Detalhe do Case

Uma agência. Duas cabeças. Várias alternativas.
Esse é o ponto de partida quando se quer entender o fenômeno desenvolvido por uma nova forma de pensar eventos: a Alternativa F. Criada por dois renomados nomes do mercado, Felipe Lemos e Ana Nani, a agência boutique nasceu da necessidade de fazer diferente frente à concorrência e de oferecer uma criação fora da caixa.

Com o objetivo de ser o remédio anti-insônia e estresse em eventos corporativos, a agência se diferencia por oferecer eventos de grande qualidade, independente do porte e objetivo, em todo o Brasil e nos mais variados pontos do mundo. Só nos últimos anos esteve presente, produzindo seus projetos, em território nacional, em locais como Brasília, Foz do Iguaçu, Salvador, Goiás e Belém. E também em destinos internacionais como Argentina, China, Orlando, Lisboa, Miami, Cape Town, Porto Rico e Cancun. 

Criatividade e inovação, atendimento sênior personalizado, credibilidade, segurança, ótimo custo-benefício e uma entrega de qualidade que supera as expectativas. Não precisa escolher entre uma ou duas opções, com escritórios no Rio de Janeiro e em São Paulo, a Alternativa F oferece todos esses diferenciais em uma só agência.
Sobre o cliente:

A Oxiteno é uma multinacional brasileira, líder nacional em tensoativos e especialidades químicas, que atua no desenvolvimento e fornecimento de matérias-primas para indústrias em mais de 30 setores, incluindo cosméticos, cuidados pessoais, limpeza doméstica e industrial, agroquímicos, tintas e vernizes. A Oxiteno está presente em nove países das Américas, Europa e Ásia. Possui 3 centros de pesquisa e desenvolvimento, 12 unidades industriais no Brasil, nos Estados Unidos, no México, no Uruguai e na Venezuela, além de escritórios comerciais na Argentina, Bélgica, China e Colômbia.

Sobre o Evento:
O ACI, Instituto de Limpeza das Américas, promove, todos os anos, uma convenção com líderes e decisores da indústria para desenvolver e consolidar negócios, trocar conhecimentos e valorizar contatos, além de conhecer tendências e referencias da indústria.

Com os principais objetivos de fomentar negócios, elevar o poder de negociação e se mostrarem como líderes do mercado químico no mundo, a Oxiteno contratou a Alternativa F para produzir uma sala de reuniões institucional que mostrasse soluções inovadoras para os clientes e uma festa temática denominada Oxiteno Music Lounge, tida como o evento de relacionamento de mais sucesso dentro da convenção. 

 

O evento chegou à Alternativa F Eventos como um briefing que apresentava um grande desafio: apresentar um projeto diferenciado e marcante o suficiente para a área de Home and Personal Care da Oxiteno a ponto de criar um formato diferenciado para um evento recorrente do segmento.

 

Um evento chamado ACI Annual Meeting & Industry Convention que acontece anualmente nos Estados Unidos da América e que repete o seu formato para os convidados que representam em torno de 1.000 líderes de negócios de 180 empresas diferentes vindos de mais de 30 países. É considerado o mais efetivo fórum para networking e reuniões de negócios do segmento.

 

As necessidades levantadas pela Oxiteno para esse job eram: criar um espaço para reuniões entre eles e seus principais clientes e prospects, transformando uma sala básica em um ambiente acolhedor e prático e conceber um coquetel oferecido anualmente pela Oxiteno para seus clientes – a Oxiteno Music Lounge.

 

Com o desafio de operacionalizar esse evento fora do Brasil de forma que ele tivesse a qualidade e os diferenciais que esperávamos explicaremos abaixo como operacionalizamos e idealizamos esses dois espaços.

 

Espaço 1: Sala de Reuniões

 

Para este espaço, procuramos fazer um projeto mais construído e encorpado. Nos anos anteriores o que mais transparecia era a sala de hotel e a Oxiteno tinha alguns elementos decorativos que remetiam à empresa. Neste ano, quisemos inverter esse pensamento e ter uma sala que fosse da Oxiteno.

 

Ao entrar, o cliente visualizava um espaço melhor dividido, onde algumas premissas foram consideradas:

 

- Criar um espaço de reunião agradável que pudesse ser aconchegante e confortável, além de comportar de 6 a 12 pessoas por horário. Com isso trouxemos uma mesa retrátil que era aumentada nas reuniões com mais pessoas e reduzida nas reuniões com menos pessoas.

 

- Trazer informações institucionais em painéis que mostrassem a capilaridade da Oxiteno nas Américas, bem como os principais produtos.

 

- Oferecer um espaço separado de produção, onde brindes e materiais poderiam ser armazenados. Incluindo também um armário, estilo locker, para que bolsas, mochilas ou equipamentos dos colaboradores pudessem ser guardados. Esse espaço gerou uma parede que ficava de frente da mesa de reuniões e essa parede foi o apoio para o televisor em que a equipe da Oxiteno apresentava a empresa, passava vídeos ou fazia teleconferências.

 

 

Para a composição cenográfica desse espaço desenvolvemos estruturas em ferro com envelopamento em tecido impresso que cenografaram 100% da sala e como foco principal trouxemos o tema de expansão da Oxiteno nos Estados Unidos, a sua presença no mundo e ainda alguns explicativos dos principais produtos que foram feitos através de cubos cenográficos empilhados. O lado externo da sala possuía um balcão de recepção com o logo da Oxiteno, onde uma recepcionista bilíngue ficava a disposição para informações, dúvidas ou agendamento de reuniões.

 

Espaço 2: Oxiteno Music Lounge

 

Para este espaço, procuramos fazer o que somos especialistas: transformar o local e trazer um visual novo e temático para o ambiente. Os maiores desafios para esse coquetel eram que a sala já havia sido usada para o evento principal, então alguns dos clientes já conheciam o espaço e só tínhamos 6 horas para fazer 100% da montagem.

 

Com esses desafios em mãos, a ideia foi desenvolver um projeto buscando criar um grande espanto nos participantes, no sentido que não iam reconhecer a sala de hotel ao entrarem em nosso coquetel de confraternização. O coquetel deveria estar embasado no ótimo relacionamento que a Oxiteno tem com os seus clientes, sem buscando soluções para melhor atendê-los, os ouvindo, participando de processos e estando bem presente nas negociações. Neste ano, o lema era “É sempre melhor criar junto”.

 

Para o desenvolvimento do conceito, em primeiro lugar, fomos buscar cores que fossem chamativas e estivessem ligadas à Oxiteno. E para passar a ideia de união, integração, ligação, elo e conexão, partimos na busca por símbolos que remetessem a isso para os convidados.  E naturalmente encontramos o símbolo de soma e multiplicação. Os símbolos trazem esta ideia de cocriacão e parceria. Estes símbolos possuíam tamanhos e cores variadas, o que reforça a ideia de que pessoas diferentes possam se unir e criar resultados fantásticos.

 

O nome da noite não poderia ser outro: “We Are Better Together”, com a ideia de receber esses clientes de braços abertos no coquetel.

 

Então, ao chegar, duas recepcionistas os recebiam e encaminhavam os convidados para uma área criativa de self-service de camisetas que estavam distribuídas em mancebos coloridos e que funcionavam como convite especial.



O foyer da sala era composto por um set fotográfico com a comunicação do evento e trouxemos um ambiente de lounge com pufes dispostos no formato de soma e nos os outros símbolos da festa como decoração.

 

O salão foi forrado com cortinas azuis para trazemos um ambiente mais moderno e contemporâneo e usamos luz azul em todo o salão para que os tecidos ficassem com aquele efeito interessante de festas. Neste ambiente trouxemos algumas ideias criativas para tematizar a festa: o buffet estava formatado em símbolo de soma, tínhamos dois bares laterais onde o convidado poderia somar ingredientes e preparar um drink e além disso outro painel com itens para que ele pudesse vestir e se divertir: óculos, colares, neons, chapéus, etc.

 

No fundo do salão, criamos uma ativação para demonstrar o conceito de que algumas coisas são melhores juntas, e fizemos uma degustação pareada de brusquetas e shots: a primeira de avocado com drink marguerita, a segunda italiana com aperol e a terceira de queijos com gin tônica.

 

No palco principal, que estava decorado com sinais luminosos, uma banda com os melhores clássicos do rock animou a noite e logo depois tivemos um DJ Brasileiro trazendo os mais famosos sucessos da época.

 

Ao sair da festa, o convidado ganhava um brinde de agradecimento pela presença também inspirado no tema: uma garrafa com infusor de frutas, onde você pode colocar água de um lado e a fruta de preferencia do outro criando uma bebida saborizada.

 

A Agenda:

Do primeiro ao sexto dia de Convenção tivemos o funcionamento da nossa meeting room, com reuniões acontecendo em momentos diferentes do dia e com diferentes clientes. Nosso espaço serviu também para encontros de negócios não agendados em momentos pontuais, fazendo com que a sala tivesse utilização das 08h às 19h, diariamente.

 

No primeiro dia evento, das 19h às 00h, aconteceu o Oxiteno Music Lounge, que tinha presença opcional, mas recebeu 100% do público esperado, um sucesso comparado aos anos anteriores.

Por ser um evento realizado fora do país, alguns desafios foram levantados e citaremos os mais importantes deles abaixo:

 

Desafio 1: levar uma proposta diferente do que já havia sido feito até então sem alterar o objetivo maior da Oxiteno no evento: fazer relacionamento com clientes atuais e novos, através de reuniões de negócios. A solução foi criar algo novo e diferenciado com base na estrutura dos anos anteriores, respeitando sempre o espaço já esperado pelo cliente.

 

Desafio 2: Construir e modelar os espaços como havia sido proposto com pouco tempo de montagem e trabalhando fora do país, onde a questão cultural interfere diretamente na negociação e nos alinhamentos. A solução foi criar um projeto 3D dentro da agência e priorizar a utilização de fornecedores parceiros que conhecessem bastante do mercado brasileiro de eventos, afim de que pudessem estar alinhados conosco sobre as expectativas de entrega para os serviços. Os materiais utilizados também usaram tipo de construção pré-moldada para facilitar a entrega.

 

Desafio 3: O tempo de montagem era apenas 24 horas para cenografar uma sala de 75m², decorá-la e mobiliária, deixando pronto para utilização já no primeiro horário do dia seguinte. Para o coquetel o prazo era ainda menor: apenas quatro horas para montar um espaço de 210m² com envelopamento de sala, cenografia e montagem de palco, decoração e passagem de som da banda escolhida.

 

No primeiro dia de evento inauguramos a meeting room já com muitas reuniões e muita movimentação em nosso espaço, deixando o cliente bem satisfeito.

 

Apesar do curto espaço de tempo para montagem do coquetel, a entrega foi feita com sucesso e muita qualidade, convidando a todos os passantes que viessem ver nossa proposta no horário definido. O posicionamento estratégico da sala atraiu para o coquetel grande parte do público hospedado no hotel (o mesmo público do evento), fazendo com que todos entrassem na festa e a curtissem nos mínimos detalhes, ganhando a camiseta personalizada de boas-vindas, cantando e dançando junto com a banda, além do nosso brinde de agradecimento pela presença.

Se o desafio do briefing era enorme, o feedback sobre o evento veio na mesma proporção. Em termos de negócios o evento foi um sucesso, com diversas relações comerciais estabelecidas ou retomadas entre a Oxiteno e seus clientes. O coquetel também foi considerado o melhor da ACI e de todos realizados pela Oxiteno até o momento, tendo 100% da presença esperada.

 

O investimento feito nesse projeto veio para a Alternativa F apresentado em dólares, uma vez que os pagamentos de fornecedor foram feitos pelo escritório dos Estados Unidos. No escopo do evento deveríamos considerar todo o projeto cenográfico e decorativo de ambos os espaços, além de infraestrutura audiovisual, alimentos e bebidas, brindes, material gráfico, banda, cabine de fotos e toda a equipe de apoio necessário para execução do evento. 

 

O projeto se iniciou em outubro de 2019 com a chegada do briefing e foi concluído logo após o evento, totalizando quatro meses inteiros de trabalho, alinhamentos e negociação com os fornecedores dos Estados Unidos, sempre contando com um coordenador Alternativa F dedicado exclusivamente a esse job. 



A equipe completa para a entrega do evento foi formada por mais de 20 profissionais, entre equipe de cenografia, decoração, equipamentos, staff do hotel e equipe de produção.



Para compor o evento foram contratadas duas recepcionistas bilíngues, com objetivo maior de recepcionar convidados na entrada dos espaços (meeting room e coquetel).



A equipe de Comunicação da Oxiteno era composta por uma pessoa do departamento de Marketing, deslocada do Brasil para o evento, além de outros oito Gerentes Comerciais da Oxiteno nos Estados Unidos.



A equipe da Alternativa F no evento era composta por uma pessoa, responsável pelo atendimento e produção, além de outras duas pessoas que deram assessoria durante a montagem.