Desafios a mesa. Mãos a obra.
Primeira grande decisão estratégica: alteração da data do evento e torná-lo híbrido.
Historicamente a BTG Pactual CEO Conference Brasil acontece na semana pré-carnaval. O calendário de eventos do mercado financeiro é muito disputado e todos os players já tem seus “lugares marcados”. Alterar a data de realização de um evento tão tradicional envolve uma série de decisões, algumas estratégicas e outras que dependem puramente do sexto sentido da organização. Foram 2 meses de pesquisas e conversas até a definição da mudança da data, para maio.
Tensão. Acompanhamento semanal dos anúncios do governo de São Paulo, sobre as alterações do Plano São Paulo. Fase vermelha, fase laranja, fase vermelha de volta. Insegurança. Como seguir?
Sabíamos que nossos clientes gostariam de estar presencialmente no evento. Todos os palestrantes foram convidados para participarem, dentro do possível, presencialmente. A decisão foi: trabalhar até o último momento com o plano A: evento com público presencial.
Além das medidas “básicas” de prevenção – uso de máscaras, disponibilização de álcool gel e distanciamento social – estabelecemos um protocolo de testagem em massa. Durante os 3 dias de montagem, 100% do staff foi testado, diariamente, com testes do tipo antígeno rápido (swab nasal – Abbott) que tem 99% de eficácia na detecção de casos positivos de Covid-19. E durante os 2 dias de evento as testagens seguiram para todo staff + palestrantes + participantes.
A testagem dos participantes e palestrantes, obviamente, foi mais trabalhosa. Exigindo que todo fluxo de credenciamento e acesso ao evento fosse alterado. Uma tenda foi construída na área aberta do Hyatt e o público redirecionado para essa entrada. Uma vez recebido o resultado negativo, eram liberados para acessar o evento e fazer credenciamento.
Foram aplicados 900 testes no total, com 2 resultados positivos, que receberam orientações da equipe médica para buscar atendimento médico e isolamento social.
Já dentro do evento, todos os serviços de A&B foram adaptados para seguirmos os protocolos de prevenção.
Dentro da plenária, o auditório foi montado com poltronas largas e conjunto de mesas laterais, com medidas calculadas em planta para promover o distanciamento social de forma menos “fria”.
Transmissão. Outro desafio.
Durante todo ano de 2020 nós trabalhamos com várias plataformas, nenhuma, no entanto, capaz de atender a todos os requisitos dos nossos eventos: a) navegação amigável; b) qualidade de transmissão em HD; c) acesso com login e senha; d) integração com o sistema de agendamento das reuniões 1x1;
Passamos 4 meses trabalhando com um fornecedor e conforme avançávamos com o projeto, vários problemas foram surgindo. Como: limitação da plataforma para acessos simultâneos, qualidade da transmissão comprometida pela quantidade de acessos e problemas na integração com a plataforma de agendamento de reuniões 1x1.
Para nós era essencial prover a melhor experiência possível para nossos clientes em casa.
Solução? Criar uma plataforma 100% proprietária. Nossos times de TI, desenvolvimento e marketing, conseguiram em 1 mês criar site para credenciamento e plataforma de transmissão, atendendo todos os requisitos que precisávamos!
Engajando o participante em filantropia e responsabilidade social.
Solução encontrada foi reverter os valores, que tradicionalmente seriam gastos em brindes para o evento, em doações. Como forma de aproximar o público da ação, no formulário de inscrição, foi incluída uma opção e o participante podia optar por: doação de cestas básicas para pessoas em situação de risco ou combate ao covid na região amazônica.