Detalhe do Case

A Hoffmann possui mais de 35 no mercado de eventos, oferecendo soluções em tecnologia e infraestrutura para eventos. Sempre foi pioneira no mercado, buscando o que existe de melhor em tecnologia e inovação. Dentre os principais produtos/serviços de audiovisual da Hoffmann, destacamos painéis de led, projeção, 3D mapping, sonorização, vídeo, iluminação, interatividade, cenografia, dentre outros. Possui bases em 08 cidades pelo Brasil: São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília, Belo Horizonte, Curitiba, Porto Alegre, Salvador e Vitória.

Com a chegada da pandemia, em 2020, a Hoffmann mais uma vez foi pioneira em termos de soluções. Dessa vez na realização de eventos online e híbridos no Brasil. Montou seu primeiro estúdio rapidamente e em 31 de março realizou seu primeiro evento híbrido no Rio de Janeiro, levando players de diversos segmentos do mercado para discutir o futuro dos eventos em meio à covid 19.

Em meados 2020 recebemos a solicitação através da SBEM e da A&C Eventos para a realização do 34º Congresso Brasileiro de Endocrinologia e Metabologia, que seria realizado no final do ano, no formato híbrido com público presencial em Brasília, no Centro de Convenções Ulysses Guimarães.

Recebemos o briefing de que o eCBEM 2020 seria um evento híbrido realizado na cidade de Brasília. Teríamos 04 salas presenciais no Centro de Convenções Ulysses Guimarães de 01 a 05/12 2020, 01 sala remota 100% online para o pré congresso de 28/11 a 01/12/2020. Também precisaríamos fazer uma captação local em Brasília durante o pré congresso, interagindo em tempo real ao vivo com a sala remota.



O evento também teria uma plataforma virtual 3D personalizada. O conteúdo deveria ser todo gravado e editado para ser disponibilizado on demand por 03 meses na plataforma após o término do evento.



Havia também uma demanda grande por gravações de aulas. A maioria das aulas do congresso deveriam ser gravadas previamente de forma remota e editadas para serem exibidas ao vivo durante o evento.



A Hoffmann ficou responsável por viabilizar e operacionalizar toda essa estrutura de audiovisual e tecnologia. Disponibilizamos tanto a parte de equipamentos presenciais, como todo o gerenciamento e acompanhamento da parte híbrida e de transmissão online.

Operacionalizar um evento foi um grande desafio e a Hoffmann disponibilizou os seguintes serviços para o atendimento do projeto:



- Gravação remota prévia de mais de 60 aulas para exibição ao vivo e on demand na plataforma do evento;

- Criação e gerenciamento completo de 01 sala remota 100% online para pré congresso, com base de transmissão no Hilton Barra Rio de Janeiro;

- Sistema comleto de captação e transmissão local no Centro de Convenções Ulysses Guimarães, com gerenciamento e interação em tempo real com a sala remota do pré-congreso;

- Equipamentos de informática para secretaria;

- Sistema audiovisual completo com painel de LED, sonorização e sistema de transmissão online para Plenária no auditório Master do CC Ulysses;

- Sistema audiovisual completo com projeção, sonorização e sistema de transmissão online para 03 salas híbridas no CC Ulysses;

- iPads para moderadores presenciais receberem as perguntas enviadas na plataforma;

- Equipamentos de informática para salas de apoio;

- Mídia desk presencial com rede interligando entre as salas;

- Sistema de interpretação simultânea online;

- Centro de controle operacional para monitoramento da qualidade de transmissão;

- Help desk.

A realização do evento foi um sucesso em termos técnicos, de audiência e de satisfação dos congressistas. Tanto a estrutura híbrida, quanto a estrutura 100% online funcionaram perfeitamente e a comunicação com a plataforma virtual também ocorreu com eficiência.



O evento foi entregue por equipe conjunta da Hoffmann, com profissionais vindo de São Paulo, Rio de Janeiro e Brasília. Tivemos mais de 150 horas de evento transmitidas. Todo o conteúdo foi editado e disponibilizado on demand na plataforma.



Tivemos mais de 80 pessoas no staff técnico do evento e utilizamos toda a expertise de mais de 35 anos em audiovisual e profissionais adnvindos do mercado de televisão para desenvolver uma solução personalizada, com transmissão dinâmica e formato inspirado em programa de TV.



O desafio de proporcionar uma experiência híbrida diante de um cenário complexo foi vencido através de muito planejamento e união entre as equipes dos fornecedores e toda a comissão científica e diretoria da SBEM.