Detalhe do Case

Título do evento: GM Meeting 2017 ? Transformando para Competir.
Título do case: A Grande Virada através da Superação.
Tema: Transportando um mega evento de um local para outro em em duas semanas.
Número de participantes: 350 no GM Meeting e total de 1000 pessoas em todos os eventos da semana.
Local: Espaço Immensità e Pullman SP Vila Olímpia, São Paulo.
Data: 09 a 16 /02/ 2017.
Periodicidade: anual.
Abrangência: internacional (Brasil e 4 países da América do Sul)
Atividades paralelas: eventos ? Sales & Distribution (S&D), Encontro dos Clubes de Sinergia, Encontro das Marcas por setor (Luxo, Midscale e Econômico), WAAG e Buster (estes últimos como apoio). Festas ? Glowbeleza e Tropical Party (S&D), Light Blue, America Mix Sur e Fiesta en la Calle (GM Meeting) . Premiação ? Bernaches Awards e Midscale.
Entidade promotora: AccorHotels (Hotelaria Accor).
Conceito do evento: encontro gerencial estratégico para decisão de diretrizes anuais.
Projeto: (vide abaixo)
Desenvolvimento: (vide abaixo)
Descritivo: (vide abaixo)
Origem e evolução até o presente: Por se tratar de uma multinacional com diversos segmentos comerciais (franquias, hotéis administrados e próprios), envolvendo inúmeros tipos de investidores, a AccorHotels tem realizado estes encontros anualmente desde sua implantação no Brasil. A complexidade das operações evoluiu desde então, aumentando a demanda por padronização de serviços e atendimentos. A cada ano, a empresa abraça temas de relevância que são colocados durante o ano, para levar ao evento, soluções e temas a serem discutidos, tais como atendimento, concorrência física e virtual, estratégias diversas, etc.
O GM Meeting é o mais importante dos eventos, porém é também complementado pelas demais reuniões dos dias seguintes, bem como por outras atividades não descritas aqui, a exemplo da WebTV AccorHotels, que leva a palavra dos diretores para todos os colaboradores em tempo real via web. Este evento também é realizado pela Avathar e exibe grandes complexidades.
É um momento de apresentação dos resultados, porém muito mais, é a oportunidade de congregar os três segmentos (Luxo, Midscale e Econômico) e as três categorias administrativas (franqueados, administrados e próprios) para que sigam diretrizes comuns conforme as decisões e atitudes tomadas no ano anterior.
Durante o período de realização, tivemos a abertura com a Convenção de Vendas, seguindo com o Encontro dos Clubes de Sinergia (reunião com gerentes coordenadores de regiões, onde estão

INOVAÇÃO E CRIATIVIDADE NA EXECUÇÃO DE IDEIAS
Como se sabe, um evento desta proporção leva meses de preparação: são dezenas de fornecedores, diversas entregas, custos variados conforme o local do evento. Foi necessário entrar em contato com estas empresas e recalcular as despesas individuais, alterando local da entrega, data de pagamento e notas fiscais.
As montagens de cenário também foram afetadas uma vez que as salas tinham proporções diferentes. Felizmente, o novo local em São Paulo, conseguiu comportar ao menos, o espaço da maioria das reuniões, mas não a hospedagem que foi pulverizada e dificultou bastante a programação dos inúmeros transfers feitos em vãs, ônibus e até mesmo táxis.
A Avathar tem como uma das características marcantes, a inovação e criatividade na execução de suas ideias, procurando levar ao cliente, soluções diferenciadas que encantem os participantes. É assim que a cada ano, em qualquer evento seriado, o participante sempre terá novas surpresas, seja a disposição da plenária, o conteúdo das festas, o gift, a tecnologia aplicada, etc.
O estilo auditório comumente usado foi desconstruído para dar lugar a um palco com formato diferenciado e passarela que proporcionou aos palestrantes maior proximidade com o público sentado em apenas cinco fileiras de cadeiras. Este conceito é aplicado em todos os eventos realizados pela empresa.
Dentre os elementos presentes no palco, destaca-se:
- Vídeo floor, com tela de led instalada sobre o piso de vidro.
- Acesso à sala da MC através de escada e sala diferenciada.
- Nicho para a banda que esteve presente full time tocando durante os intervalos e realizando inserções pontuais durante as apresentações.
Este formato de disposição dos elementos já utilizado nos eventos produzidos pela Avathar proporciona maior descontração entre os participantes que contam também com espaços em formato lounge equipados com poltronas, sofás, mesas e carregadores de celular. Este último é disponibilizado a todos os participantes que podem abastecer seus aparelhos utilizando-se de cabos fornecidos com a base, que é previamente carregada para que não haja fios elétricos interferindo a passagem.
Sob o comando da jornalista Marina Machado, repórter do Jornal da Band, o evento contou com a participação do presidente mundial e do CEO América do Sul AccorHotels, alguns membros da diretoria francesa e todos os diretores sediados no Brasil.
Foram produzidos quatro dresscodes conforme o número de eventos programados. Por exemplo: os participantes foram convidados a usar tonalidades azuis e brancas no Get Together com o tema Light Blue, primeiro evento social marcado pelo reencontro dos participantes.
Dias antes, uma estrutura que chamamos de iglu inflável, um produto exclusivo da Avathar, foi içada e montada sobre a cobertura do Mercure Nortel onde fica a piscina, que foi previamente coberta. Para a realização desta festa, tanto o iglu inflável quanto as vigas, vidros e materiais para cobrir a piscina, várias toneladas, foram içadas por guindaste.
Os convidados foram recepcionados por uma DJ que estava posicionada em cima de uma estrutura com 3 metros de altura, simulando um vestido muito longo e etéreo. O ápice da festa foi a troca de posições entre a DJ e uma cantora lírica que se apresentou cantando trechos de Arias conhecidas.
Ainda nesta festa, foi montada uma ?área gelada? com móveis temáticos para fotografias e um bar com drinks característicos, petiscos e doces diferenciados.
Após a parte executiva, o segundo dia terminou com o Bernaches Awards, um prêmio das melhores práticas aplicadas pelos grupos de hotéis segundo suas áreas geográficas, chamados de Clubes de Sinergia.
Mais uma vez, este evento foi temático e contou com a apresentação de Marina Machado que anunciou os ganhadores ao ritmo America Mix Sur e a performance de um corpo de dança ao som de beats hispânicos e tecnológicos enquanto os convidados jantavam em longas mesas coletivas, decoradas de acordo com o tema.
O terceiro dia foi caracterizado pela ?virada de sala?. Logo após a entrega do prêmio Bernaches Awards, a equipe de montagem de cenário começou a dividir a plenária, desmontando o espaço anterior para transformar em duas salas de eventos, cada uma com suas próprias características de comunicação visual e mobiliário. Toda esta transformação ocupou cerca de 7 horas, a apenas 90 minutos do início das atividades do dia.
Em outro hotel do grupo, foi montada sala temática reproduzindo em mobiliário, ilustração produzida pela filial francesa com as marcas de do segmento luxo.
Enquanto os eventos do dia corriam normalmente, o ?Gran Finale? do evento foi realizado no pátio frontal do Espaço Immensità. Com o tema Fiesta en la Calle, a Avathar organizou uma praça com 19 food trucks que ofereceram gratuitamente, petiscos dos mais diversos: pizzas, hot-dogs, burgers, temakis, pratos veganos e saladas, waffles, churros, queijadinhas, sorvetes e drinks especiais, além das bebidas habituais.
Canecas de chopp ao estilo Oktobefest foram distribuídas para que pudessem abastecê-las nos beer trucks. Foram servidos pequenos sorvetes em forma de mini sanduiches, provenientes do Sul do Brasil.
A praça foi toda ambientada com adereços alegres e festivos, iluminação colorida e todos os participantes puderam customizar suas camisetas ao longo do dia, durante os intervalos. Para fechar a noite, uma banda de rock entrou em ação e tocou hits do momento para uma plateia bastante entusiasmada, até 4 horas da manhã.
Pode-se considerar este, como o maior evento gourmet em ambiente corporativo realizado com a estrutura de foodtrucks, bikes e drinks realizado até então. Alguns convidados especiais, como o ex-jogador Raí, parceiro da AccorHotels para eventos relacionados ao esporte estiveram presentes.
Em todos os dias, desde a visita técnica ao espaço até a entrega, estivemos acompanhados da brigada de incêndio e apoio médico, a equipe Avathar contou com seus coordenadores fixos, várias recepcionistas e produtores dia e noite que acompanharam as diferentes mudanças, transportes, disposições e demandas do cliente. Todos estavam devidamente uniformizados e identificados, estavam capacitados para lidar com os vários públicos, sendo eles; clientes, convidados, fornecedores, prestadores de serviço, funcionários dos locais, etc.
Não houve ocorrência de qualquer dano físico de grande e médio porte, nem mesmo prejuízo de saúde de qualquer um dos indivíduos citados anteriormente.

Este evento foi considerado pela Avathar como O DESAFIO DE TODOS OS TEMPOS, o que poderíamos chamar de ?A Grande Virada?.
Tradicionalmente, o GM Meeting é realizado no Sofitel Guarujá Jequitimar, porém há apenas 12 dias úteis da data de início, houve uma ocorrência inesperada, uma grande explosão na área interna do hotel, que impediria a realização deste evento. Felizmente foram poucos os feridos (nenhum grave) e incrivelmente, nenhum deles eram hóspedes. Todos os envolvidos na organização, cliente e agência, tiveram um grande abalo emocional, até por se tratar do Sofitel, um dos hotéis pertencentes ao grupo.
Rapidamente, como em uma GRANDE VIRADA, após a verificação dos espaços disponíveis conforme planejamento das atividades já programadas e divulgadas para os participantes, o evento migrou para o bairro de Santana, no Espaço Immensità com hospedagens no Adaggio e Mercure Nortel e mais alguns hotéis próximos da rede.
O evento de âmbito internacional, América do Sul e França, por si só é um enorme desafio frente à extensa agenda de atividades executivas e eventos sociais que fazem deste encontro um momento esperado pelos convidados. Fazer a transição para São Paulo foi um enorme desafio e uma grande superação, pois foi preciso redesenhar todas as atividades e espaços.
Durante o período de realização, tivemos a abertura com a Convenção de Vendas, seguindo com o Encontro dos Clubes de Sinergia (reunião com gerentes coordenadores de regiões, onde estão agrupados os hotéis por região geográfica no Brasil e países latinos) e em seguida, 300 gerentes gerais do Brasil e países hispânicos, reuniram-se durante dois dias para a reunião em comum e posteriormente, mais dois dias com a subdivisão em três eventos menores, com a reunião dos segmentos Luxo, Midscale e Econômico, para tratarem de assuntos mais específicos. Totalizamos 8 grande eventos que englobaram 35 micro eventos com jornada de 24 horas diárias de trabalho durante 10 dias, contando com a complexidade das montagens (vide imagens) e seus cenários específicos, onde circularam cerca de 1.000 pessoas.

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O conceito do evento foi construído com base nos conteúdos fornecidos pelo cliente, porém toda a parte criativa foi elaborada e criada pela Avathar. Por exemplo, toda a parte de cenografia foi apresentada antes ao cliente, com imagens 3D e plantas baixas com a disposição de espaços. Após o evento, foi criado um álbum ilustrativo para ser entregue ao CEO da AccorHotels na forma de presente, além de servir como portfólio para a Avathar.
Dentre os diferenciais apresentados e com o conceito inovador de reutilização e menor gasto de insumos, a Avathar introduziu o uso de camisas de evento com a melhor qualidade. Desta forma foram confeccionadas mais de 300 camisas polo de alto padrão com nove variações de combinação, a fim de criar uma diversificação no aspecto da plenária e proporcionar ao participante, a possibilidade do mesmo voltar a usar a peça como outra qualquer, sem que precisasse vincular seu uso ao evento em outras ocasiões. As camisas foram confeccionadas com padronagem de tamanho especial e receberam como identificação, o pássaro símbolo da empresa, costurado no peito.
Também para diminuir custos e possibilitar que levassem um presente, a Avathar inovou ao criar a Estação das Águas, onde cada participante recebeu uma garrafinha tipo squeeze rígido com cores que remetiam ao KV, já higienizado e cheio, logo na abertura do evento. Com isto, reduziu-se o uso de copos plásticos e foi possibilitado a cada um que abastecesse pessoalmente quantas vezes precisasse, sua garrafa. Este produto vem sendo utilizado com sucesso nos eventos da Avathar e comprovadamente reduz o custo além de proporcionar um gift de valor agregado, já que será usado posteriormente para os mesmos fins em ambiente particular.
Todos os crachás continham QR Codes e seus usuários foram identificados e vinculados aos seus e-mails corporativos para que pudessem interagir com um aplicativo especial que foi usado durante algumas apresentações e partes das palestras. Ainda no crachá, estava afixado individualmente uma tag para que cada um pudesse identificar seu squeeze, produto livre de BPA considerado tóxico e presente em produtos inferiores.
Como já foi dito a respeito dos carregadores de celular, há uma preocupação estética para que nada cause interferência visual ou possa provocar incidentes. Assim, todos os cabos de energia ficam dispostos nos rodapés e são ?escondidos? da vista. A iluminação de última geração, instalada no teto e nas paredes, é controlada na house, local onde fica toda a técnica em área fechada com vidros e suspensa.
Na house, ficam os profissionais de áudio, vídeo, efeitos especiais e também o diretor do evento que coordena a entrada de todos os conteúdos conforme o andamento das palestras. Este diretor também comanda a entrega do prêmio Bernaches Awards.
Ainda na house, permanecem a redatora responsável pelos roteiros da MC e um cliente direto que faz os ajustes em tempo real na programação do GM Meeting e do prêmio.
A programação visual ficou a cargo de uma profissional da área de comunicação e este item é fundamental para a Avathar. Pode-se perceber pelas peças demonstradas neste case que há um projeto coeso e bem amarrado em todos os eventos realizados.
A produção de peças seguiu o seguinte caminho:
- Cartas aos gestores com todo conteúdo programático contendo informações de local, hospedagem, valores e agenda resumida.
- Dress Codes com exemplos em imagem e breve descritivo de cada evento relacionado: atividade em plenária, Prêmio Bernaches Awards, festa Light Blue, Fiesta en La Calle.
- Crachás e tags de squeezes com dados variáveis impressos em gráfica.
- Teasers para as festas, com envio dos mesmos via e-mail, WhatsApp e torpedo.
- Arte para a Estação das Águas com aplicação em móvel construído.
- Móbiles para a Fiesta en la Calle.
- Template para uso dos participantes, com capa e conteúdo, diferente para cada evento.
- Dálias diferentes para cada evento.
- Troféus para três premiações e certificados, além de pins.
- Backdrops de enormes proporções, impressos em lona especial, para todos os eventos em plenária, inclusive para a Fiesta en la Calle. Este último proporcionou reconhecimento do público quanto aos lugares que retratou (localidades típicas hispânicas e brasileiras) e também trouxe acolhimento e ambientação ao clima da festa.
- capa e conteúdo para o site de inscrições on line.
- Outras peças menores de sinalização de direção, dentre outros.
Antes, porém, os participantes tiveram a oportunidade de fazerem suas inscrições conforme os eventos que desejassem participar. Esta plataforma tecnológica de inscrições já havia sido utilizada no ano anterior e foi aprimorada com a vantagem de ter uma base de dados a fim de facilitar para aqueles que já haviam participado antes. Bastava fazer login no sistema e trocar as informações defasadas para concluir o processo em algumas etapas. Dentre os itens disponíveis no conteúdo, o participante pôde preencher dados sobre tamanho de camisa e algumas preferências que seriam usadas como diferencial promocional específico durante o evento.
Este sistema proporcionou a geração de FNRHs a fim de facilitar e acelerar o check in nos hotéis e também acertar os inúmeros transportes entre aeroportos, hotéis e local do evento.

O RENASCIMENTO FOI O MAIOR DE TODOS OS RESULTADOS
A AccorHotels promove o GM Meeting anualmente e é totalmente direcionado aos colaboradores de primeiro escalão e de modo geral, a receita permanece dentro das unidades onde são realizados seus eventos. Com isso, embora o valor para o porte do evento seja bastante alto, há uma diminuição de custos.
Como se sabe, a referida empresa tem segmentos variados (Franquia, administrados e próprios). Para que todos participem é feita uma cobrança de cada unidade hoteleira para a participação de seu gerente conforme os eventos que participará. Diferente dos anos anteriores onde tudo se concentra em um único hotel (Sofitel Guarujá Jequitimar), em 2017 o evento beneficiou uma gama enorme de empresas e pessoas na cidade de São Paulo. Cerca de 180 unidades habitacionais foram ocupadas, vários tipos de transporte contratados com fim específico e outros individuais foram usados largamente.
Frente ao ocorrido, especulou-se no cancelamento do evento e na migração deste para outro hotel da AccorHotels. Sendo a Avathar, conhecedora das unidades disponíveis no grupo, verificou-se a impossibilidade de realização nas opções e datas disponibilizadas. O local que finalmente abrigou o evento, não estava totalmente preparado para receber algo nesta importância em tão pouco tempo de planejamento, porém houve um esforço conjunto por parte dos responsáveis pelos hotéis e pelo Espaço Immensità para que pudessem se ajustar à demanda de todas as complexidades exigidas.
Para a Avathar, foi um enorme desafio desde o dia do incidente, quando estivemos no local para averiguação das possibilidades de execução deste trabalho, este fato por si, demonstra a preocupação do diretor da empresa não apenas pelo bem estar dos envolvidos, que são considerados como próximos devido ao relacionamento de anos, mas também para que nada fosse anulado.
Nos dias seguintes, as inúmeras reuniões de ajuste com a diretoria da empresa cliente seguiram paralelamente à organização executiva que corria para trazer o evento à sua nova casa.
Teria sido fácil ?jogar a toalha? frente às dificuldades que enfrentaríamos neste episódio, porém o resultado seria devastador não apenas para a Avathar, como também para o planejamento estratégico do cliente que teria de fazer adaptações ruins e incabíveis.
Pode-se dizer que o resultado final foi de total superação; a AccorHotels, na figura do CEO América do Sul agradeceu o empenho da equipe e reconheceu os esforços para o sucesso alcançado. Para os colaboradores e demais participantes, como sabemos, estes jamais perceberam toda a movimentação que ocorreu por trás. Das muitas festas realizadas até então, aquela que permanece na memória dos convidados, é justamente a Fiesta en La Calle, uma festa urbana com a cara de São Paulo, um símbolo de toda animação e disposição característicos do grupo AccorHotels.
Fazendo uma analogia com o próprio KV que traz borboletas em seu conteúdo, os poucos dias que tivemos para reorganizar este job, assemelha-se ao processo de metamorfose de uma lagarta que se fecha em casulo para renascer, transformando-se em um novo ser ainda mais belo.
Renascemos das cinzas, tal qual a fênix que perece para nascer novamente.