Detalhe do Case

O E-Commerce Brasil é a maior empresa de fomento ao mercado de e-commerce da América Latina, atuando como referência no desenvolvimento do setor há mais de 10 anos. Somos reconhecidos como empresa de Notório Saber pelo Governo Brasileiro para colaboração em temas estratégicos da economia e como parceiro estratégico da ONU, através da ONIDO, para promoção do e-commerce em países emergentes. Iniciamos nossas atividades em 2010, com o Fórum E-Commerce Brasil, de forma isolada. Em 2011, lançamos um projeto completo de fomento.

O que é o Fórum E-Commerce Brasil?

Somos criadores, organizadores e promotores do maior evento de fomento a e-commerce da América Latina. O Fórum E-Commerce Brasil foi reconhecido pela Forrester, em 2017, como o terceiro evento mais importante do setor no ocidente. Hoje já o maior evento do ocidente em público, superando os eventos realizados nos EUA. Em seus 10 anos de existência, o Fórum E-Commerce Brasil cresceu de 18 expositores e 700 participantes na primeira edição para 220 expositores e 16 mil participantes na edição 2019, sua edição especial de 10 anos.

Operação & Produção

Para a edição de 10 anos do Fórum, contamos com 3 profissionais internos no time de produção e operação, 1 profissional na área de atendimento e 3 de atendimento CAEX para gerir no pré, trans e pós evento toda a coordenação do evento de forma que tudo seja entregue pronto sem a necessidade de buscar agências intermediadoras.

Nossos expositores entram no pavilhão no 6º dia de montagem, depois de todos estandes e auditórios estarem prontos,. Visto a magnitude do evento, hoje 90% dos expositores contratam agências para entrarem com ações que vão desde singelas pipoqueiras e distribuição de brindes a montagem de telas de led que mechem em toda estrutura física do estande.
Diante deste desafio a operação do evento conta com 5 dias de montagem e o 6º dia voltamos nossa atenção para que tudo dê certo com essa entrada e seja mantido a integridade dos estandes e segurança para todos.

Uma das mudanças consideráveis na operação em 2019 foi a substituição da estrutura de 90% dos estandes de madeira para ferro, uma estratégia operacional que proporcionou muito ganho de tempo com estruturas pré-construídas.
Visto que a estruturada da maior plenária de 3.820m² foi 100% construída, estrategicamente ganhamos tempo de operação nos estandes e investimentos em operação do aprimoramento da plenária principal para receber 2 shows

O principal desafio em toda operação do Fórum 10 anos foi alterar todo material dos estandes e ir na contramão do que 90% do mercado costuma fazer, construindo aproximadamente 90% dos estandes em ferro.

Essa estratégia foi pautada em alguns pilares:



- Diferencial: Nós não saímos da mesa de brainstorm sem pelo menos 1 grande desafio de mudança comparado aos outros anos. Esse foi um dos desafios.

- Montagem: Tínhamos o mesmo tempo de montagem de 2018, mas tínhamos um acréscimo de 23% nos expositores e uma plenária de quase 5.000m² construída com estrutura de boxtrus, tecido e lona. Então a estrutura em ferro demandava tempo no galpão de pré montagem, mas ganhou tempo na montagem no pavilhão.

- Sustentabilidade: A reutilização do ferro é muito maior do que a madeira e a retirada das lonas pode ser feita de maneira que não danifique a estrutura e a lona.

 

Tivemos um segundo desafio a produção dos dois shows ( abertura e encerramento.

Como mencionado a E-Commerce Brasil trabalha 100% com mão de obra interna na produção & operação, e nunca tínhamos feito um show musical dessa proporção em nossos eventos.



Desafios:

Montagem: No primeiro dia temos o Prêmio E-Commerce Brasil sendo entregue no auditório principal, em paralelo a finalização das outras montagens para abertura no dia seguinte e toda operação, credenciamento e entrada é pensada para funcionar para o prêmio, ser remontada em 7 horas para o evento de manhã e isolar a expo e outros auditórios de forma que o público não tenha acesso as “surpresas” do evento.

Remontagem:

Passamos na operação por 2 desafios de remontagem:

1 – O prêmio e show encerrou por volta de 12h00 e precisávamos retirar todo mobiliário de apoio ( bistrôs, lunges e etc) para montagem de 2.500 cadeiras – além da remontagem de estrutura técnica/ comunicação visual do credenciamento.

2 – A última palestra no terceiro dia de evento encerra e tivemos 1 hora para retirada do público, isolamento da área, retirar 2.500 cadeiras, montagem de rider da banda, estrutura de buffet para o coquetel, passagem final de som e reabertura da plenária.

E fizemos! A entrada do público foi sincrônica com o horário combinado.

Desenvolvimento do projeto:

 

A E-Commerce Brasil tem um extenso calendário de atividades e por isso o tempo de produção de cada um acaba sendo curto e dinâmico.

Para o Fórum temos reuniões esporádicas com ideias e brainstorm do futuro do evento, focados nos outros projetos ao longo dos 1 meses pré evento e nos últimos 3 meses focamos 100% da nossa atenção para ele.

 

Foram necessários para toda operação do fórum mais de 5.000 profissionais muito bem brifados com o core da empresa e identidade do evento para que tudo fluísse de maneira perfeita.

 

Internamente temos desafios financeiros como qualquer outra empresa, visto que um projeto desta magnitude passa da casa dos 8 dígitos, por isso cada detalhe operacional é pensado e embasado na estratégia mencionada no item anterior de inovação e praticidade aliados a excelência na entrega, mas considerando o custo total do projeto, quando falamos de um evento desta magnitude uma polegada na televisão dos estandes (entregamos os estandes prontos, com mobiliário, A&V e identidade visual) pode custar 30, 40 mil reais ao projeto como um todo então sempre pensamos na melhor entrega dentro do custo previsto e a excelência que preconizamos.

 

Soluções

 

Com uma rede muito boa de parceiros, este ano optamos por reduzir o número de montadoras de 4 para 3 apenas, e acompanhar o aumento no time in loco dessas empresas para que tudo fosse entregue em tempo recorde, considerando que o evento estaria maior mas com o mesmo tempo de montagem/realização/desmontagem do ano anterior.

 

Estandes

Ressalto a agilidade na pré produção dos itens no quesito estandes, isso foi essencial para boa execução do plano “estandes de ferro”

 

Cenografia

Tivemos uma parceria incrível com a empresa de cenografia no trato de cuidado e agilidade, vale mencionar que tínhamos costureiras trabalhando no pré e durante a montagem do evento ( com máquinas montadas no pavilhão) em um tecido que atingiu aproximadamente 150m de extensão com pequenas luzes instaladas/costuradas dando a sensação de “céu estrelado”.

O Fórum E-Commerce Brasil 2019 foi responsável por gerar mais de R$ 300 milhões em negócios, resultado obtido através das ações de qualificação de um público para melhor busca de resultados e consequentemente promoção do “face to face” entre fornecedor qualificado e comprador orientado.



Operacionalmente o evento não teve ruídos, entregamos 100% do combinado com o time, superamos todas as expectativas com as estratégias de inovação, sustentabilidade e melhoria contínua.

Como comentário pessoal de um dos responsáveis do projeto, todo o planejamento do evento conseguiu atingir a excelência no detalhe e se destacar no mercado.



Evento – Geral

 

A edição de 2019 foi considerada como “divisor de águas” dos eventos da E-Commerce Brasil, em pesquisas com participantes a estratégia adotada em segmentar todos conteúdos foi o que fez deste o maior evento de e-commerce do ano, conseguimos agradar os mais variados níveis de conhecimento do público e áreas de atuação, passando por logística, operações, CRM entre outros e também desde o iniciante com uma pequena loja aos maiores E-Commerce do Brasil.

 

Algumas informações interessantes:

 

+ de 4.000 downloads do app oficial do evento;

 

+ de 1.000 novos seguidores no Instagram durante a semana do evento;

 

+ de 2.000 novos posts no Instagram utilizando a hashtag #forum10anos (sem contar o volume de stories);

 

+ de 393.000 visualizações de conteúdo no Instagram na semana do evento.



51% do lixo gerado foi reciclado



100% da estrutura dos estandes foi reaproveitada

 

 

Viramos notícia! 

 

Globo News

http://g1.globo.com/globo-news/videos/v/faturamento-do-comercio-eletronico-cresceu-12-no-1o-semestre/7771446/

 

Startupi

https://startupi.com.br/2019/07/palco-startup-expo-com-curadoria-startupi-e-destaque-no-forum-e-commerce-brasil-2019/