O Congresso Brasileiro de Angiologia e Cirurgia Vascular é o maior evento nacional de medicina voltado para as áreas de Angiologia e Cirurgia Vascular. De caráter itinerante, ele roda por todas as regiões do Brasil, sendo as últimas edições ocorridas em 2013 Florianópolis, 2015 no Rio de Janeiro e 2017 em Natal, no Rio Grande do Norte.
Em 2019, foi a vez do Recife. Dos dias 08 a 12 de outubro de 2019, a cidade sediou o 43° 43° CBACV.
O primeiro desafio do evento, aconteceu antes mesmo do seu início, o de captar o Recife como a sede do 44° CBACV. Esse processo iniciou-se 4 anos antes, em 2015, na edição do Rio de Janeiro, com o apoio e consultoria da Ayres Promoções e Eventos e do Recife RCV, utilizando a seguinte estratégia:
Primeiramente, houve a apresentação da inscrição formal com um dossiê de candidatura, seguida por uma ação de marketing que tinha como objetivo proporcionar aos participantes conhecer a atmosfera da cidade. Para isso, na edição do Rio de Janeiro, foi montado um stand com imagens da Praia de Boa Viagem, recepção com passista de Frevo e materiais divulgando o turismo, da cidade outrora conhecida como Veneza Brasileira, o Recife.
De forma a reforçar toda essa ação de marketing, foram criadas algumas peças específicas para esse momento, todos os representantes usaram uma camisa com a logo da candidatura, foi distribuído bottons para quem aderiu à campanha, marcadores de livros com calendário, bolos de rolo com tag. Ademais, cards foram enviados pelo WhatsApp convidando os participantes para visitarem o stand, a participarem da assembleia, que ocorreria após o encerramento do evento, e votarem em Pernambuco para receber a 43º edição do evento.
Por fim, em uma reunião fechada, aconteceu a votação com representantes de todos os estados para escolher a cidade que iria sediar a edição de 2019 do evento.
Vale salientar, que um grande diferencial para a aprovação da candidatura foi o tempo que o evento não acontecia em Recife. Aspecto esse que não foi esquecido durante o processo de captação pela Ayres Promoções de Eventos, e Pernambuco que recebeu a edição de 1995 e voltou a receber o Congresso 24 anos depois.
O início do planejamento do evento aconteceu 2 anos antes do seu acontecimento, em um estudo de caso in loco.
Em 2017, a equipe da Ayres Promoções e Eventos visitou a edição que ocorreu em Natal, no Rio Grande do Norte, para conhecer melhor o público, analisar os pontos fortes e fracos e conversar com os expositores, a fim de compreender as suas expectativas para a edição de 2019.
Aproveitamos a oportunidade para levar aos expositores um pouco do Recife e fortalecer esse networking através da entrega de um kit que continha material gráfico, guloseimas regionais, alguns brindes e um convite para ser nosso expositor. Sendo esse, um momento de suma importância para a construção do evento que ocorreria na capital pernambucana dois anos depois.
No mesmo evento, além da distribuição dos kits também foi elaborado um stand, com algumas estratégias de aproximação do público. Entre elas, placas interativas para foto, passista de frevo para animar o ambiente, tudo com o objetivo de interagir com os participantes e convidá-los para a edição de Recife, o que fortalecido através da exibição de um vídeo institucional de Pernambuco nos intervalos das palestras.
O Maksoud Plaza, no Shopping Frei Caneca em São Paulo, foi o local escolhido para o lançamento do congresso, voltado aos presidentes das regionais e os representantes das indústrias. Uma data programada estrategicamente em paralelo ao um evento da regional que estava sendo realizado no espaço do mesmo shopping.
Na oportunidade, foram apresentados os principais temas que iriam compor a grade científica e as estratégias para a realização da área de exposição. Junto à essa apresentação, foram distribuídos kits com MKT plan e brindes. Essa foi apenas uma das atividades da programação. Nos dias seguintes foram realizadas algumas rodadas de negociações com os expositores, além de rodadas de negociações em São Paulo, Rio de Janeiro e Recife.
Um grande diferencial na captação foi a distribuição da planta baixa do evento, que demonstrava o fluxo criado pela Ayres para que todas empresas tivessem ótimas localizações, A área de exposição foi estrategicamente posicionada no centro da área de circulação, com os auditórios em sua volta, com o objetivo de direcionar os congressistas ao encontro dos patrocinadores e expositores. As atividades científicas concentradas nas extremidades atraiam o interesse do participante em ir de um canto ao outro do pavilhão.
Também na área de exposição, em todos os dias do congresso, os participantes, parceiros e expositores contaram com serviço completo de catering (ilha de coffee-shop full time, coffee break e brunch nos intervalos da programação científica). Além disso, os palestrantes e staffs contaram com espaço próprio para as refeições.
Os meios digitais foram grande ponto de divulgação do Congresso. O site reuniu as principais informações do evento, campo para realizar as inscrições e recebimento dos trabalhos científicos, além da grade de palestrantes e emissão de certificados.
Já as redes sociais serviram para estreitar as relações com o nosso público. Mas não foi só no ambiente digital que foram prospectados participantes. A equipe da Ayres Promoções e Eventos mapeou os principais eventos que iam correr até a data de realização do 43° CBACV e se fez presente em duas frentes: através de stands para impactar grandes públicos e para menor quantidade de pessoas, enviando materiais gráficos e visuais para transmissão nas plenárias dos eventos
Somando essas estratégias, as expectativas dos números de inscritos foi superada.
Realizado no Centro de Convenções de Pernambuco, o evento contou com um espaço de mais de 10 mil m² de área construída, para atender os mais de 60 expositores. Um evento pensando em cada detalhe de forma a trazer conforto, uso de tecnologias, não esquecendo da acessibilidade e regionalidade de forma clássica e elegante.
Para a tranquilidade dos participantes um serviço de translado para os hotéis, wi-fi gratuito no local do evento e serviço de catering (coffee break e brunch) estavam disponíveis.
Já na entrada do congresso, foi situada uma recepção na qual era possível optar por um auto atendimento ou presencial com uma de nossas recepcionistas. Além disso, um ele recebia um kit contendo a bolsa do evento, programação oficial, canetas, crachás, e entre outros itens dava as boas vindas ao evento. Tudo planejado com bom gosto, levando em consideração as características do público.
Do auditório climatizado para mais de mil pessoas, que aproximou congressistas e expositores, até o Food Truck, os diversos stakeholders puderam se atualizar das últimas novidades da área em um ambiente integrado e bem sinalizado.
A infraestrutura foi diferenciada com: 3 auditórios, 3 salas multidisciplinares, arena de inovações, além do Cine Vascular (onde eram exibidos casos editados por médicos), tudo ocorrendo de forma simultânea. Outra preocupação da Ayres foi integrar o universo digital ao evento, de modo a proporcionar aos congressistas as facilidades e possibilidades de interação advindas com a tecnologia. Assim, foram disponibilizados, nas entradas das plenárias, totens eletrônicos com a programação da sala e informações importantes.
A tecnologia também esteve presente no APP desenvolvido especialmente para o evento. Além das informações básicas como palestrantes, programação, mapa do evento entre outros, teve como diferencial o sistema de votação eletrônica, onde os participantes puderam conferir os resultados das votações ao vivo. Além disso, foi possível realizar perguntas aos palestrantes através do aplicativo e ao término do evento responder a pesquisa de satisfação.
Em se tratando de um congresso em Recife, é claro, a cultura não poderia deixar de estar presente. As atrações incluíram apresentação do Balé Cultural de Pernambuco, receptividade com o Grupo Cacoete, sem contar com nos diversos painéis que apresentavam um pouco dos pontos turísticos de Pernambuco. Para completar a experiência, foi estruturado uma feira de artesanato para proporcionar aos participantes um maior contato com a cultura pernambucana e ao mesmo tempo fomentar a economia dentro dessa cadeia produtiva.
Na Arena de inovações, foi projetado um ambiente descontraído e, um espaço aberto no pavilhão de exposição. A estrutura do evento também utilizou o recurso de Palestra Silenciosa, que permite manter a qualidade sonora das aulas. A mesma tecnologia foi replicada no auditório principal, permitindo com que mais de uma palestra ocorresse simultaneamente. E por falar em palestra e apresentações, o congresso recebeu 585 trabalhos, distribuídos entre e-posters e trabalhos orais. Durante cada simpósio, os patrocinadores e congressistas receberam diversos Lunch Box, com itens criteriosamente selecionados pela Ayres.
Nesse quesito, a Ayres foi bem criteriosa em selecionar produtos de qualidade e uma excelente apresentação, sem sombra de dúvidas um sabor de deixar água na boca, sem repetir o cardápio.
Uma solicitação muito oportuna do Presidente do congresso foi um espaço de compras coletivas, para proporcionar às empresas e aos participantes a compra de equipamentos com preços diferenciados durante o evento. O espaço contou com apoio do BNB Banco do Nordeste, que disponibilizou uma equipe de especialistas durante os dias do evento para orientar sobre o financiamento de equipamento
Ainda no quesito estrutura, os banheiros receberam uma atenção toda especial. Os colaboradores da Ayres estavam a todo o momento zelando pelo bom funcionamento e o ambiente ganhou um toque especial com odorizadores com aroma cítrico e uma decoração com flores regionais.
Cerimônia de abertura
Levando em consideração o pedido do cliente, que desejava integrar formalidade e descontração no mesmo ambiente, a cerimônia de abertura foi realizada em formato jantar, uma noite agradável para todos os presentes.
Além das formalidades, os Hinos Nacional e de Pernambuco, foram tocados pela Orquestra de Criança Cidadã, que, em seguida, arrancou aplausos do público por conta do repertório, com canções nacionais e regionais. A cerimônia encerrou com a apresentação do Balé Cultural de Pernambuco e um serviço de A&B.
Jantar dos palestrantes
Tomado por beleza e cultura, o Museu Ricardo Brennand foi o local escolhido para o jantar dos palestrantes. Antes do evento, os convidados puderam desfrutar de uma visitação especial ao museu.
O jantar foi regado por uma excelente música com o Grupo Garçons Cantores, fazendo toda diferença para deixar o evento ainda mais alegre. Na decoração, foi escolhida uma decoração clássica com flores brancas que enalteceu ainda mais do local escolhido para a realização.
Festa de encerramento
Para abrilhantar o encerramento do 43° CBACV, Bell Marques animou os convidados e fechou com chave de ouro a cerimônia em uma festa com inspiração regional. Desde a decoração até as ilhas servindo quitutes como baião de dois e bolos de rolo, tudo remetia à região.
Antes do show, foi realizada a cerimônia de premiação dos trabalhos científicos, as homenagens e a simbólica passagem da chave do congresso para o Presidente da SBACV DF que realizará o evento em 2021 em Brasília.