Detalhe do Case

Quem Somos

A Sympla é uma empresa de tecnologia que atende tanto organizadores (B2B) como compradores (B2C), oferecendo serviços para a gestão de eventos e compra de ingressos. É líder no segmento ‘Do it Yourself’ e se tornou o maior Marketing Place de experiências do Brasil, chegando a mais de 50 mil eventos à venda simultaneamente em 2023.
A nossa missão é Symplificar a conexão das pessoas a momentos únicos por meio da tecnologia.

Um pouco da História

A Sympla nasceu em 2012, em Belo Horizonte, após Marcelo Cartacho e David Tomasella identificarem uma oportunidade de negócio ao tomarem frente de um projeto no BID (Banco Internacional de Desenvolvimento). Rodrigo Cartacho, irmão de Marcelo e ex-CEO da empresa, que já tinha o perfil empreendedor, foi convidado para tocar esta ideia e, assim, nasceu o embrião da Sympla.  

Em junho de 2016, a Sympla recebeu um aporte da Movile, grupo que também é investidor do Ifood, Playkids, Zoop, Wavy, entre outras empresas de tecnologia.   

Números Sympla

Na plataforma o público encontra uma ampla variedade de opções, desde grandes shows, festas e eventos esportivos até congressos, cursos, encontros de networking, dentre outros. Essa ampla quantidade de conteúdos pode ser consumida em diversos formatos: eventos presenciais, eventos online,  cursos gravados, ou a combinação dessas várias possibilidades.

Em dez anos de operação, a Sympla soma mais de um milhão de eventos publicados e 75 milhões de ingressos vendidos, em mais de 3 mil cidades brasileiras, por mais de 150 mil produtores de conteúdo. 

Por mês, são vendidos em média 2.900.00  ingressos. Além disso, a plataforma possui 38 milhões de acessos/mês e 14 milhões de usuários, números que ultrapassam os dos principais concorrentes somados juntos, e configura a Sympla como principal destino de compra de ingressos no Brasil.

Soluções Sympla

Mesmo após 10 anos de existência, a Sympla continua se mantendo como a principal desenvolvedora de tecnologias para o segmento de eventos (Eventech)  do país. Depois de investir em tecnologia teatros e casas de show em 2019, no ano de 2020,  lançamos duas nossas soluções para realização de eventos online,  uma para eventos ao vivo e para cursos gravados , permitindo que os  seja no mundo real, digital ou híbrido, a gestão do negócio aconteça em um só lugar. (https://www.sympla.com.br/solucoes

Ficha Técnica do Evento:

Evento: RD Summit 2022

Tema: Marketing, Vendas e Inovação

Número de Participantes: 10.115

Local: Centrosul -  Av. Gov. Gustavo Richard, 850 - Centro - Florianópolis - SC

Data: 26/10/22 à 28/10/22

Periodicidade: anual

Abrangência: América Latina

Atividades Paralelas: Show e atrações durante todos os dias do evento, espaço Network para público B2B e B2C, ativação de marca, área gastronômica, expositores, palestras.



Entidade Promotora:



A RD Station é líder em soluções de tecnologia para marketing digital e vendas no Brasil. Por meio de sua plataforma de automação de marketing e vendas, e divisão de conteúdo, mídia e educação, a empresa empodera heróis e heroínas que fazem a economia crescer. Atualmente, a empresa possui 45.000 clientes em mais de 40 países. Com seus 900 funcionários em toda a América Latina, é reconhecida pelo ranking Great Place to Work como uma das melhores para se trabalhar no Brasil em Diversidade, Equidade e Inclusão.



Conceito do Evento:



É o principal evento de Marketing, Vendas e Inovação da América Latina. Em sua 8ª edição, o evento é realizado pela RD Station, líder em soluções de tecnologia para Marketing Digital e Vendas no Brasil. Uma empresa do Grupo TOTVS, uma das maiores tech companies do mundo. Uma combinação perfeita entre negócios, educação e entretenimento, o evento é o ponto de encontro oficial das maiores marcas e referências do ecossistema.



Descritivo do Serviço Realizado:



Reúne mais de 10 mil dos melhores profissionais em Marketing, Vendas e Inovação, de todos os estados brasileiros. Mais de 60% são lideranças, o que potencializa a geração de negócios e aprimoramento da gestão estratégica. Ao mesmo tempo, o RD Summit capacita analistas de diversos segmentos com as mais avançadas técnicas e tendências. Reunimos, em 9 trilhas temáticas, os principais assuntos atualmente em negócios.



Descritivo da Yazo:



Com mais de 2.500 apps publicados, a Yazo é a maior startup de app para eventos da América Latina. Fornecendo soluções para aumentar o engajamento do público, centralizar a comunicação do evento e gerar mais oportunidades de negócios, por meio da tecnologia e de um time comprometido com o sucesso do cliente.



Além do RD Summit, o portfólio da Yazo abrange outros grandes clientes como Coca-Cola, Ipiranga, TOTVS, VTEX, RD Summit, RX, Sebrae e XP, não somente como fornecedora de aplicativos, mas também de  coletores de leads e plataformas de transmissão.



Briefing do Cliente



Por existir uma parceria de vários anos entre Sympla e RD Station, as demandas do RD Summit eram bem conhecidas. O RD Summit tem uma dinâmica de credenciamento complexa, com múltiplas credenciais, múltiplos kits divididos por ingresso, gestão de tickets feita em dois eventos paralelos dentro da Sympla (evento para agências parceiras - evento para público em geral), um grande número de participantes simultâneos na do credenciamento bastante centralizado na hora que antecede a abertura do evento (um público muito comprometido, que chega sempre cedo e quer entrar para ver a primeira palestra, além do risco de chuva comum em Florianópolis em novembro.



Desafios Observados



Por já havermos executado o evento em outros anos, já conhecemos a estrutura do centro de convenções de Florianópolis e sabemos das limitações de espaço. Durante os anos anteriores fomos sempre obrigados a trabalhar com 40 metros de balcão em média, e com todos os balcões em “L” para melhor aproveitamento do espaço, o que compromete bastante o fluxo de entrada.

Além disso o histórico  de alta demanda de participantes para o credenciamento na última hora antes da abertura do evento, nos impunha o desafio de aumentar o pré credenciamento sem perder a segurança do processo e levando em consideração que 80% dos participantes são de fora de Florianópolis e chegam na véspera ou mesmo no dia da abertura do evento.



Por último, a complexidade das variáveis no grid de ingressos, e as várias páginas de venda  criadas na Sympla também são um fator a ser analisado. Como o RD Summit possui diversos públicos a organização opta por criar "vários eventos” na plataforma da Sympla para divulgação para bases diferentes. Essa estratégia evita grids confusos e deixa a base mais segmentada para a comunicação. No entanto essa multiplicidade de bases sempre foi um complicador da operação, que quando consolidada em um único evento perdia a sincronia com a venda online das diversas páginas, e se administrada em paralelo obrigava que os computadores do credenciamento ficassem logados em múltiplas páginas de gestão, dificultando muito o trabalho dos operadores. Em 2019 foram 3 páginas de venda (Público + Agências Parceiras + Clientes) e em 2022 foram 4 páginas de venda (Público + Agências Parceiras + Clientes).



Sobre o Aplicativo Yazo



O aplicativo foi desenvolvido para atender os objetivos tanto dos participantes, que vão ao RD Summit à procura de entretenimento, networking e aprendizado, quanto os patrocinadores que buscam um Retorno sobre o Investimento (ROI) positivo, visibilidade para a sua marca e geração de negócios.



A Yazo foi ao encontro desses objetivos, priorizando a experiência do participante e entregando mais resultados aos patrocinadores. O aplicativo se tornou a rede social do RD Summit, nele, os participantes puderam se conectar com outras pessoas e marcas, enviando solicitações de amizade pelo seu perfil e conversando pelo chat. Além disso, o público teve uma experiência personalizada acessando a agenda completa e os patrocinadores do evento e montando a sua própria lista de preferências.



Com a estratégia de gamificação, o app transformou o evento em um grande game, no qual os participantes eram recompensados conforme a sua visita aos estandes dos patrocinadores, fazendo seu check-in, e a sua interação dentro do aplicativo, por exemplo: a cada interação feita, os patrocinadores, automaticamente, coletavam o lead do participante, com a segurança garantida pela LGPD. 



Na versão para expositores o  app também proporcionou a captura de lead manual facilitada e eficiente: por meio da leitura do QR Code do crachá dos participantes, o expositor capturava o lead e, no mesmo momento, avaliava a sua temperatura do lead e adicionava comentários importantes para trabalhar esse relacionamento pós-evento.

 

Soluções Desenvolvidas. 

As soluções desenvolvidas pela Sympla para o ano de 2022  se dividiram em 2 grandes frentes de trabalho: estrutura e tecnologia.



Sobre a estrutura iniciamos em março o debate com as áreas de operações da RD sobre qual seria a estrutura ideal para o credenciamento. Precisávamos ganhar espaço para aumentar a metragem de balcão, fazer com que os participantes visualizarem bem as cores de cada balcão para facilitar a montagem de filas e atendimento dos múltiplos ingressos, alem de dar maior conforto aos participantes em caso de chuva. Para isso propusemos a montagem de um credenciamento externo ao prédio, com montagem de tenda, piso e balcão de maneira a aproveitar um espaço não utilizado pelo evento e dar celeridade ao credenciamento



Sobre o quesito de tecnologia aproveitamos a funcionalidade de impressão via SDK da ferramenta de credenciamento mobile desenvolvida pela Sympla ( um modelo “atômico” pois cada dupla de celular-impressora funciona de maneira independente sem necessidade de servidor local e a comunicação celular-impressora é feita pela porta de micro-usb). Dessa forma cada celular se comunica via internet com o servidor da Sympla para manter os checkins atualizados, mas ao mesmo tempo sincroniza com os demais celulares que estão na mesma rede via wi-fi direct como back-up de qualquer falha no sinal de internet, além disso, se perder a conexão de dados e de wifi o equipamento ainda pode continuar imprimindo etiquetas pois todos os dados estão salvos no cache do aparelho. Dessa forma garantimos uma tripla estrutura paralela de segurança da operação : 

1- conexão ao servidor sympla via dados, 

2 - sincronização via wi-fi direct, 

3- armazenamento de dados no cache dos celulares



Processos Criativos 



O processo criativo das soluções desenvolvidas também passaram por dois eixos centrais: estrutura e tecnologia.



Sobre a estrutura o primeiro passo foi o desenho de uma área de credenciamento externa ao centro de convenções de Florianópolis, algo nunca executado antes. Este desenho foi feito a 4 mãos, sendo desenvolvido pela equipe de produção do RD Summit (com apoio de sua montadora) e time de operações da Sympla.



Aproveitamos a pista que circula o edifício para a montagem de tendas e para acomodar a fila, (com uma metragem aproximada de 900m² sendo 500m² dedicados ao atendimento de participantes). Ainda sobre a estrutura o custo de montagem da estrutura externa de credenciamento foi negociado com a Sympla como contrapartida de patrocínio, dessa forma além de fornecedores do RD Summit fomos também patrocinadores. A decisão pelo patrocínio da área de credenciamento foi inovadora, visto que o evento nunca havia comercializado esse espaço, e ao mesmo tempo fez todo o sentido para a sympla, que poderia ativar sua marca no mesmo espaço onde estava entregando seu serviço e garantir que 100% dos participantes tivessem contato com sua marca.



Busca da Excelência em Qualidade 



Um dos grandes avanços para o credenciamento do RD Summit 2019 foi a abertura de um balcão de atendimento no novo aeroporto de Florianópolis, recém inaugurado dias antes do evento. Por ser o primeiro grande evento na cidade após a inauguração do aeroporto existiam muitas dúvidas de como podemos operacionalizar o pré-credenciamento dos participantes. O esforço de estudo e negociação com a administradora do espaço por parte da RD Station, além do zelo do time de operações da Sympla foi fundamental para garantir uma boa entrega de serviços aos participantes, servindo como modelo de operação para os próximos eventos que optassem por essa estratégia.



A escolha do credenciamento no aeroporto foi baseada em dados de pesquisa da RD sobre o público do evento e no histórico de pré-credenciamento dos anos anteriores. O aumento de participantes pré-credenciados mostra o quanto a decisão foi acertada.



Outro ponto importante relativo a busca de excelência e fluidez no credenciamento diz respeito a criação de artes para crachás, balcões e até nas bolsas com os kits. Todo o material gráfico do credenciamento assim como toda a comunicação visual do evento foi pensada por cores como forma de facilitar a identificação por parte do público. 



Planejamento e Execução



O planejamento da operação envolveu diversos níveis de complexidade, desde questões operacionais e de logística até questões de integração e as variáveis por ingresso:

A operação e logística para o evento mesmo já sendo conhecida não deixou de apresentar desafios. Um evento tão grandioso mexe bastante com a disponibilidade de passagens e hospedagens para Florianópolis, por isso fechamos as reservas de hotéis e transporte aéreo com mais de 6 meses de antecedência, assim foram definidas as datas do evento em abril de 2022. 



Além disso, a logística de equipamentos contou com um apoio por parte do time RD Station, que se disponibilizou a receber os aproximadamente 300kg de equipamentos Sympla, via transportadora,  em sua sede ou no centro de convenções durante a montagem.  Essa parceria com o cliente foi fundamental para baratear e facilitar a logística de equipamentos e permitiu que cada um dos 2 escritórios Sympla (SP e BH) encaminhassem parte de seus equipamentos diretamente para Florianópolis.



Todos os dados de check-ins realizados foram acompanhados pelo time de produção através do aplicativo de Sympla de organizador  e pelos painéis desenvolvidos pela própria RD Station baseados nos dados que nós disponibilizamos via API. Dessa maneira a Integração de API entre Sympla e RD é importante para a estratégia de vendas no Pré-evento, no planejamento e acompanhamento da execução nos dias do evento e para as métricas e pesquisas de pós evento.



Da dinâmica do App Yazo



A coleta de leads em tempo real foi possível através da integração de API entre Sympla e Yazo. Nesta integração o banco de dados da Yazo recebe em tempo real os dados dos participantes conforme as compras são efetuadas.



Este modelo de integração é inovador no sentido que garante ao app de coleta de leads o acesso aos dados de todos os participantes, independentemente de terem baixado o aplicativo do evento ou não.



Por ser uma integração de API,  a dinâmica garante que toda a movimentação de dados seja feita em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados),  não havendo processo de exportação e importação em excel ou similar.  



No modelo implementado os dados saem , em tempo real, diretamente da sympla para o banco de dados yazo, e a as duas empresa se comprometem a seguir as melhores práticas de gestão e armazenamento das informações



Recursos 



Os recursos investidos na operação do credenciamento do RD Summit 2022 foram divididos em 2 grandes grupos: pessoal e de equipamentos.



Dos esforços de pessoal para o credenciamento do RD Summit 2022 tivemos aproximadamente 140 RDoers  envolvidos, já considerando as trocas de turno nos 3 dias de evento,os balcões de credenciamento no aeroporto e no evento para Patrocinadores. Da Equipe Sympla fomos em 6 coordenadores para preparação, instalação dos equipamentos e treinamento dos operadores. A operação do evento seguiu o cronograma anexo, havendo sempre um coordenador Sympla responsável por  cada tipo de ingresso ou balcão.



Dos equipamentos investidos na operação contamos com 150 celulares motorola G3 8 Giga 4G, além de 120 impressoras térmicas Brother 810w e periféricos (extensões, roteadores de backup, rolos de etiqueta 29mm x 90mm, etc…)



Pelo descrito acima acreditamos que estamos aptos a vencer nesta categoria pela combinação de fatores acima apresentados.  A excepcionalidade do case descrito  se mostra relevante em vários pontos:



No grau de parceria apresentado entre fornecedor e evento, pois ao mesmo tempo em que a Sympla prestou serviço a RD Station como plataforma de venda de ticket e serviço de credenciamento, fomos também patrocinadores do evento e investimos em um espaço nunca antes comercializado, pensando sempre na melhor experiência do participantes do evento. Este investimento foi feito sempre  tendo em mente que o participante do evento é cliente RD Station e cliente Sympla!



O uso da ferramenta própria de credenciamento em um caso tão complexo (múltiplas bases de páginas de venda, a sincronia online e por wi-fi direct, com impressão por SDK do micro USB, além vários tipos de ingressos e vários locais de credenciamento) de maneira integrada,  sem uso de servidor local e a partir de um “sistema atômico" baseado unicamente no mobile, mostra a sofisticação da tecnologia desenvolvida pela Sympla aliada a profundidade do nosso conhecimento sobre a operação de eventos.

Comparação do serviço, materiais e produtos com os utilizados em edições anteriores.

Nos dois anos o público foi praticamente o mesmo (11.140 pessoas em 2019 e 10.115 em 2022), com o pico de atendimento entre 08h e 10 horas do primeiro dia de evento. O número de operadores durante a abertura do primeiro dia foi de 75 em 2019 para 88 em 2022, para conseguir dar mais agilidade para as filas, o que foi bem positivo. 

A cronometragem in loco conseguimos reduzir o tempo de atendimento (coleta amostral considerando o início do atendimento a partir da levantada de mão do operador para chamar o participante, toda a conferência e manuseio de credenciais, até o encerramento do atendimento e nova levantada de mão) de 1 minuto e 40 segundos para 50 segundos. 

Essa redução do tempo do tempo médio de atendimento de participantes foi alcançada por uma combinação de estratégia envolvendo operação e tecnologia, e os principais pontos de mudança foram:

• o pré-credenciamento aumentou significativamente com a operação no aeroporto,(3.589 pessoas 2022) e isso reduziu a demanda de credenciamento na abertura do evento.


• o corredor lateral facilitou muito o acesso das pessoas pre-credenciadas que nos anos anteriores precisavam passar junto as pessoas que aguardavam o credenciamento


• O credenciamento mobile via cabo trouxe mais estabilidade ao atendimento dos participantes o que pode ser percebido pela estabilidade da curva do fluxo de check-ins durante o pico de atendimento (mesmo com a instabilidade na internet entre 8:00 e 08:15)


• A estrutura externa de credenciamento permitiu que os participantes tivessem mais proximidade ao balcão enquanto aguardavam por atendimento, o que reduziu o tempo de deslocamento entre a fila de espera e o operador.


• A sinalização por cor facilitou acelerou o processo de formação de filas e  associado as pulseiras e kit correspondentes  facilitou o manuseio por parte dos operadores


• O aumento da área de balcão permitiu que os operadores tivessem mais espaço para o manuseio das credenciais e uma reposição mais rápida de material

Em 2022, tivemos quase 2000 respondentes com uma avaliação 4,9 (escala 0-5)

Sobre os resultados do App



Com a implementação da integração por API  foi reduzido o tempo para sincronização dos dados entre a inscrição Sympla e os coletores de leads (neste ano uma versão do app yazo). Além de celeridade a integração por API evitou o processo de exportação e importação de dados em excel entre os dois sistemas, garantido maior conformidade com a LGPD clareza na responsabilidade civil entre os fornecedores (Sympla -Yazo)



Outro ponto de avanço no uso do aplicativo Yazo em 2022 foi a gameficação do aplicativo, incentivando a interação entre os participantes e aumentando em mais de 30% a média de leads coletados pelos expositores.



Alguns resultados do app:

+ 162. 574 mil leads entregues aos expositores

+ de 10 mil usuários cadastrados 

+ de 37 mil trocas de contatos entre os usuários

+ 997.831 interações dentro do aplicativo