Soluções Apresentadas:
Plataforma
Apresentamos para a UPL a ferramenta que melhor atenderia ao perfil do evento, o Hall Virtual do Inteegra.
A plataforma reúne um conjunto de tecnologias que cobriu todas as fases da jornada do participante no evento virtual da UPL: RSVP, chats, gestão financeira, ambiente virtual para sessões e stands, relatórios de audiência e engajamento, além de permitir a interatividade dos participantes, speakers e moderadores.
Além disso, a Inteegra está em conformidade com a LGPD, garantindo assim a segurança dos dados no digital para este evento.
Para completar, criamos um ambiente virtual totalmente personalizado para o evento, um cenário moderno com as salas específicas para cada ação: plenária, reuniões de BUs, noite de premiação, estandes, bem como, todas as informações necessárias: agenda, banners informativos, área de suporte, etc.
Interação: Preferir interações via chat ou por canal de perguntas e respostas, por falta de familiaridade com as ferramentas, os participantes acabam interferindo nas apresentações nas interações ao vivo.
Estúdios e Cenários
Por definição da área de segurança da UPL, todos os participantes deveriam assistir ao evento de casa. Porém, os palestrantes principais, estariam nos estúdios, para garantir melhor qualidade da transmissão das mensagens.
Ao desenvolvermos o projeto de segurança do evento, nos deparamos com alguns obstáculos em relação a infraestrutura dos estúdios, que são, por necessidades técnicas, normalmente espaços mais fechados e sem ventilação.
Portanto, optamos por montar o estúdio principal dentro da própria sede da UPL, que já estava adaptada aos protocolos de segurança exigidos, com colaboradores treinados, além de ventilação e espaços que permitiam distanciamento social adequados.
Sugerimos o cenário virtual como opção ideal para o evento. Acreditamos que trabalhar com painel de LED, ou, outro cenário físico, é simplesmente transportar o evento presencial para o ambiente digital, já quando trabalhamos com o chroma key podemos ousar e aproveitar de fato o melhor que o virtual proporciona:
- Cenário Interativo
- Transmissões ao vivo
- Transmissões gravadas
- Interatividade
- Formato programa de TV
Já no estúdio de Londrina, que transmitiria a BU Sul, apesar de termos a opção também de trabalharmos com o chroma key, sugerimos o painel de LED pela maior facilidade de interação do palestrante, já que lá não tínhamos mestre de cerimônias e nem tempo suficiente para ensaios e aulas de posicionamento de câmera, como fizemos na base principal.
Enquanto o 3º estúdio serviu como mesa de corte e suporte para a BU Cerrado, na qual todos os palestrantes atuaram remotamente.
Agenda
Para tentar reter ao máximo a atenção dos participantes visto que deveriam estar conectados e em frente a seus computadores, o mais engajados possível - , recomendamos ao cliente que a agenda fosse pensada de forma que as sessões e palestras tivessem no máximo 2 horas de duração em cada período (manhã e tarde), durante os 3 dias de evento.
Cronograma de prazos e responsabilidades
Devido a grande quantidade de áreas envolvidas no desenvolvimento do projeto e todo o alinhamento sendo feito de forma virtual, trabalhamos com o cronograma detalhado inserido na ferramenta Monday, para acompanhamento em tempo real das ações em andamento, impactos nos atrasos, prazos de conclusões e responsáveis por cada ação, o que facilitou muito o andamento do evento
Projeto de Segurança
Desenvolvemos para o evento, em conjunto com a UPL, um amplo projeto de protocolos, profilaxia e orientações em relação a COVID-19, visando garantir a segurança de todos os palestrantes, colaboradores e staffs que estivessem de forma presencial nos estúdios.
Este projeto envolveu:
Comunicação e treinamento prévio de todos os envolvidos, orientações de higiene e profilaxia, exames de testagem em todos os envolvidos de forma presencial no evento, bem como previsão de possíveis substitutos no caso de teste positivo, disponibilização de materiais de segurança (EPIs) para todo o time, atuação da agência com o menor número de staffs possível dentro do estúdio (alguns coordenadores atuaram remotamente), desinfecção de todos os materiais e equipamentos utilizados pelo palestrantes, marcação de palco para garantir o distanciamento entre palestrantes, ambientes arejados, com ventilação natural e apropriada e sem utilização de ar condicionado, alimentos e bebidas embalados individualmente, desenvolvimento de plantas baixas dos espaços com posicionamento de house, palco, banda, e demais itens de forma a garantir o distanciamento social.
Ensaios e Suporte
Por ser o primeiro evento virtual da UPL Brasil, e devido à falta de familiaridade de alguns participantes e palestrantes com a tecnologia, trabalhamos com 2 dias intensos de ensaios e testes, não apenas em estúdio, mas, também liberando o acesso ao Hall Virtual 24 horas antes do evento em si, para que os participantes acessassem e se adaptassem, bem como treinamentos específicos para palestrantes que estavam em estúdios e os que interagiam virtualmente.
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Conexão e qualidade de transmissão
Para garantir a qualidade das transmissões, diversos testes prévios de internet foram feitos, bem como contratação de link back-up e geradores para os estúdios.
Além disso, os palestrantes que estavam em casa, foram orientados a ter a conexão do celular como plano B (usando como roteador de sinal), além da agenda ter opções de substituição ou improviso tecnológico no caso de alguma dificuldade com algum palestrante ou mediador.
Palestrantes Externos
O evento contou com palestras externas com importantes figuras de mercado, como a Martha Gabriel que trouxe sua rica visão sobre a transformação digital em sua palestra “Habilidades do Futuro” e a equipe da consultoria M. Prado que apresentou os desafios do mercado do agronegócio no mundo digital.
Interatividade e engajamento
Neste ponto, o evento contou com um app personalizado que funcionou com um apoio ao participante, desde o chat que ficava aberto para interações durante o evento, envio de fotos, até com perguntas para as palestras compondo o Q&A. Além disso ele permitia que as pessoas pudessem acessar a agenda para participar das palestras e permitiu a realização do Quis, ação de gamification e pesquisa de satisfação
O jogo de cintura e o carisma da Mestre de Cerimonias, que é, também, apresentadora de TV, garantiu a condução e fluência do evento.
Noite de Premiação
Todos os anos, no formato presencial, a convenção traz uma noite de premiação dos colaboradores destaques do ano. Para que fosse mantida, da melhor maneira possível, a emoção desta noite também em formato virtual, o evento contou com ações surpresa: convidando os 11 premiados a interagir sem aviso prévio, entrando ao vivo, no momento do anúncio das indicações.
E, para premiar os 2 grandes vencedores, foi realizada uma ação de entrega de brindes presenciais em duas localidades do Brasil, que aconteceu exatamente no momento do anúncio. Os premiados foram anunciados e, simultaneamente, um coordenador contratado pela agência tocou sua campainha e entregou em mãos (com todos os protocolos de segurança e EPI´s) um kit happy hour para que pudesse comemorar junto à família.
A animação da noite ficou por conta da Carina Menitto e Banda que estava ao vivo em um ambiente separado, mas, também dentro da sede da UPL em Campinas.
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Ação Social
Com objetivo de trazer para o evento a responsabilidade social da UPL, foi criada uma ação para arrecadas doações para a AssociAção Vida: uma Organização não Governamental sem fins lucrativos, que acredita no poder da educação para mudar nosso país e o mundo em que vivemos, buscando formar os agentes dessa mudança.
Através de um QR Code de doação, os participantes eram convidados a fazer sua parte, e, para cada R$ 1,00 doado a UPL contribuía com mais R$ 2,00.
Estratégia
A viabilização do evento se deu através da metodologia de projetos da Costa Brava aplicada a eventos, trazendo as melhores práticas para garantir segurança aos envolvidos desde o planejamento até a execução do evento:
- Cronograma do projeto on line com prazos e responsabilidades foi compartilhado com todos os envolvidos no projeto;
- Desenvolvimento da análise de riscos pré-evento, destacando os tópicos com alto risco e alto impacto para que ações preventivas pudessem ser tomadas, como por exemplo: Queda de conexão, energia, staff com eventual teste positivo de COVID-19 nos dias anteriores ao evento, etc.
- Tempos e Movimentos (minute by minute do evento);
- Acompanhamento dos custos: aprovado x realizado;
- Apresentação do relatório pós-evento.