Foram 18 meses de muitas ideias, muito planejamento, reuniões e mais reuniões, e mais de 1.000 pessoas envolvidas na produção e construção do evento.
Preparados?
O resultado de um evento depende da concepção, do planejamento e da organização.
Desembarcamos em nossa cidade sede Goiânia – GO, e construímos ali, no Centro de Convenções, uma linda história! Ao tema “A Cotonicultura como Vitrine para a Agricultura do Amanhã”, que trazia incorporado a tecnologia e o futuro, aliamos o ar bucólico e os elementos culturais goianos.
Transformamos cada canto dos 11.000m² num ambiente vivo e pulsante. E através da arquitetura efêmera pudemos equilibrar o charme de uma típica cidade de Goiás, através de elementos que remetem ao aconchego e acolhimento, com pura tecnologia e inovação.
Pensamos em todos os detalhes para trazer a experiência completa para os participantes, desde seu primeiro contato com o evento, até o grande dia.
Antes do evento, as redes sociais, os email marketings, o site do evento, o aplicativo e nossa secretaria humanizada para atendimento aos participantes davam o tom da 12ª edição do CBA.
Para as grandes plenárias, palestrantes renomados como o economista Ricardo Amorim, para apresentar as perspectivas do cenário do agro para 2020; o historiador Leandro Karnal, para falar da importância da coletividade aplicada ao agronegócio; e até a aposta certeira no futurista Tiago Mattos, foram grandes escolhas, sob a perspectiva de cada tema e abordagem, para aguçar ainda mais a vontade de estar no evento.
O 12º CBA veio com tanta vontade que nos deparamos, aproximadamente 20 dias antes do evento, com um desafio. Já tínhamos esgotado a capacidade de lotação da plenária, local onde todos os participantes se reúnem simultaneamente. Essa ocupação, por si só, já garantia a maior edição da história do CBA. Seria simples dar as inscrições por encerradas se não tivéssemos um compromisso com o produtor de algodão, e o desafio de entregar um evento superavitário. Havia fila de espera para inscrição. Negar essa demanda seria, ao mesmo tempo, deixá-los frustrados e insatisfeitos, e negar a entrada de recursos. Abrimos então a categoria “transmissão ao vivo”. Uma inscrição com os mesmos benefícios dos demais participantes (plenária, salas simultâneas, workshop, kit congressista, almoços, coffee breaks, show, transfers) , porém mais barata pois a plenária seria assistida em sala paralela, por transmissão.
Resultado: foram mais 328 inscrições nesta modalidade. Sorrisos de um lado. Suor de outro. Precisamos redimensionar toda uma nova produção de material, com fornecedores localizados em vários estados, e outros serviços como A&B.
Na chegada a Goiânia, os ônibus que faziam os transfer do aeroporto até os 09 hotéis oficiais levavam monitores para orientação individualizada aos participantes que ainda não tivessem baixado o aplicativo do evento. Isso porque a partir daquele momento, toda comunicação seria feita através do aplicativo, inclusive o credenciamento. Apesar de ser bastante desafiador pelo perfil do público, e por ser uma inovação para o CBA, resolvemos apostar, principalmente pelos ganhos na perspectiva da sustentabilidade.
Para aqueles que não dispunham de celular para baixar o aplicativo, todos os hotéis oficiais tinham um ponto de apoio do evento para impressão do QR Code para o credenciamento.
Na chegada ao Centro de Convenções, o participante se deparou com um espaço moderno, sem os tradicionais balcões ou filas para credenciamento. O credenciamento expresso precisava apenas da rápida leitura do QR code e isso criou uma área fluida e de rápida passagem, com repercussão muito positiva nos participantes. Apesar de estarmos prontos também para o atendimento convencional, em área paralela, 82% do público aderiu à inovação.
E para não gerar filas ou mesmo aquele ambiente normalmente tumultuado da chegada de um evento, criamos um grande foyer, já dentro do evento, onde eram distribuídos os kits do congressista. Assim, ele só retirava o kit se tivesse interesse, e poderia fazer isso a qualquer momento do evento. O controle de entrega era feito através da leitura do crachá, o que evitava qualquer risco de dupla retirada.
O Kit Congressista é sempre sucesso pois o material e modelo são sempre escolhidos de forma bastante exclusiva, por se tratar de uma linha feita 100% em algodão, o que tem um significado muito especial para os participantes. A mochila moderna e estilizada, na cor verde musgo, que vinha com um chaveiro mosquetão, incluía uma linda moleskine e caneta personalizada.
O kit tradicional do Congresso sempre incluiu uma squeeze. Porém, percebemos que o uso delas é bastante limitado durante o evento e o consumo dos copos descartáveis é alto, o que nos levou a pensar numa estratégia mais sustentável. Ao invés de squeeze, iríamos distribuir um copo diferenciado. Mas ainda assim, precisávamos fazer seu uso ser atrativo.
Criamos estações de água saborizada, numa cenografia bastante atraente, ao longo de todo o evento. Nela, o participante podia pegar seu copo a qualquer momento, com controle de retirada igual ao do kit, e usar em qualquer estação. O “Beba Água”, como foram nomeadas as estações, além de induzir o consumo de água em época de bastante seca no centro oeste, era tão charmosa, que virou ponto instagramável para foto dos participantes.
Mas as experiências só começavam, foram muitas. Desde o mapa interativo do algodão, para marcar o estado de origem dos participantes, e que também virou ambiente instagramável; o facilitador gráfico que acompanhava todas as plenárias no palco e traduzia de forma lúdica a ideia principal de cada palestra; o cheirinho de algodão, presente em todos os ambientes, e que mexe com os sentidos dos participantes e não pode faltar, afinal de contas, estamos no Congresso Brasileiro do Algodão; e o charme dos 2 casarões de fazenda, construídos numa cenografia detalhista, para abrir os restaurantes com capacidade total para 2.300 lugares. As panelas de pedra e travessas de barro dispostas no fogões a lenha, que de tão perfeitos pareciam reais, traziam a culinária goiana revisitada pelo talento gastronômico do chef local, de reconhecimento internacional, Ian Baiocchi.
E o que falar da área destinada aos patrocinadores? Passagem obrigatória para quem entra no evento, com fluxo intenso durante todo o congresso, a área de exposição foi extremamente concorrida. O sucesso de vendas foi tão surpreendente, que esgotamos as vendas 6 meses antes do evento e tivemos que contratar o pavilhão contínuo ao primeiro para abrir segunda etapa de vendas. Foram 29 patrocinadores, 9 starups, área de pitchs e lojinha do movimento Sou de Algodão, além do estande central, da Abrapa, desenhado e projetado pela Comunicato Eventos, com uma grande cafeteria, que foi uma das vedetes do CBA. Nele as pessoas puderam imergir e viver o algodão de forma intensa. Mas deste falaremos depois, merece um case à parte!
Mas e o aniversário de 20 anos da Abrapa? Para cumprir o desafio de comemorar em grande estilo, trouxemos o show do ícone da música sertaneja, Leonardo.
Em ambiente totalmente independente, mas no próprio Centro de Convenções, a área foi toda ambientada para receber 2.000 pessoas, com quiosque da cachaça Cabaré, de produção local e de propriedade do cantor; 03 kombis de chopp da fábrica Colombina, também local; e ilhas de petiscos de boteco e caldos.
Valeu cada segundo, cada noite sem dormir, cada reunião de brainstorming, cada lágrima, cada gota de suor, toda adrenalina e todos os sorrisos. Nosso resultado não poderia ser diferente, uma engrenagem articulada, um balé sincronizado numa sapatilha de ponta (que aperta os pés e enche de bolhas, mas que faz a bailarina sorrir), uma energia vibrante e de alto astral. Pura superação de expectativas. Foram 18 meses de muito trabalho, concretizados em três dias intensos e gratificantes. É isso que nos move, nos faz querer mais e nos faz ser ÚNICOS.