Infraestrutura e produção:
Os desafios foram contornados com os estudos profundos de implantação e contratação de especialistas para gestão da construção das estruturas do evento. Os estudos de circulação de pessoas foram outra grande preocupação, já que a estrutura estaria no seu limite de ocupação e o conforto e segurança de todos são essenciais. A divulgação prévia do mapa do evento para ambientação dos participantes, estudos e aplicação de cenografia indicativa, treinamento de staff e seguranças foram parte da entrega.
Cenografia
Por questões de reaproveitamento de materiais, a preferência é para insumos que podem ser reutilizados, exemplo: os estandes da feira de negócios há anos tem o mesmo ‘interior’, mudando apenas a identidade visual de cada um e repaginando visualmente a estrutura.
A cenografia também evolui conforme as tendências atuais. Nesta edição, foram incorporadas a humanização (tornar o participante uma peça-chave) e a experiência (interatividade), tornando o evento altamente ‘instagramável’, interativo, e vivo.
O maior exemplo foi a entrada, onde foi criado um espaço de imersão em diversos sentidos. Ele foi envelopado do chão ao teto em branco, fazendo a transição do ‘mundo de fora’ e o ‘mundo RD Summit’ impactante. No segundo dia, o que eram espaços brancos viraram telas para artistas locais, que realizaram pinturas ao vivo com a sua interpretação sobre o evento. No terceiro dia, os participantes foram convidados a pegar tintas e canetas e deixar sua marca. Em um mesmo espaço, se utilizou a narrativa do evento de 3 dias para despertar diferentes emoções em cada um e, o que poderia ser um mero espaço de passagem, se tornou um grande atrativo.
Cenografia + Conteúdo + Valores
A RD entende que o festival é uma plataforma de ação e posicionamento. Inovação não se trata apenas de criar algo novo, mas também cuidar da nossa casa e do nosso futuro, por isso Ongs como Greenpeace e ChildFund estiveram presentes em cotas sociais, assinando espaços existentes do evento, cedidos pela organização para amplificar suas mensagens. Três tendas de conteúdo foram assinadas, cada uma por uma campanha: #ProtejaOsOceanos e #SemFlorestaSemVida, pelo Greenpeace e #OCuidadoTransforma, pela Childfund. Unimos o posicionamento das Ongs com o ‘jeito RD Summit’ de se comunicar e co-criamos espaços lúdicos que impactaram os participantes.
Diversidade e Inclusão
O evento foi regido pelo Código de Conduta da Resultados Digitais, visando garantir um ambiente respeitoso para todos. Todos os participantes dão seu aceite no momento de inscrição, o código é reforçado pela cenografia e canais de comunicação e o Time de Ética do evento atua em qualquer denuncia.
Além do Time de Ética, outro comitê é formado para atender as Pessoas com Necessidades Especiais durante o projeto. Eles atuam pré-evento, identificando as necessidades sinalizadas pelos participantes e durante, garantindo que eles tenham a melhor experiência possível. Dessa iniciativa saem os insights para produção, como a criação de um Espaço Família totalmente equipado para atender gestantes, lactantes e pais de crianças de colo; interpretação das palestras em Libras; filas com atendimento prioritário; acompanhamento de um membro da organização em situações de necessidade durante o evento; alimentação para pessoas com alergias e intolerâncias, entre outros.
A RD acompanha os números de diversidade e faz campanhas de marketing durante as vendas para garantir números cada vez mais igualitários entre os participantes. Para as palestras, a RD incentivou o “women in tech”, movimento que estimula que as mulheres ocupem espaços de temas técnicos.
Sustentabilidade
A comunicação visual de 2018, impressa principalmente em lonas, se tornou insumo para produção de brindes em 2019. Foi usado mais de uma tonelada de insumos reciclados do ano anterior, trazendo a mensagem de que é possível evitar o descarte de materiais de forma criativa e útil.
Os materiais impressos são evitados ao máximo, sendo substituídos pelos canais online.
O Espaço Mude1Hábito, patrocinado pela Unimed, incentiva a melhoria na qualidade de vida e as ações do Greenpeace reforçam a mensagem de preservação ambiental. Frutas de fornecedores locais e água são liberados para todos os participantes.
A gestão dos resíduos do evento é feita por meio de investimento em uma consultoria que elabora um Plano de Gestão de Resíduos Sólidos. A consultoria confere um selo de responsabilidade sócio ambiental, atua em parceria com cooperativas locais para reciclagem dos resíduos e reciclou 37.015,60 Kg de resíduos gerados no evento.
A ação inédita foi a Compostagem de Resíduos Orgânicos "In Loco”. Os resíduos gerados na feira gastronômica foram coletados, separados e compostados com uma tecnologia 100% nacional que os transforma em adubo em poucas horas. O adubo foi ensacado e distribuído para os participantes. A solução MeuCopo Eco foi adotada, evitando o descarte de mais de 70.000 copos descartáveis.
Feira de Negócios + Cotas de Experiência
A feira ocorre em parte dentro do Centro de Eventos, e parte fora, criando o desafio de transformar estrutura do chão, paredes, pé direito, climatização, iluminação e sonorização de uma tenda temporária com a mesma estrutura interna de um pavilhão. A solução é o uso de estruturas Q30 por todo o teto, criando pontos aéreos por toda extensão e permitindo que toda construção fosse feita ‘top-down’. Foi realizado um trabalho de iluminação mais complexo, corredores mais amplos, menos ruído para circulação e espaço livre de interferências físicas.
Mais de 100 patrocinadores participaram do evento, de segmentos diversos (e-commerce, software, gestão, agências digitais, recursos humanos, customer success,consultorias, big data, cloud computing, entre outros). As cotas variam entre Startup (valores acessíveis para incentivar o ecossistema tech e startups), Premium, Master, Platinum e Diamond. Um diferencial é que a RD fica responsável pela produção do stand e oferece consultorias pré evento para preparação dos patrocinadores.
Outro desafio relacionado às marcas presentes no projeto foram as ‘cotas de experiência’, indo além dos tradicionais estandes na feira de negócios e co-criando experiências espalhadas pelo evento que estivessem alinhadas aos objetivos do patrocinador. A produção das cotas de experiência também ficavam por conta da RD, e o resultado superou as expectativas. Algumas ações realizadas: Job Fair - patrocinada pelo vagas.com, Happy Hour e credenciamento patrocinados pela Sympla, oferecimento de pipoca pelo TelecinePlay, espaço Mude1Hábito pela Unimed, Espaço Care By Singu, túnel sensorial tecnológico by GoDaddy, entre outros. Isso aproximou o RD Summit de marcas de outros segmentos, trouxe infinitas possibilidades e tornou o evento um case na área de live marketing, com ativações dignas de festivais.
Gastronomia, Entretenimento e mais!
Um evento corporativo, para geração de negócios e atualização de conhecimento, que dura 3 dias, pode se tornar exaustivo. E é esse um dos motivos que a gastronomia e o entretenimento entram em cena, para criar momentos propositivos de descontração e lazer.
A cidade não comportaria esse volume de participantes parando para fazer suas refeições fora, mas o evento abraça a causa e promove a maior Feira Gastronômica realizada no estado, com mais de 60 food trucks que trazem opções de diversas culinárias.
O Happy Hour ocorre quando o sol se põe com vista ao mar e as atrações musicais surpresa se revelam. O último dia foi feito em parceria com a Sympla, trazendo a banda Skank para encerrar o evento. Uma campanha de suspense com quem seria a atração foi realizada e a atração revelada somente quando subiu ao palco. Nos outros dias, bandas locais, orquestra, DJ e escola de samba fizeram parte do repertório do Palco Praia. O chopp Lohn Bier, de uma cervejaria familiar artesanal, agradou os participantes que consumiram mais de 32 mil litros.
O Café Cultura preparou +70 mil doses de café especial, promoveu talks e demonstrações de sua matéria prima. Frutas e água eram oferecidas, sendo o consumo de frutas acima de 6 toneladas.
A narrativa descontraída, focada em aprendizado e negócios mas sem deixar de lado o entretenimento e inovação, deu espaço para ativações como um estúdio de tatuagem, roda-gigante, sala de jogos, barbearia e esmalteria, espaço coworking, feira de frutas e espaço gastronômico, espaços de descanso, redário, entre outras atividades que reforçam o conceito e a sensação de que “só acontece no RD Summit”.
Destaque para um local do evento construídos inteiramente baseado nos feedbacks dos participantes das edições anteriores: Charging Station. Surgiu das constantes solicitações de mais tomadas pelo evento, então criou-se um espaço só para isso. O espaço não ficou vazio em nenhum momento do evento, sua cenografia divertida e confortável foi elogiada e as necessidades dos participantes atendidas.
Networking era um pedido constante dos participantes, para isso um espaço no meio da feira de negócios chamado ‘praça das conexões’ recriou uma praça, com banquinho, balanços e tudo que remetia à essa referência. A única regra: quem estivesse na área, estava disposto a interagir e compartilhar profissionalmente com os outros. E assim, de maneira propositiva e ouvindo os participantes, surgiu mais um espaço do evento.
RD Summit Live Show
30 horas de programação gratuita em mais de 50 entrevistas com especialistas aconteceram ao vivo em agenda paralela ao RD Summit para quem não pôde comparecer ao evento. Uma experiência diferenciada foi planejada para quem assistiu o Live Show, indo em encontro ao conceito de evento híbrido.
Espaços Exclusivos para Clientes e Parceiros
Clientes e parceiros da RD tem uma jornada diferenciada dentro do evento. Uma sala exclusiva para clientes e um truck para parceiros foram os locais de encontros, networking, rodas de conversa e ações exclusivas.