Detalhe do Case

Prêmio Caio 25ª Edição

Case: MeetCafé - Reduzindo Impactos, Maximizando Resultados

Evento proprietário da Bop Comunicação Integrada que tem como objetivo fomentar conteúdo importante

Candidato: Bop Comunicação Integrada
Segmento: Cliente Final
Categoria: Evento de Relacionamento | Clientes

QUEM SOMOS: BOP COMUNICAÇÃO INTEGRADA

A Bop Comunicação Integrada tem apenas 4 anos e mais de 300 eventos para contar história!
Somos uma agência 360º que atua em Comunicação e Eventos. Com o propósito de ser lembrada por proporcionar experiências que integram a comunicação conectando pessoas com eficiência e cuidado, acreditamos que quando integramos todas as frentes de um projeto o resultado é assertivo.
Somos um time diverso, criativo e feliz. Amamos o que fazemos e buscamos a perfeição em seus detalhes, do atendimento à entrega. Um time composto de pessoas que vieram do mundo corporativo, de agência de eventos e marketing, ONGs e também aqueles que nunca trabalharam na área, complementam um pensamento orgânico, colaborativo e diferente. Aliás, esse é o nosso diferencial. Ouvir e entender não só o cliente, mas também o participante. Juntos construímos uma comunicação assertiva e unificada a todos os stakeholders. A Bop é uma agência 360º, conectamos todos os pontos da cadeia, do planejamento da comunicação até a concepção e execução de eventos. Isso fortalece a estratégia e a marca das organizações que trabalham com a gente, ao mesmo tempo em que nos ajuda a entregar um evento cheio de experiências que encantam nossos clientes, diminuindo a quantidade de concorrentes que atuam nesse formato. Além de tudo isso, nosso trabalho é leve, cheio de amor, empatia e dedicação.
Em 2022 e 2023 levamos o total de 3 Jacarés! E isso é fruto de muita dedicação de um time que rala muito, mas que também é muito feliz!

SOBRE O MEETCAFÉ

O MeetCafé é um evento proprietário da Bop Comunicação Integrada, nascido da necessidade de preencher uma lacuna em conteúdos relevantes sobre temas cruciais para nossa sociedade. Em um mundo onde somos constantemente bombardeados por informações, nem sempre verídicas, reconhecemos a importância de disseminar conhecimento de qualidade, fornecido por experts em suas áreas. Nosso público-alvo é formado por diretores e tomadores de decisão de grandes empresas, e nossa missão é impactá-los positivamente, ajudando a criar uma transformação real nas corporações que lideram. O MeetCafé se distingue pela proposta de palestras de alto nível, acompanhadas por um café sofisticado e diferenciado, fugindo do convencional e oferecendo uma experiência única e envolvente.
 

Galeria de Fotos

Briefing:

A inspiração para a 2ª edição do MeetCafé veio do Dia Mundial do Meio Ambiente, celebrado em 5 de junho. Em meio à crescente crise climática e logo após a tragédia no Rio Grande do Sul, sentimos a necessidade urgente de discutir como realizar eventos mais conscientes. Decidimos ir além, ampliando o tema para abordar o conceito ESG (Environmental, Social, and Governance) com um foco especial em eventos. Assim, discutimos não apenas a sustentabilidade ambiental, mas também a importância da responsabilidade social e da governança ética, considerando desde a escolha dos fornecedores até a transparência em todas as etapas do evento.



Metas e Objetivos:

Nosso principal objetivo era realizar um evento de excelência, totalmente alinhado com os princípios ESG, oferecendo palestras impactantes que fomentassem discussões cruciais no cenário corporativo e social. A satisfação dos participantes, tanto em termos de conteúdo quanto de serviços, era nossa prioridade. Além disso, queríamos fortalecer a presença e a percepção da marca Bop no mercado, evidenciando nossa expertise na organização de eventos. Buscávamos, ainda, ampliar nosso networking e gerar novas oportunidades de negócios.

A escolha do local foi um dos pontos altos do evento. Graças ao nosso vasto acervo de locações e a uma pesquisa criteriosa, encontramos um espaço que refletia perfeitamente o tema proposto: sustentável, acolhedor, com uma oferta alimentar 100% natural, e localizado em Pinheiros, um ponto estratégico de São Paulo. A divulgação foi intensa e cuidadosamente planejada, com a criação de um KV exclusivo utilizado em posts nas redes sociais, convites direcionados aos palestrantes, e-mails marketing, e uma apresentação detalhada para potenciais parceiros e palestrantes, que agregaram valor e viabilizaram o evento financeiramente. Para aumentar o engajamento, um dos nossos palestrantes participou previamente de nosso podcast, discutindo ESG em eventos e promovendo o encontro através de cortes desse episódio nas redes sociais.

A adesão foi excelente, com todas as vagas preenchidas. Embora o MeetCafé seja projetado para ser intimista, acreditamos que essa exclusividade permite um cuidado maior com os detalhes, resultando em uma experiência superior para os participantes. O evento começou às 8h30, com a recepção dos convidados por um casting inclusivo, composto por trabalhadores da terceira idade e diversidade racial. Nossos receptivos entregavam um crachá semente, trazendo vida útil para o papel, onde depois podia ser transformado em uma muda de salsa ou beterraba. Um trio de músicos, também da terceira idade, criou um ambiente aconchegante. Logo na entrada, oferecemos dois shots de imunidade, preparados pelos chefs do local, proporcionando um início saudável e saboroso. Na primeira sala, uma mesa farta com opções deliciosas estava disponível, refletindo a atenção aos detalhes.

Às 9h40, convidamos o público a entrar na sala principal para o início do evento. Às 9h50, nossa diretora executiva, Vanessa Chiarelli Schabbel, fez a abertura, seguida por uma experiência de 20 minutos de sound healing com meditação guiada, tudo isso com venda nos olhos, criando um ambiente de relaxamento e atenção plena para o que ia vir. Além disso, trazer uma experiência diferente foi proposital para que também gerasse algum tipo de incomodo. O tema ESG mexe com várias camadas e realmente precisamos sair da nossa zona de conforto e nos abrirmos para esse novo momento. Em seguida, os sócios do espaço tiveram 15 minutos para apresentar seu negócio. Após essa introdução, um coffee break de 15 minutos proporcionou tempo para networking, com o retorno do trio musical e do buffet.

O ponto alto do evento foi um painel com seis especialistas em ESG, dois de cada área (social, ambiental e governança), mediado por Vanessa. A conversa foi rica e envolvente, com espaço para interação do público, culminando em um sucesso absoluto. Ao final, os convidados saíram com um brinde especial que conversava com o evento: um café orgânico embalado num tecido sustentável. Nossos palestrantes, que toparam a aventura conosco na parceria, receberam um kit diferenciado em forma de gratidão. Vale dizer também, que o nosso evento teve intérpretes de libras também. Finalizamos o evento com um sentimento de orgulho e dever cumprido.

Como um evento proprietário e gratuito, não contamos com subsídios externos. Por isso, foi essencial buscar parcerias. Reduzimos os custos do local com uma proposta de parceria vantajosa para ambas as partes, oferecendo visibilidade e a oportunidade de palestrar, além de trazerem seu próprio mailing. A experiência de sound healing e as massagens quick foram oferecidas pelo próprio local, que também cedeu seu massagista com deficiência visual para atender os interessados durante o evento. Outras parcerias incluíram a transmissão do evento e a agência de casting inclusivo, tudo em troca de divulgação.

O evento foi um verdadeiro sucesso, gerando grande repercussão nas redes sociais e através do boca a boca, um canal vital para novos negócios. Nossos parceiros ficaram extremamente satisfeitos, e os convidados elogiaram a experiência, refletida em uma média de satisfação de 9, em uma escala de 0 a 10. Uma das palestrantes, impressionada com o evento, manifestou interesse em realizar uma nova edição conosco, como parceira. Além disso, todos os palestrantes foram convidados a participar de nosso podcast, com dois deles já aprofundando suas discussões pós-evento. A parceria com o local também se mostrou eficiente, gerando novos negócios e consolidando a força da nossa colaboração.

E o mais importante de tudo, provocamos uma discussão maravilhosa entre os painelistas com participação do público. Um assunto tão importante que precisa ser dito realmente teve uma participação acima do esperado, o que até apareceu na pesquisa de satisfação como apontamento que deveríamos ter feito uma agenda maior. Isso é uma prova de que estamos no caminho certo levando conhecimento e discussões sadias. Além de um café maravilhoso cheio de networking.