Detalhe do Case

Prêmio Caio 24ª Edição

Case: Rio Oil & Gas 2022

Candidato: IBP
Cliente: Instituto Brasileiro de Petróleo e Gás (IBP)
Segmento: Eventos
Categoria: Feira e Salão B2B

TROFÉU GRUPO PLENO
Feira e Salão B2B

A 20ª edição da Rio Oil & Gas encerrou com número recorde de participações: mais de 58 mil visitantes durante os quatro dias do evento que contou com mais de 450 expositores, reunidos em um espaço de mais de 52 mil m2, na maior ocupação no Boulevard Olímpico desde as Olimpíadas Rio 2016.

Essa edição também foi marcada pela retomada do formato presencial, deixando um legado para a cidade do Rio de Janeiro com reforma do Armazém Kobra. No total foram 268 horas de conteúdo presencial e 450 online.

Pela primeira vez, a Rio Oil & Gas foi realizada em 7 pavilhões do Boulevard Olímpico, local que deve sediar a próxima edição do evento 2024.

Nessa edição também realizamos o Prêmio Leopoldo Miguez, iniciativa que tem como objetivo reconhecer publicamente a contribuição de personalidades que tenham atuado para transformar e desenvolver a indústria de petróleo e gás no Brasil, e o Prêmio Plínio Cantanhede, para os melhores trabalhos técnicos, em seis categorias (upstream, mid e dowstream, gás natural e energia, transformação digital, ESG e transição energética), entre mais de 500 inscritos.

Vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=9NNjqz2Sj5g

A 20ª edição da Rio Oil & Gas começou a ser construída em 2019 e estava prevista para ser realizada entre os dias 21 e 24 de setembro de 2020.

Em janeiro de 2020 nós tínhamos 64% de área da feira já comercializada para empresas do setor. Contudo, em março do mesmo ano o mundo foi assolado pela pandemia da COVID-19 e a edição presencial foi suspensa, sem previsão de nova data. Nesse período, o planejamento da edição presencial deu lugar a um mutirão de esforços para a realização de uma edição inédita 100% online, através da construção de uma plataforma exclusiva de conteúdo.

O ano de 2021 se passou com muitas incertezas, inclusive com a possibilidade de trocar o evento tradicionalmente realizado em anos pares para anos ímpares. Mas foi somente em 2022, com o avanço da vacinação e o afrouxamento das restrições de contato, que nos deparamos com o desafio da retomada.



Podemos dizer que essa foi a edição mais desafiadora da Rio Oil & Gas nesses 40 anos de história.

Essa retomada do planejamento trouxe uma questão primordial: o local de realização. O Riocentro, que até então sediava as edições da Rio Oil & Gas, deixou de ser uma possibilidade e nos deparamos com o desafio de encontrar um local que comportasse um evento deste porte, de fácil acesso ao público do setor e mantendo a grandiosidade da feira, que, á essa altura, já estava quase 100% vendida. Os riscos dessa mudança eram altos: a baixa adesão de novos expositores e patrocinadores, a possibilidade de desistência de empresas já confirmadas e a baixa aderência do público visitante.



E foi no Boulevard Olímpico, no coração do Rio de Janeiro, que um dos maiores eventos de energia do mundo aportou. A partir daí novos desafios surgiram, sendo o principal deles a reimplantação da feira e dos stands já comercializados em um espaço menor. Tivemos também o desafio de recriar o fluxo do evento, buscando uma integração entre os armazéns e com a própria cidade.

Nosso case apresenta três desafios significativos que enfrentamos e as soluções criativas que desenvolvemos para superá-los, garantindo o sucesso do evento.



Desafio 1: Redução da metragem do evento.

Solução: Enfrentamos o desafio de lidar com um espaço menor em comparação ao Riocentro, o que exigiu criatividade. Optamos por negociar e aproveitar diversos espaços do Boulevard. Além disso, reduzimos as áreas de exposição maiores que 70m², permitindo a otimização do espaço disponível. A reforma do galpão Kobra foi uma parte essencial do projeto, envolvendo uma obra civil de adequação e reforma, construção de estruturas temporárias, como escadas e elevadores, e a instalação de banheiros, transformando-o em um novo local para eventos.



Desafio 2: Reimplantação dos stands e redimensionamento das áreas contratadas.

Solução: Enfrentamos a necessidade de redesenhar o layout do evento devido à redução das áreas de exposição. A solução foi a renegociação de contrato com os expositores, oferecendo novas contrapartidas para compensar as áreas reduzidas. Além disso, criamos estúdios e stands externos para maximizar o espaço disponível e iniciou a possibilidade de vagas molhadas para embarcações, otimizando a utilização do espaço aquático.



Desafio 3: Integração dos espaços e recriação do fluxo do evento.

Solução: Para garantir uma experiência fluida para os participantes, realizamos estudos de implantação minuciosos. Contratamos uma empresa de engenharia para construir estruturas temporárias, como escadas, rampas e elevadores, que conectaram os espaços de forma eficiente. Essas medidas resultaram na recriação de um fluxo de evento coeso e de fácil navegação entre os dois lados do Boulevard. Firmamos também parcerias chave para facilitar a mobilidade dos participantes e integrar do evento com a cidade: com o VLT, tornando-o meio de transporte principal do evento, e com a Riocard Mais, criando pontos de recarga e compra de cartão dentro do evento.



Nossas soluções não apenas superaram os desafios apresentados, mas também agregaram valor ao evento, criando um ambiente mais funcional e agradável para expositores e visitantes. A capacidade de adaptar-se a circunstâncias adversas e encontrar soluções inovadoras é uma demonstração do nosso compromisso em oferecer experiências excepcionais em eventos.

A 20a edição foi considerada um sucesso em todos os níveis.

Batemos o recorde de visitação da história da Rio Oil & Gas com mais de 58 mil participantes de 65 países diferentes. Desses, 90% avaliaram o evento com notas 8, 9 e 10, e média de 8,8, sendo a mudança para o novo local citado como um dos pontos positivos. Em relação a feira, houve um crescimento considerável da satisfação dos visitantes. De 2016 para 2022 saimos de 75% para 94% de visitantes satisfeitos (notas 8, 9 e 10) e um salto da média de 8,3 para 9,0. E para fechar, 58% dos participantes entrevistados consideram a Rio Oil & Gas como a principal feira do mundo (TOP of MIND).

Não houve prejuízo com a redução das áreas para os expositores, todos os contratos foram renegociados e a criação de novas contrapartidas trouxe inovação para o evento. Ao contrário disso, o evento gerou um retorno financeiro positivo para o IBP através da ampliação de público. 

Conseguimos manter a grandiosidade do evento, com uma área total semelhante às edições anteriores, no Riocentro, através do aprovenitamento e revitalização dos espaços existentes. Foram mais de 450 expositores, em 52 mil m² distribuídos no dois lados do Boulevard Olímpico.

Tivemos sucesso com a criação dos estandes externos, que formaram uma alameda a beira mar, e possibilitaram o estacionamento de embarcações (vagas molhadas), trazendo mais uma novidade para essa edição.

A melhor resposta do quanto esse sucesso foi alcançado e reconhecido, nasce da cobertura recorde da história da Rio Oil & Gas. Foram 1.360 inserções na mídia, superando a soma de inserções das edições de 2018 e 2020. O evento foi destaque nos espaços nobres dos principais veículos: TV Globo, CNN, O Globo, Valor Económico, Agência Estado, Reuters, G1, e Band TV.

O sucesso dessa edição foi sentido para além do mercado de energia. A realização de uma feira dessa magnitude incentivou a realização de outros eventos no mesmo local, mostrando que a cidade do Rio de Janeiro segue de braços abertos para receber os mega eventos de negócios.