Ficha Técnica do Evento
Título: One System Conference 2017
Tema: Convenção para os franqueados
Nº pax: 450
Local: Hotel Shangri-La, Palace Rd, Abshot Layout, Vasanth Nagar, Bengaluru, Karnataka
Data: 12 e 13 de janeiro de 2017.
Periodicidade: Anual
Abrangência: Internacional
Entidade Promotora: Coca-Cola
Conceito do evento
O eventos da Coca-Cola na Índia nunca haviam utilizado soluções digitais. O objetivo do evento era integrar, informar os franqueados, chamados carinhosamente pela Coca de Bottles.
Foi proposto desenvolvermos para o evento 6 novas funcionalidades na plataforma além de tecnologias para a feira que haveria no evento.
O público alvo do evento tinha um perfil com idade média de 50 anos, o que demandou ajustes na interface e uma navegação simplificada, com auxilio por email e funções automáticas.
Sobre a Coca-Cola
A Coca-Cola foi criada em 1886 em Atlanta, Georgia, é uma empresa multinacional estadunidense que fabrica e comercializa bebidas não alcoólicas. Em 1899, a Coca-Cola Company iniciou suas operações de engarrafamento com as franqueadas nos Estados Unidos. Hoje possui mais de 500 marcas em 200 países.
Sediada em Atlanta, nos Estados Unidos a Coca é uma empresa de capital aberto. A Coca-Cola Company também é um dos maiores produtores e distribuidor de bebidas do mundo.
A Coca produz um concentrado da bebida, que será vendido para os engarrafadores licenciados pela Coca-Cola no mundo todo. Os engarrafadores possuem contratos com exclusividade, onde fazem o processo de engarrafamento da bebida concentrada em latas e garrafas.
A Coca-Cola Company possui inúmeros projetos sociais e ações para estimular o esporte.
Um desses projetos sociais foi a fundação do Instituto Coca-Cola em Abril de 1999 onde promove a inclusão social por meio de programas educacionais, meio ambiente e incentivo para uma vida mais saudável.
A Coca também é uma das parceiras corporativas da FIFA. A empresa tem um relacionamento de com o Movimento Olímpico e outras competições importantes que a empresa patrocina é a NASCAR, NBA, PGA Tour, NRL e NCAA.
DESAFIOS
Uma de suas sedes no mundo, a Coca-Cola Índia, realizou um evento nos dias 12 e 13 de janeiro de 2017 para os seus franqueados. O One System Conference 2017 foi um evento voltado aos engarrafadores da Coca-Cola para se unirem, atuarem e crescerem em um único sistema. O evento teve a participação do presidente da Coca-Cola do Pacífico, da Coca-Cola Índia, executivos da Coca-Cola Ásia e mais de 250 bottlers.
A Coca-Cola tinha como objetivo trazer inovação para o evento e automatizar todos os processos deste evento. Além da inovação, também desejavam uma comunicação eficiente através de uma aplicativo mobile com boa usabilidade para os participantes do evento.
O credenciamento trazia um grande desafio pois necessitava que ocorresse totalmente de forma digital, sem nenhum papel, apenas com o dispositivo da pessoa e sem nenhuma recepcionista para fazer o atendimento personalizado. No futuro, queriam que a solução fosse totalmente self-service.
A comunicação do evento foi pensada exclusivamente para atender o público alvo do evento e garantir que não houvesse filas. Questão que foi abordada desde o planejamento e durante as customizações da solução. Por ser algo inovador, era importante manter a praticidade e velocidade para os participantes.
Uma das requisições do time de operações do evento era exibir os diversos vídeos de abertura de seus presidentes e diretores logo que o participante acessava a aplicação pela primeira vez. Isso era alinhado com a missão de ter uma comunicação efetiva com todos os seus bottlers. Era necessário também ter uma seção de comunicação permanente com seus colabores, enviando materiais em tempo real, além de fazerem enquetes para coleta de informações durante as palestras. Essas informações seriam usadas para a tomada de decisões estratégicas ao longo dos vários dias de evento, concluindo com um comunicado do presidente.
Como operar todas essas necessidades com um aplicação única? E ter certeza que os dados seriam enviados em tempo real para os mais de 300 participantes? Sem ficarem dependentes de uma conexão com a internet que talvez não fosse muito estável?
No evento estavam planejados vários stands, cada stand tinha um objetivo para atingir o público alvo. A Índia, assim como o Brasil, tem grandes oportunidades para crescimento, o que necessita de uma informação, instrução e educação cada vez mais ampla para seus bottlers. Cada estande tinha um tópico relevante para o franqueado gerir seu negócio, como um estande para finanças, outro sobre higiene, outro sobre vendas, outro sobre marketing, entre outros. Quando o participante visitasse todos os estandes, recebia uma visão geral sobre todos os aspectos para ter um franquia bem sucedida da Coca-Cola.
Porém, como a Coca-Cola poderia ter certeza de que seus convidados iriam participar das atividades de todos os estandes? E acessaram todos os materiais?
Nossa Proposta
Foram realizadas algumas reuniões de briefing com a equipe da organização de evento da Coca-Cola para alinhar como cada solução poderia ajudar nos desafios apresentados e gerar resultados no evento.
As soluções propostas para o evento foram:
Plataforma mobile personalizada: Era necessário que o aplicativo do evento fosse personalizado com a logo e informações voltadas para as necessidades da Coca-Cola, tendo uma comunidade exclusiva para os participantes e facilitando a comunicação e ações de marketing para a organização do evento pensando na experiência de uso dos participantes. A Coca-Cola também necessitava de soluções como o envio de e-mails com informações e instruções para o evento, orientações sobre como realizar o download do aplicativo do evento.
RSVP: A confirmação da presença dos participantes no ato da inscrição era importante para que a organização do evento pudesse acontecer com mais precisão. Era importante para a equipe de eventos da Coca-Cola que os dados dos convidados estivessem em segurança para propósitos de registro e confirmação de RSVP.
Credenciamento automático: O credenciamento poderia ser realizado por totens em modelo self service. Toda a automatização do credenciamento torna o processo rápido e sem filas. Os crachás também necessitavam ser personalizados com uma etiqueta especial. Tudo feito com o máximo de segurança e sigilo das informações.
Beacons & NFC: Os beacons são similares à rádios sem fio, os dispositivos detectam quando um participante está perto do stand. É possível notificar leads potenciais com mensagens personalizadas ou promoções, atraindo-o para o stand. Os leads podem ser capturados em lote, trackeados em tempo real e também inclusos em seus e-mails para follow-up ou conversas via app. Para a Coca-Cola era importante ter esses dados e a medição do tempo em que cada participantes permaneceu na feira, palestras e apresentações do evento.
Analytics: A gestão do One System Conference necessitava realizar análises de dados em tempo real para agilizar as tomadas de decisão no evento e ações de marketing. Nossa plataforma é direcionada à capturar dados dos usuários e mensurar de forma tangível os resultados do evento.
OnSite: O suporte OnSite é o suporte personalizado para garantir o sucesso do gerenciamento de seu evento. Depois das reuniões de briefing do evento o e entender as metas do evento, nossa equipe assume todos as ações necessárias para garantir a experiência e o resultado do evento.