Detalhe do Case

O Cliente e o Evento:
 
A Ultracargo é a maior empresa privada de armazenagem de granéis líquidos do Brasil, especialmente químicos, petroquímicos, etanol, biocombustíveis e óleos vegetais. Armazena produtos para o mercado brasileiro e internacional e está presente em posições estratégicas nos principais polos e portos do País: Itaqui, Aratu, Suape, Santos, Rio de Janeiro, Paulínia e Paranaguá. A Ultracargo faz parte do Ultra, um dos maiores grupos econômicos do Brasil , que opera também nos segmentos de distribuição de Gás LP (Liquefeito de Petróleo) com a Ultragaz, distribuição de combustíveis por meio da Ipiranga e especialidades químicas pela Oxiteno. 
Com o principal objetivo de receber os principais clientes e prospects para relacionamento e reuniões de negócios, a Ultracargo contratou a Alternativa F para produzir uma área institucional de 187m², composta por 4 salas de reuniões, recepção e espaço de lounge.
 
A feira escolhida para a realização desse evento foi a “38ª reunião anual da Associação Petroquímica da América Latina (APLA)”, em Cancún, no México. O encontro propôs uma oportunidade para desenvolver e consolidar negócios, trocar conhecimentos e explorar tendências, desafios e soluções neste setor.
 
A Agência
 
Uma agência. Duas cabeças. Várias alternativas.
Esse é o ponto de partida quando se quer entender o fenômeno desenvolvido por uma nova forma de pensar eventos: a Alternativa F. Criada por dois renomados nomes do mercado, Felipe Lemos e Ana Nani, a agência boutique nasceu da necessidade de fazer diferente frente à concorrência e de oferecer uma criação fora da caixa.

Com o objetivo de ser o remédio anti-insônia e estresse em eventos corporativos, a agência se diferencia por oferecer eventos de grande qualidade, independente do porte e objetivo, em todo o Brasil e nos mais variados pontos do mundo. Só nos últimos anos esteve presente, produzindo seus projetos, em território nacional, em locais como Brasília, Foz do Iguaçu, Salvador, Goiás e Belém. E também em destinos internacionais como Argentina, Orlando, Lisboa, Miami, Cape Town, Porto Rico e Cancun.


Criatividade e inovação, atendimento sênior personalizado, credibilidade, segurança, ótimo custo-benefício e uma entrega de qualidade que supera as expectativas. Não precisa escolher entre uma ou duas opções. Com escritórios no Rio de Janeiro e em São Paulo a Alternativa F oferece todos esses diferenciais em uma só agência.

Briefing do Cliente:

No briefing enviado pelo cliente, o nosso principal desafio era expor duas empresas do grupo Ultra com o mesmo peso em um espaço que fosse interessante para o cliente visitante da feira. As duas empresas precisavam ter as mesmas facilidades dentro do espaço e tínhamos que considerar algumas premissas:

- Apresentar um projeto clean;

- Incluir 4 salas de reuniões e um lounge na área disponível;

- Criar planta baixa inteligente, pois o espaço locado tinha formato L;

- Desenvolver uma área de entrada que chamasse a atenção já que o espaço estava sendo dividido com outros concorrentes.

 

Levando todos esses pontos em consideração, fizemos uma pesquisa das principais características do evento e o que mais se adequava a este mercado, sempre levando em consideração o perfil do público participante.

 

A seguir, começamos e pensar na execução do projeto.

Em termos de design, estudamos os guidelines de ambas empresas e chegamos a conclusão que deveríamos usar formas gráficas (quadrados e retângulos) como elementos principais do projeto e desta forma, criamos uma entrada sofisticada formada por estrutura de madeira e diversos quadrados de ferro em seu entorno, criando um efeito de mosaico. Em cima desse mosaico, posicionamos os logos de ambas empresas do grupo e criamos um outro painel com o logo do Grupo Ultra jateado em vidro.

 

Ao entrar no espaço, o cliente percebia duas áreas distintas, uma na cor azul formada por logo da Ultracargo, imagens relacionadas e TV com vídeo institucional. Outra, tinha o mesmo formato, porém na cor verde e com logo Oxiteno.

 

No centro dessas duas áreas, montamos um lounge para recepção do convidado que era formado por mesas altas e baixas para reuniões rápidas e mais informais.

 

No entorno deste lounge, dispomos as 4 salas de reuniões, onde cada uma delas tinha uma função diferente: 1 era específica para cada uma das empresas e as outras duas eram salas “coringas” para reuniões que aparecessem no dia do evento. As salas eram compostas por fechamento em vidro jateado, mesa e cadeiras executivas, tv, logo e imagens institucionais de cada uma das empresas.

 

Para facilitar o serviço de alimentos e bebidas, construímos um bar de apoio que servia água, café, chás, sucos, snacks e sanduíches durante o período das reuniões. Atrás desse bar foi criado um depósito para brindes e malas da equipe que trabalhava no local.

 

Agenda do evento

O evento como um todo tinha duração de quatro dias consecutivos, os quais eram utilizados para as reuniões de negócios pré-agendadas pelas empresas. Havia também alguns painéis de debates sobre assuntos pertinentes ao segmento, para os quais as vagas eram limitadas. 

 

O decorrer de cada dia seguiu o mesmo padrão: durante o dia, as empresas participantes utilizavam seus espaços para suas reuniões e encontros de negócios; à noite, eventos paralelos aconteciam, patrocinados por empresas diferentes: degustação de vinhos, coquetel com atração musical e festa de encerramento.

 

Pós-evento e feedback

O saldo final do evento foi totalmente positivo. Clientes importantes estiveram presentes no estande, prospecções demonstraram interesse em fechar negócios e laços já criados foram fortalecidos.

 

Outro ponto muito elogiado foi o fato de nosso espaço ter servido também para reuniões não agendadas, fazendo com que a sala tivesse utilização no evento em tempo integral.

Desafio 1: Levar uma proposta diferente do que havia sido apresentado em eventos anteriores em termos de construção de espaço. Esse fator, aliado ao formato institucional dos projetos anteriores, limitava em certo ponto a capacidade criativa da agência. Era preciso fazer diferente.

Solução: Ao pensarmos no projeto com formas geométricas e mosaicos, conseguimos trazer elementos modernos e que não saíram da temática institucional e que foram o diferencial para ganharmos a concorrência do projeto.

 

Desafio 2: Como montar 186m² em apenas 24 horas úteis de montagem?

Solução: Driblamos a barreira cultural unindo o conhecimento cenográfico de uma equipe parceira do Brasil à mão-de-obra mexicana, que extremamente qualificada e disposta, tornou possível a realização da montagem no prazo determinado. Colocamos uma equipe maior do que normalmente colocaríamos e usamos revezamento de equipe para a virada de noite.

 

Desafio 3: Como estruturar uma planta baixa em L que estava dividindo espaço com outros concorrentes?

Solução: Criamos uma recepção na área da frente, junto com o lounge. Nos espaços que sobraram, incluímos as salas de reuniões e depósito. Desta forma, deixamos o som concentrado na área do lounge e reservamos um pouco mais as salas de reuniões.

Como resultado geral, o espaço da Ultracargo foi um sucesso e pudemos enxergar isso tanto pelos leads gerados durante o evento, quanto pelos comentários realizados pela própria diretoria.

 

A empresa teve um aumento de reuniões agendadas e de visita ao lounge se compararmos com os dados dos anos anteriores.

 

Dados Gerais:

 

Foram mais de 8 reuniões de alinhamento sobre o evento.



Durante o tempo de execução do projeto, tivemos 2 projetistas, 1 arquiteto, 1 atendimento e 1 engenheiro exclusivos. Além de 1 atendimento da Alternativa F e 2 produtores.



Dentro do hotel, a construção do estande levou 24 horas úteis. O cronograma criado pela Alternativa F e Cia de Cenários foi feito de acordo com a seguinte ordem cronológica: montagem da estrutura de parede e sanca, posicionamento dos vidros das salas de reuniões, posicionamento dos itens decorativos e artes visuais, instalação de equipamentos, acabamento e posicionamento de decoração e mobiliário.



A equipe completa foi formada por mais de 15 profissionais, entre fotógrafos, montadores, eletricistas, garçons, etc.



Passaram pelo espaço mais de 150 pessoas de toda América Latina.