Detalhe do Case

SOBRE O EVENTO

Os Scrum Gatherings são eventos oficiais da Scrum Alliance que reúnem pessoas para compartilhar suas experiências e debater os assuntos mais relevantes dentro da Agilidade. É um momento de encontro/reencontro entre profissionais com certificação Scrum para que possam se atualizar e receber pontos que são necessários na renovação de suas certificações.

Em 2014, a comunidade do Scrumrio decidiu aplicar uma proposta à Scrum Alliance para organizar a primeira edição do SGRio. Desde então, o evento que começou com 300 participantes ocorre anualmente e reúne hoje perto de 1.000 pessoas de todo o Brasil e do exterior com o objetivo de espalhar a força da Agilidade que transforma o mundo do trabalho.

O SGRio construiu a sua identidade reunindo pessoas diversas em um ambiente no melhor estilo carioca: acolhedor e descontraído. Durante 3 dias acontecem Palestras, Workshops, Open Spaces e Coaches Clinic transformadores.

Em 2021, devido à Pandemia, o evento aconteceu de forma 100% online e resultou em números impressionantes de interações e engajamento.

A CRIATIVA EVENTOS

A Criativa é a agência contratada para atuar no planejamento e produção desde a primeira edição do SGRio, realizada em 2014. Acompanhamos o nascimento do evento, sua evolução, bem como a sua reconstrução para o contexto online.

Fundada em 2009, a Criativa nasceu com o objetivo de criar conexões por meio dos eventos e proporcionar experiências inesquecíveis! Para isso, caminhamos de mãos dadas com o cliente do pré ao pós-evento.

O método de trabalho inspirado na gestão ágil é um dos diferenciais da agência. Valorizamos a colaboração e a cocriação. É por isso que utilizamos ferramentas que proporcionam bastante transparência a todos os envolvidos no processo de organização do evento, sendo uma delas o #EventsDojo, um quadro colaborativo utilizado para o planejamento de eventos inspirado no design thinking. Afinal, acreditamos que eventos são experiências construídas por jornadas que precisam ser adequadas a cada público.

Desde 2013 a Criativa atende os maiores eventos brasileiros sobre Gestão Ágil e, por isso, além de ser uma agência pioneira na adoção de práticas ágeis para a organização de eventos, sua sócia é uma das idealizadoras do Manifesto Ágil para a Organização de Eventos e atualmente realiza workshops e consultorias para agências e profissionais que desejam aplicar a gestão ágil ao dia a dia de eventos.

Conheça mais sobre a empresa no portfólio disponível aqui.

O grande diferencial do evento é proporcionar uma vivência prática da agilidade em 3 dias de imersão e o Scrum Rio faz isso de forma simples: deixando as pessoas se auto-organizarem, colaborarem e se conectarem de forma autêntica. Mas para 2021 esse diferencial trouxe grandes desafios:



Desafio 1: O SGRio é um evento acolhedor e descontraído, que possui um clima bem carioca, com direito a Biscoito Globo e Mate da Praia nos corredores. Não se trata apenas de conteúdo de alto nível, mas de conversas inspiradoras nos corredores, do papo profundo no happy hour ou da super oportunidade receber atendimento feito por Agile Experts no Coaches Clinic. Isso sem falar do acolhimento insubstituível do staff voluntário que atua durante o evento e, ao mesmo tempo, experimenta diversas práticas ágeis utilizadas do onboarding ao pós-evento, que termina com uma sessão de retrospectiva ágil. Como trazer toda essa essência e criar conexões profundas no formato online?



Desafio 2: Como trazer algo inovador e interativo para tirar da rotina as pessoas que há mais de um ano estavam trabalhando remotamente e passando várias horas do dia em salas de Zoom, Meet ou Teams?



Desafio 3: Como ser um evento disruptivo, totalmente diferente dos outros eventos de agilidade que tinham acontecido em 2020 e primeiro semestre de 2021?



Desafio 4: Como gerar o engajamento e integração das pessoas no staff voluntário, para que pudessem trabalhar de forma alinhada e entrosada, mesmo com cada pessoa em um local do Brasil, atuando remotamente?



O projeto era tão desafiador, que parte do comitê não estava convencido de realizar o evento de forma online. Foi necessário realizar uma pesquisa junto à comunidade para mostrar que o SGRio precisava acontecer em 2021, já que em 2020 ele havia sido cancelado. A pesquisa mostrou que as pessoas estavam abertas e na expectativa para viver uma experiência virtual com o SGRio.



E foi após esta pesquisa que começamos a trabalhar, com toda a equipe atuando remotamente e organizando as demandas em um quadro do Trello, preparado com base no Método Kanban..



Aos poucos, de forma incremental, foi nascendo o SGRio 202ONE, a maior imersão ágil online!



Como vários eventos de agilidade aconteceram de forma virtual e gratuita no ano de 2020, tivemos receio de não atingir o público esperado, já que o SGRio seria pago por motivos estratégicos. Por isso, trabalhamos com uma meta pessimista de 500 pessoas e outra otimista de 1.000 pessoas.



A divulgação do evento foi realizada por meio de envio de mailing para a base de contatos de inscritos das edições anteriores e por meio das redes sociais. Com isso, chegou-se a 942 inscritos, o que resultou em:



*856 pessoas presentes

*tempo médio de 980 minutos de permanência na plataforma do evento

*mais de 38 mil interações durante os 3 dias

MAIS QUE UM EVENTO, UMA EXPERIÊNCIA IMERSIVA



Para criar a atmosfera comum do Scrum Rio, todo o evento foi pensado de forma a trazer conexões emocionais com as edições presenciais. Para isso, trouxemos como soluções:



*Um evento multiplataformas: Hybri (o Centro de Convenções Virtual), Spatial Chat, Slice, Photomatic e Zoom

*Uma experiência lúdica, leve e imersiva, com muitos espaços interativos

*Um ambiente 3D que lembrava o local na última edição do evento

*Salas e espaços com nomes que remetiam ao Rio de Janeiro

*Apresentadores da própria comunidade, que em suas falas traziam algumas lembranças do que já viveram com o SGRio ao longo das 7 edições.



A experiência foi construída com foco em 4 pilares:



PILAR 1: CONTEÚDO



Keynotes: Apresentações com 3 referências internacionais e 1 nacional (Sala de Transmissão da Hybri).



Palestras: Apresentações com pessoas que estão fazendo a diferença usando a agilidade e as experiências que elas têm para compartilhar (Sala de Transmissão da Hybri).



Workshops: Sessões de mão na massa com atividades muito práticas (Zoom).



Sala patrocinada: Espaço de conteúdo e troca com condução e curadoria da patrocinadora ThoughtWorks (Sala de Transmissão da Hybri).



 PILAR 2: TROCA DE EXPERIÊNCIAS E NETWORKING



Arena Love the Problem: Espaço em que participantes protagonizaram discussões nos chamados "Open Spaces" que foram conduzidos por hosts de podcasts conhecidos no mundo da agilidade. Nesse espaço, também houve gravação ao vivo para o podcast Love the Problem. Esta arena também funcionou como um "lobby" ou "corredor" do evento, local onde nos presenciais as pessoas podem interagir e conversar de forma livre e orgânica. No último dia de evento, em uma sexta-feira, após 22h ainda haviam pessoas trocando ideias dentro desse espaço (Spatial Chat).



Coaches Clinic: Um problema para resolver e agile experts para ajudar com sessões de 30 minutos de coaching ágil (Zoom).



PILAR 3: CONEXÕES



Networking Café: Espaço livre para um cafezinho e match profissional (Sala de Networking da Hybri e Quadro de Vagas no Slice alimentado livremente pelas próprias pessoas participantes) 



Estandes: Estandes em 3D para exposição de empresas patrocinadoras (Estande virtual da Hybri).



Chat one-on-one: Conecte-se com alguém para puxar um papo mais profundo sobre um assunto que surgiu no chat geral. Esta ação foi incentivada pelos apresentadores de sala durante todo o evento.



 PILAR 4: INTERATIVIDADE E ENGAJAMENTO



Feedback Wall: Deixe o seu feedback e veja a melhoria contínua acontecendo em tempo real. É uma forma de proporcionar transparência e visibilidade, tão incentivadas em ambientes ágeis. Para isso, foi montado um quadro virtual na ferramenta Slice. O quadro foi formado com 5 colunas: 

Memórias: espaço para as pessoas deixarem um registro sobre suas lembranças em relação a uma das edições do SGRio.

Curti: espaço para as pessoas deixarem um registro sobre algo que elas tenham curtido no evento.

Não Curti: espaço para as pessoas deixarem um registro sobre algo que elas não tenham curtido no evento. Os comentários desta coluna estavam sendo constantemente monitorados durante o evento. No caso dos que podiam ser solucionados, uma ação já era tomada imediatamente. No caso dos que não podiam ser solucionados, a organização deixava uma mensagem explicativa.

Resolvendo: Os feedbacks negativos que já estavam em processo de resolução, eram movidos para esta coluna, sempre com uma resposta explicativa da organização.

Resolvido: Os feedbacks negativos resolvidos, com melhorias ou ajustes já implementados, eram movidos para esta coluna.



Avaliação das Palestras: O que você achou da palestra? Deixe o seu feedback! (Enquete da Hybri)



Aha Moments: Mural de recados disponível em cada sala de palestra para que as pessoas pudessem registrar os melhores insights do dia, construindo um resumo colaborativo (Mural de sala da Hybri)



Cabine de fotos: Faça a sua foto, participe do mosaico e conte para a galera #TONOSGRIO202ONE. A cabine também foi usada como uma forma de incentivar conversas e reencontros. Nos intervalos entre as palestras, o apresentador colocava um slide show das fotos e incentivava: "se você ver a foto de uma pessoa que você está com saudade de bater aquele papo sobre agilidade, aproveite para chamar essa pessoa para ir lá na Arena Love the Problem para trocar uma ideia" (Photomatic).



UM NOVO FORMATO DE VENDA DE PATROCÍNIO, MAIS ESTRATÉGICO E PERSONALIZADO



Como o evento traz o conceito de uma imersão ágil, a entrega de valor aos patrocinadores também é uma prioridade. É por isso que para 2021 foi feita uma revisão no formato de venda de patrocínios. Com isso, as cotas padronizadas foram eliminadas e o SGRio disponibilizou um menu de opções totalmente personalizável. Dessa forma, cada empresa teve a oportunidade de escolher os itens mais aderentes à sua estratégia. Com isso, eliminamos o desconforto e desperdício de empresas que pagam por uma cota e não utilizam todos os benefícios porque alguns deles não se conectam com suas necessidades.



Para facilitar a visualização e escolha dos itens, bem como a visualização do valor total do pacote, foi criada a calculadora de patrocínios, uma planilha online que podia ser usada pelas empresas interessadas para fazer simulações e definir os itens de seu interesse de forma simples e prática. A calculadora pode ser visualizada aqui.



UM STAFF VOLUNTÁRIO REMOTO, MAS MUITO ENTROSADO



Um dos pontos fortes do SGRio é a oportunidade de conexão, networking e vivência de práticas ágeis para as pessoas que atuam como voluntárias no acolhimento de participantes, apresentação, moderação de salas, entre outras atividades. No presencial, existe a sala do QG, que é um espaço de descanso e de interação para a equipe. Nesta edição, como todas as pessoas estavam remotas, isso aconteceu no Spatial Chat. Durante todo o evento este ambiente foi utilizado para descompressão, reuniões, retrospectivas e atendimento a dúvidas do staff. A conexão entre as pessoas foi tão profunda, que o grupo de WhatsApp permanece ativo meses após o evento.

PÚBLICO IMPACTADO E RECEITA



*942 pessoas inscritas

*856 pessoas presentes

*58 palestrantes

*45 sessões entre keynotes, palestras e workshops

*5 empresas patrocinadoras

*30 pessoas na produção e atividades durante o evento, sendo 13 pessoas voluntárias que atuaram como apresentadores, coordenadores de transmissão e moderadores de sala a fim de vivenciar a agilidade na prática.



Diante do público pagante de 779 pessoas, houve uma arrecadação de R$ 135.577,84. Já com patrocínios, a arrecadação foi de R$ 66.350,00. Dado que se trata de um evento que não visa lucro, podemos dizer que houve um excelente resultado do ponto de vista financeiro. O evento se pagou e o saldo será reinvestido para dar início à produção da próxima edição.



FOMENTO AO SETOR DE EVENTOS



Por se tratar de um evento 100% online em meio a uma pandemia com diversas restrições, não houve fomento ao turismo e nem ocupação de rede hoteleira. No entanto, fizemos o possível para impactar e fomentar o mercado de eventos:

1. Priorizamos a contratação de uma plataforma brasileira de forma a contribuir com o desenvolvimento e fomento a empresas nacionais que se adaptaram para o contexto dos eventos virtuais. 


2. Contratamos fornecedores diversos para o serviço de streaming, tradução, interpretação em libras, brindes, entre outros, o que foi muito importante para movimentar o setor de eventos, tão afetado pela crise gerada pela pandemia. Ao todo, o SGRio teve R$ 109.855,94 de despesas com fornecedores diversos.

IMPACTO SOCIAL

1. Fomento ao setor de eventos, gerando oportunidade de faturamento para várias empresas que ainda estão sendo impactadas fortemente pela pandemia.


2. Oportunidade de aprendizado prático sobre gestão ágil por meio do voluntariado.


3. Conteúdo com tradução em libras para acessibilidade de pessoas surdas.


4. Autodescrição feita pelos apresentadores e palestrantes para acessibilidade de pessoas cegas  e com  baixa visão.


5. Seleção de palestrantes levando em consideração a diversidade.

DADOS DE ENGAJAMENTO E INTERAÇÃO



O sucesso de um evento online não se mede apenas com o número de pessoas inscritas e acessos à plataforma. Os dados de engajamento e das interações são fundamentais para validar que os participantes de fato estavam verdadeiramente conectados com o evento.



E os dados do Scrum Gathering Rio 2021 comprovam que conseguimos superar o maior desafio que tínhamos, que era construir um ambiente inovador, interativo e uma experiência lúdica e imersiva a fim de criar uma conexão verdadeira com as pessoas durante os dias 26, 27 e 28 de maio. Ao todo, o evento conquistou mais de 38 mil interações ao longo dos 3 dias, sendo:



*Mais de 8 mil mensagens no chat

*Mais de 500 perguntas a palestrantes

*Mais de 4 mil curtidas em mensagens

*Mais de 15 mil cliques em reações durante as palestras

*Mais de 5 mil respostas em enquetes

*Mais de 1 mil cliques nos materiais disponibilizados para download

*Mais de 1.800 cliques em estandes virtuais

*980 minutos de tempo médio de permanência na plataforma do evento



Também tivemos interações significativas no quadro de feedbacks (Feedback Wall):



*93 interações entre mensagens e curtidas na coluna de memórias.

*Mais de 250 interações entre mensagens e curtidas na coluna de Curti.

*Mais de 40 feedbacks negativos resolvidos ainda durante o evento.



GERAÇÃO DE NEGÓCIOS



Logo após o SGRio, uma das empresas patrocinadoras relatou ter fechado contrato de treinamentos no valor de R$ 300 mil reais com uma instituição que teve 150 servidores inscritos.



AVALIAÇÃO DO EVENTO



No último dia, foi realizada uma enquete para feedback no formato de escala de 0 a 10 pontos. Mais de 40% do público respondeu, gerando uma pontuação média de 8,97. Do ponto de vista de NPS, o evento está na considerada zona de excelência, o que valida, mais uma vez, que conseguimos vencer o desafio inicial.