Detalhe do Case

A Motivation Travel Operadora de Turismo e Eventos
A Motivation é uma empresa especializada em eventos e viagens de incentivo com forte atuação no Brasil e exterior. Com mais de 24 anos de mercado, criamos projetos sob-medida com foco nos objetivos dos nossos clientes, em parcerias duradouras, confiáveis e éticas. A diferença está nos detalhes!

Esta é a filosofia da nossa empresa. A nossa equipe encara o desafio de transformar briefings em projetos criativos e inovadores. Recorremos ao uso de conceitos holísticos, com o objetivo de motivar, engajar, surpreender e encantar pessoas. Na Motivation, os detalhes fazem a diferença!

Para nós da Motivation, um evento ou convenção é uma oportunidade única de transmitir mensagens e conectar os participantes e, por isso, devem ser muito especiais! Um "show ao vivo", sem espaço para erro ou replays! Tudo precisa acontecer perfeitamente, com sincronia, integração e riqueza de detalhes. Em cada projeto, a criação de produções inusitadas e surpreendentes: criatividade aliada a tecnologia de ponta, com custo-benefício adequado aos objetivos e budget de nossos clientes.

Não importa o tamanho do evento, seja pequeno ou mega, a Motivation cria, desenvolve e executa projetos temáticos, no Brasil e no exterior. Nossa equipe, formada por profissionais com vasta experiência e excelência em atendimento, trabalha da fase conceitual ao pós-evento. Tudo isso e muito mais, para fazer do seu evento o que ele deve ser: um sucesso!

A MetLife
Com mais de 150 anos de história, a MetLife é uma das principais empresas de serviços financeiros do mundo e está ao lado de seus clientes para construir um futuro mais seguro. Está presente em mais de 40 países e é líderes de mercado em 20 deles, sendo a seguradora n°1 nos Estados Unidos, México, Chile, Uruguai e Rússia. No Brasil há mais de 20 anos, Já soma mais de 5 milhões de clientes e é referência em seguros de vida, previdência privada e planos odontológicos.

Ficha Técnica do Evento
Título: #COMETOGETHER - o essencial é estarmos juntos!
Número de Participantes: 200 pax
Local: Online com Gravação em Estúdio em São Paulo - SP
Data: 24/02/2021
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional

Briefing

A MetLife procurou a Motivation com o objetivo de realizar a Convenção Anual da área de Employee Benefits (EB) pela primeira vez no formato online, no mês de fevereiro de 2021 para 200 pax com abrangência nacional, com ações focadas no que é essencial na vida – baseado na campanha anual que seria trabalhada no ano  - ‘O essencial é estarmos juntos’. Foi solicitada uma atenção especial a premiação e a uma atividade de encerramento.

 

Dificuldades

• Primeira convenção da MetLife na modalidade online  e possível falta de conhecimento técnico dos participantes com o formato do evento;


• Protocolos de saúde, higiene e segurança para organização de um evento no período de pandemia da COVID-19;


• Garantir e reter a audiência dos participantes durante o evento;


• Busca por novos e diferentes recursos de inovação e tecnologia para eventos no formato online;


• Num período de pandemia, como motivar e engajar a equipe. 

Conceito Temático

Diante da pandemia da COVID-19, muita coisa mudou. O abraço nos amigos virou cumprimento de cotovelo, as confraternizações em família passaram a ser online, os entretenimentos tiveram que migrar para o virtual, adotou-se o home-office e as pessoas tiveram que mudar sua rotina. Mesmo com tudo isso, não se perdeu a questão mais importante – a importância de estar junto – mesmo que de forma online.

O essencial é estarmos juntos com nossa família e amigos. O essencial é estarmos juntos como empresa e com nossos clientes. O essencial é estarmos juntos como nação.

 

#COMETOGETHER – o essencial é estarmos juntos!

 

Na construção do KV foram usadas as cores institucionais da MetLIfe e demos destaque a palavra ‘MET’, referência e prefixo da empresa, que se forma na palavra #COMETOGETHER

 

Solução

Um evento online para a garantia da segurança e saúde dos participantes e dos speakers, utilizando de uma tecnologia inovadora e imersiva, para retenção da audiência dos participantes, além de ações de engajamento durante o evento.



Para garantir a segurança e saúde de todos os speakers foi elaborado um cronograma com divisão de horários para as gravações e ensaios do evento, garantindo o número mínimo de pessoas no estúdio (estúdio de 100m²), além de testagem e todos os demais itens de segurança (aferição de temperatura, totens de álcool em gel e sinalização para garantia do distanciamento).

 

Para speakers que residiam fora de São Paulo – foi feita uma gravação online, em respeito as regras do atual momento impostas pela MetLife, com a proibição de qualquer viagem.



Além disso, foi feito um estudo para a divisão da carga horária do evento e necessidades em comparação aos eventos presenciais que a MetLife estava acostumada, para que pudéssemos reter a atenção dos participantes, garantindo a audiência.

Kit do Evento

Foi encaminhado para casa de cada participante um caixa de madeira com fecho com um cadeado numérico e um adesivo na parte superior instruindo que os participantes aguardassem orientação para a abertura da caixa. A senha para abertura do cadeado numérico foi revelada minutos antes do início da Convenção e se tratava da meta para o ano vigente.



Além dessa dinâmica do cadeado numérico, o kit continha 01 (uma) camiseta de tecido dry fit, 01 (uma) pipoca, 02 (duas) cervejas, 01 (uma) caneca com itens de montar passando o conceito de estarmos juntos e itens para o show de encerramento.

 

Interação Pré Evento

Durante o pré evento os participantes foram convidados a cantar, dançar ou interagir com a música ‘Dias Melhores’ do Jota Quest. Trilha que nos atuais momentos é o desejo de todos!



Todos os materiais recebidos foram compilados e formou-se um vídeo único editado para o encerramento com a participação e interação dos participantes.

 

 

Ações Pré Evento

Para interagir durante a espera do início do evento os diretores da MetLife foram convidados dias antes a responder a pergunta ‘O que é essencial para você?’. Essas mensagens foram exibidas nessa pré-sala de espera, humanizando e aproximando os participantes.



Essas interações também aconteceram durante os intervalos.

 

Abertura do Evento

Iniciando com uma contagem regressiva, o vídeo trouxe imagens de guerras, doenças, epidemias e pandemias passadas, todas em preto e branco. Junto as imagens temos a presença do Vice-Presidente Comercial da MetLife que foi captado em estúdio. O vídeo reforça que mesmo com todos esses acontecimentos trágicos, o importante para a humanidade foi passar juntos por tudo isso! Em sequência, de forma colorida, o vídeo traz um panorama rápido da área da ciência, saúde e comunicação e toda evolução que foi possível nesse período. Além disso, foram inseridas fotos da equipe e o convite para o início oficial da Convenção #COMETOGETHER – o essencial é estarmos juntos!



Após isso, o Vice-Presidente Comercial da MetLife é teletransportado para o cenário do evento.

 

Plataforma

Optamos por trabalhar junto com a Control.e-tv, para a criação em conjunto de uma plataforma customizada, segura e estável para que pudesse suportar o evento. A plataforma com hospedagem em servidores nacionais e internacionais garantiram a estabilidade, além das conformidades legais no que diz respeito a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).



A plataforma foi desenvolvida para que fosse simples e funcional, garantindo uma jornada do participante de forma satisfatória. Na plataforma havia o player de vídeo do vídeo, além da agenda e links das reuniões que aconteceriam a tarde e o show de encerramento a noite.

 

Com uma URL customizada (www.eb2021.com.br), uma vez que o nome MetLife não poderia ser usado, o participante tinha suporte help desk em caso de dificuldade de acesso e poderia interagir com atividades da plataforma – chat, pergunta ao palestrante, quiz, cabines de foto online com personalização de moldura online, sticker para WhatsApp (ferramenta que enviada ao WhatsApp do participante figurinhas do evento), além de telas/backgrounds para usar nas reuniões externas que aconteceriam a tarde.

 

A tecnologia

Optamos pela utilização da tecnologia MBox®, conhecida pela sua utilização nos filmes de cinema atrelada a software de games, a tecnologia tem o objetivo de potencializar a experiência de um evento virtual, com efeito 360°

 

A Motivation foi uma das primeiras agências do Brasil a utilizar essa tecnologia em eventos, em especial nas convenções.

 

A imersão dessa tecnologia não precisa de edição e acontece em real-time, onde o apresentador, captado em cenário de chroma key, é inserido em ambientes virtuais customizados. Junto a isso, as câmeras virtuais possibilitam um passeio por esses ambientes, o que tornam eles maiores ainda.



No caso da MetLife optamos por um cenário futurista, todo customizado para o evento. A ideia é que os speakers tivessem sido transportados para uma nave especial – ‘A Espaçonave Terra’ e de lá pudessem ver tudo que estava acontecendo na Terra. Foram criados cinco ambientes (cenários virtuais) todos interligados com a tecnologia: (I) Sala de Comando a abertura, (II) Palco Terra, com o Planeta Terra ao fundo, (III)Palco Lua com a Lua ao fundo, (IV) Palco Institucional destinado a apresentações mais sérias e institucionais e (V) Floresta Amazônica – revelando o destino da viagem de incentivo de forma imersiva.

 

A tecnologia nos possibilitou ainda utilizar Realidade Aumentada (RA) para a exibição de alguns gráficos e elementos. Esse recurso deu um maior dinamismo para as apresentações.

 

Agenda

08h45 às 09h00 – Convite aos Participantes para entrar na plataforma e estar conexão

09h00 às 09h10 – Abertura

09h10 ás 10h10 – Apresentação Presidência MetLife

10h10 às 10h20 – Intervalo

10h20 às 11h25 – Apresentação Comercial

11h25 às 11h45 – Perguntas e Respostas (ao vivo)

11h45 às 12h00 – Finalização

 

15hs às 17hs – Salas de Diretorias

 

19hs às 19h30 – Reconhecimentos Internos

19h30 às 20h30 – Show Especial

 

Reconhecimentos Internos

A premiação aconteceu ao vivo durante a noite do evento e contou com todo o rigor de uma premiação. O Vice-Presidente Comercial da MetLife estava trajado de smoking e fez os anúncios das 10 categorias.

 

O anúncio da categoria seguiu toda a temática do evento e colocou os três semifinalistas de cada categoria como astronautas. Após o anúncio dos ganhadores foram convidados a entrar ao vivo para interação junto ao moderador.

 

Os troféus foram confeccionados com a tecnologia de impressora 3D, com base no KV desenvolvido para o evento e enviados posteriormente a premiação juntamente com um brinde (Echo Dot 4ª Geração) a cada premiado.

 

Show Especial

Pensando em um entretenimento diferente de ‘ shows lives’, formato muito realizado no período, o encerramento ficou sobre o comando do mágico e ilusionista Philip Blue.

 

Um show dinâmico e interativo, os participantes puderam vivenciar uma noite mágica, com ajuda de um kit enviado no kit da convenção e com a participação de suas famílias.

 

Finalização Evento

Foi passado um vídeo making of, mostrando a grandiosidade e complexidade do evento e para fechar, foi passado o nome de todos os participantes do evento em forma de letreiro.

 

Foi encaminhada uma mensagem de agradecimento e pesquisa de satisfação pós evento aos participantes e também kits aos premiados.

 

Com o grande desafio de organizar todo o planejamento e execução do evento num período de tempo recorde – 03 meses e de forma remota e durante o período de festas de fim de ano, seguindo todas as regras de saúde, higiene e segurança, a Convenção #COMETOGETHER – o essencial é estarmos juntos! teve excelente resposta da parte do cliente.

 

Um trabalho a quatro mãos (Motivation e MetLife) com reuniões semanais e cheio de desafios, para que fosse feita uma entrega de sucesso!

 

Tivemos o envolvimento de mais de 50 profissionais (online e presencial) de forma direta e indireta para a entrega do evento.

 

A audiência permaneceu com média de 200 pax na parte da manhã, com mais de 819 interações no chat, 23 envios de perguntas, 260 fotos tiradas na plataforma

 

Em pesquisa de satisfação enviada pós evento, 98% dos participantes que responderam a pesquisa deram nota máxima ao evento.



Após a realização da Convenção #COMETOGETHER – o essencial é estarmos juntos!, a Motivation foi convidada para a realização de outros eventos online para a MetLife.

 

‘O atendimento extremante cuidadoso e caprichado e as gravações saíram de maneira muito suave e muito competente. A gente está muito feliz!” – Ramon Gomez - Vice-Presidente Comercial da MetLife

 

‘A convenção de vendas é o maior evento da área comercial da MetLife com centenas de pessoas e esse ano conseguimos fazer ele de forma virtual de uma maneira muito inovadora e elevamos o evento a outro patamar. Além da qualidade que eles colocaram, acho que eles conseguiram humanizar uma transmissão digital’ - Bruno Ciolli – Superintendente Planejamento Comercial & Canais de Venda da MetLife

 

Afinal, o essencial é estarmos juntos!