Detalhe do Case

O evento foi desenvolvido para apresentar ao time de vendas da empresa os resultados de 2023 e as novas estratégias para 2024.
 
A convenção da Biolab de 2024 foi realizado para 1800 colaboradores da empresa no Hotel Tauá; com o foco total em mostrar resultados e unir os diversos times de venda com atividades e palestras simultâneas distribuídas em 8 salas.
 
A maior expectativa do cliente foi a nossa entrega nos mais de 450m2 de LED montados entre as salas e um palco na plenária principal de 300m2. Somados aos 163 funcionários do time Hellow que juntos entregaram um evento excepcional ao cliente. Superando as expectativas após 3 anos sem ter esse evento presencial.
 
Nosso maior desafio foi se diferenciar dos outros anos e entregar uma estrutura maior e de melhor qualidade por isso nas salas menores, são 7 salas, que colocamos LED em todas com fechamento atrás além de palco e iluminação cenografia padronizada o que não teve nos outros anos.
 
Para a plenária colocamos 368m2 de LED um telão com 72 metros de comprimento por 5 de altura com as laterais curvas que invadiam a plená;ria e dava uma sensação 3D nos colaboradores. Essa imersão no mundo Biolab fez muita diferença no resultado final do evento.
 
A convenção Biolab 2024 foi o maior evento realizado pela Hellow Eventos e quisemos garantir a qualidade e diferencial perante as outras edições do evento.
 
Por tanto a expectativa era gigantesca e tínhamos que atender a todas elas, tanto por parte do cliente como por parte da empresa.
 
Em resumo foi uma ótima entrega superando as expectativas de todos principalmente na parte da estrutura de plenária que foi o grande ápice do evento. Era muito grandioso e imponente o telão de 72 metros de comprimento abraçando os convidados.
 
Por tanto a abertura resultou em mostrar que o evento seria grandioso, ao longo dos dias as ações realizadas em cada sala com palestras, reuniões e treinamentos se encaixaram totalmente no que o cliente no pediu, cada sala tinha seu técnico de luz, som e um produtor exclusivo.
 
As ações nos corredores também tiveram uma super interação com os colaboradores, pois montamos 5 instagramáveis diferentes, cada um de uma área de medicamentos da Biolab. 
 
Fizemos a apresentação do Gustavo Kuerten como embaixador da marca de genéricos entre muitas outras ações menores.
 
Então como resultado de entrega e de expectativa do cliente foi um evento fantástico.

Nosso maior desafio nesse projeto todo foi a montagem da plenária e a bertura inicial do evento.



Tivemos apenas três dias para montar a plenária, então a primeiro desafio foi montar toda a estrutura do LED e do palco em estrutura tubular para poder aguentar os 72 metros de comprimento do LED por 5 de altura, somente esse material estava dando mais de 10 toneladas.

Depois todo o palco foi montado com 60 metros de comprimento por 4 de profundidade.



No meio do processo o cliente nos pediu uma escada curva ao invés de normal e também conseguimos contruir no local.



Para a abertura o cliente pediu que tocasse o Hino Nacional. Por tanto contratamos um ritmista e um cantora lírica que mesclaram batucada junto com a cantora o que ficou maravilhoso e surpreendente.

Após o Hino emendamos em um timecode com a Luzes Cenográficas o Painel de LED com os 72 metros mais um time da batucada tocando no ritmo ao vivo. Foram muitas semanas de ensaio, mas ficou perfeito e o cliente saio super satisfeito.



Outros desafios foram as mudanças de layout de sala, por tanto um dia era para 1.800 pessoas, depois tínhamos que alterar para 1000 em mesas, ai passava para modo auditório para 800 e isso em questão de poucas horas o que coordenamos com o nosso time e o time do hotel que foram super solícitos.



A parte de hospedagem também ficou sobre nossa responsabilidade e foi mais um desafio que conseguimos comprimir junto ao cliente. Com um pouco de dor de cabeça claro e muitas alterações recebemos os 1800 convidados e realocamos todo o staff para um hotel próximo que também é do Tauá.

A nossa principal solução para todos os desafios sitados foi a organização.

Tivemos apenas um mês após a confirmação que tínhamos ganhado a concorrência.

Então na agencia foi uma grande correria principalmente para alinhar os fornecedores e todo o time de produção, fora claro a agência de comuniação, a AR, que tinha que entregar todo material no prazo.



Então nósó montamos um cronograma que estava pré-definido e de repente o cliente nos disse que teríamos dois dias a menos de montagem.

Nessa hora nossas pernas tremeram e nossos fornecedores mais ainda, pois já estávamos a duas semanas do evento e tivemos que contratar mais mão de obra para montagem além de fazer times trabalhando em dois turnos para conseguirmos entregar tudo dentro do prazo.

 

Após o cronograma de montagem ficar em ordem, partimos para o time de produtores que iríamos trabalhar, alguns que já tínhamos experiência e outros que fizemos todo um treinamento. Foram muito detalhes, tanto na chegada dos colaboradores, quanto no dia-a-dia do cronograma de cada sala, que tinha um produtor responsável, mais um técnico de luz e áudio e outro do LED. (lembrando que as 8 salas tinham LEDs)



Outro grande desafio foi o tempo para criarmos o timecode, tivemos apenas cinco ensaios, e ainda criamos uma batucada exclusiva para o evento. Então tivemos que esperar a batucada ficar pronta e então montar o timecode nela para que todos pudessem ensaiar e no dia ser tudo ao vivo. Tivemos 20 integrantes, cada um com retorno e microfonado para que tudo fosse passado com a maior emoção para os participantes.

 

Os resultados sobre o briefing foram todos entregues e ainda com muitos diferenciais de todos os outros anos que eles realizaram o evento.



O principal deles foi e entrega de todos as salas com LED e fechamento de palco, isso gerou uma sofisticação e ao mesmo tempo uma entrega bem melhor das apresentações dos palestrantes em cada sala.



Outra surpresa que o cliente teve foi, como já falamos, o LED em curva, após 60 metros retos os últimos 6 metros de cada ponta avançou para a plateia dando um efeito 3D muito legal e que ninguém esperava.



Já todos os objetivos do evento foram entregues, um dos pontos altos foi a apresentação do Guga como embaixador da marca na área de genéricos. Ele fez uma palestra motivacional, que emocionou a todos e depois tive sessão de autógrafos e fotos com os diretores e gerentes.



Além disso tudo também coordenamos o time de captação, então foram diversos pedidos bem específicos como o drones, fotos de todos os palestrantes em todos os dias e todas as salas, tiverem mais de 40 reuniões e treinamentos.

Então fizemos as captações de fotos e vídeos e todos os dias foi passado para o cliente um vídeo resumo do dia além das fotos.

Ao final montamos um vídeo geral de todo o evento.