O grande desafio desta edição do festival foi expandir em mais de 50% a estrutura do local.
Soluções: Em 2018, o Summit foi o primeiro evento fora o Rock In Rio a usar uma tenda da Irmarfer no Brasil. A estrutura (Wave 50 x 60m) levou 40 dias para sua montagem. Foi aproveitada uma área inutilizada por riscos de maré alta (tenda construída a 70 cm acima do nível do mar), além de que cada ponto aéreo permitir mais de 1 T suspendida. O restante foi montado 30 dias antes e dividida entre área interna do Centro de Eventos e Externa (que contempla todos os terrenos anexos). Um extenso trabalho de liberação e cessão dos terrenos foi feito junto às entidades competentes.
Feira de Negócios
Desafio: transformar estrutura do chão, paredes, pé direito, climatização, iluminação e sonorização de uma tenda temporária com a mesma estrutura interna de um pavilhão.
Soluções: uso de estruturas Q30 por todo o teto da feira, criando pontos aéreos por toda extensão e permitindo que toda construção fosse feita ‘top-down’. Com isso foi realizado trabalho de iluminação mais complexo, corredores mais amplos, menos ruído para circulação e espaço livre de interferências físicas. Na Feira de Negócios a comercialização de espaços, com solução completa para os patrocinadores, é feita pela equipe RD.
Cenografia e Decoração
Toda a cenografia e decoração iam além de sua função de sinalização indicativa e decorativa, eram também um espaço para passar nossa mensagem e posicionamento, além de altamente interativos e ‘instagramáveis’.
Credenciamento
Na edição de 2018 mais de 3.5K pessoas já estavam credenciadas antes do primeiro dia de evento.
Mais de 75 atendentes receberam os participantes e por meio da solução Sympla - que além de fornecedora, também é patrocinadora, fizeram os check-ins.
Os pontos são intercalados entre notebook e mobile e em horários de pico (8h e 10h) chegam credenciar 35 participantes por minuto: o atendimento é humanizado, feito pelos Rdoers, que recebem os participantes e os separam por perfil de público. Na entrada, também é entregue o kit participante.
Palco praia
Nele, aconteceram painéis da sessão Grandes Encontros, e a partir das 17h o happy hour.
Desafio: o Palco Praia precisava de transição de palestra, com mobiliários de auditório, em palco de show em poucas horas. Precisava também ser multifuncional pois demandava produção e alterações em um cronograma apertado.
Sala Domo
Menos de um mês antes da data do evento, foi necessário criar mais uma sala de palestras e assim nasceu um domo com projeção 360º.
Desafio: encontrar fornecedores com a expertise necessária e incluir a nova estrutura no projeto que já estava encaminhado para liberação. O resultado foi uma sala intimista e imersiva, criando o efeito desejado para apresentação do conteúdo.
Startup Corner
Área com cotas a valores acessíveis para incentivar o ecossistema tech e startups early stage.
Camarotes e Áreas VIP
Para incentivar o networking o espaço contava com serviço de catering, estação de red bull, cafés especiais assinados pelo Café Cultura. Quick Massage, cabines de fotos, totens de carregar celular.
Sala VIP com vista aérea para plenária.
A&B
Fruit Station: feirinha de frutas e salgadinhos. Mais de 7 toneladas de frutas consumidas ao longo do evento. Água: pontos de água espalhados - uso de copo eco. Café: assinado e executado pelo Café Cultura, mais de 70 mil doses de café foram consumidas. Tudo grátis.
Book Signing
Espaço dentro da feira de negócios para conectar os autores presentes com o público e promover encontros para autógrafos e dedicatórias.
Meu Copo Eco
Stand para aquisição, troca, higienização dos copos ecológicos. Outros itens também estavam disponíveis para venda ou formato consignado, como: suporte de silicone, cordão, canudos eco, copos de diferentes tamanhos.
Red Bull
Ativação da marca com impressão de copos personalizados com fotos feitas na hora e oferta com valor especial. Resultou em mais de 8K latas vendidas.
Chapelaria
Foi disponibilizada uma chapelaria gratuita com capacidade para até 3K malas.
RD Summit Tattoo Studio
Estúdio de tatuagem gratuito com 10 tatuadores disponíveis para flash tattoos envolvendo os temas: conexão, tecnologia, marketing. +60 tatuagens feitas.
RD Summit Barber Shop
Barbearia exclusiva do evento para cortes, massagens e serviços de barba. Gratuito para todos os participantes.
Espaço Família
Para atender mães e pais acompanhados de seus filhos.
Estúdio RD Summit
Realizado na feira de negócios e equipado para operação de captação e streaming. Fechamento acústico, climatização.
Fumódromo
Para conforto dos fumantes e não fumantes, foi criada área assinada pela Phillip Morris.
Salas das Trilhas de Conteúdo
Em todo o festival, ficam espalhadas mais de 14K cadeiras, que estão divididas entre as 6 salas de conteúdo, plenária e happy hour.
Todas as tendas e estruturas externas contaram com climatização, fechamento blackout e piso com carpete.
Valores
A RD entende que o festival é uma plataforma de ação e posicionamento, por isso fizeram questão de contemplar o seguinte:
Acessibilidade
Pessoas 60+, deficientes, gestantes, lactantes e com crianças de colo puderam aproveitar todas as atividades do evento com:
- Acessibilidade total;
-Banheiros acessíveis;
-Fraldário e sala de amamentação;
-Equipe exclusiva para atendimento de pessoas com mobilidade reduzida;
-Todas as filas tinham atendimento preferencial;
-Acompanhamento de um membro da organização em situações de necessidade durante o evento;
Cadeiras de rodas para:
-Pessoas com necessidade de auxílio para locomoção;
-Pessoas que se acidentaram durante o RD Summit;
-Gestantes;
-Acesso preferencial a todas as salas do evento, com 10% dos lugares reservados;
-Presença de intérpretes de Libras, em todas as palestras.
Alimentação
-Alimentos para pessoas com alergias e intolerâncias;
-Alimentos vegetarianos e veganos;
-Frutas à vontade;
Fora as ações padrão listadas acima, no momento da inscrição foram mapeadas as necessidades específicas para atendimento personalizado.
Diversidade de gênero
A RD acompanha os números de diversidade e faz campanhas de marketing para garantir números cada vez mais igualitários. Para as palestras, a RD incentivou o “women in tech”, movimento que estimula que as mulheres ocupem espaços de temas técnicos. O resultado da participação de mulheres em 2018 chegou a 44,5% do total de pessoas.
Código de conduta
Em 2018 foi lançado um código para guiar a conduta dentro da RD, no dia a dia de trabalho dos RDoers e também para os que participam do festival. O código é utilizado como parte da cenografia, todos os participantes são convidados a assinarem.
Sustentabilidade
Durante o evento, foi incentivado o uso de transporte coletivo, copos ecológicos, cenografia reutilizada, uso de tecnologias ao invés de impressão em papel, ações em parceria com ONG (Arte de Viver) para práticas de meditação, separação de lixo e valorização de artistas locais com live painting.
Relacionamento com entidades/organizações
O planejamento junto às entidades envolvidas é realizado durante todo o ano com diferentes áreas e entidades da cidade:
-Secretaria de Turismo: liberações de espaços públicos;
-Guarda Municipal: auxílio no trânsito e segurança;
-Secretaria de Mobilidade Urbana: trânsito e logística de mobilidade;
-Fundação Municipal do Meio Ambiente: Solicitação de uso de fonte sonora em áreas públicas;
-Polícia Civil: Emissão de Alvará de Funcionamento e segurança;
-Vigilância Sanitária: alvará de liberação exposição produtos ou serviços de interesse da saúde (do evento e de cada food truck);
-Ecad;
-Secretaria do Estado de Segurança Públicas - Corpo de Bombeiros Militar: atestado de vistoria para alvará de funcionamento;
-Secretaria de Turismo, Tecnologia e Desenvolvimento Econômico: divulgação;
-Floripa Convention Visitors Bureau;
Assessoria de Imprensa
A RD tem uma agência de RP, a Ideal H+K que em 2018, a trabalhou a imprensa com a divulgação de releases, notas, imagens e briefings diários, antes, durante e depois do evento. Isso chegou a 300 resultados de imprensa. Foram negociadas mais de 20 entrevistas com porta-vozes no local e a coletiva com o CEO, Eric Santos, estava lotada. Foram conquistadas inserções em TV, Revista, Jornal Impresso, Portais e Blogs, além das mais diversas redes sociais.