O desenvolvimento do Boti Truck aconteceu durante três (3) meses entre a aprovação do projeto e o início da campanha. Cinco (5) caminhões foram adquiridos dentro dos padrões do cliente, levando em consideração o espaço interno, os anexos, as possibilidades de envelopamento, de capacidade de transporte e acessibilidade, para que fosse possível alcançar todos os cantos do país, acomodar uma loja móvel do Boticário e se expandir com mobiliários perenes (carrinho de exposição de produtos e cavalete de comunicação gráfica), nas localidades onde seriam estacionados, chamando a atenção das pessoas, realizando as ativações propostas e aproximando o Boticário de seus clientes.
Com isso, o modelo 314 Street Chassi, da marca Mercedes-Benz, foi o escolhido para se transformar no Boti Truck, devido a sua resistência, baixa taxa de manutenção necessária e por se encaixar na categoria de carro, facilitando a logística em encontrar profissionais capazes de guiá-lo. Antes de começar a transformação, foram necessários vários projetos de planta e 3D, alinhamento de materiais, definições de espaço, produção dos mobiliários, definição de comunicação, até chegarmos na versão final, capaz de cumprir a sua missão.
O Boti Truck iria rodar por 6 meses, pelo Brasil inteiro, o que implicaria que ele estaria presente entre vários Ciclos internos do Boticário, que incluem comunicações pontuais, linhas de foco e lançamento de produtos. Por isso, precisaríamos estar preparados e alinhados para alterar as comunicações, independentemente de onde o truck estivesse, além de abastecer estoque, definir locações e negociar localidades.
Primeiramente, com a lista de franqueados disponibilizada pelo Boticário, tínhamos que abrir adesão, oferecendo o Boti Truck para cada um, a fim de saber as cidades para onde mandaríamos cada caminhão. Definimos então um prazo de um (1) mês para a adesão do franqueado e para o envio do Guia de Utilização, que continha as responsabilidades das partes e as instruções de aplicação e comunicações - produzidas internamente pela nossa equipe de criação. Tudo isso para garantir o sucesso da ação, independentemente da cidade.
Após esse processo, eram definidas as localidades para onde mandaríamos cada truck, as rotas e as escalas dos motoristas, que também eram produtores, para ajudar na montagem, na desmontagem e para solucionar todos os problemas locais que surgissem no percurso.
Eram oito (8) motoristas produtores no total, que se revezavam em escalas de 27 dias, para 7 dias de descanso. Isso gerou também uma necessidade de logística de pessoas, no caso os motoristas produtores, que precisavam chegar e assumir o controle dos trucks, onde eles estivessem, o que foi realizado através de logística aérea e terrestre.
Para montar as rotas, foram analisados deslocamentos de ponto a ponto, quando eram abaixo de 150 km, as ações eram realizadas diariamente. Passando disso, incluíamos diárias de deslocamentos, nas quais eram rodados o máximo de 500 km e, se passasse disso, mais uma diária era adicionada, pensando sempre na segurança e bem-estar de nossa equipe de motoristas produtores.
A logística de abastecimento, limpeza, alimentação e hospedagem ficavam por conta de nossos motoristas produtores. Que contavam com uma verba de R$ 230 diários para gastos pessoais (comida e hospedagem), além de R$ 1.500 para custos de produção (abastecimento, limpeza e produção gráfica).
A escolha dos locais onde o Truck se instalaria em cada cidade era por conta do franqueado, porém, oferecíamos suporte para aqueles que não conseguiam negociar com estabelecimentos comerciais e prefeituras, além de auxílios pontuais, como encontrar promotores, por exemplo.
Outro grande desafio da logística ficou por conta dos desafios enfrentados pelos motoristas produtores para chegar a determinadas localidades. Foram diversos quilômetros de estrada de terra, lama e dias de balsas por vias fluviais. Tudo isso gerava uma necessidade de atenção ainda maior de nossa equipe de planejamento logístico, pois algumas balsas, por exemplo, só saiam a cada três dias, ou não aceitavam o tamanho do carro.
Esses são só alguns dos exemplos dos desafios que aconteceram na estrada. Porém, a união, a competência e a vontade de nossa equipe em fazer tudo dar certo foi o diferencial para que conseguíssemos superar tudo, rodar mais de 90 mil quilômetros para levar o Boti Truck para 251 cidades, 200 franqueados participantes e mais 30 mil clientes atendidos.
Além de todos os desafios que um projeto deste tamanho gera naturalmente, ainda tínhamos mais um agravante, a pandemia do coronavírus. Ações de experimentação, pensadas no início da campanha, tiveram que ser cortadas, rotas, datas e cronogramas tiveram que ser tratados com flexibilidade, pois fronteiras estaduais e municipais se fechavam e reabriam constantemente de forma imprevisível.
Isso fez a nossa equipe se desdobrar, para que nenhum franqueado que tivesse aderido ficasse sem o Boti Truck, para nós isso não era uma opção. Os cinco (5) trucks se apoiavam, no sentido de que as rotas e a programação não eram fixas e imutáveis. A comunicação entre as equipes foi fundamental para sabermos tudo o que estava acontecendo e para arranjarmos soluções. Além disso, quando algum franqueado desistia, ou sua cidade fechava por conta da pandemia, tínhamos a iniciativa de arranjar alternativas para que os trucks não ficassem parados, sem rodar ou em ativações efetivas em alguma cidade. Uma das soluções era oferecer dias extras para franqueados próximos aqueles que cancelavam ou, até mesmo, incluir novas cidades no roteiro, para aqueles franqueados que tinham mais de um ponto de venda.