Mediante a apresentação do briefing partimos para o desenvolvimento do projeto. Iniciamos com reuniões unificadas que foram sendo desmembradas com criação de Grupos de Trabalho por assuntos como: logística,infraestrutura,rh,curadoria,comunicação,gestão financeira,gestão do projeto, experiência e produção.
Nossos maiores desafios:
- o orçamento,
- o tempo de criação do projeto até a execução,
- cumprimento de todas as exigências para legalização
- e, tempo de montagem do evento;
- Além de superarmos as expectativas criadas após o último evento em 2022.
Pesquisamos sobre o melhor lugar para a realização do evento, fizemos o estudo de malha aérea, consideramos a maior presença de parlamentares e autoridades autárquicas e geografia,decidimos que Brasília seria o destino.
Palestras - Entre os palestrantes, nomes de extrema importância, como:
- Geraldo Alckmin, Vice-presidente do Brasil,
- Roberto Barroso - Ministro do Supremo Tribunal Federal,
- e Luiz Marinho - Ministro do Trabalho.
- Professor Sérgio Guerreiro, de Portugal, fruto da visitação dos Gestores da CNC, durante o evento de Inauguração do Escritório da CNC no WTC Lisboa e que teve como atividade paralela a imersão na a Universidade Innova, estreitando esse laço e criando essa parceria e intercâmbio.
No último dia, duas grandes palestras foram destaque e chamaram a atenção dos participantes. O
professor José Pastore protagonizou um momento histórico.
Presente no primeiro Sicomércio, o especialista voltou ao palco para ministrar a palestra "Como Negociar". Entre os assuntos abordados, o professor exaltou a importância da segurança jurídica, "a segurança tem valor econômico. Para a nova lei que iguala salários, por exemplo, a empresa terá que definir muito bem as funções dos seus funcionários para evitar passivos trabalhistas".
Já o ator, cineasta, escritor, apresentador, dublador, dramaturgo, roteirista, diretor teatral e
palestrante Miguel Falabella abordou "Disciplina Liberta, Jamais te Escraviza". O palestrante discorreu sobre lições pessoais de trabalho e criatividade.
Além disso, o que não faltou foram momentos de troca, compartilhamento e fortalecimento das boas práticas das entidades de representação empresarial, com apresentação de cases regionais das federações e dos sindicatos.
Cenografia - E, para falar de inovação e futuro, foi projetado um ambiente especial, com uma cenografia futurista arquitetada pela área de design e comunicação da CNC e Bueno Arquitetura - que trouxe muita modernidade e fantasia para o evento.
Projeto audacioso, entre a CNC e a contratada, que envolveu muita criatividade e a cobertura total com tecidos nos espaços, complementado com jogos luminotécnicos, modificando totalmente o ambiente.
Fomos agraciados com parte da cenografia recebendo a incidência direta da luz solar através dos vidros, o que dava a impressão de que a nave acendia ao entardecer.Hubs - muito conteúdo em que seis painéis aconteciam simultaneamente, em um palco sextúplo,com telão hexagonal,no formato "palestras mudas" trazendo variados temas.
Dessa forma, cada participante pôde escolher uma palestra do seu eixo de interesse sem que precisasse mudar de lugar para acompanhar.
No Sicomercio foram divididos em seis eixos de atuação sindical: relações sindicais, relações institucionais, representação, atuação gerencial, comunicação institucional e desenvolvimento de negócios.
Sustentabilidade - Obtivemos o Selo de Gestão Sustentável,contamos com a empresa Evento Sustentável, que acompanhou todo o processo do evento,do início ao fim; Utilizamos todo material descartável seguindo as normas de descarte consciente e seguindo as sugestões da consultoria contratada.
Trabalhamos em 4 eixos abordando os aspectos ESG:
- A. Eixo Ambiental;
- B. Eixo Social;
- C. Eixo Conhecimento;
- D. Eixo Comunicação
Soluções: Criamos uma arena única com uma nave central e com 04 cápsulas paralelas apresentando conteúdos distintos. Esse formato permitiu a inclusão das 600 cadeiras na virada do evento Conecta que foi para 1100 pessoas e completaria o público de 1700 participantes para o evento Sicomercio. Todo o evento foi ambientado nessa temática espacial e foi possível integrar os dois eventos.
Serviços contratados: internet; audiovisuais; transporte; saúde,segurança; mestre de cerimônias; ESG; arquitetura e cenografia; artistas diversos como atores; músicos e o personagem Robozão (uma mistura tecnológica e humana e que foi uma das sensações do evento); geradores; recursos humanos; Sistema de Credenciamento, aplicativo e gameficação; assessoria de eventos que contribuiu na contratação e gerência de de terceirizados, Buffet exclusivo do próprio local, que forneceu toda parte de A&B; equipe de filmagem e streaming que fez a transmissão do evento em tempo real para as Salas Vips e youtube.
Logística: A equipe de logística fez todo o mapeamento do trajeto aeroporto-hotéis-CICB e apresentou um caderno contendo toda a descrição de traslado e receptivo com brindes nas vans,ônibus e carros executivos,desde a chegada do primeiro até o último participante embarcado.
Comunicação: A área de comunicação da CNC realizou ativações de marketing no aeroporto de Brasília com tótens,leds e estandes,além de ativações midiáticas de internet,rádio e imprensa.
Coordenou o credenciamento e espaço destinado à imprensa e veículos de comunicação.
Também foi
responsável por toda papelaria e identidade visual do evento.
Equipe multidisciplinar: Todas as áreas da CNC foram envolvidas e ficaram responsáveis por alguma atividade o que possibilitou uma integração na empresa, sendo estreitado ainda, o relacionamento CNC SESC SENAC e Federações que trabalharam de forma integrada no projeto, fortalecendo o espírito confederativo.
A CNC promoveu uma visita guiada com os funcionários do RJ que estavam vindo à Brasília pela primeira vez,com city tour e passagem pelos Edifícios da CNC,com visita interna ao edifício sede e suas instalações.
Local: Pela robustês dos eventos buscávamos um Centro de Convenções e, depois de visitas técnicas, decidimos pelo CICB - Centro Internacional de Convenções do Brasil - 11284,55 m² foram locados, de 07 a 15/07/23, incluindo viradas noturnas para montagem,evento, desmontagem e trocas de ambientes e decoração.
Interatividade:
- Os participantes puderam usufruir de um espaço de saúde e bem-estar no Espaço Zen criado pelo Senac, com agendamento feito pelo aplicativo que contemplava massagem e espaço beleza.
- O palco SESC proporcionou 05 shows distintos na área de Happy Hour com direito à Karaokê na noite de encerramento,e toda noite um ritmo diferente.
- Como show de impacto entre o Conecta e o Sicomercio, contratamos a cantora Elba Ramalho,que fez um belíssimo show em uma estrutura criada dentro do Restaurante e foi acompanhada do Jantar de despedida do Conecta e receptivo do Sicomercio.
- Haviam tótens interativos no Foyer central,
- Uma área com cadeira tipo paraquedas e óculos de realidade virtual simulando um voo pelo espaço;
- Espaço de convivência,
- Túnel Light Room: A foto cabine simulava uma viagem no infinito com luzes de led e os participantes receberam o link com o vídeo para publicação nas redes. Empresa Creative Fotos.
Marketing olfativo: Como parte da experiência sensorial,locamos um Aparelho Aromatizador de Ambientes de Nebulização Automático,exalando de tempo em tempo uma essência própria para o evento que ficou localizado no túnel cenográfico de entrada.
Brindes: Foram preparados brindes diversos como kits para receptivos no aeroporto; bolsas de couro ecológico para a guarda dos brindes que seriam recebidos durante as ativações na gameficação; camisetas personalizadas para os dois eventos para participantes e staffs; copos térmicos; garrafas; canetas; blocos personalizados; porta-celulares; bótons; bonés;
Ações de RH - A área de RH da CNC promoveu treinamentos pré-evento com todo o staff interno e terceirizados,que também recebeu um kit composto por lanche,camisetas,programação ,tour pelo espaço onde o evento seria realizado e apresentação da estrutura hierárquica e confederativa da CNC para entender melhor o público que seria atendido no evento.
Foi montada uma estação com relógios de ponto eletrônico para registro dos pontos dos funcionários já que uma parte da equipe estava hospedada no mesmo local do evento.
Estoque e almoxarifado - A equipe da Gerência de Suprimentos e Patrimônios da CNC ficou responsável pelo lançamento e acompanhamento de todos os brindes oferecidos e materiais necessários de apoio para as equipes.Utilizaram do mesmo sistema de controle que já é utilizado na CNC e tinham uma subestação para acomodação de todo o material para reposição no posto de troca.
Mapping - A Empresa Maze FX, de São Paulo, foi contratada para toda direção artística e também criação dos efeitos especiais.A abertura contou com uma apresentação artística temática nos pilares da CNC e contextualizou historicamente com personagens Hermes e Atena que trouxeram encantamento e enriqueceram o momento.Criou o Game para VR; vinhetas,Vídeos de Motion para elementos cenográficos; dentre outras ações.
https://drive.google.com/file/d/1haspcaisQEDz4qt0Ykfw2XrMl9S5lLyt/view?usp=sharingAtividades paralelas - Aproveitando o momento de que todo o sistema estava reunido, em um mesmo espaço,várias atividades foram criadas paralelamente como a Reunião de Diretoria Estatutária da CNC;Reunião do Fórum dos Superintendentes;Reunião da Comissão de Enquadramento Sindical;Visita ao Senado no Gabinete do Senador Rodrigo Pacheco, para tratar de temas da reforma tributária; Almoço em agradecimento aos Senadores que apresentaram requerimentos de impugnação dos dispositivos que retiravam recursos do Sesc e Senac na MPV 1147/2022. E em agradecimento ao voto no sentido de sanar o embate por meio de um acordo firmado.
Equipes - A CNC trouxe do RJ uma parte de equipe de staff e especialistas que foi complementada com as equipes de Brasília, Equipes SESC e SENAC e Federações, que juntas formaram o time de excelência e gerência do projeto frente às tantas outras equipes terceirizadas contratadas.
Pulseiras - Todo o time de staff foi credenciado e identificado com camisetas e pulseiras, facilitando o trânsito e logística de alimentação.Contamos com a Comunicato Eventos Únicos nessa gerência.
Pórtico e varredura da Polícia Federal e estratégia de segurança e rota - Com a presença do Vice-Presidente da República e devido ao número expressivo de participantes e staffs presentes no evento, tivemos um plano de segurança, mapeando as entradas,fechando as que eram necessárias e a instalação dos Pórticos eletrônicos e a logística de credenciamento para que o início do evento não fosse prejudicado.
Roteirização: Toda a roteirização, metodologia e a conceituação dos eventos teve como inspiração a Atena - Deusa grega da sabedoria e do senso de justiça,da estratégia e das habilidades para a arte e a guerra. Aliada à mitologia, a cenografia futurista,que trouxe elementos como robôs e naves espaciais representando a jornada do Sistema rumo ao futuro,conceituava também a importância de manter-se firme às raízes e à história,mas sem medo de inovar.
Jingle do evento: Seguindo a Primeira Edição do Conecta foi criado um jingle que foi apresentado durante o evento e todos os convidados cantaram juntos,criando empatia e descontração nos intervalos e encerramento do evento,link abaixo :
(https://drive.google.com/file/d/1h9JoeUsSgslt0eqjqMWlBg60zUppTJ9F/view)Material: Material de divulgação,banners,backdrops,ativação em leds;crachás;sacolas; convites físicos e virtuais; save the date; copos; cordões de crachás;camisetas personalizadas dando alusão aos macacões utilizados pela NASA.
Foram criados alguns "QGs" e frentes de atuação, como a Sala de análise de crise; a Sala de Central de atendimento; Produção, Apoio à Viagens, e compostas por funcionários da CNC dando o suporte aos viajantes.
Legalização eventual - Para a legalização eventual a área Jurídica da CNC, compilou todos os documentos necessários formando o dossié e cumprindo à risca, os 56 itens do chek list eventual,dentre eles destacamos o trabalho da área de Transportes da CNC que criou um caderno com as rotas que seriam utilizadas pelo evento (aeroporto,hotéis,evento/aeroporto).Criamos o memorial descritivo e recebemos o alvará sem ressalvas.
Este evento contribuiu efetivamente na economia local,com a ocupação hoteleira que se deu em vários hotéis da cidade,além do CICB Hospitality. Além de movimentarmos a malha aérea e o turismo local.