Detalhe do Case

Assim como os camaleões, nós do Grupo MM Full Experience, nos guiamos pela visão 360 multicolorida, que enxerga oportunidades e resultados. Oferecemos gestão completa para eventos corporativos nacionais e internacionais, abrangendo convenções, treinamentos, premiações, simpósios, confraternizações, seminários e muito mais. Somos uma equipe multidisciplinar que cuida de todos os detalhes, desde o RSVP até a emissão de passagens, das campanhas criativas à produção de stands, da logística ao marketing digital. Possuímos a estrutura, expertise e paixão para entregar experiências completas e soluções sustentáveis, desenvolvendo projetos que consideram todas as possibilidades de interação, engajamento e retorno. Criamos, planejamos e executamos eventos memoráveis.

Com o objetivo de marcar positivamente a memória das pessoas com uma experiência única, a Galderma, empresa que está se destacando como líder no segmento de dermatologia, com um legado de mais de 40 anos de inovação, oferecendo um portfólio baseado em ciência, com marcas e serviços premium, por meio de Estética Injetável, Skincare Dermatológico e Dermatologia Terapêutica, confiou em nós para realizar o maior evento de estética e procedimentos minimamente invasivos do país: o MAP 6.0.

Lançado em 2017, o MAP (Managing Aesthetic Patients) trouxe uma nova metodologia de gestão do paciente estético, expandindo a perspectiva do profissional sobre as soluções com produtos injetáveis, indo muito além da técnica. Hoje, o MAP se manifesta de diversas maneiras. Primeiramente, por meio de um grandioso evento anual no qual, a cada edição, novos conceitos e técnicas são apresentadas, sempre com foco na administração do paciente e na personalização do tratamento. O resultado deste legado de MAP é a capacitação de injetores cada vez mais seguros e habilidosos para realizar procedimentos estéticos com segurança e excelência, priorizando o bem-estar do paciente e o desenvolvimento de relacionamentos de longo prazo.

Briefing 



Após dois anos de pandemia e um excesso de conteúdo digital, surge a necessidade de renovar a próxima edição do MAP. A proposta é romper com os modelos anteriores e criar uma experiência única e envolvente. O objetivo é transformar o evento em um formato inovador para que todos os convidados possam compartilhar a mesma visão dos palestrantes na plenária. E é aí que entra a agência. 



As nossas entregas se basearem em: 

• Selecionar um novo e disruptivo local para evento da classe médica; 


• Comportar todos os convidados de forma confortável tanto na plenária como no foyer; 


• Organizar os coffees breaks da manhã e tarde dentro da plenária sem interromper as apresentações; 


• Oferecer um almoço imperial ao término do evento para 70 participantes, incluindo palestrantes e a diretoria do cliente; 


• Implementar soluções ESG para o evento; 


• Coordenar a logística para 600 convidados, incluindo transporte aéreo, hospedagem e transfers; 


• Integrar ativações tecnológicas e cenários instagramáveis; 


• Gerenciar o acesso ao evento e supervisionar a distribuição de brindes; 


• Apresentar um projeto completo, efetuar a contratação de todos os serviços, coordenar fornecedores e conduzir a produção, execução e encerramento do evento. 

Nesta edição, o MAP apresentaria uma nova metodologia com ênfase na personalização do tratamento dos pacientes. A metodologia AART (Anatomy, Assessment, Range, Treatment) seria expandida globalmente por meio da plataforma GAIN (Galderma Aesthetics Injetctor Network). Além disso, dentro do conceito AART, também precisaríamos introduzir uma nova nomenclatura para as técnicas distintas: HIT (Holistic Individualized Treatment). 



Estratégia



E para entregar um evento que impactasse os convidados, nossa estratégia foi adotar um formato híbrido, com o objetivo de extrair os melhores resultados para os diferentes públicos. 



Destacamos as principais vantagens para essa escolha: 



Evento Virtual 

• Alcance do Público: alcançar uma audiência consideravelmente mais ampla.


• Custos Reduzidos: os eventos virtuais são significativamente mais baratos quando comparados com os presenciais. 


• Maior Engajamento: durante as experiências virtuais, é mais eficaz promover o engajamento por meio das diversas ferramentas digitais disponíveis atualmente. 


• Extremamente Mensurável: um dos maiores benefícios dos eventos virtuais é a capacidade de rastrear leads e medir de forma quantitativa o desempenho e a envolvimento nestas ocasiões.

Evento Presencial 

• Rica Experiência: participar de um evento físico envolve um ritual e uma preparação que enriquecem a relação com a experiência e o conteúdo oferecido. 


• Fator Cultural: quando se trata de evento que envolva viagens, toda a jornada é transformadora. 


• Experiência Pessoal Significativa: no presencial, existe a oportunidade de vivenciar momentos únicos, interagir com pessoas fora do seu convívio, sair da rotina e fazer conexões valiosas, o famoso networking. 


• VIP: o evento presencial pode tornar algo mais exclusivo e estratégico, agregando valor à participação. 

Inspirados pela temática do evento, construímos estratégias de impacto e experiências que exploram o conceito de arte, reforçando que os convidados são os artistas que utilizam nossa ciência e ferramentas para dar vida a sua própria obra: “Our science is your art”. 

Apresentamos um projeto inovador em uma arena 360º, com painel de LED. Desenvolvemos um storytelling exclusivo para o evento, trazendo a escolha de um local novo com inspiração Art Déco, movimento artístico referência para a moda, o cinema e a arquitetura. 



As ações realizadas no foyer combinaram tecnologia e ambientação instagramável, conforme as necessidades do cliente. Como diferencial, incorporamos uma experiência sensorial olfativa exclusiva do evento, podendo ser levada para casa como uma lembrança. Tratava-se de um home spray desenvolvido para o MAP 6.0, além de um sérum hidratante e um sabonete em espuma da Galderma. 



Para os coffees breaks, adotamos a abordagem "Grab and Go", com insumos biodegradáveis e facilmente recicláveis, e garantimos a separação adequada do material descartado. Essa proposta permitiu uma experiência ininterrupta tanto para os participantes presenciais quanto para os virtuais, mantendo o fluxo contínuo do conteúdo. 



Ferramentas de Divulgação 



Para alcançar os stakeholders, ativamos estratégias de e-mail e WhatsApp com apoio da equipe comercial e de relacionamento da Galderma. 

• E-mail: amplamente difundido no meio empresarial, este canal permite uma variedade de formatos, como imagens estáticas, animações e hiperlinks. 


• WhatsApp: o aplicativo mais usando entre os brasileiros (93%) proporciona interação prática e conteúdo multimídia de forma gratuita, incluindo texto, áudio, foto, vídeo, gifs e documentos, além de inúmeras possibilidades de expansão pelo WhatsApp 4 Business. 

RSVP Humanizado  



Introduzimos uma assistente virtual chamada GAL, com um avatar inspirado na personagem dos KVs, para atender aos convidados dentro da plataforma ou pelo WhatsApp Business. Essa abordagem inclui um chat bot com respostas automáticas na plataforma e uma conexão direta com o RSVP no WhatsApp para dúvidas específicas ou questões logísticas. 



Espaço e Cenografia 



O evento aconteceu em um espaço recém-inaugurado com capacidade para até 9 mil pessoas e pé direito de 18 metros. O Pavilhão Pacaembu era temporário e equipado com tecnologias de última geração e tratamento acústico para impedir a propagação do som para fora do Complexo. 



O conceito cenográfico inspirou-se na ciência e arte da Galderma, utilizando elementos de projeção, transparência e luz para envolver o público. Trouxemos para o MAP 6.0 a essência das principais exposições de arte do mundo atuais e outros recursos que envelopam o evento na beleza da tecnologia. Inclusive, o próprio estádio é reconhecido pela elegância do estilo Art Déco. 



Credenciamento 



Os convidados hospedados realizaram o credenciamento nos hotéis antes do embarque no shuttle, para isso, contamos com 4 balcões de atendimento em cada hotel:  

• L´Hotel Portobay São Paulo – Speakers; 


• Gran Estanplaza Berrini – 150 pax; 


• Hilton São Paulo Morumbi – 65 pax; 


• Sheraton São Paulo WTC Hotel – 220 pax; 


• Grand Hyatt São Paulo – 300 pax; 


• Transamérica Prime International Plaza – Staff 

Para os que foram diretamente ao evento, um balcão no Pacaembu ofereceu 10 pontos de atendimento para a realização do credenciamento. 



Os cordões de crachá identificavam os participantes do evento: 



Distribuidores: Rosa 

Imprensa: Marrom 

Latam: Roxo 

Médicos Nacionais: Lavanda 

Speakers: Colorido 

Galderma Latam: Branco 

Galderma Staff: Preto 

 

Cenários Instagramáveis 



Incentivando os convidados a compartilharem suas experiências nas redes sociais com a #MAP2022, criamos cenários instagramáveis no foyer que, além de decorarem o espaço, instigavam os convidados a criarem conteúdos personalizados com as marcas do grupo. O corredor de entrada chamava a atenção pelo seu formato de túnel e imponentes LED. Além disso, construímos duas varandas nas laterais da tenda, oferecendo espaço para relaxamento e pontos de A&B, incorporando a identidade visual do evento.  



Outras salas contempladas na divisão de espaços: 

• Espaço privativo para A&B dos speakers; 


• Sala de apoio para slide review; 


• Sala de apoio para camarim (cabelo e maquiagem dos speakers); 


• Sala de apoio para agência; 


• Sala Galderma. 

Plenária e Tecnologia 

 

O ponto mais alto foi o formato inovador das plenárias e telas projetáveis transparentes, proporcionando uma experiência dinâmica, que permitiu uma agenda coreografada de tempos e movimentos para cortes precisos na plataforma. 



Envelopamento da Experiência 



Para enriquecer a experiência, foram construídas comunicações gráficas animadas e impressas, incluindo GC animado e vinhetas animadas para o evento virtual, tela de transmissão e ficha de palco. Além disso, aqueles que alcançaram 80% de participação no evento online receberam um certificado. 



Dificuldades 



Nosso principal desafio foi idealizar um formato único, diferenciado das edições anteriores, pós-pandemia, com o objetivo de inovar e proporcionar um impacto positivo para uma audiência de 5.614 pessoas online, incluindo proprietários, gerentes e outros profissionais Brasil + Global envolvidos em procedimentos estéticos, e 1.024 participantes presenciais, sendo eles os principais clientes da Galderma, com interesses e preferências mais segmentados e premium. 

Definindo o MAP 6.0 em números, alcançamos os seguintes resultados: 



58 TB (1.300 prateleiras de livros) de dados trafegados 

2.400 (prédio de 6 andares) placas de LED 

6 km (1 volta no Ibirapuera) de cabeamento 

10.800 m² (1 campo de futebol) revestidos em cenografia 

600 (2 aviões comerciais) profissionais envolvidos 

 

Outros números importantes incluem: 



7 equipes no pré-evento 

6 meses de planejamento 

27 palestrantes 

4 dias de montagem 

12 empresas parceiras 



Assim como ocorre em todo evento, alguns pontos de atenção ficam como aprendizado para os próximos projetos. Entre eles, destacamos:  



Planilha de custos/Aprovações 

Entendemos que existe um controle geral de budget, mas a sugestão para o próximo MAP seria aprovar em blocos, como acabamos fazendo só no final do evento. Vamos aprovar os itens conforme prioridade de produção. 



Cronograma 

Vamos implementar um cronograma que funcione para agência e para Galderma. Neste ano. não conseguimos usar o documento como base para aprovações. Ser definido e apresentado logo na semana de início de aprovação de projeto. 



Operação 

A fim de evitar as ocorrências in loco (ainda que eventualidades possam acontecer) tentar fazer prova e amostra de todos os materiais, inclusive cenografia. 



Controle de convidados x Relatório 

Estruturar melhor a ferramenta e sistema de credenciamento e controle no evento. Esse ano tivemos muitas variáveis (nome, cor, foto, etc). Como sermos mais tecnológicos a fim de entregar o que vocês querem no final do evento como relatório?