. Concluindo, proporcionar atividades inovadoras, como bate-papos mais informais, conteúdo sério e festas tornou a Convenção Expert surpreendente.



Publicações:

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Nosso resultado é bastante segmentado e devemos muito as Agências que são grandes parceiras

ROI   = crescimento de 52% nas vendas do canal indireto 

Superou nossas expectativas