Detalhe do Case

A Projeto Aquarius é uma agência brasileira reconhecida por sua eficiência no planejamento, negociação e produção de projetos, desde pequenos encontros a mega eventos empresariais, em terra ou a bordo de navios.
Empresa atuante no segmento de Turismo e Eventos há oito anos, é detentora do Prêmio Caio, edições 2004, 2005 e 2006 na categoria ?Eventos a Bordo? e em 2008 nas categorias Convenção Nacional e Incentivo Nacional. Oferece um conjunto de serviços especializados para eventos das mais diversas naturezas e formatos, contando com know-how de profissionais altamente qualificados.
A BV Financeira é uma empresa do Banco Votorantim que atua no mercado financeiro com diversos produtos, feitos especialmente para atender às necessidades de seus clientes. A companhia tem diversas lojas cadastradas em todo o país.
Todos os anos, a BV Financeira realiza um evento de incentivo, direcionado aos principais clientes e funcionários de todo o Brasil. Em março deste ano aconteceu o ?BV Folia no Mar 2009?, no navio MSC Ópera.
Durante esse evento, a Projeto Aquarius foi responsável pelas seguintes ações: deslocamento terrestre dos convidados para o Porto de Santos (SP); credenciamento e pré check in exclusivo no Salão Laranja da Concais no Porto de Santos; despacho e controle de 3.000 bagagens; embarque/desembarque de convidados, artistas, produtores e staff em Búzios e embarque/desembarque de convidados em Ilhabela, bem como, dos materiais necessários para o evento; documentação junto às autoridades alfandegárias e aduaneiras; montagem, embarque e entrega nas cabines de kits (brindes personalizados) para 2.170 pessoas; ação de marketing e comunicação visual para sinalização do evento; uniformes personalizados para tripulação e staff da Projeto Aquarius; organização do cerimonial, palestras, coquetel de boas vindas e shows a bordo; coordenação dos jantares privativos da diretoria; gerenciamento de atividades de lazer, recreação e musicais com contratação de DJ; produção Show da Claudia Leitte em Búzios: deslocamento terrestre dos produtores e músicos da banda, desde o Rio de Janeiro, bem como, embarque e desembarque de equipamentos e instrumentos musicais; acompanhamento de Cláudia Leitte ?full time?, desde a chegada de helicóptero em Búzios, ida para a pousada, embarque e desembarque no navio, escolta de batedores, seguranças e camarim; construção de palco na piscina à altura da grandiosidade do show da Cláudia Leitte; assistência no desembarque dos convidados.

Título: Fretamento BV Navio MSC Opera 2009
Tema: BV Folia no Mar 2009
Número de participantes: 2.170
Local: Santos (SP), Búzios (RJ); Ilhabela (SP); Santos (SP)
Data: 05/03/09 e 08/03/09
Periodicidade: anual
Abrangência: nacional
Entidade promotora: BV Financeira
Projeto desenvolvido: O projeto desenvolvido levou o público da BV Financeira a bordo do Navio MSC Ópera 2009, da MSC Cruzeiros. A Projeto Aquarius foi responsável pelas seguintes ações: automação do evento; credencimento e pré check in exclusivo no Salão Laranja da Concais no Porto de Santos; deslocamento terrestre de convidados para o Porto de Santos (SP); embarque e desembarque de convidados em Búzios e Ilhabela, além de todos os materiais necessários para o evento ? inclusive aqueles com demanda junto às autoridades alfandegárias e aduaneiras -; traslados diferenciados de chegada e saída do navio, especialmente para artistas e músicos; montagem e entrega individual de kits (brindes personalizados); coordenação do embarque no navio e distribuição por cabines; tratamento diferenciado para as cabines Vips; instalação de faixas e banners nas áreas interna e externa do navio; personalização de impressos de bordo (cardápios e jornal); sinalização do evento (comunicação visual da ação de marketing); uniformes personalizados para tripulação e staff da Projeto Aquarius; organização do cerimonial, palestras e coquetel de boas vindas; e gerenciamento de atividades de lazer e recreação.

Origem e evolução: a Projeto Aquarius realiza este evento de incentivo da BV Financeira há oito anos. Segue abaixo a relação dos cruzeiros anteriores:
2002 - Splendour of the Seas
2003 - Costa Clássica
2004 - Costa Tropicale
2005 - Costa Victoria
2006 - Costa Romântica
2007 ? MSC Armonia
2008 ? MSC Opera
2009 ? MSC Opera

O MSC Opera é elegante, confortável e possui um caráter pessoal. Suas cabines são amplas e espaçosas, muitas delas possuem varandas. Entre as áreas comuns ganha destaque o hall da recepção, que apresenta um belíssimo pavimento de mármore e amplos painéis de vidro que se debruçam diretamente para o mar.

Conceito: o evento da BV Financeira é um prêmio de incentivo que tem como objetivo levar lazer aos seus melhores clientes e funcionários, em três dias de muita diversão a bordo de um cruzeiro.

Desafios e soluções: O maior desafio é superar as expectativas dos convidados a cada ano e adequar perfeitamente o navio ao target do evento. Para tanto, a Projeto Aquarius conta com uma equipe de funcionários experiente e eficiente, pronta para atender à proposta da BV Financeira. Como diferencial, a empresa organizadora oferece: relação custo x benefício, glamour, recall /12 anos, soluções estratégicas de acordo com as necessidades do cliente, infra-estrutura completa num só lugar, elaboração de roteiros e eventos diferenciados, sugerindo os navios disponíveis e múltiplas opções de lazer e entretenimento.
A organização deste cruzeiro contou com um check-in exclusivo. Isso porque a circulação diária no porto de Santos, durante a temporada, de milhares de passageiros em procedimentos de embarque e desembarque aos diversos navios atracados, gera, muitas vezes, longas esperas. Para o evento fretado, a diferenciação de nossa equipe neste tipo de atendimento proporcionou agilidade, eliminando filas. A estrutura montada permitiu o rápido atendimento, ao mesmo tempo em que pode solucionar com rapidez necessidades habituais de remanejamentos, nas situações mais variadas.
Outro diferencial no dia de embarque foi o coquetel de boas-vindas. À medida que os convidados se acomodavam, dirigiam-se ao teatro, onde foi realizado um brinde conjunto, com a presença da direção da financeira e da tripulação do navio.
Vale ressaltar que, em uma produção a bordo, que conta com tripulação altamente qualificada, a Projeto Aquarius é responsável por realizar a interface com todas as providências pré-programadas e, acima de tudo, gerenciar, com profissionalismo, a implantação de ações extras contratadas para incrementar a estrutura do navio. Entre várias delas, enfatizamos a montagem de um palco adicional, de grandes proporções, para a realização de um show de música, com a cantora Claudia Leitte.
Simultaneamente ao embarque de passageiros, foram embarcados, no porto de Santos, 80% dos equipamentos para o show, mais geradores e estrutura de palco. Para esta logística, desde a liberação alfandegária à montagem, contamos com 50 colaboradores, entre carregadores, montadores e técnicos diversos. Já em Búzios, com o suporte de 20 profissionais em terra, foram embarcados, além da cantora e sua banda, instrumentos e equipamentos específicos do grupo de artistas. Para todas essas ações contamos com equipe especializada de seguranças e, inclusive, batedores, desde a chegada no heliponto, hotel em Búzios, até o procedimento de embarque.
A bordo, foi montado um camarim especial para a cantora. No dia do show, seus técnicos embarcaram às 11h, para afinar equipamentos e, Claudia Leitte, às 19h. Os momentos que antecederam o início do show foram de muita empolgação aos convidados, que pulavam e dançavam, em uma alegria coletiva.
Uma vez que o show realiza-se com o navio parado e, ao término, artistas e equipamentos são desembarcados antes do navio zarpar, esta ação, de desembarque, durou apenas uma hora. Isso mostra a precisão de um staff especializado em gerenciar logísticas específicas a bordo e em terra. E, em meio a toda essa movimentação técnica, o assédio dos fãs foi muito bem administrado pela cantora e pela equipe de apoio, sempre realizando, com êxito, tarefas cronometradas com precisão. Após o desembarque, o artista e banda foram escoltados por vans e carros até o hotel.
Reunir, portanto, mais de 2.000 pessoas num mesmo espaço, para um show a bordo, considerando que a lotação máxima do teatro do navio é menos da metade deste número, torna a tarefa um desafio técnico e gratificante. Como resultado, um espetáculo eletrizante, em que todos se divertem como se estivessem em uma ?grande festa de Carnaval?. A animação, nesta ação, atinge o grau máximo de satisfação por parte dos convidados. E satisfaz, anos seguidos, o próprio cliente.

Programação do evento:
Quinta (05/03/09) - Das 10h30 às 12h30
Ponto de Encontro - Hotel Bourbon Convention

Porto de Santos - 12h30 Início do embarque no MSC Opera

Almoço
12h30 às 14h30 ? Restaurante La Caravella ? Ponte 5/Aida
12h30 às 16h30 - Restaurante Le Vele ? Ponte 11/ Tosca

13h00 às 20h00 - Grill e Pizzaria II Pátio - Ponte 11/Tosca

17h00 - Partida do navio

20h00 às 23h00
Jantar de Gala, com sistema ?open seat?, nos Restaurantes La Caravella ? Ponte 5/ Aida e L.Approdo ? Ponte 6/Otello.

21h30
Brinde do Comandante e Diretoria da BV FINANCEIRA , no Teatro Dell.Opera, Ponte 6/Otello

23h00 às 06h30 ? Pizzaria Il Pátio, Ponte 11/Tosca

23h30
Show (turno único) no Teatro Dell.Opera, Ponte 6/Otello

00h00
Discoteca na Byblos Disco ? Ponte 12/La Boheme

Sexta (06/03/09) ? Local: Búzios (RJ)

Café da manhã
06h30 às 07h00 - ?Per Mattinieri?, Ponte 11/Tosca
07h00 às 11h00 ? Lê Vele, Ponte 11/Tosca
08h00 às 10h00 - La Caravela, Ponte 5/Ainda
11h00 às 12h30 - ?Quick Breakfast?, Il Pátio, Ponte 11/Tosca

10h00
Chegada em Búzios

11h00
Atividades na piscina

Almoço
12h30 às 14h30 ? Restaurante La Caravella ? Ponte 5/Aida
12h30 às 16h30 - Restaurante Le Vele ? Ponte 11/ Tosca

13h00 às 20h00 - Grill e Pizzaria II Pátio - Ponte 11/Tosca

20h00 - Show Claudia Leitte na Piscina ? Ponte 11/Tosca

22h00 às 01h00 - Jantar após o término do show
Restaurante La Caravela, Ponte 5/Aida
Restaurante L.Approdo, Ponte 6/Otello
Restaurante Le vele, Ponte 11/Tosca

23h00 até 06h30 ? Pizzaria Il Pátio, Ponte 11/Tosca

00h00
Partida de Búzios
Discoteca na Byblos Disco ? Ponte 12/La Boheme

Sábado (07/03/09) ? Local: Ilhabela (SP)
Café da manhã
06h30 ás 07h00 - ?Per Mattinieri?, Ponte 11/Tosca
07h00 às 11h00 ? Lê Vele, Ponte 11/Tosca
08h00 às 10h00 - La Caravela, Ponte 5/Ainda
11h00 ás 12h30 - ?Quick Breakfast?, Il Pátio, Ponte 11/Tosca

11h00
Atividades na piscina

12h00
Chegada em Ilhabela

Almoço
12h30 às 14h30 ? Restaurante La Caravella ? Ponte 5/Aida
12h30 às 16h30 - Restaurante Le Vele ? Ponte 11/ Tosca

13h00 às 20h00 ? Grill e Pizzaria Il Pátio ? Ponte 11/Tosca

20h00 às 23h00
Jantar, com sistema ?open seat?, nos Restaurantes La Caravella ? Ponte 5/ Aida e L.Approdo ? Ponte 6/Otello.

22h00
Partida de Ilhabela

23h00 às 06h30 ? Pizzaria Il Pátio, Ponte 11/Tosca

23h30 - Show (turno único) no Teatro Dell.Opera, Ponte 6 ? Otello

00h00
Discoteca na Byblos Disco ? Ponte 12/La Boheme

Domingo (08/03/09) ? Local: Santos (SP)
Café da manhã
Il Pátio ? Café para madrugadores ? 06h00 ? 06h30
Lê Vele ? Café da manhã ? 06h30 ? 09h30
La Caravella ? Café da manhã ? 07h00 ? 09h30

Procedimentos de desembarque

Estrutura e acomodações: para atender às necessidades da BV Financeira, o navio MSC Opera dispõe de uma estrutura completa: 28 suítes com varandas privativas, 172 cabines externas com varandas, 295 cabines externas, 359 cabines internas sendo cinco delas para deficiente físico, duas suítes family room (todas possuem TV interativa, telefone, ar condicionado, mini bar, cofre e rádio). Outras instalações como: mini golf, academia, sauna, salão de beleza, jogging, duas piscinas (adulto e criança), duas jacuzzi, virtual reality games, Internet café com 16 microcomputadores, quatro restaurantes, sete bares, teatro (com capacidade para 713 pessoas), discoteca, cassino, galeria-shopping e mini clube (camarim) estiveram à disposição dos convidados da BV Financeira.

Materiais distribuídos: brindes (sacola PVC, camiseta, sandália Havaianas , bandana e abadá, tdoso com logotipo do evento), crachás e material informativo.

Internet e publicação interna: jornal diário, onde constavam todos os horários e locais das atividades e refeições, além do procedimento de embarque e desembarque, guia com roteiro da viagem e convites para as festas a bordo. A BV Financeira desenvolveu um hotsite para esse evento com o objetivo de realizar as inscrições dos participantes, bem como, coletar informações dos mesmos a respeito dos brindes (como por exemplo, o tamanho das camisetas) que seriam distribuídos a bordo.

Para atender toda a parte técnica que um evento desse porte demanda, a Projeto Aquarius conta com parceria de empresas especializadas em suas áreas. Segue abaixo a relação delas e seus respectivos serviços prestados:

Filmagem: CMC Participações e Serviços;
Montagem de estandes: Pro Arte ? Montadora Stand;
Equipamentos, sonorização, iluminação e efeitos especiais: Jefferson Som e Luz Serviços e equipamentos;
1. Palco:
01 ? palco (11,00 x 7,00 x 5,00) metros, montado em box truss, lona branca e proteção lateral (Cristal);
- tenda (4,00 x 3,00) metros para monitor mix. Cobertura instalada no piso acima do bar da proa do navio.
2. Piso para palco:
- praticáveis de 0,60 metros de altura.
3. Som:
- sistema de som (PA e monitor) conforme rider técnico das bandas, adaptados para o local;
- consoles digitais ou analógicos;
- PA Line Array FZ, áudio compatível com o local.
4. Iluminação
- 36 refletores Par 64;
- 12 movinglights;
- 2 minibruts;
- 2 máquinasde fumaça;
- 1 rack driver digital 48 canais;
-1 avolites Pérola.

5. Back Line
- 10 praticáveis pantográficos;
- 1 bateria acústica (Mapex/ Pearl);
- 1 amplificador para baixo GK800 + caixas;
- 2 amplificadores de guitarra (Marshall e Fender);
- 1 kit completo de microfones, pedestais e cabos para atender as bandas;
- 1 power play com 8 fones (com fio);
- 1 monitor dechão conforme riders, adaptável para a situação local.

6. Pista/ luz
- 12 moving heads Spot;
- 12 colunas Q30 verticais (4 metros);
- 04 super strobos;
- 06 mini bruts;
- 36 refletores Par 64;
- máquina de fumaça;
- racks e mesa de luz.

7. Telões
- 2 telões laterais para transmissão simultânea (3,00 x 2,00) metros.

8. Equipamentos para DJ
- 1 mixer Pioneer DJM 600;
- 2 CDJs 400 Pioneer;
- 2 toca-discos Technics SL 1200 MK2;
- 1 sistemade monitor de cabine;
- reforço de sistema de som para discoteca.

9. Gruas
- guindaste com lança de 55 metros para embarque de equipamentos.

10. Geradores
- 2 geradores- 90 e 120 Kva (abastecidos);
- reabastecimento suplementar (por parte do contratante).

11. Mão-de-obra
11 Equipe de carregadores no cais de Santos (embarque, desembarque e montagem): aproximadamente 25 homens. Equipe técnica: viagem de 18 pessoas (som, luz e palco).
12
Registro fotográfico: Antranik Photos & Videos;
Transporte: passagem aérea (Tivolli agência de viagens) e assessoria aeroportuária (BAS ? Airport Service);
Logística de atendimento e normas de segurança: Atual Segurança;
Saúde: O navio conta com atendimento médico, medicamentos e equipamentos necessários para dar suporte aos participantes.
Salvamento e incêndio: a MSC Cruzeiros realiza em todos os seus cruzeiros, exercícios de salvamentos obrigatórios com todos os passageiros e tripulantes e também disponibiliza as orientações através de material informativo impresso e eletrônico (vídeo) encontrado nas cabines e por todo o navio. A equipe de segurança e tripulação é treinada para práticas de emergência e incêndio e faz checagem rotineira nos ambientes e espaços de todo o navio.

Serviços prestados, próprios ou terceirizados:
- Animação artística: o navio conta com uma equipe responsável pelo entretenimento do público (como por exemplo, peças de teatro, DJs e bandas), porém o time da Projeto Aquarius colaborou com dois profissionais para cuidar da animação da piscina, diariamente;
- Brindes: os brindes foram fornecidos pela BV Financeira, mas manipulados e personalizados pela Projeto Aquarius. Segue os brindes e as respectivas quantidades distribuídas:
abadá Navio 2009 (2.300), bandana Navio 2009 (2.300), sandália Havaianas (2.300), sacola PVC Navio 2009 (2.400), camisetas (2.300) e porta crachá BV (2.300);
- Equipamentos de automação: Ábacos;
- Locação de equipamentos: Jefferson Som e Luz;
- Uniformes: fornecidos pela Projeto Aquarius;
- Montagem de estandes e/ou coberturas: Pro Arte Montadora Stand;
- Seguros: A BV Financeira optou por não contratar, já que possui seguro próprio;
- Segurança: a segurança das bagagens no Porto de Santos foi feita por 20 profissionais. A bordo trabalharam outros 8: quatro durante o dia e quatro no período da noite. Realizada pela Atual Segurança;
- Recolhimento de detritos: MSC Cruzeiro;
- Tráfego e transporte público: não houve;
- Proteção ecológica: os navios utilizados nos eventos a bordo da Projeto Aquarius estão preparados para atender às normas ambientais e trabalham com o objetivo de eliminar ao máximo os sistemas e processos poluentes. A preocupação vai desde motores de última geração, que economizam combustíveis e poluem menos, até tintas especiais para pintura do casco, que aumentam o desempenho de navegação da embarcação reduzindo assim o consumo de combustível. Além disso, todo o lixo é tratado e armazenado conforme exigências da Organização Mundial de Saúde e órgãos reguladores do meio ambiente.

Equipe de trabalho:
- Formas de recrutamento: a empresa dispõe de uma equipe fixa de 18 funcionários e uma outra de 24 autônomos que já trabalharam nos eventos, em terra e a bordo, da Projeto Aquarius. No total mais de 200 pessoas estiveram envolvidas na realização - antes, durante e depois - do evento;

-Critérios de seleção e treinamento: através de entrevistas e seleção dos colaboradores: guias formados e devidamente cadastrados na Embratur;
- Material utilizado para divulgação como folders, convites, anúncios, veículos de comunicação interna ou externa da empresa, site, entre outros: todo o material de comunicação (folders, convites, informativos, adesivos nas colunas do bar e piscina, painel adesivo do palco fixo, adesivo nos vidros da área da piscina, banners do restaurante e recepção, testeira do palco do teatro e faixas na piscina) foi desenvolvido pela agência de publicidade Le Pêra. Apenas o jornal diário (que consta a programação do navio) ficou por conta da equipe da MSC.

O custo total, incluindo fretamento do navio, gastos com bebidas, transporte, automação, receptivo, staff, segurança, buffet, logística, montagem, taxas e credenciamento, entre outros, foi da ordem de US$ 783.669,00 [1] (R$ 1.371.421,72). Segue abaixo a relação detalhada do investimento:

- A ocupação das cabines do navio, chegou a 856, 100% da disponibilidade. O custo total do fretamento para receber os 2.170 convidados da BV Financeira foi de US$ 631.350,00 [1] (R$ 1.104.862,50), divididos da seguinte forma: fretamento do navio: US$ 631.350,00; taxas portuárias: US$ 112.887,58; e taxas de serviço (gorjetas): US$ 39.431,96.

- Quanto aos gastos com bebidas, que não estavam inclusos no pacote da BV Financeira, a estimativa foi de US$ 60.000,00 [1] (R$ 105.000,00);

- A geração de empregos através da Projeto Aquarius foi de aproximadamente 200 vagas, além do staff fixo do navio MSC Opera que é de 987 tripulantes.

[1] Levando-se em consideração a cotação do dólar a R$ 1,75. De acordo com o Ministério da Fazenda.

Além desses serviços, consideramos também:

Automação
38.500,00 - automação do evento: controle de chegadas e partidas dos participantes;

Receptivo
R$ 45.000,00 - coordenação de serviços de receptivo nas cidades de origens com mais de 15 convidados, assessoria no desembarque em São Paulo e coordenação de serviços de receptivo nos aeroportos de São Paulo para embarque dos convidados às suas cidades de origem;

Projeto Aquarius
R$ 14.200,00 - staff para gerenciamento do evento (a bordo e em terra);

Ponto de encontro
R$ 24.000,00 - locação do espaço Concais
R$ 24.984,00 - segurança para acompanhar bagagens + carregadores;
R$ 18.700,00 - montagem do credenciamento; locação de pilotis (separador de filas)

Navio
R$ 277.500,00 - Show Claudia Leitte
R$ 138.800,00 - montagem de palco para show a bordo + grua + guindaste + encargos fiscais com telão;
R$ 2.000,00 - locação de rádios micro systems para cabines (4 diárias + 2 backups);
R$ 15.811,81 - Ecad para o navio (previsão);
R$ 4.480,00 - rádios de comunicação para o staff;
R$ 3.860,00 - segurança para show navio + carregadores

Outros
R$ 111.535,29 ? traslados
R$ 9.500,00 - equipamentos extras equipe filmagem e fechamento lycra
R$ 11.385,00 - consumo de água a bordo (montagem, cenografia, seguranças e carregadores)
R$ 1.494,00 - taças de acrílico + frete
R$ 8.200,00 - montagem de kit brinde
R$ 11.760,00 - transporte de materiais/brindes
R$ 45.578,21 - banda em Búzios (produção local, alimentação, transporte, hospedagem, seguranças, carregadores)

Coordenação
R$ 63.231,94