A ideia da união entre as Sociedades, foi transformar um único evento dentro de um entendimento de multidisciplinaridade do tratamento do paciente oncológico. No dia a dia a oncologia clinica, radioterapia e a cirurgia oncológica trabalham juntas no tratamento ao paciente, então por que não no Congresso?
Discutir regras para cuidar dos pacientes, incluindo decisões sobre quais recursos serão disponibilizados aos cidadãos e o que será cobrado de cada um, foram temas importantíssimos além de trabalhar o empoderamento do cidadão, que poderá fazer toda a diferença para uma mudança favorável do cenário oncológico - prevenção efetiva, diagnósticos precoces e uso racional dos melhores recursos terapêuticos - em nosso país. E também inteirar os jornalistas sobre as atualidades, termos e abordagens. Sendo assim, integrando a maior quantidade de profissionais e leigos, para assim disseminar o conhecimento de maneira mais abrangente.
Foi um desafio unir três Sociedades de portes diferentes, conteúdos diferentes, grande know-how. Cada evento possui um tamanho, uma receita, e que isto precisava ser equilibrado entre as partes. Manter a identidade de cada uma e ao mesmo tempo algo unificado, foi algo que precisou ser bem pensado. Para tal, os três eventos ocorreram ao mesmo tempo, no mesmo complexo de eventos, com grade científica diferente e em alguns momentos a programação única. Para ter acesso aos três eventos (cada um estava localizado em andares diferentes no complexo Windsor), foi necessário a compra do `passaporte`, que através de uma inscrição diferenciada o congressista era identificado por seu crachá, podendo transitar entre todos os andares do complexo, todas as salas e exposições. Ou seja, era um opcional ter acesso completo. O congressista que ainda quisesse comparecer apenas em um evento, foi atendido também. Então, dentro de cada especialidade havia a opção de inscrição e o adicional do passaporte como opcional.
Site do evento: http://www.semanaonco.com.br
Foi um desafio deixar claro ao público o que era o Evento e como ele foi distribuído, afinal era algo novo. Portanto, a melhor alternativa foi fazer o site inicial explicando a união de algumas atividades e o que era o passaporte. Depois cada visitante do site se direcionava para a especialidade preferencial. Assim, o congressista teve acesso a programação geral, depois a programação individual e por fim a escolha de qual inscrição lhe interessava mais. O benefício explícito ao congressista, foi uma programação científica de três Congressos Brasileiros em uma mesma oportunidade, pagando um valor bem menor do que 3 inscrições, podendo intercambiar informações com diferentes áreas da Oncologia. O networking foi fantástico. Deixar o congressista satisfeito, as Sociedades realizadas, otimizando palestrantes e valorizando os patrocinadores, sem diminuir os investimentos em cada projeto, foi uma meta estabelecida e atingida.
Um outro diferencial do evento foi o resultado de mais de 1500 submissões trabalhos científicos e exposição dos mesmos em uma sala única, com um momento mais lúdico chamado `Happy Pôster`, no qual houve uma interação dos autores com os avaliadores e serviço de A&B, transformando em um momento mais descontraído e atraindo mais público.
Foi colocado no evento uma quitanda, na qual houve a distribuíção frutas com um QR code que direcionava para o site da Sociedade com dicas de hábitos saudáveis para prevenção do câncer. Abaixo o link do QR code:
https://sboc.org.br/images/downloads/pacientes/prevencao-cancer-sboc-out17-web.pdf
Também foi distribuído biscoitos Globo e chá mate, para vivenciar um pouco da cultura local.
Ainda pensando na vivencia do congressista, foi disponibilizado o Espaço Beauty Care, que nada mais é que uma sala com manicure express no qual os congressistas levam o esmalte escolhido como brinde e também disponibilizado um polidor e engraxador de sapatos, em um espaço charmoso e acolhedor. O atendimento tinha horário marcado e todos interessados foram atendido, sem espera.
Mais um desafio encontrado, foi evitar muita fila no primeiro dia de evento para retirada de material, portanto colocamos atendimento expresso nos hotéis com maior demanda de congressistas, como:
? Windsor Oceânico
? Windsor Barra
? Windsor Marapendi
? Gran Nobile Hotel
? Mercure Barra
? Promanede
? Grand Hyatt
Também foi espalhado diversos pontos de secretaria por todo o evento. Um outro motivo foi porque no complexo Windsor existem diversas entradas (pelo Windsor Barra, pelo Windsor Oceânico, pelo Expo Center, direto do elevador de cada hotel e etc). Dessa forma, por todas entradas o congressista tinha em vista uma secretaria.
A identificação do tipo de inscrição feita, foi através da cor do cordão do crachá, sendo:
? Azul claro: Sociedade Brasileira de Oncologia Clínica
? Verde: Sociedade Brasileira de Cirurgia Oncológica
? Azul escuro: Sociedade Brasileira de Radioterapia
? Laranja: Passaporte para os três eventos
? Cinza: Cursos a parte
? Preto: Expositores
Em resumo o evento se deu da seguinte forma:
A semana se iniciou no dia 24/10 com simpósios e fóruns, abrangendo temas importantes de diversas áreas, como: nutrição em oncologia, judicialização em saúde, oncologia ocular, uro-oncologia, geriatria oncológica, odonto oncologia, encontro com a Sociedade para leigos, entre outros.
Dia 25/10 foi destinado aos cursos pré-congresso e de 26 a 28/10 o evento com toda programação científica, com atividades sociais à noite.
Acreditamos que a I Semana Brasileira da Oncologia, deve ganhar a categoria de Congresso Nacional, pois compilar tudo que foi descrito de uma forma que trouxesse satisfação de todos os envolvidos (sociedades, patrocinadores, congressistas e palestrantes), com um olhar compartilhado e unido de 3 entidades, almejando crescimento, mesmo havendo mais investimentos, em um destino como o Rio de Janeiro, que costuma ter altos custos operacionais, foi um imenso desafio. Afinal, realizar este projeto três em um, com atividades juntas e outras separadas, com uma homogeneidade é um grande desafio.
Sobre metas, um dos focos desse evento era aumentar a quantidade de inscritos e assim ocorreu, sendo um total de 5968. Veja números:
Sociedade Brasileira de Oncologia Clínica:
2015: 2625 congressistas
2017: 3399 congressistas
Sociedade Brasileira de Cirurgia Oncológica
2015: 1200 congressistas
2017: 1578 congressistas
Sociedade Brasileira de Radioterapia
2016: 800 congressistas
2017: 991 congressistas
Outros pontos, que inclusive estavam atrelado a parceria com a CCM Congresses, como a organizadora oficial, foi a rentabilidade do evento e a satisfação dos congressitas. Também atingindo sucesso no resultado.
A pesquisa de satisfação foi o resultado da pesquisa obrigatória realizada através do site do evento, no momento em que os congressistas retiraram seu certificado de participação online.
Na galeria de imagens, constam alguns resultados da pesquisa. O resultado de destaque foi da indicação à um amigo, que 99% das pessoas indicariam o evento. Esse é um resultado, muito difícil de ser alcançado e o melhor método de entender o grau de satisfação do cliente, de acordo com um estudo de Harvard (Net Promoter Score).
Por fim, para trabalhar toda comunicação com o cliente utilizamos as seguintes ferramentas:
- Banner nos sites da Sociedades e entidades parceiras;
- Site do evento;
- Whatsapp;
- Newsletter;
- Aplicativo do evento;
- Postais para divulgação em eventos correlatos;
- Mídias sociais.