Detalhe do Case

Uma agência. Duas cabeças. Várias alternativas.
Esse é o ponto de partida quando se quer entender o fenômeno desenvolvido por uma nova forma de pensar eventos: a Alternativa F. Criada por dois renomados nomes do mercado, Felipe Lemos e Ana Nani, a agência boutique nasceu da necessidade de fazer diferente frente à concorrência e de oferecer uma criação fora da caixa.

Com o objetivo de ser o remédio anti-insônia e estresse em eventos corporativos, a agência se diferencia por oferecer eventos de grande qualidade, independente do porte e objetivo, em todo o Brasil e nos mais variados pontos do mundo. Só nos últimos anos esteve presente, produzindo seus projetos, em território nacional, em locais como Brasília, Foz do Iguaçu, Salvador, Goiás e Belém. E também em destinos internacionais como Argentina, China, Orlando, Lisboa, Miami, Cape Town, Porto Rico e Cancun. 
Sobre o cliente:
A Oxiteno é uma multinacional brasileira, líder nacional em tensoativos e especialidades químicas, que atua no desenvolvimento e fornecimento de matérias-primas para indústrias em mais de 30 setores, incluindo cosméticos, cuidados pessoais, limpeza doméstica e industrial, agroquímicos, tintas e vernizes. A Oxiteno está presente em nove países das Américas, Europa e Ásia. Possui 3 centros de pesquisa e desenvolvimento, 12 unidades industriais no Brasil, nos Estados Unidos, no México, no Uruguai e na Venezuela, além de escritórios comerciais na Argentina, Bélgica, China e Colômbia.

Sobre o Evento:
A Oxiteno realiza, bianualmente, o evento Seeding Ideas, um evento proprietário da Oxiteno que reúne clientes do segmento de Agroquímicos, o time da própria empresa, especialistas no assunto e até mesmo agricultores.
O encontro traz tendências para o setor, cenários econômicos e tecnológicos e como eles afetarão a agroindústria, além de temas mais direcionados ao campo. Conteúdo relevante para o público que presente e sem um foco exclusivo em tentar vender produtos Oxiteno.
 
Buscando uma agência que pudesse cuidar do evento em sua totalidade, pensar fora da caixa e auxiliar com um conteúdo de peso, a Oxiteno contratou a Alternativa F Eventos para operacionalizar o pré, durante e pós evento, incluindo hospedagem, comunicação, cenografia, decoração, A&B, entretenimento, entre várias outras necessidades.
 

Abaixo,detalharemos um pouco mais do evento.



Identidade Visual

 

O nome “Seeding Ideas” já havia sido criado pelo nosso cliente. Ele tem relação com o posicionamento de comunicação para do segmento de agroquímicos da Oxiteno “Technology we seed and harvest together” e com a estratégia do negócio: junto dos clientes, nas tecnologias e soluções para esta indústria. Também é uma boa tradução do objetivo geral do evento: discutir temas relevantes do segmento, trazer visões importantes e de diferentes prismas e abrir portas para a construção de soluções em conjunto.

 

Para a identidade visual fomos buscar um conceito que une modernidade com uma amarração que estava dentro do tema “ideias para um Agro Futuro”. Mas, para começar, tínhamos que responder uma pergunta.

 

O que considerávamos um Agro Futuro?

Era um futuro onde o agronegócio se expande cada vez mais, onde boas ideias se transformam em realidade alcançando mais sucesso, onde a parceria da Oxiteno com seus clientes se tornava muito forte gerando grandes frutos.

Exatamente o que quisemos demonstrar na prancha conceito desenvolvida.

 

Os círculos foram representados como as ideias que se uniam formando um mundo a ser explorado. Um mundo que não possui limite de crescimento e em que poderíamos ir além. Os círculos em verde demonstram as ideias saídas do encontro, que ganham força e ultrapassam barreiras, trazendo inovação.

 

2) Pré-evento

Durante o pré-evento tivemos uma série de peças online para informar os convidados e também para conseguir informações importantes para a hospedagem e conforto deles. Como, por exemplo, save the date, convite eletrônico, email mkt programação geral e reminder para os confirmados.

 

Além disso, tivemos página online para confirmar ou declinar presença. Se o convidado confirmasse, aparecia tela para preencher informações para check-in no hotel + informações gerais do evento, como local, programação e sugestão de dress code.

 

3) O Evento

 

Na chegada dos participantes tivemos um espaço exclusivo para seu check-in, onde recepcionistas e equipe de produção receberam todos já com as infos completas para um procedimento super rápido. Este credenciamento teve um balcão criativo dentro do nosso conceito visual com aplicação de esferas fazendo parte da decoração e aplicação de vegetação. Ali no check in os convidados receberam crachás e puderam fazer uma doação de alimentos como ingresso ao evento que seria, posteriormente doada para uma instituição do Grupo Ultra.

 

Após passar pelo check in, tínhamos totens de boas-vindas e sinalização em formato diferenciado, além de cachepot com uma mini plantação de trigo. No corredor, tirávamos uma foto do convidado que viraria um brinde ao final do evento.

 

Ao chegar no foyer, o convidado podia se servir de um welome coffee e encontrar uma área formada por diversos lounges e painel da Oxiteno com cubos expondo as soluções de agronegócios.

 

Quando tivemos um grande quórum, abrimos a plenária que estava montado com um palco dentro do conceito de Seeding Ideias, onde tivemos um painel de LED central, dois painéis laterais, um palco forrado com grama sintética e dois grandes cachepots laterais representando uma plantação de trigo representando a plantação de ideias do evento, além disso mockups de círculos pareceram estar saindo do backdrop, criando um efeito 3D.

 

A agenda de sala teve um dia e meio de duração e contou com a presença de especialistas no tema, bem como debates super importantes para o segmento do agronegócio no Brasil. Alguns assuntos abordados foram:

Panorama do agronegócio

Tendências do mercado

Desafios da produtividade

Resistência de Ferrugem-Asiática da Soja

A Revolução no Campo 

Na primeira noite de evento, tivemos uma ação de relacionamento bem próxima ao local da plenária. Normalmente esse evento tem um coquetel de confraternização, mas dessa vez o cliente solicitou que fizéssemos uma festa. A ideia para o conceito da noite era trazer algo que fosse divertido e criativo, mas que ao mesmo tempo ajudasse amarrar o conceito, sendo uma continuidade natural do Seeding Ideas e assim criamos a festa “Celebração em Campo”. A festa era composta por lounges informais, um bar central que servia drinks e um palco para receber a banda Karaokê. O público adorava interagir com as atrações e por isso achamos que essa banda faria sucesso na festa, uma ideia super assertiva e que fez todos participaram ativamente do evento.

 

O dia seguinte, conforme dito acima, teve meio período de palestras. Ao final do evento todos ganharam uma caneca com a sua caricatura e uma plantação de clorofilas representando os cabelos. Um sucesso total ao final do evento.

 

 

Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de transformar este evento em uma experiência exclusiva e diferenciada aos convidados.

 

1 – Como passar uma grande quantidade de conteúdo em poucos dias de evento, sem fazer com que ficasse cansativo para os participantes?

A solução foi dar uma dinâmica diferente a plenária, mesclando palestras com painéis informais onde os participantes podiam contribuir com perguntas e levantar discussões.

 

2 – Como criar uma evolução do tema e falar de futuro de uma maneira que fosse condizente com o público alvo?

A solução foi criar um conceito que fosse forte, mas que ao mesmo tempo envolvesse o público final. Ali ele poderia contribuir para que o segmento de agro fosse para frente, podia ter informações de mercado e até mesmo discutir com especialistas do segmento. Por isso o slogan “ideias para um agro futuro” foi muito bem aceito por todos.

 

3 – Como fazer com que a festa promovesse relacionamento e integração e ficasse movimentada?

A solução foi mudar o perfil dos anos anteriores e criar uma noite mais atrativa, com bar de drinks, coquetel e banda ao vivo. A banda de karaokê fez um grande peso no que diz respeito a integração, pois os convidados se inscreviam para cantar juntos, chamavam parceiros ou clientes e a animação foi garantida.

 

Como resultado geral, o evento foi um sucesso e pudemos enxergar isso pelos leads da diretoria e pela reação dos participantes ao final do evento. Na pesquisa realizada pós-evento com os participantes, tivemos um resultado extremamente positivo com 98% avaliando total satisfação.

 

Dados Gerais:



A formalização da Oxiteno veio com 6 meses de antecedência e o tempo de execução deste projeto foi de, aproximadamente, 5 meses até a data da montagem.



Foram mais de 12 reuniões de alinhamento sobre o evento.



Durante o tempo de execução do projeto tivemos 1 atendimento, 2 produtores e 3 designers da Alternativa F.



Dentro do hotel, a construção do projeto levou 24 horas, com aproximadamente 12 horas de trabalho diárias em escala de revezamento.



A equipe completa foi formada por mais de 60 profissionais, diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas.

 

Durante o evento, a equipe da Alternativa F estava composta por 8 pessoas, sendo 1 Sócio Diretor, 2 Atendimentos e 5 produtores.