O desafio: A Rede Windsor tem notória estrutura e entrega de excelência em seus produtos, o desafio maior foi produzir um grande evento, inovador e impactante para o seu público, sendo este os principais clientes e parceiros da área de eventos, que estão acostumados com as novidades e inovações mais recentes do mercado. O evento deveria ser um marcante e deixar a principal mensagem de agradecimento e reconhecimento aos clientes.
Objetivos primários:
- Estreitar e fidelizar o relacionamento com os principais e maiores clientes, gerando oportunidade de novos negócios.
- Agradecer a confiança dos clientes que escolheram ao longo do ano de 2017 a Rede Windsor para para realizar seus eventos;
-Reconhecer a parceria dos clientes, destacando que eles ocupam um lugar privilegiado para a empresa;
- Legitimar o Rio de Janeiro como destino para a realização de eventos de médio e grande porte.
Objetivo secundário:
- Reforçar com os clientes as possibilidades de utilização, qualidade dos serviços e excelência da entrega do Windsor Marapendi, sendo este o hotel com os espaços mais recentes para eventos de pequeno, médio e grande porte da Rede.
Parcerias importantes:
Para que o custo do evento fosse reduzido ao máximo, realizamos parcerias importantes com as empresas prestadoras de serviços da Rede Windsor. Esses parceiros também puderam mostrar aos convidados toda suas estruturas físicas e tecnológicas.
Foram feitas parcerias com as seguintes empresas:
- PZ Eventos: na montagem da estrutura física e tecnológica do eventos;
- Grupo Coruja: no transfer de ida e volta dos convidados dos aeroportos ao hotel;
- Avianca: com passagens aéreas de todos os convidados de São Paulo;
- Executive One / Hoffmann: fornecendo soluções de tecnologia.
Como contrapartida, a logomarca de todos os parceiros foram incluídas na peças de comunicação do evento, como convite, backdrop, vídeos, etc.
Estratégias:
O tema do evento foi inspirado na Calçada da Fama em Los Angeles. A intenção era fazer com que os convidados se sentissem especiais naquele momento. Todo o roteiro, identidade visual, trilha sonora e brindes foram desenvolvidos para que esse objetivo fosse alcançado.
Foram convidados os maiores clientes do Rio de Janeiro e São Paulo. Os convidados puderam levar 1 acompanhante. O save the date, convite e lembretes foram disparados com um mês de antecedência da data do evento.
Os convidados de São Paulo ganharam hospedagem de duas diárias com acompanhante no Windsor Marapendi. Todo o deslocamento entre aeroporto e hotel foi oferecido pela Windsor.
Ao entrarem nos quartos, os convidados encontraram uma carta de boas-vindas com o cronograma do evento, além de brindes especiais.
Durante o evento, todos os premiados receberam como forma de agradecimento um troféu com a gravura da cidade do Rio de Janeiro e Brasília, representando as praças de atuação da Rede Windsor.
Foram sorteadas na festa, vários brindes especiais dos parceiros, HStern, Avianca, além de 2 finais de semana com acompanhante no Windsor Marapendi, outros dois no Windsor Leme.
Os participantes também tinham à sua disposição um serviço para a impressão instantânea de fotos, que permitiam ser postadas instantaneamente no Instagram com a hashtag do evento #windsortopmice.
Ao término do evento, todos os participantes receberam macarons de champanhe preparado pela confeitaria do hotel.
Os participantes que estavam hospedados no Windsor Marapendi encontraram nos quartos uma carta de agradecimento assinada pela diretoria da Rede.
No dia seguinte ao evento, o objetivo era fazer com que os convidados tivessem uma experiência memorável e descontraída do Rio de Janeiro, por isso a o dia foi destinado ao lazer, sem compromissos corporativos.
Comunicação visual
Toda comunicação visual foi desenvolvida com o tema do evento exclusivamente pela equipe de marketing da Rede Windsor.
Cenografia
Todo projeto de cenografia foi realizado em parceria pela empresa Executive One / Hoffmann. Foram utilizadas projeções mapeadas com altíssima resolução ultra HD de alto contraste com o processamento de imagem também ultra HD que controlava cada pixel da mega imagem, dando ao participante uma sensação de total imersão. Painéis de LED também UHD, os mesmos usados nos Estúdios Globo, faziam o painel do fundo do palco. Tudo somado a um sistema de sonorização da renomada Henkus Heinz emprestavam uma fidelidade sonora incomum.
Alimentos e Bebidas
Todo o serviço volante e o menu oferecido no jantar foram preparados pelo equipe de Alimentos e Bebidas do Windsor Marapendi, sob o comando do chef Bertrand Bovier. Foram servidos no coquetel canapés e bebidas alcoólicas e não alcoólicas. No jantar servimos pratos quentes e frios, bebidas alcoólicas e não alcoólicas e uma grande variedade de sobremesas. Tivemos 50 pessoas trabalhando no preparo e serviço dos comes e bebes.