Detalhe do Case

O Congresso e Exposição Mundial da Água da IWA é o evento global para profissionais da água que abrange todo o seu ciclo. É um evento de perfil ICCA (International Congress & Convention Association), realizado anualmente e de rotatividade internacional. Ele é promovido internacionalmente pela International Water Association (IWA), fundada em 1999 como resultado da fusão da International Water Supply Association (IWSA), fundada em 1947, e da International Association of Water Quality (IAWQ), fundada em 1962 sob o nome International Association of Water Pollution Research (IAWPR). O Congresso atrai milhares de profissionais e empresas líderes de todo o setor de água. Juntos, eles criam novas percepções sobre como a ciência pioneira, a inovação tecnológica e as práticas proeminentes moldam a gestão da água.

Para a edição do evento em São Paulo, a entidade anfitriã local será a Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental - Seção São Paulo (ABES-SP), juntamente com a Diretoria Nacional da ABES. A ABES é uma organização não governamental de caráter nacional, sem fins lucrativos, que tem como principal objetivo contribuir através do conhecimento dos seus associados para a melhoria da qualidade de vida da sociedade brasileira. A sua dinâmica operacional baseia-se no desenvolvimento de um amplo leque de atividades estruturadas sobre os alicerces da engenharia sanitária e das ciências ambientais e, principalmente, mediante uma série de ações que objetivam o aperfeiçoamento profissional e acadêmico dos seus associados.

O Convention & Visitors Bureau anfitrião local será o Visite São Paulo Convention Bureau (VSPCB). Ele é constituído como Fundação 25 de Janeiro e é uma entidade sem fins lucrativos, que busca ampliar o volume de negócios e o mercado de consumo na cidade, por meio da atividade turística, apoiando a melhoria dos serviços e atendimento aos visitantes. O VSPCB atua na captação, geração e incremento de eventos, além de realizar projetos e capacitações que visam melhorar a qualidade do atendimento prestado aos visitantes de negócios e lazer.

A ABES, o VSPCB, a GL Events Brasil e a Prefeitura de São Paulo uniram-se no intuito de trazer o evento pela sua primeira vez à América Latina, tendo como destino a cidade de São Paulo. Nota-se que nela localiza-se a sede da Companhia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo (SABESP), que é uma das maiores empresas do mundo em gestão de água e tratamento de esgoto.

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1- Pesquisa e identificação prévia do evento como potencial

Em março de 2023, a equipe de Eventos do Visite São Paulo Convention Bureau (antigo São Paulo Convention & Visitors Bureau) identificou, por meio de uma pesquisa orientada, o IWA World Water Congress & Exhibition 2028 como uma oportunidade estratégica para o destino São Paulo. O evento, promovido pela International Water Association (IWA), destaca-se por ser o maior e mais influente encontro da agenda da IWA, reunindo até mais de 10.000 visitantes de todo o mundo para discutir soluções e práticas em gestão de água.

Nota-se que as pesquisas da área seguiam uma orientação de busca por associações que organizam uma grande quantidade de eventos e a IWA destacou-se por possuir 19 eventos de rotatividade mundial ou latino-americana. Isso que significa que o sucesso na captação de 1 deles poderia poderia abrir portas para futuros eventos internacionais, elevando o perfil da cidade como um destino de conferências e eventos.



2- Contato da ABES-SP e GL Events Brasil com as demandas do RFP: envio do briefing

Quando o VSPCB foi contatado pelos proponentes do evento, a Equipe de Eventos foi estratégica em avaliar a importância da oportunidade, dado o fato de que já havia sido realizada a pesquisa prévia da entidade antes da chegada da demanda. Com isso, conference calls e conversas se estenderam para definir quais seriam as atribuições da cada uma das 3 partes no desenvolvimento da proposta/bid do destino São Paulo.



3- Definição das atribuições do VSPCB no bid: estabelecimento das metas

O VSPCB ficou encarregado de auxiliar na produção de materiais que comprovassem, respectivamente: a capacidade do destino de organizar conferências de grande porte; as atrações do destino para motivar visitantes internacionais, como experiências culturais; as facilidades e detalhes de visto para a entrada de visitantes de diversos países no destino; a acessibilidade financeira do destino para visitantes, com custos de produtos e serviços variados; a acessibilidade aérea do destino para pessoas vindo de diversas partes do mundo; os custos requeridos para a reaização do evento que não se remetessem diretamente ao aluguel do centro de convenções em si, como custos de A&B, audiovisual para eventos, decoração, segurança, serviços de transporte, transporte público, hotéis e taxas governamentais envolvidas na contratação destes serviços. 



4- Objetivos propostos pelo contratante e VSPCB com a captação

A captação do evento visava colocar a cidade de São Paulo no centro das discussões sobre manejo de água no ano de 2030, um ano crucial de avaliação das metas para 2030 dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da Organização das Nações Unidas (ONU). Destaca-se a meta 6.1 do ODS 6, Água Potável e Saneamento, de "Garantir disponibilidade e manejo sustentável da água e saneamento para todos". 

Além disso, o evento visava ressaltar a importância científica da ABES (Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental) no contexto internacional das associações de engenharia sanitária e ambiental, bem como a relevância da produção científica brasileira sobre o tema.

Simultaneamente, havia forte interesse da parte do VSPCB em captar o evento para aumentar a consciência sobre o destino e suas atribuições entre o vasto público do evento.

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Desenvolvimento: A produção do livro de candidatura foi uma etapa desafiadora do processo devido à alta quantidade de exigências a serem cumpridas em pouco tempo. Ainda assim, uma vez que ele foi enviado pela ABES e o destino São Paulo foi aprovado na primeira fase do processo seletivo, tiveram de iniciar-se os planejamentos para a visita de inspeção dos membros do board internacional da IWA, no intuito de avaliar o destino e o centro de convenções para a possibilidade de receber o evento. Após o sucesso da visita, o VSPCB também auxiliou a ABES no preparo para a apresentação final do destino em Bordeaux. Diversas reuniões foram realizadas entre o SPCVB e a ABES ao longo do processo para alinhamento das diferentes funções de cada ente nos diferentes momentos do processo de candidatura. 



Estratégias: As estratégias foram a produção do livro de candidatura/bidding book, a organização da visita de inspeção e a defesa presencial em Bordeaux, França. O apoio de diferentes entes do poder público foi planejado para ser conquistado a partir dos dois membros da captação (VSPCB e ABES).



Desafio: O RFP do evento era particularmente muito exigente, com 10 diferentes subsecções, destacando-se a de "Acessibilidade de custo geral do destino". Além disso, havia um grande desafio ao trabalho conjunto da Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental (ABES), do Visite São Paulo Convention Bureau (VSPCB), da indústria MICE do destino (Hotéis, Centros de Convenções etc) e do poder público em convencer a International Water Association (IWA) em escolher o destino São Paulo em detrimento dos outros candidatos da África, Ásia, Oceania, América Latina e Caribe.



Soluções: O Visite São Paulo Convention Bureau (VSPCB) conseguiu o apoio das Secretarias Municipal e Estadual de Turismo enquanto que a Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental (ABES) conseguiu o apoio de outros como próprio Prefeito e a Companhia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo (SABESP). Uma aspecto inovador usado na confecção do dossiê de candidatura foi a promoção de vantagens do destino São Paulo com relação a outras grandes metrópoles internacionais, como a presença de forte atividade comercial aos domingos no destino. A GL Events Brasil forneceu uma apresenção e plantas do Distrito Anhembi, que demonstraram a grandeza do importante centro de convenções candidato. Para a confecção do Bidding Book, o VSPCB teve o apoio de cartas das seguintes entidades: Visite São Paulo Convention Bureau (VSPCB); Secretaria Municipal de Turismo (SMTUR); Secretaria de Turismo e Viagens do Estado de São Paulo (SETUR); Associação Brasileira da Indústria de Hotéis (ABIH); Voepass Linhas Aéreas; Gol Linhas Aéreas Inteligentes S.A.; LATAM Airlines Brasil.

Durante a visita de inspeção, notou-se o destaque na atuação dos seguintes equipamentos: Distrito Anhembi (GL Events Brasil), Renaissance São Paulo Hotel, Tivoli Mofarrej São Paulo, Rio Hotel By Bourbon SP - Barra Funda, Ibis São Paulo Barra Funda, Holiday Inn Parque Anhembi, Fogo de Chão. Além deles, os seguintes prestadores de serviços também tiveram participação essencial: Paxtour Mobilidade Corporativa, Salt DMC.

O valor total investido na candidatura, considerando despesas de viagem, produção de material, brindes e ações promocionais, foi de R$ 162.135,68, com a ABES contribuindo com R$ 150.000,00 e o VSPCB com R$ 12.135,68. Este investimento foi essencial para garantir a qualidade e a efetividade da candidatura.

Os fatores decisivos para a escolha de São Paulo incluíram: Infraestrutura de classe mundial; Apoio e engajamento local; Qualidade da proposta.

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Os objetivos propostos foram cumpridos. Pela primeira vez na História, a cidade de São Paulo será a sede do maior evento de manejo de água do mundo. O evento colocará São Paulo no centro das discussões sobre este importante tema da agenda dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU no crucial ano de 2030. A atuação do Visite São Paulo Convention Bureau, da ABES, da GL Events Brasil e do destino São Paulo como um todo terá alcance mundial, prestigiando as qualidades e experiências que a cidade e o país têm de melhor para oferecer. Nota-se que, até a atualidade, nenhuma edição do evento atingiu a marca de 12.000 participantes. Destaca-se a alta expectativa de retorno financeiro para o destino. Considerando-se uma quantidade de 12.000 visitantes por 5 dias, conclui-se uma presença equivalente a 60.000 participantes. Sendo a expectativa da ABES de que 60% dos participantes serão nacionais e 40% serão internacionais, isso traduz-se numa equivalência de 36.000 participantes internacionais e 24.000 internacionais. Com os dados do Observatório de Turismo e Eventos da SPTuris, que descrevem o gasto médio diário de um visitante nacional no destino como de R$ 346,25 e de um visitante internacional no destino como de R$ 931,03, chega-se então ao resultado final de uma expectativa de retorno financeiro para São Paulo de R$ 34.809.720,00 (36.000 x 346,25 + 24.000 x 931,03).