Detalhe do Case

Lançamento da pedra fundamental de expansão da fábrica Beiersdorf

Tema: Expansão da Fábrica Beiersdorf no Brasil
Número de participantes: 300 participantes dentre clientes, autoridades políticas municipais, estaduais e internacionais, imprensa e comunidade local e funcionários.
Local: Fábrica Beiersdorf/Nivea em Itatiba, cidade do interior de SP.
Data: 07 de Novembro de 2017
Periodicidade: evento de realização única por conta do início da construção de uma nova área de produção.
Abrangência: evento destinado a relacionamento com todos seus principais stakeholders.

Conceito do evento:
A Beiersdorf, indústria de origem alemã de cuidados com a pele, dona de marcas líderes mundialmente como NIVEA e Eucerin, comunicou o início das obras para expansão de sua fábrica de cosméticos no Brasil localizada em Itatiba - São Paulo, que inaugurada em 2003, e que agora recebe um investimento de R$ 300 milhões anunciados em fevereiro de 2018 após acordo firmado com a INVESTE-SP (Agência Paulista de Promoção de Investimentos e Competitividade) e o governo do Estado de SP.
O projeto criativo da agência A Cuca foi selecionado pela equipe de comunicação corporativa da Beiersdorf do Brasil ao apresentar uma melhor proposta de operação para a realização de um importante evento realizado para estreitar o relacionamento com seus principais públicos de relacionamento na ocasião de um importante momento da companhia.
O evento foi realizado na própria fábrica da companhia, em um espaço que marca o local onde a nova planta está em construção. Foi construída uma tenda com uma estrutura cenográfica para acomodar uma plenária para 300 participantes, técnica de projeção para realizar as apresentações dos principais representantes da Beiersdorf do Brasil e do mundo, além do cônsul da Alemanha, o prefeito da cidade Itatiba e o diretor da agência de financiamento do estado de SP, que discursaram sobre a importância estratégica dessa construção de uma nova linha de produção para seus negócios.

DESAFIOS DO PROJETO:

As principais necessidades técnicas do evento e que foram solucionadas pela A Cuca neste evento foram:
- Gestão executiva de um evento para apresentação da pedra fundamental da expansão da planta da Beiersdorf em Itatiba/SP;
- Plenária para 300 Pax;
- Tradução simultânea inglês-português;
- Cerimonial roteirizado de acordo com protocolos das autoridades presentes;
- Construção de tenda climatizada com estrutura para plenária, lounge de recepção, sanitários e área de apoio ao serviço de buffet;
- Cenografia de palco com bandeiras e placa da pedra fundamental;
- Tela/espaço para apresentação de conteúdo do lançamento;
- Lounge de recepção com cenografia para exposição de produtos ? showroom;
- Serviço de AB para recepção e pós-evento;
- Staff para produção executiva.

DIFICULDADES DO PROJETO:
Durante a etapa de planejamento e desenvolvimento desse evento, um dos principais pontos abordados em briefing foram:
- As limitações e necessidades técnicas ao construir uma tenda de grande porte com a estrutura cenográfica para abrigar o evento no terreno da fábrica. Toda a equipe teve que passar pelo treinamento de segurança da fábrica e respeitar as normas durante todo o processo de execução do projeto.
- A necessidade de adequação do evento com uma importante mensagem corporativa aos protocolos cerimoniais para receber autoridades (locais, estaduais e internacionais), e comunicar os investimentos realizados em uma indústria multinacional com expressiva atuação no segmento de cosméticos no Brasil trazendo inovações tecnológicas e gerando um relevante número de empregos diretos e indiretos na região.
Soluções desenvolvidas

A Cuca trouxe em sua proposta de realização do evento uma série de soluções e itens essenciais para o sucesso do evento:
- COMUNICAÇÃO PRÉ-EVENTO: Os convidados foram impactados com um email-mkt save the date, trazendo informações prévias para reserva de sua agenda; E posteriormente receberam um convite impresso com todos os dados como data, horário e local, além de contato para confirmação de presença.
Seguindo o protocolo, as autoridades governamentais foram convidadas através de um ofício redigido pela área de relações governamentais da Beiersdorf.
- ESTRUTURA CENOGRÁFICA: No terreno da fábrica onde será construída a nova planta de expansão foi montada uma tenda galpão climatizada de 30x20 metros com duas áreas separadas: uma área em que foi oferecido o coquetel pré e pós evento, com estrutura para a recepção dos convidados, decorada com mobiliário nas cores branco e azul, moniliário para exposição de produtos e backdrop para fotos dos convidados, e acesso aos banheiros vip;
Logo na entrada os convidados passavam por um corredor expondo uma linha do tempo que mostrava as fotos iniciais da fábrica. Logo depois, uma secretaria credenciava todos os convidados, que eram atendidos por um welcome coffee no foyer. Momentos antes de começar, abre-se a área da plenária com capacidade para 300 pessoas sentadas em auditório e palco central de 7x4m com telas laterais para projeção de conteúdo institucional desenvolvido para o evento.
- RECEPÇÃO E CREDENCIAMENTO: Uma equipe de recepção uniformizada e produção executiva realizou o credenciamento de todos os convidados identificando-os com um crachá personalizado com seu nome e órgão/empresa representante.
- FOTOS OFICIAIS e ATENDIMENTO À IMPRENSA: Neste momento pré-evento foram concedidas diversas entrevistas aos veículos de imprensa local e nacional, além das fotos oficiais com as autoridades governamentais nacionais e internacionais presentes e os executivos da Beiersdorf.
- CERIMONIAL E PROTOCOLO COM AUTORIDADES: Para atender às necessidades cerimoniais do evento, a A Cuca contratou uma equipe dedicada especialista em eventos com autoridades políticas que construiu um roteiro para plenária e realizou a direção artística do evento seguindo as recomendações do protocolo cerimonial do governo do estado de São Paulo, e além das autoridades da embaixada alemã.

O evento foi conduzido pelo mestre de cerimônias Felipe Melo que intermediou as apresentações dos executivos e autoridades, que seguindo uma ordem de precedência discursaram sobre os impactos, investimentos e resultados esperados com a construção desta nova planta de produção da Beiersdorf em Itatiba.
Com o roteiro e cerimonial desenvolvido pela A Cuca, as boas vindas foram dadas pelo diretor geral da empresa, Alex Sobral, que agradeceu à dedicação dos funcionários e parceiros envolvidos no empreendimento, além de Christian Goetz, presidente da Beiersdorf no Brasil que discursou sobre o compromisso com o Brasil e com os consumidores das marcas, e reforçou a importância do país para os negócios do Grupo. A cerimônia contou também com a participação do presidente do conselho executivo do Grupo Beiersdorf global, Stefan Heidenreich, que falou sobre outras expansões que as fábricas da empresa tem feito ao redor do mundo e a importância da planta de Itatiba. As autoridades locais foram representadas pelo prefeito da cidade de Itatiba, Douglas Augusto, e o governador do estado de São Paulo foi representado oficialmente pelo diretor de Negócios da Investe SP, Sérgio Costa que ressaltou os impactos esperados com o investimento financeiro realizado. O embaixador da Alemanha no Brasil, Georg Witschel, participou ressaltando a busca pelas parcerias duradouras entre companhias e o país germânico.

- TRADUÇÃO SIMULTÂNEA: Durante toda a cerimônia uma equipe realizou a tradução inglês-português para os convidados, que puderam acompanhar o conteúdo através de fones de ouvido disponibilizados em seus assentos no auditório.

- PEDRA FUNDAMENTAL e AGRADECIMENTOS: Após o discurso das autoridades e representantes, o apresentador conduziu a cerimônia para o descerramento de uma placa oficial como a pedra fundamental que marca o início das operações para construção de uma nova área de produção.
Os executivos e autoridades reunidos no centro do palco revelaram a placa oficial, fizeram fotos oficiais e também receberam uma placa de homenagem em agradecimento à presença no evento.

- COQUETEL DE ENCERRAMENTO: Após o descerramento da placa da pedra fundamental, todos os presentes foram convidados a participar de um coquetel servido na área de recepção.
Na plateia estavam presentes os representantes dos principais públicos de relacionamento da companhia, como os executivos do Grupo Beiersdorf global, a imprensa local e os jornalistas de veículos das editorias de economia, política, marketing, etc. Também os representantes do Governo do estado de SP e órgãos de financiamento do projeto, além do embaixador da Alemanha no Brasil. A comunidade local foi representada pelo prefeito e os secretários municipais da cidade de Itatiba; Também fornecedores e parceiros da empresa, além dos funcionários da companhia.

O público convidado foi recepcionado em um lounge decorado com temática institucional e uma área de exposição de produtos, com um serviço de buffet com cardápio elaborado para a ocasião da celebração deste importante momento para a companhia.

PORQUE ACREDITAMOS QUE DEVEMOS GANHAR NESTA CATEGORIA:
- Em curto período de tempo a agência A Cuca desenvolveu todo o planejamento e operação de produção deste evento, que exigiu um alto grau de complexidade no projeto cenográfico para construção das tendas climatizadas na fábrica;
- 7 dias com uma equipe focada dedicada apenas na montagem dessa estrutura.
- Gestão especialista em cerimoniais com roteirização e direção artística respeitando todas as limitações indicadas e garantindo o andamento do evento conforme o protocolo;
- Evento de grande relevância estratégica para a companhia ao reunir em uma única ocasião todos os representantes dos seus principais stakeholders, como imprensa, mercado e autoridades políticas.
- Excelência na contratação de fornecedores parceiros para operação de produção executiva, cenografia e serviço de buffet.

O projeto cenotécnico criado e executado pela A Cuca com as empresas parceiras contratadas foi de extrema importância para a realização deste evento com o alto grau de exigência, por conta das necessidades de cada momento programado na agenda do evento, e que atendesse o cerimonial mais adequado para cerimônias com os convidados presentes.

- Identificação de convidados e estacionamento: A equipe de segurança contratada e um produtor executivo fizeram a identificação e recepção dos convidados na portaria principal da fábrica em Itatiba. Neste primeiro contato os convidados receberam as indicações para estacionamento executado por uma equipe do serviço de valet.

- Totens de sinalização indicando a localização da tenda aos convidados durante todo o trajeto.

- Corredor de acesso: estrutura com painéis contando a história da Beiersdorf através de fotos de momentos importantes da companhia no Brasil (madeira e lona impressa)

- Balcão de credenciamento para identificação dos convidados e entrega dos crachás nominais, além de ponto para distribuição das sacolas de brindes entregues ao final do evento.

- A tenda de recepção foi construída sobre piso elevado autoportante com 12x20metros e 06 metros de altura. Nas paredes laterais deste espaço foram construídos espaços para exposição de produtos apresentados em nichos de madeira e móveis de chão nas cores branco e azul.
Também foi apresentada uma maquete do projeto completo da fábrica Beiersdorf, além do mobiliário para ambientação no espaço de coquetel.
O toilete VIP e um espaço de apoio para a equipe do serviço de buffet também foi construído nas duas laterais desta tenda.

- A tenda principal foi construída em lona com 18x20 metros e 6 metros de altura, com sistema de ar-condicionado proporcional para o espaço; Duas telas laterais para projeção de conteúdo com 4x3metros; A plateia foi montada com 300 cadeiras organizadas em formato auditório com corredores de circulação.
No palco construído com 7x4metros e 0,60 de altura e ambientado com forração azul; ambientado com dois púlpitos nas laterais, e um módulo com suporte para bandeiras do Estado de SP, cidade de Itatiba e a marca Beiersdorf.

- A placa da pedra fundamental foi produzida datando o início das obras de expansão da fábrica; e as autoridades convidadas foram presenteadas com placas de homenagem por sua presença no evento.

- O staff contratado com cerca de 60 pessoas foi responsável pelas operações de montagem pré-evento, pela realização do evento em si, e pela desmontagem da estrutura cenotécnica.

Este evento de lançamento das operações de construção da nova planta de produção da Beiersdorf é de extrema importância para as estratégias da empresa no Brasil, e também para a comunidade local por movimentar e gerar uma série de impactos. A expectativa é de que as obras fiquem prontas em 2019, e durante a obra cerca de 400 postos de trabalho serão criados na construção civil e, depois, 70 empregos diretos e dezenas de indiretos serão criados na produção.

De acordo com reports da companhia, a expansão da planta de Itatiba permitirá a Beiersdorf aumentar seu portfólio no Brasil, e a meta é aumentar o índice de nacionalização dos produtos oferecidos nas gôndolas brasileiras de 60% para 80%. A empresa vai fabricar no Brasil a linha Eucerin, de produtos para a pele e tratamento capilar. Desde 2010, as vendas da Nivea no Brasil vêm crescendo, em média, 20% ao ano. Com os novos produtos, a expectativa dos alemães é que este índice se aproxime dos 30% em até dois anos.
Como parte do compromisso com a sustentabilidade, todo o planejamento e execução do projeto de expansão contemplam processos para garantir a eficiência no uso de energia e de água.

Todos os materiais utilizados para a construção da estrutura cenográfica deste evento foram reaproveitados em processos de reciclagem gerenciados pelas empresas parceiras contratadas, ou tiveram sua destinação de descarte corretamente.