Detalhe do Case

Prêmio Caio 25ª Edição

Case: WE

Identidade Visual

Candidato: Renase
Cliente: Novo Nordisk
Segmento: Eventos
Categoria: Convenção Internacional

O We Event foi um encontro estratégico que reuniu os líderes da Novo Nordisk LATAM no Tauá Resort & Convention Atibaia, de 18 a 22 de março de 2024. Participaram 250 representantes das seis afiliadas da região: Brasil, Argentina, Chile, Colômbia, México e CLAT. Ao longo do evento, foram realizados cinco mini eventos que abordaram diferentes aspectos estratégicos da organização.
 
O evento começou em 18/03 com o Lead Lab, reunindo os 100 maiores líderes da organização para discutir e alinhar as diretrizes estratégicas para o futuro. No dia 19/03, ocorreu o RHT Awards, um almoço de premiação que celebrou os projetos internos de destaque. A cerimônia contou com a presença de 100 pessoas ao vivo e mais de 500 participantes online, premiando 80 pessoas em 58 categorias diferentes.
Entre os dias 19 e 22/03, as Functional Rooms proporcionaram às 12 áreas presentes no evento um espaço dedicado para que pudessem se reunir separadamente e desenhar suas estratégias para os próximos anos.

O dia 20/03 foi marcado pelo FAILosophy, um momento de descontração e aprendizado, onde cases de insucesso foram apresentados de maneira leve e bem-humorada, estimulando debates e reflexões profundas. O formato foi inspirado em um grande clube de comédia, criando um ambiente informal e propício para a troca de ideias.
Finalmente, nos dias 20 e 21/03, aconteceu o WE, o evento principal que se destacou por dois dias intensos de conteúdo, trocas de experiências e treinamento, consolidando o compromisso da Novo Nordisk em liderar com inovação e colaboração na América Latina.

 

Vídeo

 A proposta inicial envolveu uma concorrência para selecionar as melhores soluções  dentro dos destinos: Bogotá e São Paulo  capazes de sediar um evento de uma semana, incluindo uma plenária para todos os participantes e várias salas para divisões de grupos, além de um espaço exclusivo para festas e jantares paralelos.

 

Após análise de propostas a melhor opção com base custo/benefício o hotel sugerido e aprovado foi o Tauá Resort Atibaia, que ofereceu a estrutura ideal para o evento. O resort dispõe de uma ampla infraestrutura, incluindo uma plenária principal com capacidade para acomodar a estrutura de LED 360º e com mobiliário mais confortável e fora de padrão (poltronas e mesas), além do foyer com ativações como Caça-palavras gigante com palavras vinculados ao conceito da empresa, Túnel com experiências imersivas que destacaram as quatro principais áreas terapêuticas, além de salas para divisões em breakout rooms, todas de fácil acesso.

 

No planejamento criativo e estratégico, o maior desafio foi a construção do Túnel e as experiências com narrativa envolvente com questionamentos provocativos e atividades que demandavam a participação ativa dos convidados.

 

Pré-evento:
O conceito foi construído de forma a ser assimilado naturalmente pelos participantes, gerando alta expectativa para o evento.

 

Jornada do Evento: O tema foi desenvolvido em cada etapa, desde a chegada até a programação, com ações que reforçassem o protagonismo, empatia e a capacidade de se reinventar constantemente.

 

Cenografia: A cenografia expressou a grandiosidade e em formato para que os convidados tivessem uma imersão no conteúdo além de ter a experiência voltada para o futuro, como utilização de IA .

 

Programação: A agenda foi elaborada em conjunto com o cliente, traduzindo sua estratégia e criando uma linha narrativa que transmitisse suas mensagens e gerasse encantamento e engajamento.

 

Cada uma dessas etapas será detalhada no próximo item, “Apresentação de Inovações Tecnológicas e Estratégias Indicando Desafios e Soluções”.

 

Após a definição e aprovação do conceito e do hotel, os demais itens do pré-evento fluíram na construção de um evento de sucesso, onde cada ativação, item cenográfico e apresentação se complementavam. Sempre foi destacada a importância da inovação, diversidade, inclusão e sustentabilidade.

Um dos maiores desafios deste projeto foi criar uma experiência que fizesse com que os convidados realmente se sentissem na pele dos pacientes. Para alcançar esse objetivo, desenvolvemos um túnel interativo repleto de experiências sensoriais e emocionais. As diversas etapas desse percurso foram cuidadosamente elaboradas dentro de uma narrativa envolvente, composta por questionamentos provocativos e atividades que demandavam a participação ativa dos convidados.

 

A primeira experiência abordava a confusão das fake news, representada por um mural urbano com telas em LED que alternavam entre notícias falsas e suas versões verdadeiras, desafiando a percepção do público. Em seguida, a angústia cautelosa do descobrimento da doença foi simbolizada por uma entrada onde os participantes precisavam desviar de feixes de laser, simulando a incerteza e o medo do diagnóstico.

 

As complexas intersecções até o diagnóstico final foram ilustradas por um mural de string art, que conectava diferentes doenças a seus sintomas, órgãos afetados e possíveis tratamentos. Para representar a vergonha e a desconexão com o próprio corpo, instalamos uma parede de espelhos dismórficos, destacando a percepção distorcida que muitos pacientes têm de si mesmos.

 

A jornada em busca do tratamento ideal foi retratada através de uma exposição de cadeiras de diferentes tipos e tamanhos, simbolizando a diversidade das necessidades individuais e a singularidade de cada tratamento. A dificuldade de manter a constância no tratamento foi representada por um corredor de chão em LED, simulando uma estrada que se movia ao contrário, criando a sensação de que o participante não conseguia sair do lugar.

 

Também abordamos os desafios globais, como os problemas de estoque de medicamentos ao redor do mundo, por meio de uma farmácia cenográfica em ilusão de ótica, onde as prateleiras pareciam cheias de um ângulo e vazias de outro. A falta de acessibilidade dos medicamentos foi simbolizada por uma prateleira cheia, porém alta e "inalcançável", refletindo a frustração de muitos pacientes. A jornada se concluiu com a "luz no final do túnel," onde os produtos do cliente foram representados por uma única porta de saída, escondida entre portas cenográficas falsas, desafiando os participantes a encontrarem a solução correta.

 

Além do túnel, promovemos experiências imersivas que destacaram as quatro principais áreas terapêuticas do cliente nas gigantescas telas da plenária. A simulação de um pico de hipoglicemia, seguido de um desmaio, trouxe à tona a realidade dos pacientes com diabetes. No caso da obesidade, os participantes foram imersos em um ambiente 360º, com olhares e sussurros maldosos, recriando o desconforto social enfrentado diariamente por pessoas obesas.



Em relação à hemofilia, conscientizamos os convidados sobre as vidas de mães hemofílicas que podem ser salvas no pós-parto, através de imagens emocionantes de maternidade e infância. Por fim, abordamos a doença cardiovascular com um vídeo motivacional que lembrava a importância do coração em todas as nossas ações, seguido de uma sessão de respiração e mindfulness.

 

Ações de Sustentabilidade e Diversidade

A sustentabilidade foi um dos grandes pilares do evento, englobando tanto a sustentabilidade ecológica quanto a promoção da diversidade e da economia circular. Algumas das iniciativas implementadas para atender a esses critérios incluíram o uso de água em galões, reduzindo significativamente os resíduos plásticos provenientes de garrafas e copos descartáveis. Estações exclusivas de alimentos e bebidas foram criadas para atender às necessidades de restrições alimentares, e os crachás, que também funcionavam como cadernos, permitiram a redução da produção de materiais ao combinar funcionalidades em um único item. Além disso, kits de cuidados pessoais com marcas veganas e comprometidas com causas sociais foram oferecidos como presente de boas-vindas, enquanto geléias sem açúcar e de produção local foram distribuídas como presente de despedida, destacando o apoio à economia local.

 

Cenografia

A sustentabilidade também esteve presente na cenografia, onde apostamos fortemente no uso de telas de LED. A plenária foi projetada com um palco central baixo, promovendo a igualdade entre os palestrantes e o público, e contava com quatro gigantescas telas curvas, transformando o ambiente em uma imersão semi-360º. No total, utilizamos mais de 400m² de LED, cobrindo todas as atividades e salas paralelas do evento, criando uma atmosfera visualmente impactante e sustentável.

 

Vídeo de Abertura com IA

O vídeo de abertura, exibido nas quatro telas de LED, foi uma experiência imersiva criada com o auxílio da inteligência artificial. Nele, o presidente da empresa foi transportado virtualmente para diversos países da LATAM, comunicando-se em diferentes línguas e sotaques específicos de cada região. Além disso, o vídeo apresentou uma viagem ao futuro, onde o presidente interagiu com seu próprio avatar, reforçando a visão inovadora e futurista da empresa.

O evento não apenas ficou marcado na memória de todos os envolvidos, mas também gerou insights valiosos sobre a abordagem criativa e estratégica de todo o processo. O pós-evento ofereceu uma oportunidade significativa para avaliar o impacto do encontro nos participantes por meio de uma pesquisa de satisfação, que nos permitiu coletar feedbacks valiosos. A pesquisa foi essencial para capturar as impressões dos participantes sobre cada parte dessa grande experiência, medindo o alinhamento entre as expectativas do cliente e a realidade vivenciada. Os resultados confirmaram o sucesso do planejamento criativo e da execução em todos os aspectos.



A sustentabilidade foi um dos pilares fundamentais do evento. Cada ação foi pensada para minimizar o impacto ambiental de um evento desse porte. Desde a chegada dos participantes, com um cadastro totalmente digital, até o uso de telas de LED em todas as salas, implementamos a política de Plástico Zero em parceria com o Tauá Resort Atibaia. Além disso, conseguimos reduzir em quase 80% o uso de papel, comparado a eventos anteriores do mesmo porte realizados pela Renase. Esse compromisso com práticas sustentáveis transformou o evento em um case inspirador para futuros encontros da Novo Nordisk e da Renase.



No primeiro dia, cada participante recebeu um crachá/caderno para identificação, e no último dia, organizamos um ponto de coleta para o descarte adequado dos crachás, que foram destinados à reciclagem. Essa iniciativa reforçou nosso compromisso com a sustentabilidade. Para as apresentações, utilizamos projeções em LED, substituindo materiais descartáveis como lonas, o que não apenas evitou desperdícios, mas também trouxe uma abordagem mais tecnológica e inovadora ao evento.



Para fortalecer o comércio local, oferecemos aos participantes, como lembrança de despedida, uma geleia de morango sem açúcar de Atibaia, adquirida de um produtor local. Esse gesto proporcionou uma leve imersão na cultura local e destacou o apoio da Novo Nordisk à economia regional. A inclusão social também foi uma prioridade. Contamos com a participação do Chef Gabriel Bernardes, o primeiro chef de cozinha com síndrome de Down a aparecer na lista FORBES Under 30. Ele nos presenteou com seus deliciosos brigadeiros e criou um ambiente extremamente acolhedor e integrador, reforçando nosso compromisso com a diversidade e a inclusão em todas as etapas do evento.