Detalhe do Case

A Hub-Lub foi criada com a finalidade de levar para as empresas soluções completas para todo tipo de evento e projeto. Podendo ser ele pequeno ou grande, simples ou complexo. Assumimos toda a demanda da operação e execução. Aqui não existe: "Não tem como", ou "não dá". Dá sim! E não basta só entregar, é preciso entregar bem feito, com excelência. #FazendoBemFeito não é só a Hashtag que usamos, ela nos move e simboliza nosso conceito.
Hoje atuamos na organização de eventos, feiras, convenções de vendas, marketing promocional, promoções, ativações esportivas, incentivos e projetos especiais.
 
A Total S.A. é uma empresa Francesa do setor petroquímico e energético com sede mundial em Paris. A empresa está presente em mais de 130 países, empregando 100 000 pessoas, estando entre as 5 maiores do mundo. No Brasil além da área de Lubrificantes a empresa atua na Exploração e Produção de óleo e gás, e entre os principais ativos estão a participação de 20% no consórcio do campo de Libra, no pré-sal brasileiro, e os cinco blocos como operadora na Bacia da Foz do Amazonas.

Em 2019 a Total fez a aquisição do Grupo Zema Petróleo, uma rede de 280 postos de serviços e instalações de armazenamento de derivados de petróleo e etanol, localizados principalmente no Estados de Minas Gerais, Goiás e Mato Grosso.
Com isso a Total precisava realizar um evento para clientes, e toda a imprensa para simbolizar a sua entrada oficial no Brasil e o começo das operações da rede de Postos de Serviços Total.
 

O Briefing enviado pela Total para nós era realmente desafiador,  tínhamos que criar um projeto que simbolizasse o começo das operações da Total no Brasil, no segmento de Postos de Combustíveis, para isso precisaríamos inaugurar um posto escolhido pela Total, mas não só isso, esse posto deveria estar com a nova comunicação visual utilizada pela Total no mundo. Além dessa inauguração, deveríamos inaugurar no mesmo dia, a nova sede corporativa da divisão Postos da Total Localizada em Araxá.



Então tínhamos três projetos, um era colocar a nova comunicação visual, atendendo todas as normas técnicas, enviadas pela a sede mundial da Total, isso incluindo reforma estruturais, como banheiros padronizados, área interna e externa de abastecimento, assim como a instalação de testeira, pórticos todos importados direto da França. 



O outro criarmos um evento de inauguração desse posto localizado em Betim, que simbolizasse a chegada da empresa em nosso país, um evento para  receber 150 convidados, sendo clientes, jornalistas e diretoria mundial da Total.



Tudo isso seguindo todas as normas e procedimentos de segurança exigidos pela sede da Total na França.



E o último projeto, a inauguração da nova sede corporativa da divisão de Postos de Combustíveis da Total, ou seja, era uma enorme responsabilidade .



Assim, encaminhamos o projeto de reforma do Posto para nosso departamento de Arquitetura e Projetos Especiais, liderado pela Juliana , que ficou encarregada da reforma, adequações da nova comunicação visual da Total seguindo o guide mundial e realizando todo o projeto executivo e acompanhamento da obra.



E para o departamento de criação e produção foi encaminhado as Inaugurações ambas aconteceriam no mesmo dia, sendo a primeira Inauguração do posto em Betim, chamado de Posto Beija Flor, e depois a inauguração do escritório central, localizado em Araxá, ambas Minas Gerais, mas com uma diferença entre elas de 300km. 



Assim ambas as Inaugurações, do Posto Beija Flor e de Araxá estavam marcadas para dia 22 de agosto e iriam contar com a presença do Ceo Mundial da Total.



A meta da Total era terminarmos as reformas no Posto Beija Flor a tempo da inauguração, precisaríamos também criar um espaço confortável para receber 150 convidados e passar todos os atributos e premissas da empresa para esses clientes, criando uma experiência e um atendimento de excelência, para que os convidados tenham uma ideia e uma associação de como seria os serviços prestados pelos Postos da Total. 



Priorizando a qualidade, segurança, seguindo todos os padrões mundiais da empresa.



Tudo isso precisaria ser feito sem interromper o funcionamento do Posto Beija Flor, fechando ele apenas no dia 21 as 20:00h e reabrindo ao público após a cerimônia do dia 22 as 15:00h.

Inauguração Posto.

Primeiramente analisamos o espaço físico do local, por ser tratar de um Posto em uma rodovia, o fluxo de caminhões e carros era intenso. Também havia uma preocupação em relação a segurança, já que tínhamos que prever que a zona de desaceleração não fosse prejudicada, e quem por ventura entrasse errado achando que o posto estivesse aberto poderia desacelerar com segurança e tivesse uma opção de voltar para a rodovia em segurança.

Então determinamos através de um estudo e criamos com barreiras e Gradis uma rota de entrada, saída tanto para os carros convidados como para os carros e caminhões que não fossem convidados.

5 dias antes do evento colocamos uma placa na saída e entrada do Posto com avisos sobre o evento, e também distribuímos flyers avisando aqueles motoristas regularmente. Isso porque tínhamos um agravante, que era uma Churrascaria muito frequentada pelos motoristas dentro do Posto Beija Flor.

Outra solução e essa mais complexa foi criarmos um mecanismo para cobrirmos com uma cortina todo o posto, esse mecanismo seria acionado por botão e despencaria a cortina no momento da Inauguração. Seria simbolizado por um botão vermelho que ficaria em um totem em cima do Palco para ser apertado pelo Ceo Mundial.

Também criamos um receptivo com Valet para os convidados, um pórtico de entrada com Bem-Vindo em Frances, inglês e português, colocamos tendas para o receptivo e Welcome Coffee, providenciamos tradução simultânea para todos os convidados. E colocamos Ombrelones por todo o local, tínhamos também inúmeros guarda-chuvas de backcup como um plano B para chuva ou muito sol.

Toda a montagem precisaria ser a noite em tempo recorde, e ainda teríamos que testar o mecanismo com ensaios durante a madrugada. A testeira do posto tinha 44 metros de frente. A instalação da cortina deveria sempre seguir todos os critérios de segurança da Total, então foi necessário uma plataforma com todo o aparato de segurança e ela só poderia se locomover com as pessoas em baixo de acordo com as normas.

A cada ensaio levava-se 1h20min para recolar a cortina novamente, resolver os problemas e tentarmos de novo.

Após o cair da cortina, teríamos uma escola de Samba, que simbolizaria a chegada da Total no Brasil com o tema: Isto Aqui, O Que É? Música de Ary Barroso, e um mestre sala com uma porta bandeira com dançando com o logo da Total.

Após a Cerimônia criamos um ambiente totalmente aconchegante para os convidados se dirigirem a uma área aberta que ficava atrás da Churrascaria, cobrimos um parquinho com cenografia e usamos uma parte da estrutura da Churrascaria para ambientar um cenário personalizado da empresa para um coquetel. Fizemos um backdrop, totens interativos com ipad e QR Code onde os convidados podiam ter acesso as mais informações da Total e seus produtos.

Durante o coquetel levamos um grupo de Capoeira para fazer uma apresentação composta por crianças carentes, e professores que foram moradores de rua, um projeto social muito bacana em Minas Gerais.

No termino do evento os convidados receberam um kit especial da Total com sacolas recicladas,  e dentro dos carros deixamos um brinde que era uma lixeira personalizada e uma água com uma Tag agradecendo a presença.

Nos banheiros também tínhamos amenities personalizados.

Durante todo o evento tínhamos extintores espalhados no local, uma ambulância UTI com médico e enfermeira, 2 brigadistas, sinalizações de saída de emergência, ponto de encontro e fumódromo. Foi construído também uma rampa de rota de fuga a pedido da segurança do presidente da Total, além de 7 pessoas para o valet e 5 seguranças com um aparato especial envolvendo o departamento de segurança da Total.



Inauguração Escritório Araxá.



Em Araxá fizemos uma estrutura menor, e mais simples, colocamos uma tenda com acabamentos, bakcdrop, banners, sistema de som, e uma Buffett para 50 funcionários.

 

Colocamos mesas bistrôs, banquetas e uma leve decoração de bom gosto nas mesas.

 

No logo cobrimos com um pano vermelho que depois seria descoberto e simbolizaria a inauguração do escritório.

 

Toda a montagem foi realizada um dia antes, e após o lançamento no Posto, os diretores mundiais se deslocaram até Araxá a 300km. Isso no mesmo dia.

Na chegada eles foram recebidos pelos funcionários, fizeram um breve discurso e depois ficaram tirando fotos e conversando com os funcionários.

 

O evento teve um breve duração de 3 horas, mas tudo feito e pensado com muito cuidado.

 

 

Como assumimos toda a demanda da operação. O cliente fazia questão de entender como seria o cenário onde cada cenografia seria inserida, assim tivemos que desenvolver um layout em 3D mais real possível do local. Todas as cenografias envolvidas e artes foram feitas e desenvolvidas pela agência. Também fizemos anteriormente ao evento o RSVP de 200 convidados, esse RSVP foi feito através de ligações, convites físicos enviados por correio e por e-mail. Colocamos também a disposição o atendimento via Whatsapp e por telefone aos convidados. O objetivo do cliente era receber os convidados com todo o conforto e segurança, essas premissas foram amplamente atendidas. Dos 200 convidados a meta era de 120 pessoas. Foram confirmados via RSVP 137 pessoas e compareceram 134 pessoas. O evento foi amplamente repercutido nas redes sociais e na imprensa alcançando assim todos os objetivos da marca. Ficamos 10 dias em Minas Gerais com uma equipe de 10 pessoas da agência e mais de 30 pessoas contratadas terceirizadas. Após o evento recebemos de toda a diretoria elogios por escrito e do Ceo Brasil agradecendo o sucesso do evento.