A escolha do local foi um dos pontos altos do evento. Graças ao nosso vasto acervo de locações e a uma pesquisa criteriosa, encontramos um espaço que refletia perfeitamente o tema proposto: sustentável, acolhedor, com uma oferta alimentar 100% natural, e localizado em Pinheiros, um ponto estratégico de São Paulo. A divulgação foi intensa e cuidadosamente planejada, com a criação de um KV exclusivo utilizado em posts nas redes sociais, convites direcionados aos palestrantes, e-mails marketing, e uma apresentação detalhada para potenciais parceiros e palestrantes, que agregaram valor e viabilizaram o evento financeiramente. Para aumentar o engajamento, um dos nossos palestrantes participou previamente de nosso podcast, discutindo ESG em eventos e promovendo o encontro através de cortes desse episódio nas redes sociais.
A adesão foi excelente, com todas as vagas preenchidas. Embora o MeetCafé seja projetado para ser intimista, acreditamos que essa exclusividade permite um cuidado maior com os detalhes, resultando em uma experiência superior para os participantes. O evento começou às 8h30, com a recepção dos convidados por um casting inclusivo, composto por trabalhadores da terceira idade e diversidade racial. Nossos receptivos entregavam um crachá semente, trazendo vida útil para o papel, onde depois podia ser transformado em uma muda de salsa ou beterraba. Um trio de músicos, também da terceira idade, criou um ambiente aconchegante. Logo na entrada, oferecemos dois shots de imunidade, preparados pelos chefs do local, proporcionando um início saudável e saboroso. Na primeira sala, uma mesa farta com opções deliciosas estava disponível, refletindo a atenção aos detalhes.
Às 9h40, convidamos o público a entrar na sala principal para o início do evento. Às 9h50, nossa diretora executiva, Vanessa Chiarelli Schabbel, fez a abertura, seguida por uma experiência de 20 minutos de sound healing com meditação guiada, tudo isso com venda nos olhos, criando um ambiente de relaxamento e atenção plena para o que ia vir. Além disso, trazer uma experiência diferente foi proposital para que também gerasse algum tipo de incomodo. O tema ESG mexe com várias camadas e realmente precisamos sair da nossa zona de conforto e nos abrirmos para esse novo momento. Em seguida, os sócios do espaço tiveram 15 minutos para apresentar seu negócio. Após essa introdução, um coffee break de 15 minutos proporcionou tempo para networking, com o retorno do trio musical e do buffet.
O ponto alto do evento foi um painel com seis especialistas em ESG, dois de cada área (social, ambiental e governança), mediado por Vanessa. A conversa foi rica e envolvente, com espaço para interação do público, culminando em um sucesso absoluto. Ao final, os convidados saíram com um brinde especial que conversava com o evento: um café orgânico embalado num tecido sustentável. Nossos palestrantes, que toparam a aventura conosco na parceria, receberam um kit diferenciado em forma de gratidão. Vale dizer também, que o nosso evento teve intérpretes de libras também. Finalizamos o evento com um sentimento de orgulho e dever cumprido.
Como um evento proprietário e gratuito, não contamos com subsídios externos. Por isso, foi essencial buscar parcerias. Reduzimos os custos do local com uma proposta de parceria vantajosa para ambas as partes, oferecendo visibilidade e a oportunidade de palestrar, além de trazerem seu próprio mailing. A experiência de sound healing e as massagens quick foram oferecidas pelo próprio local, que também cedeu seu massagista com deficiência visual para atender os interessados durante o evento. Outras parcerias incluíram a transmissão do evento e a agência de casting inclusivo, tudo em troca de divulgação.