Detalhe do Case

Prêmio Caio 25ª Edição

Case: Encontro de Franqueados Softys 2024

KV Encontro de Franqueados Softys 2024

Candidato: Agência Canopus
Cliente: Softys Professional
Segmento: Eventos
Categoria: Evento de Endomarketing

APRESENTAÇÃO

Portfólio do concorrente:

A Agência Canopus, fundada em 2009, destacou-se no competitivo mercado de comunicação e marketing, com ênfase em inovação. Seu nome é uma homenagem à estrela Canopus, que simboliza orientação e sucesso, refletindo sua proposta de valor.

Atuando em comunicação, marketing e gestão de marcas, a Canopus oferece soluções integradas, conhecidas como 360º, que vão desde o desenvolvimento de estratégia de branding até ações de marketing digital. A agência ganhou reconhecimento por suas ações criativas em eventos, proporcionando um impacto positivo significativo para os seus clientes. Ao longo dos anos, conquistou mais de 15 prêmios no Prêmio ABC, incluindo os títulos de "Agência do Ano", "Melhor Estande" e "Melhor Ação de Ativação". Em 2022, destacou-se ao ganhar o primeiro lugar no Prêmio Caio na categoria "Projetos de Estandes e Ambientes Cenográficos de Médio Porte". Essa trajetória de excelência consolida a Canopus como uma referência sólida no setor.

Portfólio do cliente final:
A Softys, fundada em 1890, é referência em soluções de higiene não apenas no Brasil, mas em toda a América Latina, destacando-se como líder no mercado de produtos tissue. Seu portfólio robusto inclui a renomada marca Elite Professional, direcionada ao segmento B2B, onde a empresa prioriza inovação e eficiência para atender às demandas do mercado.

Operando em múltiplas categorias, como fraldas descartáveis, papel tissue e produtos de cuidados pessoais, a Softys se destaca como fornecedora de produtos de qualidade superior para franqueados e outros negócios. 

Portfólio do Evento:
O Encontro de Franqueados da Softys ocorreu em 14 de março de 2024, com estimativa de 270 pessoas para celebrar as conquistas e traçar novas metas para 2024. Este evento inaugural criou um ambiente para os franqueados compartilharem suas histórias de sucesso e fortalecer o relacionamento entre a Softys e seus franqueados.

Ficha Técnica do Evento:
Título: Encontro de Franqueados
Tema: Resultados e Projeções
Número de participantes: 270
Local: Hotel Pullman SP Guarulhos - Acesso Base Aérea - Rod. Hélio Smidt, Cumbica, Guarulhos
Data: 14 de março de 2024
Periodicidade: anual
Abrangência: nacional
Atividades paralelas: palestras, premiações e networking
Entidade promotora: Agência Canopus
Conceito do evento: Celebrar resultados e conectar histórias

Vídeo

Proposta inicial (Briefing):

O briefing apresentado pela Softys elencou a necessidade de promover um encontro que alinhe os resultados de 2023 com as projeções de 2024, engajando os franqueados e fortalecendo a equipe.



A proposta incluiu a criação de um ambiente colaborativo que permitiria troca de experiências, aprendizado sobre novos produtos e estratégias, além de reconhecer esforços e conquistas individuais e coletivas dos franqueados.



Como item essencial, o local para realização do evento deveria ser próximo ao aeroporto de Guarulhos e que o hotel fosse parceiro da marca, fazendo a utilização dos produtos da Softys.



Objetivos do cliente:

Fortalecer o relacionamento entre a Softys e seus franqueados através da interação direta.

Apresentar resultados do ano anterior e discutir estratégias para 2024.

Incentivar o engajamento dos franqueados através de palestras.

Reconhecer e premiar os franqueados de destaque.



Dificuldades (desafio) do projeto:

Um dos principais obstáculos é a participação efetiva dos franqueados. Garantir que um número significativo deles esteja presente requer uma comunicação clara e envolvente. É fundamental não apenas informar sobre o evento, mas também gerar a expectativa correta, destacando os benefícios e oportunidades que a participação pode trazer.

Além disso, a logística e o planejamento são importantes e exigiram atenção minuciosa. A coordenação de todos os detalhes logísticos,  desde a escolha do local até a definição do catering, podia se tornar um verdadeiro quebra-cabeça. Cada um desses componentes foi cuidadosamente planejado e executado para evitar contratempos e garantir que a experiência dos participantes seja memorável e produtiva.

Soluções desenvolvidas:

Para promover o evento e incentivar a participação, implementamos uma estratégia de comunicação pré-evento. Enviamos convites digitais por meio do WhatsApp e um fluxo de e-mails, incluindo tanto os convites iniciais quanto lembretes, para garantir que todos os participantes estivessem informados. 



Além disso, criamos um cronograma atrativo que inclui algumas atividades para manter os franqueados motivados e envolvidos durante todo o evento, como palestras, premiações e coffee breaks.



Para logística e planejamento buscamos um hotel próximo ao aeroporto de Guarulhos, facilitando o acesso para os franqueados de outros estados. Garantimos um espaço confortável e acolhedor, além de planejar pausas estratégicas para incentivar o relacionamento e o entrosamento entre os franqueados e a equipe da Softys.



Programação do evento:

08:00 - Café da manhã de abertura

09:00 - Resultados 2023 e projeções 2024

10:30 - Break

11:00 - Palestra

12:30 - Almoço

14:00 - Premiação melhores performances

15:00 - Palestra

15:40 - Apresentação 2024

16:20 - Break

16:50 - Premiação

17:30 - Encerramento



Conceito:

Neste Encontro de Franqueados, a ideia foi celebrar uma conexão que vai além dos negócios. Queríamos mostrar a vivência da verdadeira essência do cuidado, onde cada parceria une em uma missão maior.



Neste espaço de colaboração, cada interação seria uma oportunidade de crescimento e fortalecimento de vínculos, com o objetivo de valorizar o cuidar - uns dos outros, de nossos clientes e do mundo ao redor.



Queríamos criar um legado de responsabilidade compartilhada, transformando desafios em oportunidades de cooperação e sucesso.



É uma celebração de resultados, cuidados e parcerias, acendendo a luz de um amanhã mais brilhante e conectado: a Softys e você, juntos na jornada do cuidado!



Defesa:

Reafirmamos a visão da Softys de que verdadeiras parcerias vão além de transações comerciais, abraçando uma missão coletiva de cuidado e responsabilidade.



Este encontro é mais do que uma reunião, é um reconhecimento da força que surge quando pessoas dedicadas e apaixonadas se unem com um propósito comum. 



Queremos mostrar que cada parceiro traz consigo não apenas um potencial de negócios, mas também histórias, experiências e uma dedicação genuína ao cuidado e ao bem-estar.



Celebramos o compromisso com o crescimento mútuo, traçando um caminho que honra tanto o sucesso individual quanto o progresso coletivo.



Com isso, queremos mostrar que a Softys e seus parceiros podem enfrentar desafios com maior eficácia e criar um impacto positivo duradouro.



Materiais:

E-mail marketing pré e pós evento, sendo que os e-mails de pré evento foi de convite e outro de lembrete, garantindo que o encontro não fosse esquecido em meio à correria do dia a dia, reforçando a importância do evento e aumentando a expectativa e o engajamento dos participantes. 



No pós evento foi disparado um e-mail de agradecimento pelo comparecimento para



Brindes: cada franqueado foi recebido com um welcome kit único, contendo uma garrafinha térmica personalizável, ecobag, camiseta, credencial e almofada, simbolizando o cuidado e a essência do encontro. O welcome kit foi cuidadosamente elaborado para transmitir o cuidado e a essência do encontro. Além de servir como recordação do evento, também promoveu a identificação com a marca e o fortalecimento da cultura organizacional.



Os brindes foram uma forma de reconhecer e valorizar a presença dos franqueados, criando um sentimento de pertencimento e incentivando a participação ativa em futuros encontros.



Troféus: a entrega de troféus para os franqueados destaques foi uma estratégia eficaz para incentivar a interação e a competição saudável entre as equipes. Esses troféus não apenas reconhecem a performance e os resultados alcançados, mas também simbolizam o empenho e a dedicação de cada um no fortalecimento da marca. Ao premiar os franqueados, mostramos que cada um tem um papel fundamental no sucesso, reforçando a vontade de fazer parte da equipe. 



Essa valorização cria um ambiente positivo, onde todos se sentem motivados a se engajar ainda mais, contribuindo para fortalecer a cultura de excelência e colaboração na organização.

Retorno:

O Encontro de Franqueados foi um marco significativo e memorável na relação estabelecida entre os franqueados e a Softys, reafirmando o compromisso com a colaboração e o sucesso mútuo.



Para alcançar todo o público, enviamos e-mails informativos para 180 pessoas, dos quais 108 foram efetivamente abertos. Isso resultou em uma impressionante taxa de abertura de aproximadamente 60%, indicando um grande interesse nas comunicações da nossa empresa. Durante o evento, ficamos muito satisfeitos em reunir mais de 70% dos franqueados, o que é um forte indicativo do nível de engajamento e da importância que os parceiros atribuem a essa ocasião.



Além disso, conseguimos encontrar um local ideal que atendeu todas as exigências solicitadas, situado próximo ao aeroporto de Guarulhos. Essa localização estratégica não apenas facilitou o acesso ao evento, mas também garantiu o conforto e a adequação do espaço para todas as atividades programadas, criando um ambiente propício para a troca de ideias e networking.



O encontro não apenas proporcionou uma plataforma para a troca de experiências, mas também fortaleceu consideravelmente o relacionamento entre a Softys e seus franqueados. A apresentação dos resultados alcançados em 2023 e a projeção de metas ambiciosas para o ano de 2024 foram conduzidas de forma dinâmica e envolvente.

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