Se vamos falar de acolhimento e encantamento do nosso participante, precisamos falar das pessoas que vão atende-los durante os dias de evento!
Com essas pessoas, seguimos 3 regrinhas básicas:
- Contratar bem
- Treinar bem
- Tratar bem
1) Contratar bemO processo de contratação da equipe é todo internalizado e a própria ABTD quem faz!
Abrimos inicialmente as inscrições através de um formulário. Em 2024, foram mais de 1000 pessoas inscritas para apenas 210 vagas.
Todas as pessoas inscritas foram convidadas a participar do processo seletivo gamificado! Isso mesmo, desenvolvemos, em parceria com a empresa Triúnica, um processo gamificado com o objetivo de não somente iniciar uma imersão dos candidatos em nossa cultura, mas principalmente de identificar aqueles que estavam mais alinhados ao nosso Jeitinho ACIM! A contratação não é feita pelo currículo preenchido no formulário, mas sim pelas atitudes que eles demonstravam ao longo do game!
Em 2024, foi uma seleção digital, com várias turmas para atender a todos os inscritos e cada turma com duração de aproximadamente 2 horas. A atividade aconteceu na plataforma Zoom e com salas simultâneas para reduzir a quantidade de pessoas, assim, nossos avaliadores (pessoas que já tinham nossa cultura internalizada) poderiam identificar os perfis!
Já nesse processo de seleção, os candidatos percebem que algo é diferente! Não adianta buscarmos o acolhimento e encantamento dos nossos participantes se não acolhermos a nossa equipe! E aqueles candidatos, já faziam parte disso!
Em nosso formulário de inscrição, temos alguns campos para mapear possíveis dificuldades, principalmente digitais e se há alguma deficiência! Então, para todos aqueles que expressaram algum desconforto, estávamos lá, apoiando para que eles tivessem chances iguais em relação aos demais!
Durante a seleção, pessoas com dificuldade (das mais variadas possíveis) eram acolhidas e ajudadas a participarem do processo! Sempre deixando claro que isso jamais interferiria no resultado. Afinal, buscávamos pessoas para um evento presencial, então ter facilidade ou não com uma plataforma digital, não faria diferença para a nossa proposta! Precisávamos de brilho no olho e atitudes ACIM!
Infelizmente não havia vagas para todos, mas mesmo assim, algumas pessoas que acabaram ficando de fora, nos agradeceram pela oportunidade de ter vivenciado um processo seletivo tão incrível e acolhedor! O que haviam aprendido ali, em apenas, 2 horas, já seria levado pra vida deles!
210 Amarelinhos foram contratados! Amarelinho é o apelido dado carinhosamente pelos participantes do CBTD pois o nosso staff utiliza um colete amarelo para melhor identificação e visualização durante o evento!
2) Treinar bemAlém dessa seleção gamificada que já faz com que as pessoas tenham uma imersão em nossa cultura, fazemos um treinamento bem intenso com eles! São 3 dias de evento e 2,5 dias de treinamento! Sendo que 1 dia e meio é apenas para focar na cultura (com palestra e atividades gamificadas) e o outro dia para questões operacionais e deixar tudo pronto para o grande evento!
Destacamos aqui 2 pontos importantíssimos para o engajamento da equipe:
I) Proximidade com toda a liderança:Nossa liderança, inclusive diretores da ABTD, estão sempre próximos da equipe e, muitas vezes, servindo! É o que chamamos de Liderança Servidora! É fundamental que toda a liderança esteja próxima da equipe! Eles sentirem que a liderança tem pessoas reais e que eles têm total acesso a essas pessoas faz toda a diferença! Nossos líderes são EXEMPLOS! Aqui, não existe aquele ditado, “Faça o que eu falo, mas não faça o que eu faço”.
Quando falamos do nosso Jeitinho ACIM, não falamos apenas dos congressistas, expositores, palestrantes, etc, mas também de nossa equipe! O encantamento começa com a nossa equipe interna!
Afinal, como diria Walt Disney: “O encantamento do cliente externo é uma consequência do encantamento do cliente interno!”
II) Seja você mesmo:Seja você mesmo em todos os momentos do evento! No CBTD, ninguém precisa ou deve ser aquilo que não acredita ou o que não quer ser! A magia está nas diferenças! Quando permitimos que cada um seja o que quer ser e quando a própria liderança mostra sua vulnerabilidade, alegria e individualidade, as pessoas que muitas vezes ficaram escondidas atrás de rótulos, preconceitos e medos, se abrem e BRILHAM! Quando uma equipe é acolhida em sua essência, o acolhimento deles por parte dos participantes se torna natural!
Mas além da palestra ou dos discursos e dos exemplos da liderança, como eram poucos dias, precisávamos fazer a equipe acreditar que realmente tudo aquilo era real. Era necessária uma imersão ainda maior para que a cultura fosse internalizada! Então, através da gamificação (assim como fizemos na seleção), trabalhamos a cultura e o Jeitinho ACIM com a equipe. O game tinha as 4 chaves que formavam o nosso ACIM (Acolher, Cuidar, Inspirar e Multiplicar) e trouxemos um complemento muito importante que era a diversidade, onde, no game, chamamos de DiverACIM!
Era um game interativo onde trazíamos situações desafiadoras e o grupo precisaria discutir possíveis soluções! Ao final da rodada, informávamos a solução desejada! Isso foi feito com todas as nossas chaves e também com o DiverACIM!
Já ao final do treinamento de cultura, estavam todos conectados e abertos para se doar integralmente ao evento e, mais que isso, muitos deles com muitas perspectivas resgatadas e, até mesmo, vidas mudadas! Ouvir depoimentos de pessoas da área de eventos emocionadas que ali, no CBTD, elas poderiam ser elas mesmas e que seriam respeitadas, nos traz grande orgulho de todo esse trabalho que vem sendo feito no CBTD pela DIVERSIDADE e PLURALIDADE!
A partir daí, era colocar em prática tudo o que foi vivido para ACOLHER e ENCANTAR os nossos participantes! O brilho de cada um deles junto com o nosso Jeitinho ACIM criavam experiências únicas e memoráveis!
3) Tratar bemEm muitos eventos, o staff é tratado de forma marginalizada desde sua contratação até os cuidados durante o próprio evento. No CBTD temos orgulho de falar que os Amarelinhos são as estrelas do congresso!
Tudo o que foi construído desde o processo seletivo, é reforçado em “pequenas” ações durante o evento:
- Início do dia sempre com mensagens motivadoras
- Almoço no restaurante oficial do evento
- Massagem durante o break
- Lanchinhos para momento de pausa (sempre alinhadas com o coordenador)
- Transporte de ida e volta até o metrô para maior segurança
- Reconhecimento da equipe durante todo o evento
- Celebração ao final do evento com um grande encerramento (momento de agradecer o sucesso do evento).
Sim, nossa equipe tem tudo isso!! Não é exagero e, sim, eles merecem! São eles que estão na linha de frente com o nosso participante! São eles que fazem o nosso participante se sentir acolhido dentro do nosso evento!
Alguns podem imaginar que, com tudo isso, as pessoas não iriam querer trabalhar e o trabalho não renderia! Olha, raras exceções acontecem sim, mas isso lidamos de forma individual e, na grande maioria das vezes, é solucionado, mas, de forma geral, o comprometimento da equipe é simplesmente IMPRESSIONANTE e EMOCIONANTE! Eles realmente se sentem PARTE de tudo aquilo e tem a consciência que ACOLHER, CUIDAR, INSPIRAR e MULTIPLICAR, o nosso Jeitinho ACIM, fará diferença em suas vidas e na vidas das pessoas que encontram, seja no CBTD ou fora dele!
Nesse link temos um vídeo de como foi o processo com os Amarelinhos!
https://youtu.be/E02hXkF3cyQ?si=RMd29ndrpCjifpqY
Um vídeo incrível e inspirador!!!
Além de toda essa ação junto à equipe de Amarelinhos, tínhamos também algumas ações importantes para o acolhimento de nossos participantes, algumas delas já existentes em vários eventos como: transporte gratuito do metrô e hoteis, água e chapelaria cortesia e espaço de massagem, mas outras ações que valem destaque:
Espaço Mãe:Um espaço exclusivo para mamães que estavam amamentando pudessem fazer a retirada do leite com privacidade e conforto! Tivemos até um caso que o marido veio ao evento retirar o leite para poder dar ao filho que tinha ficado em casa!
Espaço de AcolhimentoEsse era um espaço versátil! TODA e qualquer situação de necessidade não prevista era direcionada a esse espaço! Lá tínhamos pessoas preparadas para atender a diversas demandas, mas, se viesse algo que não estávamos preparados, a orientação era acolher e tentar chegar o mais próximo possível de uma solução!
Mascote AcolherEsse ano, resolvemos personificar a nossa principal chave do nosso ACIM! Criamos um mascote com o nome de Acolher, apelidado por alguns de Acãolher, pois era um cãozinho muito simpático e acolhedor (claro) que andava pelos corredores do CBTD!!
O acolhimento estava presente em todo o nosso evento! Nos bastidores, nos corredores e nos palcos!
É isso que move o nosso evento! É algo de dentro para fora e não o contrário! E quando é verdadeiro, é possível sentir a energia se espalhar em todos que chegam! Assim acontece com a nossa equipe, acontece com os expositores, acontece com os palestrantes, acontece com os terceirizados, acontece com os visitantes e acontece com os congressistas!
Muitas vezes ouvimos: “O CBTD é diferente, não sei porque e nem o que acontece, mas a energia é diferente!”. Nós sabemos! Sabemos não, SENTIMOS! Esse sentir ENCANTA e torna o evento MEMORÁVEL!