Mesmo com experiência em eventos técnico-científicos em diversas cidades, a realização do CBCD 2018 se apresentou como um desafio muito especial.
Primeiramente, por se tratar de uma praça que não conhecíamos, fora do Nordeste, onde já tínhamos costume e tranquilidade na realização. Segundo, pelo porte do evento e da organizadora, que fazia com que aquele evento fosse decisivo.
Sendo assim, delimitamos três fatores críticos para realizarmos o evento com sucesso:
1. Precisávamos entregar um evento mineiro aos participantes, mesmo não sendo uma empresa local;
2. Nossa competência operacional para realizar um evento de grande expressão a 1.500 km de distância da nossa Matriz deveria ser um ponto positivo nas negociações; e
3. O nível da nossa operação de eventos fora da Bahia precisava ser elevada de forma que atendesse a um congresso da expressividade do CBCD.
---
No caso deste evento, contemplamos o primeiro fator crítico reunindo nossa gastrônoma com um chef local, com a finalidade de imprimir a culinária mineira em diversos momentos do evento, como:
- O almoço para convidados, demandado pelo cliente, foi oferecido com quatro opções de cardápio regional, desde pratos tradicionais como o angu e o frango com quiabo, até preparações adaptadas como o lombo à chico mineiro;
- Um coquetel comemorativo, demandado por um expositor, foi servido com finger foods adaptados, como o mini cuscuz mineiro com queijo coalho; e
- Outros diversos momentos onde foram solicitados canapés ou mini empratados e tentamos, junto ao cliente, adaptar o cardápio a iguarias mineiras ou incluir itens tradicionais como pão-de-queijo, biscoitos mineiros, dentre outros.
---
Para o segundo e terceiro pontos críticos, preparamos um plano tático/estratégico de 11 meses (Junho de 2017 a Abril de 2018) que envolvia, dentre outras, as seguintes etapas:
- Em junho/2017, tivemos um primeiro contato com a MCI acerca do evento; a partir daí, começamos a incrementar nosso modelo de operação de eventos fora da Bahia.
- Em agosto/2017, atendemos a um Showroom em Fortaleza, praça ainda não explorada, para 50 expositores e três mil pessoas com a finalidade de provar o modelo, mesmo fora do eixo Salvador ? Recife, que já explorávamos há 8 anos.
- De setembro a dezembro de 2017, preparamos uma base de parceiros e fornecedores locais em Belo Horizonte e iniciamos a negociação de um evento que seria extremamente estratégico para a realização do CBCD.
- Ainda em dezembro/2017, concluímos a negociação deste evento-chave: uma edição do mesmo evento que fizemos em Fortaleza aconteceria em Fevereiro/2018 no Expominas, onde aconteceria o CBCD 2018.
- Em fevereiro/2018, atendemos o Showroom em Belo Horizonte com primor e feedback extremamente positivo do cliente e já tínhamos desenvolvido toda a estrutura para atender ao CBCD 2018.
A partir daí, a capacidade operacional de realizar o CBCD tinha deixado de ser uma dúvida e passou a figurar como ponto positivo na negociação, contemplando o fator crítico nº 2.
--
Por fim, com a intenção de atingir o último ponto crítico, precisamos revisar nosso planejamento operacional e logístico para a realização de eventos fora da Bahia (onde temos sede).
Esse planejamento obedece às seguintes premissas:
Precisamos respeitar o mercado e cultura local. Sendo assim, precisamos desenvolver parcerias estratégicas com players locais e entender o mercado a partir de visitas em cada cidade meses antes de realizarmos o evento, mesmo considerando que já temos mapeados toda a cadeia de suprimentos que precisamos.
A segunda premissa é de melhoria contínua e excelência na execução. Para isso, destacamos uma equipe estratégica e enxuta na Pires & Cia que serviria como multiplicadora do nosso know-how. Essa equipe multidisciplinar é composta por:
- Gastrônoma, nutricionista e cozinheira-chefe, para gerenciar aspectos de segurança dos alimentos, operação de cozinha e manter minimamente nosso modus operandi;
- Coordenadores de serviço, para atuarem como maîtres e lideres da brigada de serviço;
- Uma assistente comercial, para interface com cliente para demandas urgentes; e
- Um dos sócios para supervisionar toda a operação.
Esse time comanda, treina e gerencia equipes de até 100 colaboradores contratados locais apenas para o evento.
A terceira premissa é que os convidados do evento devem sentir-se plenamente satisfeitos com a experiência gastronômica proporcionada, ainda mais em momentos onde a intenção é explorar a culinária local. Cobrimos esse ponto com a estratégia do primeiro fator crítico.