O desafio: é cada vez mais frequente a realização de eventos, convenções, festas e feiras de grande porte que reúnem milhares de pessoas no Windsor Expo Convention Center. Além do elevado número de pessoas em um local, tais eventos costumam ocorrer por um longo período de várias horas ou mesmo dias, e por muitas vezes, acontecem ao mesmo tempo.
Por esse motivo, a demanda em soluções de serviços para grandes eventos é algo notório na operação do Windsor Expo Convention Center.
Objetivo principal: entregar serviços e soluções com a qualidade e padrão Windsor para eventos de grande porte, garantindo uma excelente entrega, cumprindo prazos e oferecendo alta qualidade nos serviços.
Objetivo secundário: garantir a rentabilidade da Rede Windsor nas entregas de serviços em grandes eventos, e desenvolver o conhecimento e senioridade dos profissionais pertencentes a estrutura de eventos.
Estratégias:
Pesquisa e diagnóstico:
O desafio de atender com excelência um grupo muito grande de participantes com diferentes serviços, sejam com estrutura tecnológica, acomodações, serviços de alimentos e bebidas, limpeza, entre outros, fez com que o departamento de eventos elaborasse pesquisas de opiniões, com o intuito de mapear às necessidades dos clientes e identificar as possíveis soluções inovadoras que atendessem os clientes em diferentes serviços.
Atendimento personalizado:
Ficou evidente a necessidade de qualificar e reforçar o atendimento por parte dos consultores e equipe especializada de eventos do Centro de Convenções. Através de treinamento especialmente desenvolvidos, hoje, a equipe do Windsor Expo Convention Center é completa e auxilia o produtor e/ou responsável a definir seu evento nos mínimos detalhes. São mais de 700 funcionários trabalhando incansavelmente para o sucesso do evento do cliente.
Pacote de serviços:
Identificamos a necessidade de traçar um processo de atendimento a partir do mapeamento prévio de todas as demandas dos clientes, que inclui desde a criação de um link para realização de hospedagem para que os participantes aproveitem das mesmas condições comerciais negociadas, até a entrega de serviços personalizados de alimentos e bebidas na hora do evento.
Uma das ações mais importantes, foi o controle e organização via sistema das demandas dos clientes intermediários, que necessitam de rapidez na resolução das suas questões e muitas vezes que a equipe antecipe possíveis ocorrências. Como casos que ocorrem em grandes feiras.
Consultoria Windsor:
Outra solução implementada foi o serviço de consultoria dado pelos profissionais da Rede Windsor, que com sua experiência na gestão de grandes eventos, auxiliam a tomada de decisão dos parceiros, muitas vezes assessorando os clientes com definições fora do escopo trivial de um centro de convenções, com consultorias de logística, operacionais e de produção nos eventos.
Prototipagem Windsor:
Para viabilizar cada pedido e garantir a entrega, foi estruturado um processo de simulação dos serviços de lunch box e coffee break, gerenciando as expectativas dos clientes. Esse modelo foi inovador, pois não se limita apenas na degustação, mas sim, nas simulações das entregas e dos impactos durante o evento.
Flexibilizações mapeadas:
Este processo consiste em uma série de procedimentos e sistemas com incrementos tecnológicos, onde é possível entregar no momento correto ?pedidos inesperados? durante o evento. A flexibilidade no atendimento garante rentabilidade ao hotel, conseguindo em pouco tempo entregar banquetes de alto luxo a serviços de buffet para centenas de pessoas.
Várias outras soluções foram criadas, garantindo assim, a entrega dos serviços com excelência.