Antes de começar a falar das soluções propostas para esse nosso desafio, é importante falar sobre o nosso “Jeito de Ser”. Todas as ações da ABTD e dos nossos colaboradores são pautadas pela nossa chave que chamamos de ACIM, o nosso “Jeitinho de Ser”. O ACIM é um acróstico que significa Acolher, Cuidar, Inspirar e Multiplicar.
No CBTD, conectamos os 170 Amarelinhos com o nosso “Jeitinho ACIM”. O ACIM é multiplicado ao longo do evento e mais do que isso, é multiplicado depois do evento, não só pelos Amarelinhos, mas por todos aqueles que puderam vivenciar essa magia dentro do CBTD.
Para isso, temos algumas fases importantes a serem seguidas a cada ano:
- Planejamento e estruturação da equipe
- Seleção
- Treinamento
- Realização
- Encerramento e Reconhecimento
1. Planejamento e estruturação da equipePara o CBTD, o planejamento da equipe é feito com base no que aconteceu no ano anterior e levando sempre em consideração as nossas anotações, as avaliações dos participantes, e claro, as sugestões daqueles que vivenciaram cada ação e/ou função: o nosso STAFF.
Com a estrutura do evento pronta, definimos quais funções teremos e qual a quantidade necessária de pessoas para realizar cada função! Nesse passo é fundamental ter o olhar para carga horária, tempo de parada e pessoas volantes que possam fazer rodízio em caso de imprevistos, afinal, estamos falando de trabalho digno e de transformar a vida das pessoas, seja do STAFF ou do nosso participante! Sim, uma coisa está diretamente ligada a outra, não se transforma verdadeiramente a vida de um lado (participante) sem pensar no outro lado (STAFF)!
Pronto, agora temos cada função definida e quantas pessoas serão necessárias para a realização do evento.
A partir daí, seguimos por 2 caminhos:
- Organização de cada ação para cuidar dos nossos Amarelinhos durante o evento
- Processo de Seleção da equipe
2. SeleçãoO processo de seleção do Amarelinhos inicia com o preenchimento de um formulário para quem está interessado em fazer parte da equipe! Nesse formulário, levantamos diversos dados importantes que farão toda a diferença no cuidado com a equipe, como restrição alimentar ou até mesmo se possui alguma deficiência ou dificuldade. Nesse momento, levantamos também dados importantes para o olhar da diversidade, onde conseguimos mensurar essa questão entre os candidatos e, futuramente, entre os participantes da equipe.
O processo de seleção é digital e pela ferramenta Zoom, mas no formulário também perguntamos se ele se sente à vontade para seguir com esse processo de forma digital ou se tem alguma dificuldade! Com as respostas em mãos, conseguimos ajudar cada um de forma individual. Como a grande maioria lida bem com a tecnologia, a demanda não é grande e vale muito a pena, pois já começamos a mostrar o cuidado com eles a partir daí! Para aqueles que informaram ter uma grande dificuldade, convidamos para fazer a seleção em nossa sede, onde poderíamos dar todo o suporte necessário para que o candidato ficasse o mais confortável possível! Afinal, no CBTD, não precisamos de pessoas que saibam acessar o Zoom e sim que tenham empatia pelo outro! Começamos nesse momento a construir e plantar a sementinha da nossa cultura ACIM.
Tivemos mais de 800 pessoas inscritas, sendo que mais de 400 pessoas participaram do processo de seleção, para aprovarmos 170.
Nossa premissa para a seleção sempre foi fazer algo leve para tirar o peso de um processo seletivo e que trouxesse um aprendizado para aqueles que não fossem aprovados e, para os aprovados, que já fosse um início de uma imersão em nossa cultura!
Fizemos uma parceria com a Triunica (Andressa Pinheiro e João Zaggia), empresa com expertise em Experiências de Aprendizagem Gamificada, para desenvolver junto com a ABTD, o processo de seleção de treinamento dos Amarelinhos (Staff do CBTD).
A seleção é feita então através de um game digital que é construído para que todos tenham oportunidade de se colocar! A grande maioria das pessoas conseguem se entregar ao processo e é possível claramente identificar o perfil de cada uma das pessoas, ajudando muito na escolha e já na indicação das funções de cada um deles!
3. TreinamentoCom a equipe selecionada, criamos 2 grupos de whatsapp: um exclusivo para envio de informações importantes do evento (nesse caso, apesar de não ser obrigatório, indicamos que todos entrem), e um outro grupo que chamamos de FUN, onde todos podem se comunicar e trocar informações e experiências à vontade!
Na semana que antecede o evento, enviamos mensagens com pequenas atividades não obrigatórias para toda a equipe com o propósito que eles se conectem ainda mais uns aos outros! Tudo muito leve! São ações como: dizer qual personagem te representa, compartilhar histórias inspiradoras, dividir situações já vivenciadas no CBTD de quem já esteve no evento, etc. São histórias incríveis e todos já chegam para o dia do treinamento com a energia alta e aguardando ansiosamente por aquilo que está por vir!
São 2 dias de treinamento e 3 dias de realização de evento. Um dos dias de treinamento é inteiro voltado para falar da cultura da ABTD e do nosso “Jeitinho ACIM”. O segundo dia, fazemos o treinamento operacional e finalização e ajustes da montagem de cada área (separação de materiais, organização dos espaços, etc.)
Treinamento de Cultura:Esse é o dia de conectar presencialmente as pessoas e fazê-las mergulhar ainda mais em nossa cultura. Começamos o treinamento com a palestra do Alexandre Slivnik que foi quem ajudou a ABTD a criar a chave ACIM e deu base para todo o cuidado e excelência no atendimento que hoje queremos multiplicar e espalhar para o mundo!
Nessa palestra do Alexandre, contamos a história da ABTD e falamos da importância da excelência no atendimento, onde ele traz os principais cases das empresas mais amadas do mundo!
Com todos impactados pela palestra, iniciamos o treinamento gamificado para reforçar o nosso “Jeitinho ACIM”. Cada uma das palavras traz desafios para que a nossa equipe trabalhe nas soluções possíveis. Ao final de cada desafio, a equipe descobre se a solução proposta está dentro do esperado pela ABTD ou não. Dessa forma, o aprendizado é divertido e faz com que eles possam pensar de forma mais crítica caso algum problema apareça ao longo do evento. E sabemos que isso é o que mais tem em um evento, não é?
Entendemos que fazer com que a equipe se conecte à cultura da empresa que realiza o evento faz com que tudo flua da melhor forma. É muito difícil organizar um treinamento operacional que preveja todos os acontecimentos, então, quando treinamos a cultura, o STAFF tem algo para seguir e ele poderá tomar a melhor decisão quando precisar e não tiver nenhum coordenador por perto para ajudá-lo.
Tem algo fundamental que precisamos reforçar aqui: nada disso será possível se a liderança do evento não demonstrar com ações que essa cultura existe. O treinamento não pode ser aquilo que gostaríamos que fosse, mas sim o que verdadeiramente acontece. Pois o que vai fazer com que o STAFF de um evento mergulhe na cultura e faça a diferença durante os dias de evento é o EXEMPLO! E nisso, a liderança faz a diferença!
Na ABTD, o cuidado da liderança é percebido em cada detalhe! E quando a nossa equipe percebe que eles estão sendo realmente vistos e cuidados, a magia acontece!
4. RealizaçãoChegamos ao primeiro dia de evento! Serão 3 dias de muita dedicação de toda a equipe, com imprevistos que não foram previstos durante o treinamento, afinal, estamos falando de EVENTO!
Justamente por entender que imprevistos acontecem, como preparar o STAFF para solucionar esse desafio? Sabemos que nem sempre teremos algum coordenador ou a liderança por perto, mas muitas vezes a decisão precisa ser rápida! Nessa hora, quando a equipe tem a base do que a empresa acredita (sua cultura), a decisão se torna mais fácil, pois por mais que não tenha sido a decisão que o líder teria tomado, a decisão seguiu a base que move a empresa, então fica até mais fácil ajustar se for o caso! Mas na grande maioria das vezes, a decisão foi acertada e o reconhecimento do participante é imediato!
Para que nossa equipe possa encantar todos os nossos participantes, entendemos ser fundamental encantá-los também! Então temos algumas ações que são importantes para que eles se sintam acolhidos e possam entregar o seu máximo enquanto estiverem em suas funções:
- Abertura do dia sempre com uma mensagem de agradecimento e motivação para subir a energia
- Sala dos Bastidores para que a equipe tenha mais tranquilidade em seus momentos de descanso (são 2 momentos de descanso por dia, além da parada para o almoço)
- Quick Massage exclusivo para a equipe
- Almoço para todos (sim, eles não precisam se preocupar em levar marmita ou comprar sua alimentação durante o evento)
- 2 lanches por dia para o momento de suas paradas (lanche, fruta, snacks, suco, refri, café)
- Café à vontade ao longo do dia para dar aquela energizada
- Água à vontade, claro, que é mandatória para todo e qualquer evento!
Talvez para quem não oferece esses mimos para o seu staff, pode pensar que fazer tudo isso é inviável, mas é importante trazer aqui uma reflexão: quanto é investido no restante do evento para trazer uma grande experiência ao participante e quanto é investido na equipe que vai atender o seu participante? Você pode levar a melhor experiência para o seu cliente, mas se ele for mal atendido, tudo pode se perder!
Quando temos um staff sendo bem cuidado, naturalmente ele cuidará bem do participante também! E é isso que acontece no CBTD! Cuidamos das pessoas para que elas cuidem de outras pessoas!
5. Encerramento e ReconhecimentoÚltimo dia de congresso e, depois de 2 dias de treinamento e 3 dias de evento, 5 dias de muito trabalho e dedicação, a equipe termina o evento com a energia lá no alto!
Durante os dias de evento, muitos participantes já fazem o seu reconhecimento para os Amarelinhos, mas é ao final que esse reconhecimento “explode” e gera uma troca de energia incrível! Todos acabam o evento emocionados: os coordenadores, os Amarelinhos e, claro, os participantes! Afinal, não foi entregue apenas um simples Congresso de desenvolvimento de Pessoas, mas sim o evento onde a HUMANIZAÇÃO foi a base de toda e qualquer ação!
O evento terminou para os participantes, mas não para os Amarelinhos! Temos as últimas ações operacionais para o fechamento do evento e, assim que tudo estiver finalizado, fazemos o encerramento com a equipe (coordenadores e STAFF)!
É um momento importante de reconhecimento! Nessa hora toda a liderança está presente e agradecemos a todos pela entrega e por terem realizado o melhor CBTD de todos os tempos!
Missão brilhantemente cumprida! É assim todos os anos! Acreditamos que sempre um CBTD será sempre melhor que o outro! Em 2023, não foi somente o melhor, mas foi o
MELHOR e MAIOR CBTD de todos os tempos!No último dia, promovemos ainda uma ação entre todos onde reconhecemos os Amarelinhos que mais aplicaram o nosso “Jeitinho ACIM” durante o evento! Ah, e quando falamos de “Jeitinho ACIM”, não é só dos Amarelinhos para os Participantes, mas também de Amarelinho para Amarelinho, de Coordenador para Amarelinho e de Amarelinho para Coordenador! Sim, o cuidado entre equipe é fundamental! Então, quem escolhe os
AMARELINHOS SENSACIONAIS da edição são os próprios Amarelinhos, com uma votação entre eles! Os mais votados recebem esse reconhecimento no palco do encerramento! Temos aí mais um momento emocionante!
Por fim o evento com toda a equipe é encerrado! O dia seguinte é uma mistura de cansaço, saudade e de missão cumprida!