Detalhe do Case

Com mais de 30 anos de história, a Viasoft, líder em inovação no Paraná, tem como propósito impulsionar empresas sendo destaque no Brasil entre os softwares de gestão empresarial. Anualmente, ela realiza o Viasoft Connect, uma verdadeira experiência recheada de conteúdos e atrações culturais. 

Considerado o maior evento em gestão empresarial do Brasil, o encontro chegou a sua 5ª edição, contando com grandes nomes como Caito Maia, Vanderlei Cordeiro e Martha Gabriel. Além de atrações do grupo Espaço Sou Art e shows ao vivo durante todo o evento.

A Yazo, startup especializada em conectar experiências, é atualmente, a maior fornecedora de aplicativos para eventos da América Latina. Comprometida com o sucesso dos clientes, acredita na transformação que a tecnologia é capaz de entregar aos eventos. E, pelo segundo ano consecutivo, o Viasoft Connect contou com o aplicativo Yazo para fazer a diferença da experiência do público desde o pré-evento, já que a experiência dele não acontece apenas durante os 3 dias, ele começa muito antes e continua mesmo depois do seu encerramento. 

Um evento de referência é acostumado a se preparar para receber um público volumoso, mas por meio da tecnologia, a experiência, tanto dos participantes, quanto das empresas expositoras no evento, podem ser muito melhores ao trazer eficiência, agilidade e novas vivências para o evento.

Números Viasoft Connect 2023
+ de 14 mil participantes
+ 69 expositores
+ 195 palestrantes
+ 100 horas de atividades extras durante o evento

Números Yazo
+ 2500 apps publicados
+ 2M leads gerados
+ 5M participantes impactados
+ 80M de interações realizadas dentro das ferramentas
+ 5 jacarés no Prêmio Caio

Eventos de referência como esse são acostumados a receber um público denso e o desafio costuma ser grande. São dias intensos que demandam muita energia, então, fazer um bom planejamento e proporcionar processos mais fluidos, podem ser mais assertivos no alcance dos objetivos do evento e tornar a experiência do participante menos cansativa e mais impactante.



Afinal, o Viasoft Connect é ligado à experiência! Além das palestras, keynotes, foram 6 apresentações musicais durante o evento, 9 apresentações culturais, contando com bandas, DJs e outros artistas que encantaram cada participante. Sem contar com outros grandes momentos como a final do Rocket 2023 e atrações como o famoso balão que sobrevoa toda a arena de negócios e as próprias ativações das empresas expositoras.



Um evento de inovação não poderia deixar de priorizar toda essa experiência do público ao trazer novidades que faria com que cada pessoa saísse do Viasoft Connect diferente de como entrou. A Yazo então teria o desafio de contribuir com essa transformação no evento, trazendo soluções tanto para os participantes e expositores, quanto para a organização, como o processo de credenciamento, porque querendo ou não, as grandes filas enfrentadas para o credenciamento são pequenos desgastes que o visitante passa logo no início da sua experiência.

Pensando em antecipar essa experiência, desenvolvemos um aplicativo que conectou o público mais de 1 mês antes do evento. Desde maio, as pessoas já tinham a oportunidade de trocar mensagens com outros participantes e engajar seus perfis dentro da ferramenta, adicionando suas fotos e compartilhando suas expectativas. 



Além de intensificar o envolvimento dos participantes, também aumentou o seu preparo para o Viasoft Connect, já que eles encontravam a programação completa e tinham a opção de montar a sua lista de atrações favoritas apenas selecionando as palestras de maior interesse.



O app Viasoft Connect 2023, além de ser um app multieventos, ou seja, os outros    eventos da Viasoft que estavam acontecendo simultaneamente naquele momento estavam todos em um único ambiente, ele também trouxe novidades em relação à edição passada.



Trabalhamos o desenvolvimento do app para trazer soluções desde a parte de credenciamento no evento. Aquelas filas quilométricas que os participantes estavam acostumados a enfrentar, não existiu nesta edição. O credenciamento integrado ao app trouxe mais agilidade para a equipe de credenciamento. As filas congestionadas por conta de participantes que, por algum motivo, esqueceram seu documento para apresentar no credenciamento ou até mesmo, que perderam o ingresso que haviam recebido via e-mail, já não foram problemas.



No Viasoft Connect 2023, a partir da inscrição do participante no site da Sympla, recebia a confirmação no seu e-mail e uma orientação para baixar o aplicativo oficial do evento já disponível nas lojas. A sua inscrição já dava acesso ao app e, ao realizar o seu login, ele encontrava o QR Code do seu ingresso disponibilizado dentro do aplicativo.



O evento também contou com salas de coworkings para a realização de reuniões entre os participantes e as empresas. E o agendamento das salas também eram feitos dentro do aplicativo de forma prática e intuitiva: era somente necessária a seleção da sala, do horário e do perfil do convidado para a reunião, assim que finalizado, uma solicitação para este convidado era enviada e a reunião era agendada a partir da sua confirmação.



Os expositores também contaram com o aplicativo, além de conseguir uma presença virtual no canal de comunicação do evento, ele também tinha acesso ao coletor de leads direto da sua conta no aplicativo. Além disso, o time Yazo também esteve presente desde o pré-evento comprometido em garantir que o app funcionasse perfeitamente, dentro do “padrão Yazo”.

O Viasoft Connect contou com mais de 14 mil participantes e quase 70 empresas expositoras na área de negócios, mas mesmo com esse volume de público, a fila no credenciamento, praticamente, não existiu. Fernando Takassaki, promotor na Única Recepção Eventos, empresa responsável pelo credenciamento, trabalha com evento há 10 anos e compartilhou com a gente como o aplicativo contribuiu para a entrada no Viasoft Connect: “A Yazo cooperou demais para o nosso trabalho e principalmente para quem vem para a feira. O credenciamento tem que rodar liso e nesse evento com a Yazo, eu percebi que foi demais!”.



Também tivemos a honra de receber feedbacks positivos da organização do evento em relação ao apoio durante todo o Viasoft Connect, Luana Stroppa conta: “Além dele ser o nosso canal de comunicação oficial, a gente conseguiu fazer agendamento de salas de reuniões e coworking. A gente também tem um laboratório de design sprint aqui dentro do evento e todo o agendamento desse laboratório também foi através do aplicativo. Aconteceu algumas demandas de última hora, por exemplo, gestão de open bar dentro dos bares para os ingressos VIP. E rapidinho, em questão de horas, a gente conseguiu trazer uma solução através do aplicativo da Yazo”.



Luanny Arieni, executiva de negócios na Viasoft, também fala sobre o trabalho no pré e durante o evento: “É legal porque o Viasoft Connect permite que as pessoas já consigam se conectar antes mesmo do evento. Então, tem um pessoal ali [do time Yazo] que presta um suporte excelente durante todo o evento que também se pode contar”.



Os expositores também compartilharam suas experiências como os coletores de leads fizeram a diferença para a sua experiência na arena de negócios. Mariana da MJV contou que, diferente do coletor de leads convencional, que é limitado a uma ou duas quantidades por estande, o coletor da Yazo é muito mais acessível já que cada um do seu time acessava direto no seu celular: “A gente consegue coletar rápido, a pessoa não fica esperando, e a gente também não perde a chance de coletar informação do lead”.



Os resultados do aplicativo só confirmaram o sucesso que foi o Viasoft Connect em questão de experiências e conexões: foram quase 43.500 trocas de contatos feitas pelo aplicativo, quase 25.500 leads coletados pelos expositores e o número de interações, em comparação à edição 2022, aumentou mais que o dobro, foram 2.187.368 registradas no app.