Detalhe do Case

A Astellas é uma empresa global líder no setor farmacêutico, dedicada a transformar o futuro da saúde por meio de soluções inovadoras que visam aprimorar a qualidade de vida das pessoas. Com um compromisso inabalável com a inovação e a excelência, a Astellas se destaca na vanguarda do setor, oferecendo medicamentos e tratamentos de alta qualidade para atender às necessidades de saúde mais complexas e desafiadoras.
 
A abordagem da Astellas é profundamente centrada no paciente, com foco na criação de valor através do desenvolvimento e promoção de soluções avançadas para uma ampla gama de condições de saúde. Utilizando informações e inteligência de ponta, a empresa otimiza o desenvolvimento de novos tratamentos e garante uma gestão eficiente dos recursos disponíveis.
 
Com presença em diversos países, a Astellas está firmemente comprometida com a melhoria contínua da saúde global. A empresa colabora estreitamente com profissionais de saúde e organizações para oferecer terapias que têm um impacto positivo e duradouro na vida das pessoas. Por meio de uma robusta rede de parceiros e um portfólio diversificado, a Astellas está empenhada em expandir suas soluções de saúde, trabalhando para garantir um futuro mais saudável e promissor para todos.

Em 2023, a Astellas confiou à nossa equipe a responsabilidade de organizar sua Convenção Anual, um evento que demandou planejamento minucioso e execução impecável para atender às suas elevadas expectativas. O projeto foi desafiador, abrangendo tanto uma convenção online quanto uma presencial, com a participação de 189 pessoas em cada formato.

 

A Astellas nos procurou devido ao sucesso dos eventos anteriores que realizamos. O primeiro passo foi definir as melhores datas e encontrar o local ideal para o evento presencial, garantindo que todos os participantes pudessem comparecer e que as instalações estivessem à altura dos padrões da empresa. Optamos por um hotel que não só atendesse às necessidades logísticas, mas que também oferecesse uma infraestrutura tecnológica avançada, essencial para proporcionar uma experiência imersiva.





Após uma análise cuidadosa e visitas a mais de 10 hotéis na região do interior de São Paulo, escolhemos o Hotel Club Med Lake Paradise, em Mogi das Cruzes, como o local perfeito para a convenção presencial, marcada para o período de 22 a 26 de abril. A escolha se baseou na excelente infraestrutura do hotel e serviço diferenciado, como serviço All inclusive, que possibilitou a execução impecável das atividades planejadas, comodidade e conforto dos participantes para aproveitar os tempos livres durante o evento e na sua localização estratégica, que facilitou o acesso dos participantes.



A convenção foi estruturada em dois momentos distintos: a parte online, de 8 a 12 de abril, e a parte presencial, de 22 a 26 de abril. Essa abordagem híbrida ofereceu maior flexibilidade e alcance, permitindo que a Astellas engajasse sua equipe de forma abrangente, independentemente da localização dos participantes. A estratégia foi trazer os conteúdos e direcionamentos de forma remota, proporcionando mais tempo para interação e motivação durante a etapa presencial.

 

Para o evento presencial, planejamos cada detalhe para garantir uma experiência única e envolvente. Criamos salas temáticas inspiradas nos valores e objetivos da Astellas, com conteúdos específicos desenvolvidos para cada grupo de colaboradores. A tecnologia desempenhou um papel crucial, com o uso de painéis de LED, efeitos de iluminação especiais e uma produção audiovisual de alta qualidade, proporcionando uma imersão completa no tema da convenção.

 

Durante as reuniões, os colaboradores foram incentivados a vivenciar uma experiência única, desde a recepção na sala, com uma banda ao vivo criando uma atmosfera de alegria e descontração logo pela manhã. O dia continuou com desafios colaborativos, como a experiência de uma ESCAPE 60 dentro da própria sala, que trouxe adrenalina e reforçou o espírito de equipe.



O evento também foi marcado pela palestra inspiradora do jornalista Cesar Cavalcante, que compartilhou sua história de superação ao enfrentar um câncer de próstata ainda jovem, trazendo reflexões sobre resiliência e determinação.



Encerramos a convenção com uma atividade de team building chamada "Astellas Got Talent", onde mais de 25 colaboradores se apresentaram, demonstrando talentos diversos como cerâmica, stand-up, dança do ventre e até performances musicais em bandas formadas por funcionários. Esse momento final gerou um sentimento de conexão e satisfação entre todos os presentes.

O evento organizado pela Astellas, em colaboração com a Renase, foi um marco de excelência no planejamento e execução de convenções corporativas, culminando em abril de 2024 após uma intensa fase de pré-produção que se estendeu por cinco meses. Esta fase desafiadora exigiu uma coordenação rigorosa entre diversas equipes e fornecedores, assegurando que cada detalhe fosse meticulosamente planejado e executado. O processo de pré-produção foi crucial para o alinhamento de todas as partes envolvidas, resultando em uma entrega impecável que refletiu a mais alta qualidade em todas as etapas do evento.

 

A colaboração entre a Renase, Astellas e os fornecedores locais foi fundamental não apenas para o sucesso do evento, mas também para gerar um impacto econômico positivo na região. O projeto não se destacou apenas pela excelência operacional, mas também pelo forte compromisso com a responsabilidade social e o desenvolvimento local, criando empregos diretos e indiretos e reforçando o papel das empresas como agentes de mudança na sociedade.

 

Conceito "Be Bold": Bravura, Ousadia, Liderança e Determinação

 

Desde o início, o conceito "Be Bold" (Bravura, Ousadia, Liderança e Determinação) orientou todas as atividades e experiências criadas para os 189 participantes. O objetivo foi desenvolver uma série de vivências que fossem desafiadoras e impactantes, estimulando a coragem e a inovação, e inspirando os participantes a ultrapassarem seus limites. As semanas do evento, tanto a online (de 8 a 12 de abril) quanto a presencial (de 22 a 26 de abril, no Hotel Club Med Lake Paradise, em Mogi das Cruzes), foram cuidadosamente planejadas para maximizar a imersão dos participantes no conceito, abrangendo desde palestras motivacionais até dinâmicas de grupo que promoviam o espírito de equipe e a inovação.

 

Incluímos um painel de LED interativo no foyer, onde os colaboradores foram convidados a escrever uma palavra que representasse o tema do evento, BOLD, para eles. Essa atividade gerou diversas interações, estimulando os participantes a explorar o conceito do tema por meio da tecnologia.

 

Tecnologia e Gamificação: Engajamento de Ponta a Ponta

Uma das inovações cruciais foi a implementação de um WebApp, que facilitou a organização e a comunicação com os participantes, além de ser fundamental para o engajamento contínuo. Através deste aplicativo, os participantes puderam realizar a inscrição, escolher quartos e times, receber dicas e informações essenciais, e interagir durante o evento. A gamificação, integrada ao WebApp, foi um dos pilares do evento. Participantes acumularam pontos em diversas atividades, e a competição saudável gerada por essas atividades culminou em premiações que aumentaram o entusiasmo e a participação ativa de todos.

 

A Convenção Astellas 2024 foi meticulosamente planejada com um objetivo claro: gerar resultados tangíveis e promover o crescimento sustentável da empresa. Desde o início, cada aspecto do evento, tanto na semana online quanto na presencial, foi orientado para maximizar o retorno sobre o investimento (ROI). A estratégia visava alinhar-se com os principais objetivos de negócios da Astellas, promovendo a geração de novos negócios, o fortalecimento de parcerias estratégicas e a consolidação da marca no mercado.

 

Durante o evento, concentramos esforços na apresentação e análise de indicadores econômicos, que fundamentaram as discussões sobre os próximos passos da empresa. As sessões plenárias e debates sobre áreas críticas, como Oncologia e Sistemas de Saúde, foram projetados para explorar oportunidades de mercado e identificar novas avenidas de crescimento.

 

Além disso, as atividades de Team Building e a gamificação foram estruturadas para incentivar a colaboração e a troca de ideias entre os participantes, reforçando a importância da inovação e da coesão da equipe como fatores críticos para o sucesso da empresa.

 

A abordagem estratégica e orientada para fortaleceu a presença da Astellas no setor, e também estabeleceu uma base sólida para parcerias duradouras e a expansão contínua no mercado. O impacto econômico positivo do evento foi evidente, com novos negócios e colaborações surgindo a partir das interações e iniciativas promovidas durante a convenção.

 

A semana online, transmitida diretamente do Estúdio Pixit, serviu como um prelúdio rico em conteúdo para a semana presencial. Durante esta fase digital, os participantes acessaram sessões plenárias, debates sobre áreas críticas como Oncologia, onde foi criado um painel com time de MKT – CHAT GPT sem “T” liderados pelos Gerentes de Produto (GP) para se trouxe as principais atualizações estratégicas para ano fiscal que segue, Sistemas de Saúde e Onco-Hematologia, além de encontros focados em Especialidades Médicas. Esta preparação foi essencial para o sucesso da semana presencial, que começou com uma recepção calorosa e kits de boas-vindas personalizados, reforçando o tema do evento e a integração dos participantes.

 

Na semana presencial, os participantes foram recebidos com uma cenografia impressionante, combinando elementos modernos como iluminação Neon Flex e painéis de LED, criando uma atmosfera vibrante e imersiva. O evento incluiu várias ativações, como a E-City, uma pesquisa interativa com brindes, e a FLT3, que desafiava os participantes a acertar alvos com visão dificultada, simbolizando a dificuldade de enxergar uma doença. Os vencedores foram premiados com chaveiros 3D personalizados com seus nomes. Outras atrações incluíram um painel interativo de bolhas e uma dinâmica de Team Building chamada "One Astellas Escape 60". Esta dinâmica foi especialmente desenvolvida para a Astellas e envolveu os participantes em um jogo de resolução de enigmas que exigia colaboração e criatividade. No final, todos os grupos celebraram juntos o sucesso coletivo e o fortalecimento dos laços profissionais. A ativação da Chilli Beans, que presenteou os participantes com óculos personalizados, simbolizou a visão inovadora e a parceria, destacando a analogia de "um olhar para o futuro".

 

A ativação FLT3, em particular, destacou-se como um dos maiores desafios e sucessos do evento. Desenvolvemos uma dinâmica visual onde os participantes eram desafiados a acertar alvos usando óculos que dificultavam a visão, simbolizando a dificuldade de enxergar a doença. Os participantes que completaram o desafio foram premiados com chaveiros 3D personalizados.

 

Os participantes que estavam divididos em times representados pelas letras:

 

Time B: Bravura

Time O: Ousadia

Time L: Liderança

Time D: Determinação

 

Foram distrobuidas camisetas com as letras que estimularam a assimilação do tema e moti do evento, além de produzir muitas fotos entre os participantes.

 

Sustentabilidade e Responsabilidade Social: O Compromisso com ESG

 

Um dos aspectos mais notáveis do evento foi seu compromisso com práticas de ESG (Environmental, Social, and Governance). Estas práticas foram integradas em todas as fases do evento, reforçando a responsabilidade ambiental, social e de governança da Astellas e da Renase.



 

Environmental (Ambiental):

Cenografia Sustentável: Utilizamos materiais reaproveitáveis, como fundo de palco em metanol e madeiras de reflorestamento para os backdrops. As lonas impressas foram doadas para uma cooperativa, onde foram transformadas em bolsas, prolongando seu ciclo de vida útil.

 

 

Eficiência Energética: A iluminação do evento foi feita com LEDs de baixo consumo energético e os geradores operaram com biodiesel, reduzindo a pegada de carbono do evento.

Social (Social):

 

Brindes Ecológicos: Distribuímos garrafas de vidro, substituindo copos descartáveis e promovendo a redução de resíduos. 

Gestão de Resíduos: Implementamos um sistema de gestão de resíduos com lixeiras separadas para orgânicos e não orgânicos, contribuindo para a reciclagem e compostagem. 

Doação de Camisetas e crachás recicláveis: No último dia do evento, os participantes doaram suas camisetas para uma ONG, onde foram transformadas em bonecas, promovendo a sustentabilidade e apoiando projetos comunitários. 

 

Governance (Governança):

 

Ações de Doação: Realizamos uma campanha de doação de itens de higiene que mobilizou todos os times, beneficiando quatro organizações diferentes: Instituto Sopa, Lar Batista de Criança, AAME e Centro de Acolhida Emanuel Deus Conosco.

O evento culminou com a plenária do dia 24 de abril e a celebração do Astellas Got Talent, destacando talentos dos colaboradores e inspirando colaboração.

 

Preocupados com o dinamismo do evento, foram propostas atividades ao ar livre no dia 25 de abril, que incluíram competições esportivas como aulas de dança, futebol, vôlei e caminhadas. Essas atividades proporcionaram momentos de descontração e interação entre os colaboradores, promovendo o bem-estar físico e mental. Além de fortalecer os laços entre as equipes, elas estimularam a criatividade e a motivação, resultando em um ambiente mais leve e colaborativo, o que trouxe um impacto positivo ao evento como um todo, gerando maior engajamento e energia para as sessões subsequentes.

 

 A festa à fantasia com o tema 'Bold' foi cuidadosamente planejada para promover integração e diversão entre os colaboradores, alinhando-se estrategicamente com os temas da convenção. Realizada no espaço Bisutti dentro do Club Med, a festa principal contou com a participação do DJ Well Fernandes e das bandas Planet Vox e Priscilla Luz, garantindo uma celebração vibrante. Para reforçar o engajamento com o tema, realizamos uma premiação para as melhores fantasias, que foram avaliadas nas categorias B (Beleza), O (Originalidade), L (Luxuosa) e D (Divertida). Essa atividade não só proporcionou diversão e criatividade, mas também aprofundou a conexão dos participantes com o conceito da convenção, fortalecendo o impacto do evento. Todas as premiações foram vinculadas ao moti de sustentabilidade com uma ativação em parceria com os Amigos do Bem, refletindo o compromisso do evento com causas sociais.  

 

Garantindo a segurança de todos, uma ambulância esteve disponível durante todo o evento.

 

A satisfação dos participantes foi amplamente positiva, com avaliações que indicaram que o evento superou todas as expectativas. O sucesso da Convenção Astellas 2024 foi uma verdadeira obra de arte, resultado do árduo trabalho da equipe, e foi reconhecido com aplausos de pé dos participantes. Este evento não apenas atendeu, mas estabeleceu novos padrões de excelência no setor de eventos corporativos, consolidando seu potencial para receber o Prêmio Caio.