O BSOP Millions é um evento que acontece todos os anos: é o encerramento da temporada do Campeonato Brasileiro de Poker. Esse fato traz, por si só, alguns desafios interessantes: como fazer, todos os anos, o mesmo evento ser diferente e surpreender os clientes? Existe uma expressão no inglês que resume com perfeição o resultado que buscamos, que reflete o tipo de impacto que queremos imprimir em nossos clientes: “Shock and awe” (em uma tradução literal: choque e admiração).
Tendo essas premissas em mente, o processo de planejamento começa sempre por observar de forma minuciosa o evento anterior e as lições aprendidas. Ver o que deu certo é importante, porém, ainda mais importante é examinar cuidadosamente cada um dos pontos nos quais identificou-se um problema ou oportunidade de melhoria. Assim, o ponto de partida para o planejamento foram os relatórios internos das equipes e, sobretudo, os comentários deixados por centenas de participantes na pesquisa NPS realizada ao final do evento.
Em 2021, o evento havia enfrentado um problema sistêmico nas inscrições, logo no primeiro dia de abertura ao público, o que fez com que enormes filas se formassem e derrubou as notas e a percepção do cliente sobre o evento. Houve cliente que acabou esperando por mais de duas horas na fila para poder se inscrever no evento. Outros, desistiram de participar do primeiro dia.
Portanto, uma de nossas missões foi transformar o processo de inscrições em algo extremamente eficiente, e para isso foram combinadas as seguintes estratégias: o aumento do número de atendentes disponíveis para realizar esse processo e a adoção de soluções sem contato, como a utilização de um novo, mais moderno e rápido sistema de gerenciamento, que inclui um aplicativo no qual os participantes podiam realizar todo o processo remotamente - assim como ocorre no check-in por celular em uma empresa aérea, por exemplo.
Uma vez que havíamos atacado os problemas do ano anterior, era hora de nos voltarmos para o fator “surpresa”. Como explicitado há poucos parágrafos, o desafio de tornar um evento recorrente uma experiência marcante não é fácil. Constrições orçamentárias e de espaço são variáveis que sempre requerem muita criatividade e um time preparado para tornar a equação passível de ser resolvida.
Desta forma, uma das decisões tomadas foi a alteração do layout físico do evento, proporcionando um aumento de aproximadamente 20% no número de mesas dentro do Golden Hall, o que ampliou a capacidade de atendimento aos clientes e, por consequência, o faturamento e resultado financeiro. Isso fez com que os espaços de exposição dos patrocinadores tivessem que ser remanejados na planta do evento.
Sempre buscando manter a visibilidade dos patrocinadores e o contato dos participantes com as marcas, em conjunto com cada empresa, fizemos um planejamento cuidadoso para que cada um dos espaços oferecesse experiências e contato com os clientes, trazendo o máximo de retorno para cada marca.
Além disso, uma de nossas missões era melhorar a comunicação visual geral de todo o evento, trazendo uma estrutura nunca antes vista em competições de poker no continente. Em trabalho realizado em conjunto com nossos fornecedores de cenografia e produção, pudemos verdadeiramente deixar os clientes surpresos, oferecendo uma experiência visual harmônica e impactante em todo o evento, ao mesmo tempo em que foi possível fazer com que informações, direções e avisos fossem colocados em locais de fácil acesso e visualização, alinhados com o conceito de comunicação visual do evento.
Quem buscar no calendário as datas do evento - de 14 a 26 de novembro de 2022 - verá que o campeonato foi realizado durante outra grande competição esportiva: a Copa do Mundo de Futebol. Uma vez que a FIFA divulgou seu calendário da Copa do Qatar muito tempo depois de nosso compromisso com o Golden Hall já estar firmado, não havia outra opção: era realizar o evento ou cancelar. Este fato trouxe por si só um novo questionamento: será que o evento sobreviveria ao competir por atenção no país do futebol?
Após inúmeras reflexões, optamos pela velha máxima popular: se não pode vencê-los, junte-se a eles. Assim, optamos por transformar o evento em um ponto no qual os participantes poderiam assistir aos jogos da copa ao vivo. Em parceria com o site de apostas esportivas Betfair, foi colocado um enorme telão de 32 metros quadrados no centro do salão, no qual foram transmitidas todas as partidas realizadas nos horários de funcionamento do evento. Tivemos a sorte de apenas uma partida da Seleção Brasileira ser realizada nos horários nos quais o evento estava ocorrendo.
Separamos uma área razoável do salão para o público acompanhar o jogo e distribuímos uma camiseta comemorativa nas cores da Seleção Brasileira para todos os presentes, inclusive para o staff. Também disponibilizamos alguns petiscos para as quase 1.500 pessoas que estavam presentes no momento.
Tais desafios tornaram o processo de planejamento do evento uma missão longa e de grande complexidade. Ao longo dos meses que antecederam o evento foi necessário aumentar a equipe, praticamente dobrando o efetivo de planejamento. Além disso, foi necessário passar a utilizar novas ferramentas e softwares para o acompanhamento do planejamento, distribuição de tarefas e aderência ao cronograma de execução. Enfim, a jornada toda do time trouxe um enorme aprendizado e melhoria de processos internos, que resultou não só no sucesso do evento, mas também no estabelecimento de um novo patamar de eficiência no planejamento e execução dos nossos eventos.