Os pontos principais para garantir o bom andamento do projeto e a experiência do cliente foram a antecedência dos preparativos, o fortalecimento do time exclusivo dedicado ao evento, comandados por Derek Knight, Aline Camara, Luciana Fontoura, Diego Pacheco e a estreita parceria com o time XP, comandados por Guilherme Kolberg, com Daniela Duarte e Lucca Seigne. Outro destaque foi o departamento de Criação da Origami Eventos, coordenado por Mariana Fróes, responsável por toda a identidade visual e sinalização do evento.
Além do crescimento de público, o que já gerou a necessidade de uma equipe de segurança reforçada para controle geral do evento, a edição 2019 contou com a presença de palestrantes que são figuras-chave não apenas no mercado financeiro mas também nos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário como os Ministros Sérgio Moro e Paulo Guedes, os Juízes do STF Dias Toffoli e Luiz Fux, o Presidente da Câmara dos Deputados, Rodrigo Maia, dentre outras figuras de destaque que, num momento político conturbado como o que estamos vivendo, inspiraram cuidados adicionais de logística e segurança. Havia uma equipe na produção dedicada exclusivamente à logística e segurança dos palestrantes.
Aos expositores foi destacada outra equipe, já muito ativa desde o pré-atendimento, com o objetivo de definir e conhecer a fundo sua estrutura e as atividades que seriam desenvolvidas durante a feira (A&B, projeções, atividades interativas, etc) garantindo assim o máximo em customização. Afinal, além da XP Investimentos, os expositores somavam mais de 150 parceiros com objetivos bem diferentes: participação institucional, lançamento de produtos, fechamento de negócios. O que buscamos foi prestar um atendimento personalizado, independente da categoria do expositor e de sua necessidade.
Incluído no valor do ingresso estava o serviço de catering, fornecido pela premiada rede D.O.M, do chef Alex Atala. O evento contou com vários pontos de buffet gratuitos que estavam dispostos pelos pavilhões, e além disso também com uma praça de alimentação com opções de food truck pagos à parte, minimizando filas e diversificando a oferta para o público do evento. Foi montada uma estrutura externa ao pavilhão, com 400 profissionais de A&B trabalhando para garantir qualidade, agilidade e pontualidade no serviço. A rede D.O.M montou também três restaurantes pagos a parte, para os participantes que desejassem maior privacidade: D.O.M, Dalva e Dito e Açougue Central, com diferentes propostas e faixas de preço.
A plenária da Expert vem se transformando em um dos pontos altos do evento, e o desafio era apresentar algo ainda mais impactante, mantendo a excelência técnica dos anos anteriores. Foram 7.400 lugares com visão total do palco, uma tela gigante com 50 m de extensão, em led e de painéis automatizados e móveis, podendo atender até 4 palestras simultâneas, apoiado pelo sistema de fones com múltiplos canais, utilizado não apenas na plenária principal para a tradução em inglês, mas também nas 4 Learning Sessions (nomenclatura utilizada para os conteúdos apresentados dentro da plenária de forma independente e simultânea), as plenárias pop-ups e transmissão em diversos pontos espalhados pela feira. Para suprir todas as necessidades técnicas deste tópico, utilizamos diversos fornecedores, já que buscamos o estado da arte em soluções tecnológicas.
Para garantir fluidez aos momentos de grande concentração de público, como a entrada no pavilhão e credenciamento, por exemplo, o time Origami ganhou o valioso reforço de funcionários voluntários XP, mostrando mais uma vez a sinergia adquirida nos anos de condução conjunta do evento. Em paralelo ao evento, a XP realiza, na noite do último dia, a festa Brasil Advisor Awards, onde são premiados os escritórios de agentes autônomos destaques no ano. Em 2019, um pavilhão foi utilizado para a montagem, que teve que ser realizada de maneira discreta: ao término da feira, às 18h do último dia, metade do pavilhão (cerca de 1.500m²) foi desmontado e agregado à área da festa sem que os convidados percebessem, em um período de menos de 3h, com toda a estrutura e fechamento acústico do local. Os 3.500 convidados da premiação foram recebidos para um jantar com buffet e shows de Tay e Gláucio Cristelo na abertura do evento e logo após a premiação o encerramento com o DJ Alok junto à Orquestra Sinfônica Villa Lobos. Um time de produção exclusivo foi destacado para o planejamento e execução deste projeto.
Nestes dias pré, durante e pós evento, administramos uma pequena cidade. Para o sucesso da Expert 2019 foi muito importante trabalhar com planejamento e antecedência, garantindo assim melhores negociações com fornecedores e um projeto com alto nível de detalhamento. Uma equipe de funcionários, freelancers e fornecedores preparada, experiente e motivada para entregar um evento melhor a cada ano. E o know how adquirido, desde a primeira edição, para harmonizar interesses e necessidades tão distintos, da maneira mais satisfatória e frutífera para todos.