Detalhe do Case

A Tag Produções Especiais
Somos uma agência focada em produções especiais dentro do universo dos eventos e ativações.
O motivo pelo qual nossas entregas se tornarem especiais vem do processo criativo e de uma pré-produção extremamente detalhista.

Criamos, planejamos, produzimos. Mas todas as nossas entregas são acompanhadas de uma TAG - a TAG do valor agregado, do detalhe, a TAG que faz a diferença, simplesmente porque não queremos criar o passageiro. Queremos criar uma memória.

A Novo Nordisk é um dos principais e maiores clientes da Tag e a empresa nos deu a honra de organizar e coordenar o maior evento da história da empresa.

O desafio era reunir um grande número de colaboradores e encantá-los com um evento complexo, extremamente organizado e dinâmico. Além disso, fazer a mistura perfeita de um evento que deveria ter cunho de trabalho e momentos de celebração.

O LATAM VISION EVENT foi o maior evento da história da Novo Nordisk. Reuniu 1411 colaboradores em um evento de seis convenções simultaneas e uma grande plenária.

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Sobre o evento

Em março de 2023, a Novo Nordisk promoveu aos seus colaboradores a oportunidade de participarem do maior evento já realizado pela companhia – o VISION 2023.

O evento teve como objetivos:

- Apresentar os resultados dos 3 anos anteriores com destaque para as metas que foram batidas antes do prazo determinado.

- Celebrar as conquistas.

- Discutir estratégias para os anos seguintes.

- Revelar as metas para o próximo VISION 2025

- Reunir os escritórios regionais (afiliadas), para suas convenções individuais de vendas.

- Fazer reuniões de alinhamento e encontros de trabalho entre os diversos países e departamentos das Américas Latina e Central.

O evento reuniu 1411 colaboradores vindos dos escritórios Novo Nordisk dos seguintes países: Argentina, Brasil, Chile, Colômbia, CLAT (união de países da América Central), México.



O VISION 2023 foi o primeiro evento que reuniu todo o time da Novo Nordisk e não somente as equipes de vendas, mas também todos os colaboradores de todos os escritórios.

Estrutura:

- O evento reuniu os 1411 colaboradores em um dia inteiro de plenária, com assuntos abordados sobre as conquistas atingidas e o que estava por vir.

- Além disso, os escritórios regionais (afiliadas), reuniram seus times em suas convenções de vendas – 6 convenções ao todo.

- 45 salas de reuniões entre os times das afiliadas acontecendo simultaneamente. 

- 5 hotéis para hospedagens e salas.



A Tag foi responsável por pesquisar e contratar o melhor hotel da região da Riviera Maya, negociar e contratar todos os fornecedores locais (transfers, cenografia, equipamentos, material gráfico e atrações) e providenciar a logística terrestre de todo o time.



Uma operação gigantesca e muito detalhada. Foram oito meses de trabalho intenso, com uma equipe mista e colaboradores Tag, diretores artísticos, técnicos e equipes de freelancers. Além de equipes do hotel e dos fornecedores locais.

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Para organizar um evento desse porte, a Tag desenvolveu fornecedores parceiros nos Estados Unidos e México. Além de levar do Brasil seu melhor time técnico, gerencial e de atendimento.



Mensalmente, desde a aprovação do projeto até sua efetivação, foram feitas diversas visitas técnicas locais e inúmeras reuniões de alinhamento, envolvendo todos os times internos, técnico e de logística. Além de ensaios intensos das apresentações e atrações, que aconteceram no Brasil e no México.



Para organizar todas as convenções das afiliadas e ter um evento conciso, com todos falando a mesma linguagem e sem distinção entre uma convenção e outra, a Tag criou um comitê formado por peças chave da Novo Nordisk e um manual de procedimentos, que determinava deadlines de entrega de arquivos, lista de participantes, informações logísticas, uniformidade de linguagem e guide de utilização de logos e comunicação do evento, entre outros. 



Um evento com tantos colaboradores não poderia ficar sem informações detalhadas e frequentes com seus convidados. Dessa forma foi desenvolvido um extenso plano de comunicação pré-evento.

A cenografia da plenária foi dividida em dois momentos na mesma sala – no período da manhã, onde se falava da comemoração dos resultados da campanha VISION 2023, o palco era italiano, com apoio de uma tela de led de mais de 40 metros.



Em tempo recorde, em apenas duas horas e em uma operação de mais de 200 profissionais, a sala foi transformada em um palco hexagonal, formato arena com apoio de telas de led suspensas. A sala foi montada para o período da tarde, onde foi falado sobre estratégias e sobre o lançamento oficial do VISION 2025 e as estratégias para os próximos dois anos.



Desenvolvimento de todo o conteúdo – 25 vídeos, vinhetas, 2 músicas escritas especialmente para o evento, atrações de dança e musicais. 

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Traduzindo o que foi este evento em números:                                          

- 1411 convidados das América Latina e Central                                  

- Mais de 20 países participantes                                                               

- Um time de staff de 120 profissionais do Brasil                   

- Mais de 200 profissionais técnicos e de logística locais                        

- 1 plenária com dois palcos em momentos diferentes para 1411 participantes

- 6 convenções das afiliadas, ocorrendo simultaneamente                             

- 45 salas de reunião simultâneas                                                             

- 120 horas ininterruptas de montagem                                            



Esse evento entrou para a história da Novo Nordisk e de seus colaboradores, não apenas pelo seu ineditismo, mas pela criatividade e atenção em cada detalhe, além do comprometimento e agilidade da Tag de organizar um evento deste porte em apenas 3 meses.

 

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