Detalhe do Case

Desde a primeira edição em 2010, a SP Group/EMP Group e Lilian Camargo Eventos participam do desenvolvimento de projeto e execução do Fórum E-commerce Brasil.
O E-commerce Brasil é um Projeto que realiza mais de 100 atividades anualmente com o objetivo de fomentar o mercado de comercio eletrônico.  É mantido e apoiado pelas empresas mais influentes da área do comércio online no Brasil e no mundo.
Inicialmente eram 20 mantenedores e após 10 anos, foram 50 empresas mantendo o projeto.
Desde o evento inicial em 2010 a ideia sempre foi ter conteúdo de qualidade voltado para o público de e-commerce e ter uma área, que chamamos de Lounge de Negócios, onde os mantenedores do projeto podem expor suas marcas, produtos e serviços a esse público e efetivamente fechar negócios, sempre primando pela excelência em tudo que é feito e entregue.
Ao longo dos anos a procura pelo projeto foi aumentando e muitas empresas chegavam a ficar em lista de espera, entao decidiram abrir o espaço do Fórum para outras empresas que não fazem parte do pool de mantenedores. Com a abertura do Lounge de Negócios para patrocinadores as empresas que não tinham condições de participar do projeto completo, poderiam participar do maior evento da categoria, no evento de 2019 tivemos 220 expositores no total.
O e-commerce é um dos mercados mais promissores no Brasil e no mundo. Segundo dados do E-bit divulgados em Fevereiro deste ano, o setor faturou R$ 61,9 bilhões em 2019, um aumento de 16,3% em relação ao ano anterior. Outros dados da Forrester Research revelam que, em 2018, 21% dos varejistas do mundo concentraram seus esforços de investimento em estratégias omnichannel, enquanto 15% preferiram focar em clienteling e personalização.
Em um cenário cada vez mais desafiador, os varejistas de e-commerce apostam na inovação tecnológica ao mesmo tempo que preparam suas operações para dar o próximo passo na integração dos diversos canais de venda e aprimoram seus serviços de pagamentos, entrega, entre outros.
Para aprofundar os principais temas do e-commerce, o E-Commerce Brasil realizou nos dias 16, 17 e 18 de Julho o principal evento de e-commerce da América Latina e o terceiro maior do mundo, o Fórum E-Commerce Brasil – 10 anos

O perfil do evento é de sofisticação e bom gosto, porém com custos acessiveis comparados ao padrao de mercado. Com a abertura do salão de negócios para empresas que não fazem parte do grupo de mantenedores a quantidade total de stands a serem entregues aumentou consideravelmente, as regras com relação a montagem dos Lounges tiveram que ser endurecidas, evitando qualquer tipo de alteração nas estruturas definidas para cada espaço. Assim os lounges são totalmente padronizados, sem possibilidade de alterações. Entretanto devem ser executados com materiais e acabamentos de excelente qualidade. O prazo para execução tinha que levar em consideração possíveis trocas de comunicação visual em função de danos inesperados ou mesmo solicitações de expositores.

O projeto a ser desenvolvido para esses espaços deveria prever uma forma rápida de construção e de substituição de itens, caso necessário.

Era necessário considerar também toda a sinalização do evento, aérea e de piso, construções específicas para CAEX que, além do atendimento ao expositor, deveria conter um lounge, stand para Rádio Bandeirantes que iria transmitir ao vivo direto do evento com entrevistas a palestrantes e pessoas influentes do mercado, sala de imprensa, sala de palestrantes, Espaço Ikesaki, Espaço de alimentação saudável, espaço Muito Mais que e-Commerce onde teríamos a participação da ONU, do Greenpeace e de uma ONG com conteúdos especificos. Áreas de apoio ao expositor e central de informações espalhadas em diversos pontos, já que estaríamos ocupando 5 pavilhões, Praça central com lounges e vegetação natural, além de vários pequenos lounges espalhados pelo evento.

Salas de infraestrutura de atendimento ao evento como: Guarda volumes, sala da organização, segurança, limpeza, recepcionistas, bombeiro, ambulatório e 07 copas de apoio para os serviços de alimentação. Além de um lounge de descanso para equipe de backstage.

Em 2020 foram criadas 3 categorias de participação.

Apoio 58 unidades:

Áreas com 9m2 – 3x3m, que tinham como necessidades básicas um local com a identificação do apoiador, um espaço para instalação de comunicação visual, espaço para TV e uma área de armazenagem pequena, como um balcão ou armário.

Expositor 103 unidades:

Áreas com 20m2 – 5x4m, que tinham como necessidades básicas a identificação do Expositor, um espaço para instalação de comunicação visual, espaço para TV e um deposito.

Oferecimento 11 unidades:

Áreas com 55m2 – 11x5m, que tinham como necessidades básicas a identificação do Expositor, espaço para instalação de comunicação visual, espaço para TV, deposito e uma área fechada para pequenas palestras, item obrigatório para Oferecimentos.

Solicitaram um setor dedicado à startups, que contava com a participação de 25 empresas aproximadamente e uma área específica para conteúdo.

Também devíamos prever um setor para Industria e Entretenimento, onde além de áreas de conteúdo deveríamos prever um espaço para uma piscina, um tanque de mergulho, com 47 mil litros.

Primando pela excelência em atendimento todo o serviço de AB é volante e contou com 05 tendas-cozinhas para a suprir a necessidade de alimentação de 15 mil pessoas durante todos os dias.

Tudo isso devendo ser executado e entregue com excelência em um prazo de 80 horas.

 

O desafio deste evento inicia com a concepção do Design do lounge de expositores, é a partir da definição do conceito que será utilizado para esse layout que se desenvolve todo o restante do evento. Em virtude do Forum ECBR ter se tornado uma referência para o mercado, muito do que é idealizado para, não somente o Forum, mas todos os eventos do ECBR, é utilizado como referência por outras empresas, então a cada ano é um novo desafio, uma vez que os lounges devem ser diferentes do que já foi feito no passado, devem manter a excelência em acabamento e qualidade, devem atender as necessidades básicas dos expositores e ter um custo adequado.

O conceito foi baseado em áreas abertas, para caracterizar o ‘lounge”, em eventos passados era possível visualizar boa parte da salão de negócios sem muitos obstáculos visuais, quase todas as empresas podem ser vistas se a pessoa estiver no centro de um corredor por exemplo, e esse conceito deveria ser mantido o máximo possível. O espaço deveria ser sofisticado. Pensando num sistema construtivo que propiciasse uma montagem rápida e com excelente acabamento, desenvolvemos um sistema proprietário de montagem utilizando um mix de quadros em estrutura metálica e madeira, com revestimento em lona impressa e bagum.  Como o salão de negócios ocuparia 3 pavilhões a visibilidade das marcas é um fator importante o que fez o organizador solicitar uma imagem de destaque com a marca, padronizada em 4m de altura. Para as paredes selecionamos tons neutros como preto e branco para o teto, além de carpete num tom de cinza claro para destacar a comunicação visual dos expositores. Os mobiliários selecionados eram mais sofisticados que o padrão utilizado normalmente em feiras convencionas, estruturas de madeira e tecidos claros foram escolhidos para trazer conforto e sofisticação aos espaços.

Todo o sistema de iluminação foi feito com lâmpadas LED o que reduziu consideravelmente o consumo energético de cada unidade, ficando abaixo de 1 KVA.

A pré-produção das construções começou 60 dias antes da abertura do evento, com o fabrico das peças de metal. Foi necessário desenvolver uns sistema especifico para encaixar as TVs (item obrigatório nos stands) uma vez que não existiram paredes solidas nos stands e não seria possível parafusar o suporte de parede diretamente nas estrutura. Da mesma forma criamos também um sistema específico para as placas com a identificação dos expositores. 30 dias antes do evento iniciamos a produção da comunicação visual e 15 dias antes de iniciar o carregamento dos caminhões, os tapeceiros iniciaram o processo de revestimento das estruturas com as lonas impressa e o bagum.

Para que a construção dos lounges tivesse o mesmo cuidado em cada item, as equipes de carpintaria, serralheria, tapeçaria e elétrica, foram divididas em linhas de produção. Cada equipe ficou responsável pela produção de um item, como por exemplo, paredes, testeiras, colunas, tetos, etc. assim todos foram feitos exatamente da mesma forma.

A carga das carretas começou com uma semana de antecedência da data prevista para a montagem. As carretas foram divididas por pavilhão. As peças de cada lounge foi cuidadosamente embalada, já revestida com a respectiva lona impressa ou com bagum. Cada lounge foi separado como um kit composto de paredes, colunas, testeiras e tetos e numerado de acordo com a posição do lounge na planta. As carretas foram carregadas seguindo a numeração dos lounges começando pela frente do pavilhão e terminando no fundo.

No momento da descarga, os caminhões entraram no pavilhão e foram posicionados de forma que cada kit de lounge fosse colocado sobre sua respectiva marcação.

Para a montagem no pavilhão as equipes foram dividias em 07 equipes, 04 delas responsáveis pelas montagens dos lounge setorizados por pavilhão, uma equipe dedicada exclusivamente as montagens em estruturas de alumínio e vidro, outra equipe dedicada aos auditórios, cenografias e ações especiais e uma última equipe dedicada exclusivamente a sinalização aérea e de piso. 7 produtores ficaram responsáveis, cada um por um pavilhão ou setor.

Em menos de 48 horas tínhamos todos os 172 lounges levantados e prontos para receber as instalações elétricas, 02 dias antes da abertura do evento tínhamos todos os lounges prontos e a equipe de atendimento do e-commerce pode dedicar-se exclusivamente aos expositores e as necessidades individuais de cada um.

A equipe de montagem pode se dedicar a conclusão dos outros espaços e das sinalizações necessárias para um evento desse porte.



 

O desenvolvimento de uma estrutura de montagem específica para os lounges e outras aéreas do evento foi fundamental para alcançarmos o resultado pretendido, superando expectativas tanto do E-commerce Brasil quanto dos expositores.

Uma montagem em tempo recorde, nunca vista em nenhum evento antes, com um minimo de produçao de residuos e com alto padrao de qualidade.



A parceria entre Lilian Camargo Eventos e Grupo Imasters/E-commerce Brasil inciou-se em 2009 baseada em honestidade, confiança e respeito mútuo. Os eventos que trabalhamos em conjunto auxiliou ambas as partes no crescimento e desenvolvimento de novas formas de trabalho, sempre buscando a Excelência. Excelência em criatividade, execução e qualidade de atendimento. A Lilian Camargo Eventos passou a cuidar dos clientes do E-commerce como se fossem nossos próprios clientes, uma vez que o objetivo final é sempre o mesmo, o sucesso de todos os envolvidos no processo.

Neste ano de 2019, com a comemoração de 10 anos do Forum, provamos mais uma vez que um trabalho só pode ser reconhecido quando é feito com amor e entregue com a máxima qualidade.

O Sistema de construção e montagem desenvolvido para o evento trouxe grande economia de recursos além de danos controlados ao meio ambiente. Todo material utilizado na montagem é reaproveitado ou reciclado. A Quantidade de caçambas utilizada durante todo evento é muito reduzida se comparada com os outros eventos do mesmo porte e 51% do material descartado no pavilhão foi destinado a reciclagem e temos metas de aumentar essa porcentagem para o próximo evento.

Todo evento tem suas falhas, mas ao longo dos anos as equipes envolvidas no Projeto e-commerce Brasil, trabalharam arduamente para entregar sempre um trabalho melhor do que o anterior e o resultado foi um evento primoroso, elogiado tanto por expositores, como por palestrantes e participantes.

Mais um sucesso!