Detalhe do Case

Prêmio Caio 21ª Edição

Case: EXPO ABGR 2019

O maior evento de gerenciamento de riscos da América Latina

Candidato: Bethe B Comunicação
Cliente: Associação Brasileira de Gerência de Riscos- ABGR
Segmento: Eventos
Categoria: Feira, Exposição, Salão e Mostra B2B

A Bethe B sempre acreditou no poder de transformação do design e da comunicação. Surpreender positivamente os stakeholders é a nossa missão, seja com o objetivo de construir autoridade, catalisar resultados de negócios e criar projetos de valor.

Ao longo destes 30 anos, buscamos a constante inovação; a cada desafio, descobrimos novos caminhos e fazemos o que parece ser impossível, sair do papel. Unimos experiência à inovação, combinando as disciplinas de branding, design de soluções, comunicação e live marketing de uma forma única através da nossa metodologia proprietária de desenvolvimento de projetos, a live brand.

Com uma equipe de inteligência especializada, a Bethe B é considerada a agência expert quando o assunto é Seguro. Desenvolvendo projetos emblemáticos para o mercado há mais de 19 anos, a nossa bagagem chegou ao conhecimento da Associação Brasileira de Gerenciamento de Riscos, a ABGR, que buscava uma nova agência para reformular, planejar e produzir o maior evento de gerenciamento de riscos da América Latina, a EXPO ABGR 2019 e o XIII Seminário Internacional da ABGR, que reuniria os maiores risks managers da América Latina.

Através de um projeto 360, que congregou análise estratégica, planejamento, branding, comunicação e produção, conseguimos construir o maior e melhor evento já realizado na história da ABGR, segundo a opinião dos participantes e patrocinadores.

 

Vídeo

A EXPO ABGR 2019 foi um dos projetos mais desafiadores da história da Bethe B. No dia que fechamos o contrato, tínhamos apenas 3 meses até a data do evento, para reformular o conceito do projeto, planejar, captar patrocínio e entregar aquele que se tornaria a melhor edição da história da ABGR.



Apesar do evento já ser uma referência em termos de conteúdo e networking no mercado internacional, as edições anteriores haviam sido planejadas de forma caseira. A Diretoria entendeu que era chegada a hora de ter um evento à altura de sua importância para o mercado de gestão de riscos. O evento deveria estar alinhado ao padrão de ações de live marketing que os grandes expositores e patrocinadores do evento estavam acostumados, transmitindo, desta forma, o profissionalismo de gestão da ABGR e colocando a EXPO ABGR no mesmo patamar das melhores feiras de negócios do mercado de seguros.



Precisávamos enfrentar as dificuldades com assertividade e foco, explorando ao máximo todas as possibilidades.



O evento trazia o agravante de não ter um histórico de planejamento e produção. Quando assumimos o projeto, nos defrontamos com o seguinte cenário:


  • Locação do espaço para o evento feita sem um estudo técnico de disposição do programa, o que, posteriormente se revelaria como deficitário.

     

  • Ausência de Manual que estabelecesse limites na participação de expositores e de patrocinadores. Os contratos haviam sido firmados sem o estabelecimento de regras que propiciassem ordem ao evento e equidade de possibilidades de exposição de marca e participação entre os investidores de mesmo nível e tipo.

     

  • Planta baixa da área de exposição sem estabelecimento de áreas corretas de circulação, o que criaria a necessidade de mover expositores já confirmados. 

     

  • Cotas de Patrocínio sem valor agregado e sem definição de contrapartidas.

     

  • Geração de receita restrita, apenas oriunda dos espaços na área de exposição comercializados previamente.

     

  • Ausência de cultura por parte do cliente com relação à complexidade de planejamento e produção de eventos de grande porte.

     

  • Ausência de dados de participantes das edições anteriores de forma que pudéssemos iniciar a campanha de comunicação com leads categorizados.

     

  • Ausência de presença do cliente nas redes sociais, gerando a necessidade de criarmos do zero uma comunidade virtual.

     

  • Ausência de projeto de branding do cliente que facilitasse o desenvolvimento do concept do evento.

     

  • Curto prazo para comercialização das novas cotas que seriam criadas pela Bethe B.

     

  • Curto prazo para venda de ingressos em função do tempo de implantação da ferramenta de venda.


Temos a convicção de que só um time com a paixão, o profissionalismo e a convicção da Bethe B para assumir um projeto com este nível de complexidade em um período tão curto de tempo.

O nosso choque de gestão necessário para profissionalizar a ABGR teve inúmeras frentes.

 

CONCEPT

Começamos pela proposição de um concept para esta edição. Era preciso comunicar de forma clara a proposta de valor do evento. Para que isso foi possível, aplicamos a metodologia da live brand de forma que conseguíssemos chegar à temática principal, o propósito, a mensagem principal que deveria transmitir, as estratégias para alavancar resultados, assim como mapear a jornada do participante.

 

Naming

Começamos a proposição do concept pela sugestão de um novo naming. Essa mudança seria estrategicamente interessante em virtude da facilidade de indexação e pela possibilidade do novo nome poder figurar na agenda de qualquer portal de notícias pelo mundo.

 

Identidade visual

Usamos uma linguagem bem atual, em blocos geométricos que transmitissem um movimento modular e com isso criamos formas que nos auxiliam na dinâmica de design de todo enxoval de peças do evento.

Além disso, criamos elementos acessórios que reforçavam a linguagem matemática de cálculo como elemento da identidade.

 

Paleta de Cor

Usamos cores modernas onde o Verde Teal traz uma linguagem mais tecnológica e o laranja aponta para os destaques. O Azul da marca define linhas e sustenta a linguagem verbal em tom assertivo.

 

Slogan

Criamos o slogan “Gestão de Risco e Desenvolvimento Sustentável nos Negócios”, onde o foco foi criar um termo mais atual, seguindo a lente da ONU que sugere uma agenda voltada para os Objetivos do Desenvolvimento Sustentável.

 

Manifesto

Para consolidar toda a proposição de valor que o evento deveria trazer para o mercado de gestão de riscos, só o time com a inteligência em seguros da Bethe B para traduzir o cenário. Para contextualizar a EXPO ABGR, criamos um manifesto, que resumiria os temas tratados no evento e seria um grande chamado.

 

COMUNICAÇÃO VISUAL E PROJETO CENOGRÁFICO

Para abrigar os mais de 2.500 participantes e toda a programação da EXPO ABGR 2019, o evento se dividiu em diversas áreas do World Trade Center SP. Ocupamos diversos espaços como o Golden Hall e seu foyer com a entrada do evento e a Exposição, o Teatro deu abrigo à Plenária Principal, as salas Chagal, Matisse e Gauguin receberam o Seminário, dentre outras salas menores.

 

Acessos e Teatro

Um dos maiores desafios encontrados pela cenografia foi justamente em como direcionar os participantes por todos os espaços e como criar uma unidade na comunicação de todo o evento em espaços distintos.

 

Como o evento começou pela cerimônia de abertura do Seminário no Teatro, criamos um ponto de apoio de credenciamento para os inscritos nas plenárias e distribuímos totens por todo o complexo indicando a direção do acesso para cada a atividade auxiliando-os na locomoção.

 

Na plenária do Teatro, fizemos uso de diversos recursos cenográficos para ambientar a boca de cena de forma sustentável e com baixo custo. Criamos elementos cenográficos feitos de caixas de papelão adesivadas com os elementos da comunicação visual, além de pendurar móbiles nas varas cênicas dando a ilusão de que estavam flutuando. Aproveitamos a tela de fundo existente para fazer um jogo de cores e criar ambientes diferentes a cada painel. Para esconder as cortinas do teatro, criamos dois painéis laterais que iam do piso ao teto plotadas com a comunicação do evento e que levavam as telas de projeção.

 

Área de Exposição

Ao chegar no andar do Golden Hall, os participantes eram recepcionados por uma grande área de credenciamento com painéis plotados e balcões que separavam o atendimento conforme o tipo da inscrição. Em seguida, os participantes percorriam o foyer que foi dividido em diversas salas, entre elas o guarda volume e a sala exclusiva para a Diretoria da ABGR. Nesse ambiente abusamos de diferentes materiais e suas propriedades. Introduzimos a cor e textura crua do MDF e contrastamos com a leveza e invisibilidade dos vidros. Ao mesmo tempo, brincamos com a comunicação utilizando ora ela em plotagens e ora através de adesivos localizados.

 

Já no Golden Hall, a área de exposição precisou ter uma planta baixa técnica desenvolvida, assim como o manual com todas as regras de montagem e de boas práticas uso dos estandes. Criamos ruas e percursos para favorecer as posições dos estantes dos expositores e de forma central e posicionamos um lounge de destaque que funcionava como um ponto de encontro. Acima dele, um enorme painel de LED circular comunicava a todo pavilhão dados da programação, de patrocinadores e do evento em geral.

 

Na feira de negócios reunimos 21 expositores, os maiores líderes do mercado de seguros, numa área equivalente a cerca de 4.670m2, durante dois dias, proporcionando aos participantes networking e experiências únicas.

 

Plenárias

Exploramos recursos cenográficos sustentáveis de forma a repensar materiais e criar um layout único para cada uma das plenárias paralelas do evento. MDF cru adesivado, pallets e as caixas de papelão adesivadas tinham como contraponto mobiliários de design e recursos tecnológicos, criando uma solução única, inovadora e amiga da natureza.  

 

CURADORIA DE CONTEÚDO

A curadoria de conteúdo e palestrantes foi direcionada pelo time especialista da Bethe B. O XIII Seminário Internacional da ABGR, por meio dos palestrantes nacionais e internacionais,  dialogaram sobre Cyber Risks, LP de Barragens, Compliance, Logística, entre outros assuntos em evidência que completaram o quadro de 19 painéis. Os principais risk managers do mercado participaram dos debates, o que enriqueceu o evento e propiciou a troca de opiniões entre vendedores e compradores.

 

GERAÇÃO DE RECEITAS

Cotas de patrocínio


Com o conceito do evento criado, era hora de desenvolver uma nova estratégia de patrocínio, criando novas alternativas mais criativas e diversas do que as estabelecidas inicialmente, que trouxessem novos benefícios e comodidades para os participantes do evento, aumentassem a geração de receitas e amortizassem custos do evento que, de outra forma, seriam integralmente arcados pela Associação.

 

Após esse processo de construção, realizamos um evento presencial para o lançamento comercial na Sociedade Hípica Paulista, com a presença dos principais stakeholders do mercado. No evento, já geramos prospects qualificados, que já apresentaram formalmente o seu interesse na aquisição de cotas.

 

Venda de ingressos

Nas edições anteriores, não havia cobrança de ingresso para a entrada na área de exposição o que gerava, na opinião dos patrocinadores um número significativo de participantes que não tinham qualquer correlação com gerenciamento de riscos e que iam ao evento apenas para consumir os serviços disponibilizados pelos expositores, assim como para pegar brindes. A sugestão de cobrança simbólica tornaria o público mais qualificado e aumentaria as receitas do evento.

 

Os ingressos foram divididos em duas possibilidades de aquisição: ingressos somente para a Feira de Exposição ou o combo da Feira + Seminário. Ambos poderiam ser comprados para um dia ou dois dias.



DIVULGAÇÃO NO PRÉ-EVENTO

Além do evento de lançamento comercial, utilizamos estratégias digitais para estimular a venda de ingressos e atrair empresas patrocinadoras.



Criamos o site bilíngue, que continha todas as informações sobre o evento e contatos para aquisição das cotas de patrocínio. No próprio site foi realizado todo o processo de compra dos ingressos.

 

A estratégia de comunicação buscou explorar predominantemente iniciativas gratuitas de divulgação.


  • Conseguimos veicular 12 banners net em sites de instituições parceiras e revistas digitais.

  • Disparamos 14 e-mails marketing; 

  • Nas redes sociais da ABGR, compartilhamos 19 posts.

  • Criamos e compartilhamos mais de 110 posts a serem divulgados por públicos estratégicos. 

  • Veiculou 185 matérias sobre o evento.




APLICATIVO

Pela primeira vez, o evento contou com um aplicativo. Através dele, era possível consultar a programação do evento, montar uma agenda própria de atividades, entrar em contato com os outros participantes do Congresso, fazer perguntas aos palestrantes, além de postar fotos e comentários na timeline do evento. Criamos, pela primeira vez, um perfil corporativo de forma que os patrocinadores e expositores pudessem compartilhar a sua experiência. Através do app era possível também fazer a avaliação do evento e gerar um código para fazer o registro digital no Guarda-Volumes.



DIVULGAÇÃO NO PÓS-EVENTO

No pós evento, os participantes receberam um e-mail marketing com a divulgação do link para acessar o Review, uma revista com o resumo dos painéis e a opinião dos patrocinadores e expositores.

RETORNO

A entrada da Bethe B no projeto da EXPO ABGR deu um choque de profissionalismo no planejamento do evento, trazendo resultados qualitativos e quantitativos muito acima das expectativas.

 

PARTICIPANTES

Os números da EXPO ABGR 2019 falam por si só: foram 2.573 participantes, brasileiros e estrangeiros e dentre os vários perfis, 37,93% ocupavam cargos de liderança, traduzindo a relevância do evento para o mercado de gestão de grandes riscos.



INFRAESTRUTURA

Os números dos recursos humanos e técnicos necessários para implantação do projeto revelam a sua magnitude. 


  • Mais de 200 profissionais envolvidos na realização do evento

  • Mais de 3 toneladas de equipamentos utilizados

  • 38 fornecedores

  • 4670 m² de área de evento




APLICATIVO

Pela primeira vez o evento contou com uma ferramenta tecnológica de informação, troca de conhecimento, exposição de marca e networking.

  • 84,61% avaliaram o aplicativo como excelente;

  • 8.619 visualizações do aplicativo;

  • 640 likes na timeline;

  • 55 perguntas feitas aos palestrantes.  


REDES SOCIAIS


  • Foram 19 posts na página criada pela Bethe B para a Associação, gerando um alcance orgânico de 6.677 pessoas.

  • Além destes indicadores, disponibilizamos mais de 110 posts aos patrocinadores, expositores e palestrantes do evento para divulgação da confirmação de sua participação, o que movimentou o mercado de grandes riscos.

  • Tivemos 421 menções da #EXPOABGR2019 


SITE

6.319 acessos ao site;

81,91% no Brasil;

18,09% nos demais países;

48.613 Visualizações das páginas; e

6.240 cliques no item Compra de Ingressos.



IMPRENSA

Os esforços de assessoria de imprensa geraram 185 matérias e 08 anúncios através dos media partners do evento.


  • 31 jornalistas estiveram presentes no evento, durante os dois dias fazendo a cobertura em tempo real.

  • 16 veículos cobriram o evento em tempo real, entre eles veículos do trade e da grande mídia como Valor Econômico 

  • O resultado foi uma geração de R$ 674.561,34 em valoração de mídia.



    A Distribuição por valor/tipo de veículo revelou a importância do digital dentro da estratégia de divulgação do nosso projeto.

  • Jornais Nacionais: R$ 10.997,53

  • Sites: R$ 495.040,10

  • Jornais On-line: R$ 19.538,71 

  • Imprensa Especializada: R$ 17.778,0

  • Jornais Regionais: R$ 131.207,00  


PATROCINADORES

Tivemos um aumento de 450% de venda de patrocínios comparado à última edição, com a confirmo de 9 patrocinadores em 12 cotas que expuseram a sua marca no evento, representando Seguradoras, Resseguradoras e Escritório de Advocacia.



As empresas patrocinadoras foram: Mapfre, Axa XL, Ambipar, Inter Risk, Latin America, Marsh, Mattos Filho, Wiz e Zurich.



EXPOSITORES

Os 21 expositores foram:

 

AIG, Alper, Ambipar, AON, AXA XL, Chubb, Cist, Convista, Fator, IRB Brasil Re, Liberty Seguros, Lockton, Mapfre, Marsh, MDS, Mitsui Sumitomo, Sompo Seguros, Swiss Re, Tokio Marine, Wills Towers Watson e Zurich.

 

Os números da pesquisa de opinião falam por si só com relação à satisfação das empresas com a ativação no evento:

  • 100% tem interesse em adquirir espaço para estande ou cota de patrocínio para 202

  • 100% disseram que o evento foi ao encontro das expectativas. Além dos indicadores, ressaltamos a enorme satisfação dos expositores e patrocinadores com o evento:


 

“Mais uma vez parabéns para todos da Bethe B e muito obrigada pelo seu atendimento conosco, foi essencial e fez a diferença”

Letícia Matuck | Mapfre

 

“Vocês arrasaram como sempre.”

Roberta Relf | IRB Brasil Re

 

Obrigada pela parceria para entregarmos esse evento que foi um sucesso.”

Debora Frazin | Tokio Marine

 

“Participo do Seminário da ABGR desde 1996, como associado ou diretor na Associação e agora como expositor.

Portanto tenho experiência para falar. A atuação da Bethe B no evento este ano elevou o Seminário e a ABGR para outro patamar. Vocês estão de parabéns pelo profissionalismo, dedicação e organização.”


 

Alvaro L.S.Trilho | Willis Towers Watson

 

 

 GERAÇÃO DE RECEITAS 


  • As cotas de patrocínio, além de propiciarem outros serviços e benefícios aos participantes, geraram uma rentabilidade de 38,28% para o evento.

  • A sugestão de cobrança de Ingressos a um preço simbólico para a área de exposição da EXPO ABGR, objetivando gerar receitas para o evento e gerar um público mais selecionado  possibilitou uma arrecação que amortizou 23,4% dos custos da planilha.

  • A sugestão de cobrança por serviços na área de exposição, além de oferecer a possibilidade de serviços customizados aos expositores, amortizou um percentual de 14,3% dos custos da planilha.

  • A soma da amortização de custos do evento oriunda das taxas e de patrocínios foi de 29%.

  • As sugestões da Bethe B geraram um aumento de caixa para o projeto que foram capazes de cobrir incríveis 84% dos custos do evento. Não estão considerados nestes indicadores os espaços de exposição comercializados diretamente pela ABGR 


OPINIÃO DO CLIENTE

Mais importante para nós do que todos os indicadores numéricos do evento, ao final do Congresso, recebemos os feedbacks abaixo da Diretoria da ABGR: 



"Os membros da Junta Diretiva Provisória, da ABGR - Associação Brasileira de Gerência de Riscos me pedem que transmita os sinceros agradecimentos pela dedicação e profissionalismo demonstrados. Em nome dos membros da Junta Diretiva Provisória da ABGR - Associação Brasileira de Gerência de Riscos recebam o nosso Muito Obrigado! Todos ficaram impressionados pela realidade ali demonstrada.”

Marcelo D’Alessandro

Diretor Administrativo Executivo da ABGR



"A EXPO ABGR esteve totalmente alinhada às demandas atuais dos mercados de seguros e riscos. O sucesso foi resultado de um processo que começou com o reposicionamento do nome do evento, cores, oportunidades de patrocínios e toda a mídia de comunicação produzida previamente. As mudanças também foram percebidas em diversos detalhes ao longo dos dois dias de evento, em especial na tecnologia e na inovação empregados”.

Rodrigo Paiva Avila – 1º Vice Presidente da ABGR