Para conseguir atender a natureza dinâmica do evento e do cliente tivemos que estudar profundamente todas as estruturas de hoteis e centro de convençoes do Brasil e identificamos o Royal Palm como o mais adequado.
Um mapa de salas foi desenvolvido meticulosamente para organizar todo fluxo de montagens, virada de sala, decoracao, diversos formatos de plenárias e festas.
Tivemos duas grandes festas dentro da programação, com convidados que puderam participar das duas, ambas com o tema de Carnaval a pedido de 2 gestores de area diferente. Fizemos uma festa de carnaval estilo Sapucaí em uma das festas no salào interno e outra fizemos ao ar livre com a presença de um trio elétrico energizante que desfilou em uma rua interna do complexo. As festas bandas e djs foram espetaculares. Depois de uma programacao intensa de conteudo, esses momentos ganham mais importância que o de costume para descontração e fôlego para da continuidade ao evento nos dias que se seguiram.
Foi muito desafiador atender 2 clientes dentro da mesma empresa, o RH e o Marketing, ainda com seus clientes internos de forma que pudéssemos propiciar uma atmosfera colaborativa, evitando comparações e competividade interna. Isso exigiu de nós um duplo cuidado e grande destreza da direação de arte, criação e atendimento.
Tivemos algumas estratégias importantes que foram essenciais para o sucesso do evento:
-Equipe excluvisa e dedicada apenas para o planejamento desse evento - a concentraçao em todos os detalhes era muito relevante e nao conseguiríamos dividindo a atençao da equipe com outros projetos. Preferimos fazer menos eventos para garantir excelência na entrega.
- O mapa de salas era tão complexo que desenvolvemos uma tabela visual com toda dinâmica de dias formatos, horarios, quebra e remontagem que facilitou muito o alinhamento de todas as equipes envolvidas (cenografia, montagem de sala, hotel, cenografia, tecnica, conteúdo, etc)
- Equipe de coordenacao de logistica e de hospedagem muito experiente. Acreditamos que o evento pode ser espectacular mas se a experiencia de transporte terrestre e organizacao de hospedagem nao for organizado meticulosamente com hotel e agencia de viagens, a experiencia do participante pode ser grande um transtorno com longas esperas ou atrasos para se deslocar ou para se acomodar no hotel. Nossa equipe foi fera! Escolhemos a dedo as pessoas par liderar essa logistica do evento.
Imprevistos e demandas novas ao longo do caminho:
- Pessoas que chegavam para se hospedar antes da data prevista (pois tinhamos uma dinamica diversa de checkins e checkouts diversos) mas ainda assim tivemos dezenas de pessoas que apareceram no evento antes ou que precisaram ficar mais dias do que estava previsto no escopo. Conseguimos coordenar com hotel e toda logistica para fazer acontecer.
- Algumas semanas antes do evento recebemos a demanda de fazer o lançamento de uma nova marca dentro do evento. Criamos um M de acrilico gigantografico no formato da letra M da marca nova...deixamos comberto como uma urna...as pessoas escreviam seus nomes num coracao de borracha azul, na cor da marca e depositaram dentro dessa letra/urna escondida. Um video no telão e atores performáticos apresentaram a marca nova e esse grande M de acrilico foi revelado em cima do palco com os coracoes assinados pelas pessoas visiveis dentro da escultura transparente. Foi um momento muito emocionante. As cameras dos celulares foram cobertas pelos proprios participantes com um adesivo personalizado do evento para garantir o sigilo da divulgacao da marca nova perante ao mercado até que o lançamento se tornasse público (na ocasião foi apenas para equipe internat) equipe intrean)
- Tambem de ultima hora (2 semanas antes da data) recebemos a missao de criar uma abertura do evento mais emocionante e impactante com a revelaçao surpresa do CEO na entrada do evento. Criamos uma performance dançante personalizada com ritmos nacionais e dança contemporanea...com cenas de todas as cidades brasilerias no telao acompanhando o ritimo as musicas. O CEO entrou disfarçado no no meio dos dançarinos tocando um instrumento de percussão se revelando sua presença durante a apresentaçao e cantando uma musica HOJE SOU FELIZ E CANTO SO POR CAUSA DE VOCES! Ele é um lider jovem e caristmatico que elevou toda energia do time no inicio do evento e com essa surpreendente entrada, ele não apenas demonstrou sua liderança carismática, mas também sua profunda conexão com a equipe. Foi um momento que sintetizou o espírito de união e motivação que ele trouxe para o evento desde o início.
Tivemos algumas surpresinhas com necessidade de mais uma sala para um grupo de 40 pessoas que se dividiu...conseguimos reorganizar sinalizacao atencao dos fornecedores (hotel e audio visual) que nos ajudou prontamente.
Ainda surgiu a necessidade de um after party para 150 pessoas em uma das noites de festa, conseguimos utilizar uma das salas do evento para atende-los com sonorização e bar.
E por fim, nos pediram uma moto para simular um serviço de delivery dentro de uma das salas, uma demanda que conseguimos atender em tempo recorde, em menos de 24 horas. Foi um momento verdadeiramente estimulante, onde os participantes puderam vivenciar a eficiência e a conveniência do nosso serviço de entregas da Viveo. Com a moto no centro das atenções, demonstramos como nossa equipe está pronta para atender às necessidades dos clientes de maneira rápida e confiável.
Não podemos deixar de destacar a demanda que surgiu durante o planejamento para criar um ambiente de exposição no foyer das salas, acompanhado da montagem de uma loja com venda de produtos e estoque. Essa iniciativa não apenas enriqueceu a experiência dos participantes, mas também trouxe um elemento adicional de dinamismo e interação. Foi incrível como, em um curto período de tempo, conseguimos transformar o foyer em um uma plataforma de destaque para produtos e serviços, enquanto os participantes podiam explorar e adquirir itens de seu interesse. Essa demanda adicional demonstrou nossa capacidade de adaptação e nossa dedicação em atender não apenas às expectativas, mas também em superá-las, tornando o evento ainda mais completo e enriquecedor.
Houve tambem uma dinamica muito grande de montagem de kits de sala, brindes, abadás camisetas, etoque para a loja que demandou uma equiipe dedicada para cuidar da organizacao e logistica de estoque e distribuicao de todos esses materiais.
Pequenas reunioes e visitas de clientes importantes do nosso cleinte também aconteceram no evento que nos demandou atençao especial de sala e alimentacao.
Imagine o desafio de atender a um cliente que reúne uma galera jovem, animada e incrivelmente dinâmica. Nossa equipe, apesar de contar com membros mais experientes, mergulhou de cabeça nessa energia contagiante e se adaptou perfeitamente ao ritmo frenético do evento.
Peço deculpas pelo tom informal, mas espero que a mensagem essencial tenha sido transmitida com clareza!
Em resumo, a realização deste evento foi uma jornada emocionante, repleta de desafios e conquistas que demonstraram a nossa capacidade de adaptação, inovação e dedicação. Este evento foi muito mais do que uma celebração de sucesso; foi uma demonstração de nossa paixão pelo que fazemos e de como criar vínculos profissionais e duradouros com nossos clientes e fornecedores de confiança.